人事制度改革とは、企業における既存の人事制度を見直し改めることです。

企業の状態や、企業を取り巻く社会環境は日々変化していきます。さまざまな環境の変化に人事制度も最適化しなければ、企業の継続的な発展は見込めません。

そのため、人事制度は定期的な改革が必要です。

本記事では、人事制度改革を行うべきタイミングや、失敗してしまう原因、改革の進め方をご紹介します。

1. 人事制度改革の目的

人事制度改革をなぜ行う必要があるのか、改革がもたらすメリットと共にご紹介します。

1-1. なぜ人事制度を改革するのか

人事制度は、経営目的を達成するために人材を最大限に活用する仕組みと環境を整備するためにあります。

また、企業をとりまく社会環境や企業の状況は日々変わってくるものであり、人事制度は作って終わりではなくメンテナンスも必要です。

定期的に人事制度の見直しを実施することで事業の発展と企業の成長へ繋がるため、改革が必要なのです。

1-2. 人事制度を改革するメリット

人事制度の改革は従業員のモチベーション向上がメリットとして挙げられます。古くなってしまった人事制度を見直すことで評価基準が明確になり、目標も立てやすくなります。

また、企業側も、最新の経営方針に基づいた従業員への要求が提示出来るメリットもあります。

改革を行い人事制度を企業の現状に最適化することで、経営層と従業員が一体となって目標達成に向かって進める状況を作り出すことができます。

2. 人事制度改革を行うタイミング

人事制度改革はどのようなタイミングに実施するのがいいでしょうか。4つの観点からご説明します。

2-1. 企業の規模が大きくなるとき

企業の規模が大きくなると、組織や従業員ごとの業務担当範囲が変わるため、従来の人事制度ではまかないきれない部分が発生する可能性があります。

また、管理する側も従来の方法では作業量が増えてしまい人事管理業務が滞ってしまうかもしれません。人事制度の見直しと共に、システムを導入し管理の効率化も検討する必要があります。

2-2. 企業の方針を変更したとき

今まで取り組んでいた分野と異なる分野に事業を進出した際などは、従業員の業務内容に変化が出るため、導入中の人事制度では適切な評価が行えない可能性があります。新たな業務内容に対し、どのような等級・評価・報酬の制度を設けるか検討するとよいでしょう。

2-3. 社会環境が変化したとき

働き方改革法案のような政府が提示する、必ず守らなければいけないルールが変更されることもあります。変更点の把握と現状の人事制度との差分を洗い出し、適切な改革を行いましょう。

2-4. 採用や人材の育成が進まないとき

人事制度が不明瞭だと人材を募集する際に、応募者が入社後にどのような業務が出来るのか分からず、応募をやめてしまうかもしれません。

また、実際の業務内容とそれに応じた報酬が等級ごとに見合わないなど、人事制度に不適切な部分があると、従業員のモチベーションが低下してしまい育成に繋がらない可能性があります。

そのような傾向が見られた際は、人事制度の改革を検討するとよいでしょう。

3. 人事制度改革時に見直すべきポイント

人事制度の改革を行う際は、まず何を目的とした改革なのか明確にすることが重要です。現状の人事制度と比較し改革の目的を検討する際、切り口となるポイントを2点ご紹介します。

3-1. 評価基準が明確になっているか

等級ごとの役割や職務要件が明確になっていないと、等級と職務遂行能力の不一致が起こり、従業員の納得感のない評価制度となってしまいます。

何をすれば評価されるのか分からなければ、従業員のモチベーションが低下してしまう可能性があります。

現状の業務内容と評価基準に不一致がないか定期的に見直しましょう。

3-2. 公平性のあるルールとなっているか

働き方改革の一環で、雇用形態を問わず仕事内容が同じ従業員に対して待遇の差をつけない、同一労働同一賃金という概念ができました。パートタイム・有期雇用労働法という法律で定められており、現状違反した企業への罰則は明記されていないものの、違反したことにより企業イメージの低下などリスクはあるため守らなければなりません。

