給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応
更新日: 2022.12.8
公開日: 2021.10.18
MEGURO
給与明細は、電子化しても問題はありません。従来の紙媒体での給与明細と比較すると、メールなどで簡単に送れるうえに、場所を取らず保管できるなどメリットが多いのでおすすめです。
しかし、発行する側の勝手な判断で電子化してしまうことはできません。同意書が必要となりますので、適切な手順で電子化を進めましょう。
今回は、給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応について解説します。
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給与明細とは？発行の必要性や記載する項目を詳しく紹介
毎月給料日近くになるとやってくる給与計算業務。
その中でも給与明細の発行と封入作業は、従業員の数が増えれば増えるだけ工数がかかり、根気が必要な業務になります。
また、給与明細の発行・交付が法律で決まっているにもかかわらず、従業員が持ち帰り忘れたり、出社しないため会社に残ったまま、というようなこともあるでしょう。
そこで本資料では、給与明細の複雑な作成ステップやその一連のフローをシステムの導入により、どのように効率化できるかなどを、実際の管理画面をお見せしながら解説しております。
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1.給与明細の電子化に同意書が必要な理由
給与明細は、従業員を雇う企業側に交付する義務があります。昨今、ペーパーレスが進んでいますが、給与明細の電子化は既に可能となっています。これは、所得税法231条で定められています。［注1］
ただし、給与明細の電子化には同意書が必要な点には気をつけなければなりません。同様に、このことも所得税法231条のなかで定められています。
もし、給与明細を受け取る側が同意しなかったのであれば、電子化はできません。
［注1］所得税法｜e-Gov法令検索
2.給与明細の電子化に同意してもらえない主な原因
給与明細の電子化は、メリットが多いので率先して進めたほうが効果的でしょう。
しかし、給与明細の電子化について従業員から同意がもらえないケースは少なくありません。同意してもらえない原因として、以下の2点が考えられます。
2-1.電子化された給与明細を確認できる端末などを所有していない
電子化された給与明細は、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも手軽に確認できます。
しかし、逆を言ってしまえばこれらがなければ確認ができません。
高齢者の方やポリシーとしてパソコンやスマートフォン、タブレットいったものを所有していない方もいるでしょう。
パソコンやスマートフォン、タブレットは持っていたほうが便利な部分が多いですが、すべての人が所有しているとは限りません。
2-2.紙の給与明細を身内で共有している場合
従業員によっては、紙の給与明細を家族や身内で共有して管理している場合もあるでしょう。紙の給与明細を扱うのが習慣となっている場合、電子化にすんなり同意するのは難しい場合があります。
次章では、電子化に同意してもらえない場合に企業ができる対応方法を解説します。
3.給与明細の電子化に同意してもらえないときの対応
給与明細の電子化に同意してもらえない場合、まずは説得するところから始めてみるとよいでしょう。給与明細の電子化は、管理できる環境さえ整っていれば非常にメリットが多いです。
3-1.電子化に対応してもらえるように説得する
給与明細の電子化することで大変便利になります。そのメリットについて説得する際は、シンプルに2つのポイントで話を始めることをおすすめします。
1つめは、管理が容易な点です。紙媒体である従来のような給与明細は、管理するためにどうしても場所を取ってしまいます。また、よほど丁寧に管理していたとしても、確認したいときに手間取ってしまうでしょう。
電子化してしまえば、管理するための場所は取りません。また、ファイル名やフォルダに分けて管理しておけば、検索機能などを用いて簡単に確認できます。
2つめは、紛失のリスクのケアです。紙媒体の給与明細では、どうしても紛失する恐れがありました。
ですが、電子化して管理しておけばそう簡単に紛失する恐れはありません。バックアップを用意するのも簡単なので、紛失するリスクは大きく解消されます。
3-2.同意してもらえない方向けに印刷できるようにする
どれだけ説得しても、なかなか同意してもらえないこともあるでしょう。確認や管理に必要な端末を用意できないなど、人によって事情はさまざまです。
そのような場合には、同意がもらえなかった方向けに印刷できる用意をするとよいでしょう。電子ファイルとして作成した給与明細を印刷すれば、交付は可能です。
交付人数が電子化前に比べて減ることにより、給与明細関連の工数削減を期待されている方が多いと思います。
その際に、給与明細の電子化システムを活用することで、給与明細はもちろん賞与明細や源泉徴収票などの各種明細もワンクリックで電子化できますし、PDFで出力して印刷することが可能になるため、同意していただけない従業員がいる場合でも工数の削減が可能です。
そこで当サイトでは、給与計算システム「ジンジャー給与明細」の管理画面のキャプチャ画像を用いて、システムでどのように効率化ができるのか解説した資料を無料で配布しております。給与明細の交付に課題感をお持ちのご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。
4.給与明細を電子化する際は同意を得ることが必須
給与明細の電子化のメリットは大きいですが、発行する側の一存で進めてしまってはいけません。法律で定められていることですので、同意書で確実に同意をもらうようにしてください。
スムーズに同意が得られないこともあるでしょう。そのような際は、まずは諦めずに説得するところから始めることをおすすめします。給与明細の電子化のメリットは大きいので、しっかりと説得すれば同意が得られる場合もあります。
正しい手順で、給与明細の電子化をぜひ進めてください。
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HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格：ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)
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