給与明細といえば、紙媒体で扱われるのがこれまでの主流でした。ペーパーレスが進む現代では、給与明細の電子化も可能です。これまで紙媒体だった給与明細を電子化することで、さまざまなメリットが得られます。その一方で、デメリットや注意点もあるので、導入を検討する際はあわせて確認しておきましょう。

今回は給与明細の電子化について、導入するメリットやデメリット、注意点などと合わせて基本を詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

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1. 給与明細の電子化とは？

給与明細の電子化とは、給与計算をおこないまとめたデータを電子ファイルとして扱うことをいいます。

給与明細はこれまで、給与計算をおこない、まとめたデータを書類として発行して従業員に交付されるのが一般的でした。昨今の、人手不足や多様な働き方の実現に向けた動きからも、実体のある紙の書類ではなく、このような電子ファイルによるペーパーレスでのやり取りの効率のよさが注目されています。

1-1. 給与明細を電子化した場合の交付方法

給与明細の電子化のルールについては、国税庁のホームページから確認が可能です。［注1］
これによれば、電子化した給与明細は以下3つの方法で交付するように定められています。

• 電子メールで交付する
• Web上で閲覧できるようにする
• CD－ROMなどの磁気媒体に記録して交付する

給与明細を電子化する際は、正しい方法で交付できるように環境を整えるようにしましょう。

［注1］1．基本的な事項｜国税庁

1-2. 給与明細の電子化で効率的になる業務

紙で給与明細を発行すると、印刷から封入、そして郵送までの対応に非常に手間がかかります。また、それぞれの作業を担当者が手作業でおこなうため、ミスが生じる可能性も高くなるでしょう。

そこで給与明細をペーパーレス化すると、これらの対応を全てシステム上で完結させることができ、人的コストやミスを大幅に削減することが可能です。

2. 給与明細の電子化（ペーパーレス化）を導入するメリット

給与明細の電子化は、管理者と従業員の双方にさまざまなメリットがあります。それぞれの観点から確認していきましょう。

2-1. 管理者のメリット

まずは管理者のメリットから解説します。

給与明細を電子化することで、業務工数や費用の削減につながります。また、交付漏れも防げるでしょう。

さらに、給与明細の紛失は個人情報やプライバシー保護の観点で大きな問題になりえます。従業員が多い企業ほど、管理が行き届かない可能性があるため、本社で一括管理するのが安全です。

2-1-1. ペーパーレスになり給与明細の交付にかかる費用を大幅に削減できる

従来のように紙媒体で給与明細を発行する場合、用紙や印刷の費用、郵便で送る場合には郵送代も発生します。

1つひとつはとても小さな費用に思えるかもしれませんが、多くの従業員を抱えていればかなりの金額になるでしょう。
さらに、毎月給与明細を発行していれば、その費用はさらに積み重なっていきます。

ペーパーレス化すれば、書類として用意する必要がないので用紙や印刷、郵送にかかる費用は一切かかりません。作業も簡略化できるので、人件費の削減も期待できます。

2-1-2. ミスを減らして業務効率の向上が期待できる

人の手でデータを管理や作業をしていると、どうしても人為的なミスが発生してしまいます。万が一、別の人の給与明細を渡してしまった場合、プライバシー保護の観点で重大な問題になり得るでしょう。

ですが、システムで機械的に処理できればこのような問題が発生する可能性を減らすことができます。また、電子ファイルとして作成した給与明細なら、メールや専用のシステムを用いて最小限の手間で交付できるのもポイントです。

2-1-3. 本人に交付した証明ができる

所得税法で支払明細を本人への交付を義務付けています。しかし、勤務日数の少ないアルバイトなどは、受け取る機会がなく「給与明細が交付されていない」ということもあるかもしれません。本人に交付していない場合、法令違反となり罰則を科される可能性があるため、注意しましょう。

また、「休憩室などに置いておき、個々に回収してもらう」という企業もあるかもしれませんが、この方法は交付漏れが起こる可能性が高いだけでなく、先述したプライバシー保護の観点で問題になる可能性があります。

2-2. 従業員のメリット

給与明細の電子化は、企業や管理者だけでなく、従業員にとってもメリットがあります。

ここでは、従業員にとっての主なメリットを解説します。

2-2-1. 給与明細のペーパーレス化で管理が簡単になる

書面による給与明細の場合、紛失や保管場所の問題があります。長く働いていればそれだけ書類は溜まっていき、万が一捨ててしまったり紛失してしまったりするかもしえません。保管できていたとしても、該当の明細書を探して確認するためには手間と時間がかかってしまいます。

ペーパーレス化した給与明細は、データとして管理できますので場所をとりません。また、管理しやすいようにファイル名を設定したり、フォルダで分類したりしておくことで、検索機能で必要な時に速やかに確認できます。

2-2-2. 給与明細の確認がどこでもできるようになる

書面で給与明細を交付している場合、実物がなければ内容の確認ができません。ですが、電子化した給与明細であれば、ファイルを確認できる環境さえ整えられればどこからでも確認できます。とくにクラウド上で管理しておけば、インターネット環境さえあればパソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から自由に確認が可能です。

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3. 給与明細の電子化（ペーパーレス化）を導入するデメリット

給与明細の電子化には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。双方を正しく把握しましょう。

3-1. 電子化した給与明細を適切に管理する必要がある

電子化した給与明細は、サーバ内でしっかりと管理できます。

しかし、使用するシステムによっては無期限で管理できるとは限りません。一定の期間で削除されるようなシステムの場合、データがその後も適切に管理できるような環境作りが必要です。