待遇差が発生しないよう、雇用形態ごとの職務と責任を明確にする必要があります。

4. 人事制度改革の失敗例

どのような時に人事制度改革が失敗してしまうのでしょうか。3つの失敗例をご紹介します。

4-1. 公平性を重視するあまり細分化しすぎる評価項目

公平性を保つためにさまざまな意見を取り入れた結果、制度が緻密になる傾向があります。公平性は大切ですが、制度が細かくなりすぎると内容の把握や達成・評価の管理が難しくなり、評価管理者の多忙化や従業員のモチベーションの低下に繋がりかねません。改悪となってしまわないよう、バランスをみて評価項目を検討しましょう。

4-2. 改革が長期化してしまう／短期すぎる

新制度が用意されるまで旧制度を運用することになります。新制度の用意に時間がかかってしまうと、旧制度に不満を持たれている方は離職してしまうかもしれません。

一方で、従業員への周知が十分になされていない状態で実行してしまうと新制度が定着しない可能性もあるため、急ぎすぎるのも望ましくありません。

新制度を導入する日を決定したら、締め切りから逆算してスケジュールを立て計画的に実行することが重要です。

4-3. 従業員の関心が薄い

人事制度は、いかに組織に定着できるかが重要であるため、改革後に受け入れてもらえないといった事態が起きないよう、設計段階から従業員にも関心をもってもらい共に検討していく形をとれるのが理想的です。

現状の人事制度についてアンケートを実施するなどの方法で従業員を改革に巻き込んでいきましょう。

また、興味を持ってもらうためには、人事制度を改革することで従業員にとっても有益であることを伝えることが大切です。

改革の途中段階でも、変更点の周知を定期的に行いましょう。

5. 人事制度改革の進め方

人事制度は主に「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つで構成されており、どこから検討をはじめたら良いかなど、7段階に分けて人事制度改革の進め方を説明します。

Step1. 現状の分析を行い課題を洗い出す
アンケートや現状使用している人材管理ツールのデータなどをもとに現状の把握・分析を行い、その結果から課題を洗い出します。

Step2. 基本コンセプトを作成
分析で分かった現状の課題と企業の経営方針をもとに基本コンセプトを設計します。

Step3. 等級制度の見直し
人事制度を構成している3つの要素のうち、「等級制度」から見直しを行うとスムーズです。
等級制度を決めることで、等級に対してどのような基準で評価をするか、評価に対する報酬はどうするか、と他の2要素の方針が立てられるためです。

Step.4 評価制度と報酬制度の見直し
等級制度の方針が決まったら評価制度と報酬制度の見直しを行います。
報酬は、従業員にとっては賃金、企業にとっては人件費となり、関心の高い要素です。増給の場合もあれば減給の場合もあり、特に後者の場合は制限があるため法的な観点でも問題ないか配慮する必要があります。
減給の限度額について詳しく解説した記事をご紹介します。ぜひご一読ください。

関連記事：労働基準法第91条に規定された「減給の限度額」の意味や計算方法

Step5. 目標管理制度の見直し
人事制度の3本柱の内容が固まったら、目標管理制度を見直します。
個々の従業員の目標は、経営戦略を基とした組織の目標と整合性を取りながら検討するため、各組織の役割や目標を明確にする必要があります。
目標を立て、振り返り、評価を決めるスケジュールも決定しておく必要があります。

Step6. 新制度のシミュレーションと従業員への周知
「等級制度」「評価制度」「報酬制度」及び「目標管理制度」の方針が決定したら、新制度のシミュレーションを行います。シミュレーションでは主に人件費と賃金の変化を確認し、減額となってしまう従業員の把握やフォロー、法的な観点で問題ないか、企業の経営の観点で問題ないかを確認します。
また、同時に従業員への周知も行います。

Step7. 運用開始
シミュレーションを行い微調整が完了したら、新制度の導入・運用を開始します。運用していくなかで問題が発生したら修正を行い、定期的に改善をしていくことで、新制度の定着へと繋げていきます。

6. 自社に合った人事制度を導入しよう

人事制度の改革は、企業・従業員・法律のそれぞれの観点から「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の要素をどのようなバランスで設計していくか考えなければなりません。決して簡単なことではなく、どれも慎重に決定する必要があるため、実行段階だけでなくどのくらいの期間で何を実行していくか計画段階からしっかり検討しましょう。

また、一度の改革で100点満点の制度を作成することはほとんどありません。より良い人事制度となるよう定期的に見直しし改革を行うことで企業に最適化させていきましょう。