給与明細の電子化とは?導入するメリット・デメリットを徹底解説! | jinjerBlog

給与明細の電子化とは?導入するメリット・デメリットを徹底解説!

電子契約する様子

給与明細といえば、紙媒体で扱われるのがこれまでの主流でした。ペーパーレスが進む現代では、給与明細の電子化も可能です。これまで紙媒体だった給与明細を電子化することで、さまざまなメリットが得られます。一方で、デメリットや注意点もあるので、導入を検討する際はあわせて確認しておきましょう。

今回は給与明細の電子化について、導入するメリットやデメリット、注意点などと合わせて基本を詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

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システム導入による給与明細の電子化が効率化を実現!

毎月給料日近くになるとやってくる給与計算業務。
その中でも給与明細の発行と封入作業は、従業員の数が増えれば増えるだけ工数がかかり、根気が必要な業務になります。

また、給与明細の発行・交付が法律で決まっているにもかかわらず、従業員が持ち帰り忘れたり、出社しないため会社に残ったまま、というようなこともあるでしょう。

そこで本資料では、給与明細の複雑な作成ステップやその一連のフローをシステムの導入により、どのように効率化できるかなどを、実際の管理画面をお見せしながら解説しております。

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1.給与明細の電子化とは?

電子記入する様子

給与明細といえば、これまでは給与計算を行いまとめたデータを書類として発行して従業員に交付されるのが一般的でした。給与明細の電子化とは、給与計算を行いまとめたデータを電子ファイルとして扱うことをいいます。

昨今、リモートワークの必要性が上がってくるなかで、実体のある紙の書類ではなく、このような電子ファイルによるやり取りの効率のよさが注目されています。

1-1.給与明細を電子化した場合の交付方法

給与明細の電子化のルールについては、国税庁のホームページから確認が可能です。[注1]
これによれば、電子化した給与明細は以下3つの方法で交付するように定められています。

・電子メールで交付する
・Web上で閲覧できるようにする
・CD-ROMなどの磁気媒体に記録して交付する

給与明細を電子化する際は、正しい方法で交付できるように環境を整えるようにしましょう。

[注1]1.基本的な事項|国税庁

1-2.給与明細の電子化で効率的になる業務

紙で給与明細を発行すると、印刷から封入、そして郵送までの対応に非常に手間がかかります。
また、それぞれの作業を担当者が手作業でおこなうため、配布ミスが生じる可能性も高くなります。

そこで給与明細を電子化すると、これらの対応を全てシステム上で完結させることができ、人的コストやミスを大幅に削減することが可能です。

2.給与明細電子化を導入するメリット

MERIT

給与明細の電子化は、管理者と従業員の双方にさまざまなメリットがあります。それぞれの観点から細かく紹介していきます。

2-1.【管理者側】給与明細の交付にかかる費用を大幅に削減できる

従来のように紙媒体で給与明細を発行しようとすると、用紙や印刷に相応の費用がかかります。そのほか、手渡しではなく郵便で送る場合には郵送代も発生します。

1つひとつはとても小さな費用に思えるかもしれませんが、多くの従業員を抱えていればかなりの金額になるでしょう。
さらに、毎月給与明細を発行していれば、その費用はさらに積み重なっていきます。

電子化すれば、書類として用意する必要がないので用紙や印刷、郵送にかかる費用は一切かかりません。こういった作業も簡略化できるので、人件費の削減も期待できます。

2-2.【管理者側】給与明細の作成に関するミスを減少して効率アップが期待できる

人の手でデータを管理し、印刷や封筒にまとめて郵送といった作業をしていると、どうしても人為的なミスが発生してしまいます。ですが、システムで機械的に処理できればこのようなミスが発生するリスクは解消されます。

また、電子ファイルとして作成した給与明細なら、メールや専用のシステムを用いて最小限の手間で交付できるのもポイントです。

2-3.【従業員側】給与明細の管理が簡単になる

紙媒体の給与明細だと、どうしても場所を取ってしまうのがネックでした。長く働いていればそれだけ書類は溜まっていきますし、万が一捨ててしまったり紛失してしまったりするリスクもありました。
しっかりと保存できていたとしても、必要なタイミングで確認するためにはやはり相応の手間がかかってしまいます。

電子化した給与明細は、データとして管理できますので場所をとりません。また、管理しやすいようにファイル名を設定したり、フォルダで分類したりしておくことで、検索機能で必要なタイミングに速やかに確認できます。

2-4.【従業員側】給与明細の確認がどこでもできるようになる

紙媒体の給与明細は、実物がなければ内容の確認ができません。ですが、電子化した給与明細であれば、ファイルを確認できる環境さえ整えられればどこからでも確認できます。とくにクラウド上で管理しておけば、インターネット環境さえあればパソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から自由に確認が可能です。

「ジンジャー給与」では、給与明細はもちろん賞与明細や源泉徴収票などの各種明細をワンクリックでWEB上へ公開したり、PDFで出力したりすることが可能です。資料をご用意しておりますので興味のある方はご覧ください

3.給与明細電子化を導入するデメリット

DEMERIT

給与明細の電子化には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。双方を正しく把握しましょう。

3-1.電子化した給与明細を適切に管理する必要がある

電子化した給与明細は、サーバ内でしっかりと管理できます。

しかし、使用するシステムによっては無期限で管理できるとは限りません。一定の期間で削除されるようなシステムの場合、データがその後も適切に管理できるような環境作りが必要です。

3-2.導入時に費用が発生する

給与明細を電子化すれば、書類として発行するために必要な用紙や印刷、郵送にかかる費用を削減できます。一方で、システムを導入するにあたり相応のコストが発生する点には気をつけなければなりません。