3-2. 導入時に費用が発生する

給与明細をペーパーレス化すれば、書類として発行するために必要な用紙や印刷、郵送にかかる費用を削減できます。一方で、システムを導入するにあたって相応のコストが発生する点には気をつけなければなりません。

たとえば、クラウド系のシステムであれば初期費用に加えて月額利用料が発生するケースが多いです。従業員が増えればその分規模の大きさに相応しいシステムを選ぶ必要もあります。

電子化したほうがコスト面のメリットは大きいですが、導入によってかかるコストもあらかじめ確認しておきましょう。

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4. 給与明細を電子化する手順

給与明細の電子化をおこなう手順は以下の通りです。
事前に確認しておくことで、円滑に給与明細の電子化を進めていきましょう。

4-1. 従業員から電子化の同意をとる

給与明細の電子化をおこなう場合、従業員に同意を取らなければなりません。
これは所得税法231条において、「従業員の承諾を得れば電子化されたデータにより提供できる」と定められているためです。

同意書の受け取り方法は紙書類でも問題ないですが、給与明細を電子化するシステムの導入が確定している場合は、システム上で簡単に同意を取ることができます。

関連記事：給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応

4-2. 給与明細を電子化できるツールを導入する

給与明細の電子化について従業員から同意を取った後は、給与明細を電子化するシステムを選定して導入します。

このシステムはさまざまな形式があり、給与計算システムに明細発行の機能が付帯している場合もあれば、明細発行のみおこなえるシステムもあります。

自社システムの導入状況を踏まえて、最適なシステムを導入するようにしましょう。

4-3. 給与明細を作成して配信・交付をおこなう

前項でも紹介した通り、給与明細の電子発行が完了したら、メールでの交付やWeb上での閲覧など複数の手段で、配信・交付をおこなうことができます。

従業員自身で給与明細を確認できるシステムを導入すると、配信・交付の手間がほとんどなくなるのでおすすめです。

給与明細を電子化する手順は下記の記事でも解説しています。より詳しく知りたい方は合わせてご覧ください。

関連記事：社員管理の電子化とは？電子化の手順や注意点を詳しく解説

5. 給与明細の電子化する場合の費用は？

それでは、実際に給与明細を電子化する場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか。

そもそも給与明細を電子化する際に必要となるシステムには、Web給与明細専用型と、給与計算システムや労務管理システムの機能の一つとしてWeb給与明細が発行できる一体型があります。

Web給与明細の発行のみおこなえる専用型の場合、従業員1名あたりの明細発行にかかる費用は30円前後のシステムが多いようです。なお、無料のシステムも存在しますが、セキュリティ面に関しては不安が残るといえるでしょう。

一方、一体型の場合には初期費用がかかり、1名あたり数百円程度のシステムが多いようです。
しかし、そのぶん明細発行以外の機能が利用できたり、セキュリティ面も比較的安心であるため、専用型と比べて一概にコストが高いとはいえないでしょう。

自社でどのようなシステムを導入しているかに応じて、どちらの型を導入すべきか検討することをおすすめします。

6. 給与明細の電子化を進めるうえでの注意点

給与明細の電子化は確かに便利ですが、いくつかの注意点が存在します。スムーズに導入して便利に稼働させるために、正しく注意点を把握しておきましょう。

6-1. 給与明細電子化に反対される場合もある

給与明細の電子化は、管理者側の一存だけで決めてはいけません。
給与明細を受け取る従業員からの同意がなければ、勝手に給与明細を電子化させてはいけないのです。

そのため、万が一承諾していない従業員がいた場合には、給与明細を紙で発行する必要があり、管理がかなり複雑になってしまいます。

このようなことにならないためにも、従業員に給与明細の電子化のメリットをしっかりと説明をおこなった状態で、電子化を導入しましょう。

6-2. 現在使用しているシステムとの相性に注意

給与明細を電子化するなら、専用のシステムを導入する必要があります。連携が可能なシステムであれば、導入によってさらに業務効率の向上が期待できます。

しかし、システムが連携できない場合、あまり業務の効率化が実現できない可能性があります。

既に導入しているほかのシステムとの相性が良いか事前に確認しておくことで、システム導入の恩恵を最大限受けられるようにしましょう。

6-3. セキュリティ対策をより意識しなければならない

給与明細は、従業員の個人情報や給与に関する重要な情報が記載されています。このような電子ファイルの管理は、とくにセキュリティ対策を意識しなければなりません。

たとえば、ペーパーレス化した給与明細をメールで交付する場合は誤送信やハッキングに気をつける必要があります。社内ネットワークを利用していたとしても、悪意を持ったものによる、ファイル流出やパスワードの漏洩に注意しなければなりません。

管理者だけでなく、従業員各々がセキュリティに対する意識を高めていくことが重要です。

7. 給与明細を電子化して業務を効率化しよう

給与明細を電子化することで、さまざまなメリットが得られます。しかし、デメリットや注意点にも気をつけなければ、業務を最大限効率化することはできません。給与明細の電子化を進めるうえで従業員に同意を取ることも重要ですが、それ以外にシステムの導入コストやセキュリティ対策についても念入りに確認しておくようにしましょう。

正しい方法で給与明細の電子化（ペーパーレス化）をおこなえば、人的コストも大幅に削減することが期待できるでしょう。