勤怠管理においてもっとも注意が必要なのが、従業員の実際の労働時間と、会社側の労働時間の記録の「剥離」です。2019年4月、働き方改革の進展にともない労働安全衛生法が改正され、ただ労働時間を計算するだけでなく、「客観的な記録」として保存・管理することが義務付けられました。

しかし、労働者の勤務時間と、タイムカードや日報などの記録に剥離が見られる事業所が少なくありません。労働者とのトラブルに発展し、裁判がおこなわれた事例もあるため、リスクを避けるためにも厳格な労働時間管理をおこなう必要があります。

この記事では、実態とデータの剥離が起きてしまう原因や、その対処法を解説します。

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1. 実際の労働時間と勤怠記録の結果が乖離する3つの原因

労働時間を管理するうえで、しばしば実態とデータの剥離が生じます。たとえば、タイムカードで労働時間を管理している場合、「社員が勤務を終えた時間」と「タイムカードを打刻した時間」にはわずかな剥離があります。

しかし、企業や事業所によっては、かなりの開きがあるケースも存在します。労働時間の実態と記録が剥離してしまうのは、大きく分けて3つの原因があります。

1-1. 従業員によるタイムカードの不正打刻

労働時間が記録とずれる原因の1つが、従業員によるタイムカードなどの不正打刻です。タイムレコーダーを不正に操作したり、代理の人物に打刻してもらったりするなどして、「残業していないのにもかかわらず、実際よりも遅い退勤時刻に打刻する」「遅刻したのにもかかわらず、通常の始業時間に打刻する」といった不正がおこなわれることがあります。

厄介なのが、不正な打刻であっても、タイムカードの記録は労働時間の客観的な証拠となる点です。

実際、2000年におこなわれた残業代の未払いをめぐる裁判では、企業側の主張する労働時間ではなく、タイムカードの記録が認められ、支払いを命じられる結果となっています。

1-2. 手書きの日報などによる不正な自己申告

タイムカードと同様、手書きの日報や出勤簿のような自己申告制の労働時間管理方法も注意が必要です。報告する際に誤った数値を記入したり、悪意を持って虚偽の報告をおこなったり、不正な自己申告がなされるリスクがあります。

逆に企業側が労働者に圧力をかけ、残業時間や時間外労働時間を申告できる上限を設けるといった不正をおこない、労働基準監督署の調査が入った事例も存在します。

1-3. 定期的な実態調査をおこなっていない

タイムカードにせよ、手書きの日報にせよ、労働時間の実態と記録の剥離が起きるのは、企業側が定期的に「実態調査」をおこなっていないからです。とくに手書きの日報は労働時間の客観的な記録といえません。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、実態調査をおこなうことが推奨されています。具体的には、労働者への定期的なヒアリングのほか、入退館の記録、金庫の開閉記録、警備システムのログ、パソコンのログイン履歴といった「客観的な記録」を比較材料として使う方法があります。

2.労働時間の乖離が発生した場合の対処方法

労働時間の乖離が発生した場合、企業側は以下のような対処を実施しなければなりません。

2-1.自己申告による労働時間の乖離が発生した場合

自己申告制により、始業・終業時刻の確認及び記録をおこなう場合、実際の労働時間と従業員が申告した労働時間に乖離が発生する可能性があります。

しかし、実際の労働時間と従業員が申告した労働時間に乖離が発生していても、違法ではありません。

厚生労働省のガイドラインによると、「自己申告により企業が把握している労働時間と従業員の実際の労働時間が合致しているか、企業は必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正すること。」と記載されています。

特に、入退場記録やパソコンのアクティビティログなど、従業員が職場にいたことが分かるデータと従業員から申告された労働時間に著しく乖離がある場合には、実態調査を実施し、労働時間を修正する必要があります。

2-2. 「アクティビティログ」を積極的に活用する

労働時間の実態調査をおこなう際は、「アクティビティログ」を活用しましょう。アクティビティログとは、PCやスマホ、タブレットなどの操作履歴のことです。

パソコンのログイン、ログオフの記録はもちろん、チャットアプリやWeb会議ツールなどのソフトウェアの操作履歴も「アクティビティログ」です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、「パソコンの使用時間の記録等」は労働時間の客観的な記録として認められています。

アクティビティログを基礎として実態調査をおこなえば、タイムカードや手書きの日報における不正打刻・申告などを防止できます。

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3. 労働時間管理で実際と記録が乖離するのを防ぐ2つの方法

労働時間管理において、実態と記録が剥離するのを防ぐ方法は次の2点です。

3-1. 残業や時間外労働の「事前申請制度」を設ける

労働時間の実態と記録がとくに剥離しやすいのが、残業時間や時間外労働時間です。就業後は、その場に管理者がいないことが多く、従業員1人ひとりに目が行き届きません。

そこで、残業、休日出勤、深夜労働については、直属の上司の事前承認を必要とする仕組みを作りましょう。事前に許可した時間だけしか時間外労働が認められないため、実態との剥離が起きにくくなります。

3-2. 勤怠管理システムを使用して客観的な労働時間の把握をする

勤怠管理システムを導入することで労働時間の乖離を防止することができます。

勤怠管理システムとは、スマホやタブレットなどから打刻し、従業員の労働時間を集計・管理できるソフトウェアです。いつでもどこでも打刻できるため便利な一方、「誰が」「いつ」打刻したかが客観的な記録として残るため、実態と記録の剥離が起きにくくなっています。

さらに、スマホやタブレットのGPS機能を使った「GPS打刻」なら、位置情報を取得することができます。これにより、たとえば「自宅にいるのにスマホで打刻し、出勤したかのように装う」といった不正を防止できるため、労働時間管理をより適正化できます。

当サイトでは、GPS打刻機能を搭載した勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、実際の管理画面を用いて勤怠管理の課題をどのように防ぐか解説した資料を無料で配布しております。システムの導入で打刻のずれが防げそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4. 実際の労働時間と勤怠記録の乖離を防ぐために企業は3つの対策を

今回は、労働時間の実態と記録が剥離してしまう原因や、その対処法を解説しました。実態との剥離が生じる主な原因は、タイムカードや手書きの日報を悪用した不正です。

不正を防止するには、企業がアクティビティログなどを活用し、定期的な実態調査をおこなう必要があります。また、勤怠管理システムを導入すれば、打刻した人物や時間の客観的な記録が保存されるため、より正確な労働時間管理が可能です。

GPS打刻に対応したシステムなら、「誰が」「いつ」「どこで」打刻したかの3点がわかるため、実態と記録の剥離を防止できます。

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