給与明細は、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などの法定三帳簿とは異なり、法律で記載方法が定められていません。
しかし、社会保険料や所得税などの控除項目は従業員に通知することが義務付けられているので、給与明細の発行は必要です。

この記事では、給与明細の作成に必要なものや記載の基本事項・作成方法や効率的に作成するコツを紹介します。

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給与明細とは？発行の必要性や記載する項目を詳しく紹介

1.給与明細の作成は義務か？

所得税法第231条では、給与明細の作成について「給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならない」と定めています。したがって、企業は従業員の給与明細を作成し、交付する義務があります。

また、所得税法以外にも、健康保険法や厚生年金法、労働保険徴収法では、「計算書を作成して控除額を通知する義務」が定められています。

なお、労働基準法では、給与明細発行の義務について明文化されている記載はありません。
このように、従業員に関する対応は労働基準法以外でも義務付けられている場合があるため、注意しましょう。

また、電子データにて給与明細の交付をおこなう場合には、従業員の承諾を得る必要があります。
万が一のトラブルを避けるためにも、適切なフローを経て、給与明細の交付をおこないましょう。

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2.給与明細の作成に必要なものは？

給与明細の作成にあたり、必要な書類・データは以下の通りです。
それぞれの書類・データの詳細を見ていきましょう。

2-1. 勤怠記録

給与明細は、勤務時間数や出勤・欠勤時刻が確認できる勤怠記録をもとに作成します。

従業員の始業時刻と終業時刻を打ち込むことができるタイムカードを使用するのが一般的です。
タイムカードはタイムレコーダーに差し込み、時刻を打刻して記録します。

勤怠管理システムを導入している企業の場合は、ICカードや生態認証・アカウントなどを使用します。

2-2. 健康保険・厚生年金保険の被保険者標準報酬決定通知書

毎年7月になると、健康保険・厚生年金保険の被保険者報酬月額算定基礎届を提出しなければなりません。
その情報を基に、標準報酬決定通知書の作成が行われ、企業宛てに送られてきます。

通知書には、新たな標準報酬月額が記載されているため、その標準報酬月額を基に、毎月の給与から差し引く社会保険料を計算しましょう。
新しい標準報酬月額が適用となるのは、9月からとなります。

2-3. 住民税課税決定通知書

毎年1月31日までに、地方自治体に給与支払報告書を提出すると、従業員ごとの毎月の住民税納付額を計算した「住民税課税決定通知書」が送られてきます。

住民税課税通知決定書は毎年5月31日までに送られてくるため、その後の6月から翌年5月の1年間にわたり、毎月の給与から差し引きましょう。

関連記事：給与支払報告書とは？その内容や提出方法・期限を解説

2-4. 保険料額表と保険料率表

健康保険料は、全国健康保険協会の「都道府県枚の保険料額表」に記載がある標準報酬月額に当てはめて求めます。健康保険料率は毎年改定が行われるため、最新の保険料率を確認しましょう。

2-5. 源泉徴収税額表

所得税及び復興特別所得税を源泉徴収するために必要なのが、源泉徴収税額表です。

所得税及び復興特別所得税は、総支給額から控除額や非課税支給額を差し引いて算出される「課税対象支給額」を基に、扶養親族の人数によって決まります。

3.給与明細に記載する基本項目

給与明細には、さまざまな情報が記載されています。
ここでは、大きく分けて3つの記載するべき基本項目を紹介します。

3-1. 勤怠項目

勤怠項目には、出勤日数・欠勤日数・労働時間・残業時間・有給休暇取得日数・有休残日数などを記載します。

3-2. 支給項目

支給項目には、基本給・時間外手当・通勤手当・住宅手当・家族手当などを記載します。
基本給と各手当を合算した額面が「総支給額」となります。

3-3. 控除項目

控除項目には、健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などを記載します。

3-4. 差引支給額

差引支給額とは従業員が実際に受け取る金額のことで、「手取り給与」と言われることもあります。
差引支給額は、総支給額から各種控除を引くと算出することができます。

一般的に、差引支給額は総支給額の8割ほどと言われています。

4.給与明細を作成する方法

給与明細に必要な書類とデータ、記載する基本項目を理解したところで、実際に作成する方法を見ていきましょう。

4-1.勤務時間を集計する

まずは勤怠情報をもとに、実際の出勤日数と勤務時間を計算します。

遅刻や早退など不就労や欠勤が発生している場合には、支払う予定の賃金から遅刻・早退・欠勤の時間分を差し引きましょう。なお、不就労控除や欠勤控除は労働基準法による明確な定義がないため、企業ごとに就業規則や賃金規定によって定めておくとよいでしょう。