たとえば、クラウド系のシステムであれば初期費用に加えて月額利用料が発生するケースが多いです。従業員が増えればその分規模の大きさに相応しいシステムを選ぶ必要もあります。

電子化したほうがコスト面のメリットは大きいですが、導入によってかかるコストもあらかじめ確認しておきましょう。

当サイトでは給与計算システム「ジンジャー給与」を参考に、システム上でどのように給与明細を作成していくのかを解説した資料を無料で配布しております。システムの導入により、給与明細の関連業務が効率化しそうだと感じられた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4.給与明細を電子化する手順

プロセス

給与明細の電子化をおこなう手順は以下の通りです。
事前に確認しておくことで、スムーズに給与明細の電子化を進めていきましょう。

4-1.従業員から電子化の同意をとる

給与明細の電子化をおこなう場合、従業員に同意を取らなければなりません。
これは所得税法231条において、「従業員の承諾を得れば電子化されたデータにより提供できる」と定められているためです。

同意書の受け取り方法は紙書類でも問題ないですが、給与明細を電子化するシステムの導入が確定している場合は、システム上で簡単に同意を取ることができます。

関連記事:給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応

4-2.給与明細を電子化できるツールを導入する

給与明細の電子化について従業員から同意を取った後は、給与明細を電子化するシステムを選定して導入します。

このシステムはさまざまな形式があり、給与計算システムに明細発行の機能が付帯している場合もあれば、明細発行のみおこなえるシステムもあります。

自社システムの導入状況を踏まえて、最適なシステムを導入するようにしましょう。

4-3.給与明細を作成して配信・交付をおこなう

前項でも紹介した通り、給与明細の電子発行が完了したら、メールでの交付やWeb上での閲覧など複数の手段で、配信・交付をおこなうことができます。

従業員が給与明細を確認できるシステムを導入すると、配信・交付の手間がほとんどなくなるのでおすすめです。

5.給与明細を電子化する場合の費用は?

コスト

それでは、実際に給与明細を電子化する場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか。

そもそも給与明細を電子化する際に必要となるシステムには、Web給与明細専用型と、給与計算システムや労務管理システムの機能の一つとしてWeb給与明細が発行できる一体型があります。

Web給与明細の発行のみおこなえる専用型の場合、従業員1名あたりの明細発行にかかる費用は30円前後のシステムが多いようです。なお、無料のシステムも存在しますが、セキュリティ面に関しては不安が残るといえるでしょう。

一方、一体型の場合には初期費用がかかり、1名あたり数百円程度のシステムが多いようです。
しかし、そのぶん明細発行以外の機能が利用できたり、セキュリティ面も比較的安心であるため、専用型と比べて一概にコストが高いとは言えないでしょう。

自社でどのようなシステムを導入しているかに応じて、どちらの型を導入すべきか検討することをおすすめします。

6.給与明細の電子化を進めるうえでの注意点

POINT

給与明細の電子化は確かに便利ですが、いくつかの注意点が存在します。スムーズに導入して便利に稼働させるために、正しく注意点を把握しておきましょう。

6-1.給与明細電子化に反対される場合もある

給与明細の電子化は、管理者側の一存だけで決めてはいけません。
給与明細を受け取る従業員からの同意がなければ、勝手に給与明細を電子化させてはいけないのです。

そのため、万が一承諾していない従業員がいた場合には、給与明細を紙で発行する必要があり、管理がかなり複雑になってしまいます。

このようなことにならないためにも、従業員に給与明細の電子化のメリットをしっかりと説明をおこなった状態で、電子化を導入しましょう。

6-2.現在使用しているシステムとの相性に注意

給与明細を電子化するなら、専用のシステムを導入する必要があります。連携が可能なシステムであれば、導入によってさらに業務効率の向上が期待できます。

しかし、システムが連携できない場合、あまり業務の効率化が実現できない可能性があります。

既に導入しているほかのシステムとの相性が良いか事前に確認しておくことで、システム導入の恩恵を最大限受けられるようにしましょう。

6-3.セキュリティ対策をより意識しなければならない

給与明細は、従業員の個人情報や給与に関する重要な情報が記載されています。このような電子ファイルの管理は、とくにセキュリティ対策を意識しなければなりません。

たとえば、メールで交付する場合は誤送信やハッキングに気をつける必要があります。社内ネットワークを利用していたとしても、悪意を持ったものによる、ファイル流出やパスワードの漏洩に注意しなければなりません。

管理者だけでなく、従業員各々がセキュリティに対する意識を高めていくことが重要です。

7.給与明細を電子化して業務を効率化しよう

効率化

給与明細を電子化することで、さまざまなメリットが得られます。しかし、デメリットや注意点にも気をつけなければ、業務を最大限効率化することはできません。給与明細の電子化を進めるうえで従業員に同意を取ることも重要ですが、それ以外にシステムの導入コストやセキュリティ対策についても念入りに確認しておくようにしましょう。

正しい方法で給与明細の電子化をおこなえば、人的コストも大幅に削減することが期待できるでしょう。

システム導入による給与明細の電子化が効率化を実現!

毎月給料日近くになるとやってくる給与計算業務。
その中でも給与明細の発行と封入作業は、従業員の数が増えれば増えるだけ工数がかかり、根気が必要な業務になります。

また、給与明細の発行・交付が法律で決まっているにもかかわらず、従業員が持ち帰り忘れたり、出社しないため会社に残ったまま、というようなこともあるでしょう。

そこで本資料では、給与明細の複雑な作成ステップやその一連のフローをシステムの導入により、どのように効率化できるかなどを、実際の管理画面をお見せしながら解説しております。

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