有給休暇の付与日数と失効日数の記載は任意ですが、従業員とのトラブルを避けるためにも記載しておく方が望ましいです。

4-2.残業時間の集計、および時間外手当を算出する

次に、集計した勤怠情報から普通残業と深夜残業、休日労働の時間を集計します。
時間数が確認できたら、割増賃金を上乗せして時間外手当を計算しましょう。

時間外手当は、時間外労働時間数×1時間当たりの賃金×割増率で算出することができます。

法定労働時間を大幅に超えた場合や、深夜や休日に働かせた場合には割増率が異なるので気を付けましょう。
以下の記事では、残業における割増率の違いを詳細に説明しています。

参考：法定外残業とは？残業代の計算方法や割増について解説 | ジンジャーBlog

4-3.通勤費などの各種手当を計算する

通勤手当・資格手当・役職手当など、企業によって手当の種類はさまざまです。
多くの場合、各種手当は固定で支給されています。

ただし、企業によっては欠勤日数によって日割り計算をおこなうことがあるため、自社のルールをきちんと把握しておくことが大切です。

特に重要なのは、各種手当が所得税の課税対象外に当てはまるかどうかです。通勤手当は、交通機関を利用している場合なら15万円まで、自動車や自転車を利用している場合なら4,100～31,600円までが課税対象外の上限と定められています。上限を超えて課税対象外として扱わないように注意してください。

4-5.給与の総支給額を計算する

以上の計算が完了したら、すべて合算して総支給額を計算しましょう。
総支給額は基本給＋時間外手当＋各種手当で求められます。

4-6.保険料・税金の控除額を計算する

総支給額をもとに、健康保険・介護保険・厚生年金保険・雇用保険・所得税・住民税などの控除項目を集計して控除合計額を計算します。

控除となる項目の詳細は以下の通りです。

・社会保険料

健康保険・介護保険・厚生年金は全国健康保険協会・日本年金機構から送付される納付書を基に天引きしましょう。
雇用保険は、厚生労働省が公開する雇用保険料率表を確認し「月の支給額合計×雇用保険料率」で求めます。

・所得税

年間所得に対し、企業があらかじめ税金を差し引くことを源泉徴収といいます。
給与から源泉徴収を行う場合は、国税庁が公開している「給与所得の源泉徴収税額表」を参考にしてください。

・住民税

企業が住民税を給料から差し引き、代わりに納付することを「住民税の特別徴収」といいます。
従業員ごとの住民税の納付額は、市区町村から企業宛てに毎月5月末までに送られてくるのが一般的です。

その納付書を参考に、給料から差し引いておきましょう。

関連記事：給与明細における所得税の計算方法を分かりやすく解説

4-7.控除額を除いた差引支給額を計算する

先述した通り、差引支給額は総支給額から総控除額を引くことで求められます。

5.給与明細を効率的に作成する方法

毎月生じる給与明細の作成に、できる限り時間をかけたくないと考えている企業も多いはずです。
ここでは、給与明細を効率的に作成する方法を3点紹介します。

5-1.エクセルなどで給与明細のテンプレートを使用する

エクセルなどのテンプレートを使用することで、比較的簡単に給与明細が作成することができます。
インターネット上には、エクセル用の無料テンプレートなどが多く配布されているため、ダウンロードして活用しましょう。

必要項目を入力するだけで、簡単に給与明細を作成することができます。

5-2.給与明細の発行を代行してもらう

給与明細の発行を思い切って代行業者に依頼してしまえば、自社で給与明細に関する作業を行う必要はほとんどなくなります。

給与計算が負担でより重要な業務に時間が割けなくなっているなど、とにかく手間を削減したいという場合には、代行の依頼がおすすめです。

業者にもよりますが、従業員10名あたり月15,000円程度が平均費用であるようです。
代行を依頼する人数が多ければ多いほど、従業員一人あたりにかかる費用は抑えられる傾向にあります。

ただし、年間を通すと代行にかかる費用はかなり高額になってくるので、費用対効果を考慮した上で導入を検討しましょう。

5-3.給与計算システムを使用する

給与計算システムとは、保険料率や税率など定期的に生じる法改正にも自動で対応し、給与計算ができるシステムです。
システムにもよりますが、給与計算に加えて給与明細のWeb発行をおこなうことも可能です。
自動でアップデートされるシステムであれば、法改正に対応できていなかったなどのミスを防ぐことができます。

また、給与明細の作成代行を依頼するよりもコストを低く抑えられます。
サポートが手厚いシステムを選べば、操作方法や社内に浸透するかどうか不安を感じる方でも、安心して利用できます。

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6.給与明細の作成を毎月効率的におこなおう

給与明細は毎月作成し、発行する必要のある書類であるため、できる限り手間をかけずに作成したいものです。
しかし、従業員の給与に関係してくる内容なので、ミスがないように細心の注意を払いながら作成しなければなりません。

できるだけ手間を省きながらも正確に作成できるように、エクセルのテンプレート活用やシステムの導入など、自社にあった効率的な方法を検討するとよいでしょう。