従業員の勤怠管理は企業にとって最も重要な業務のひとつです。しかし、従来の勤怠管理はヒューマンエラーのリスクも高く、管理業務に時間もコストもかかっていました。そこで注目されているのが勤怠管理のDX化です。

本記事では勤怠管理業務をDX化する重要性や、DX化の手順についてわかりやすく解説します。

1. 勤怠管理のDX化とは？

勤怠管理のDX化とは、従業員の出勤・退勤時刻や休暇申請などの勤怠情報をデジタル化し、クラウド上のシステムによって自動的に管理することです。DXは「デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）」の略称であり、デジタル技術を活用して企業の事業活動や社会システムを変えていくことを指します。

各種クラウドサービスの充実に加えてAI技術の発展も著しい現在、勤怠管理をはじめとするバックオフィス業務のDX化は今後よりその重要性を増していくことが予想されます。経営のスピード化を図るためにも、積極的に業務のDX化を進めていきましょう。

2. 勤怠管理のDX化が重要である理由

勤怠業務のDX化は企業経営にさまざまなメリットをもたらします。徹底した業務効率化が求められる昨今、勤怠管理のDX化は企業が優先して取り組むべき課題のひとつです。ここでは勤怠管理のDX化が重要とされる理由を解説します。

2-1. 労務業務にかかる時間・コストが削減できる

1つ目の理由は勤怠管理業務にかかる時間とコストが削減できることです。勤怠管理をDX化することで、従来は手作業で入力や集計をしていた業務をシステムが自動的に実行してくれるようになり、従業員の作業負荷が軽減されます。それにより人的リソースにも余裕が生じるため、バックオフィス業務全体の見直しが図れます。

そのほか、ペーパーレス化によるコスト削減もDX化によって得られる大きなメリットです。従来は紙媒体で保管していた情報を電子化すれば書類の保管場所も不要となるため、オフィスのスペースを有効活用できるようになります。

2-2. 勤怠情報の正確な管理ができる

2つ目の理由は従業員の勤怠情報が正確に管理できるようになることです。勤怠管理システムはシステム側で自動的に従業員の勤怠記録を集計してくれるため、ヒューマンエラーが生じるリスクを大幅に低減できます。これにより、従業員の残業超過や賃金計算のミスといった問題も未然に防げるようになるでしょう。

なお、企業には、労働安全衛生法などの規定により、従業員の労働時間を正確に把握する義務があります。労働災害防止の観点からも、企業は従業員の労働時間を適切に管理しなければなりません。勤怠管理のDX化は法令を遵守して健全に企業を運営するためにも有効な手段です。

2-3. 新しい働き方に対応しやすい

3つ目の理由は働き方改革への対応です。近年、リモートワークが普及する一方で、従来の勤怠管理では新しい働き方への対応が困難であることも明らかになってきました。勤怠管理のDX化により、リモートワークであってもオフィス勤務と同様に従業員の出退勤が管理できるようになります。

勤怠管理のDX化によってフレキシブルな勤務体制を実現できれば、従業員が自由に勤務時間を選択できるようになり、企業側も柔軟な勤務スケジュールを組むことが可能です。これによって従業員のワークライフバランスが向上し、人材が採用しやすくなる、企業の生産性が上がるなどの副次的な効果も期待できます。

3. 勤怠管理をDX化する手順

勤怠管理のDX化を進めるためには、あらかじめ自社の課題や従業員のニーズを把握し、計画的にシステムの導入を進めることが重要です。ここでは新たに勤怠管理システムを導入するまでの基本的な手順を解説します。

3-1. 勤怠管理システムに求める機能を整理する

勤怠管理システムに求める機能を整理することは、システムの選定や導入の際に非常に重要なステップです。

例えば、リモートワークやフレックスタイム制度に対応するための、リアルタイムでの勤怠データの取得機能や、各種申請業務の迅速化が挙げられます。また、システム利用者の利便性を考慮したモバイル対応や、インターフェースの使いやすさも重要な要素です。

さらに、従業員の労働時間の集計だけでなく、労働法に基づく自動アラート機能や、過去のデータ分析ができる機能も求められます。このように、システムに求める機能を具体的に明確にすることで、より自社に合った勤怠管理システムを導入することが可能となり、業務効率化の実現へとつながります。

3-2. 勤怠管理システムの選定

次に、実際に導入するシステムを選定しましょう。勤怠管理システムには主にクラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は外部サーバーを使用するため手軽に導入できる点が魅力です。

一方、オンプレミス型は自社サーバーに環境を構築するため導入に手間とコストがかかりますが、セキュリティ面での強みがあります。クラウド型とオンプレミス型のどちらが合致するかは企業によって異なりますが、現在はクラウド型が主流です。

さらにここで重要なのは、システムが提供する機能やサポート体制です。例えば、リモート勤務の社員の勤怠を正確に把握するためのモバイル対応や、簡単な操作で使いやすいインターフェースが求められます。また、労働時間の集計や法令遵守に役立つ機能も非常に重要なポイントです。

とはいえ、どのような基準でシステムを選べば良いのかわからず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「勤怠管理システム導入完全ガイド」という資料を無料配布しております。シフト管理のイメージなどもあわせて紹介しているので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3-3. システムの導入

導入するシステムを決めた後は、システムの導入計画を立て、計画に沿ってシステムの導入を進めていきます。

導入計画では、システム導入のスケジュールや費用、人員配置などを決定しておくことが重要です。システムを利用するための社員教育も必要となるため、これらも計画に含めておきます。事前に適切な計画を立てることができれば、新規システムの導入もスムーズに進められるでしょう。

また、システム導入後は、定期的なレビューを行い、運用状況やコンプライアンス遵守の確認を行うことが必要です。これにより、問題が早期に発見・解決されるため、システムを効果的に活用することができます。

3-4. フィードバックと業務フローの改善

新規システムの導入をDX化に結び付けるためには、従業員から新規システムに対する意見やフィードバックをしっかり取り入れることが大切です。システム導入後は、運用面での混乱やシステム障害などの問題も多く発生します。勤怠管理のDX化を実現するためにも、システム運用のPDCAを回し、業務フローやシステム運用の改善を図りましょう。

4. 勤怠管理をDX化するためのポイント

DX化とは単に最新の業務支援システムを導入することではありません。本当のDX化とは、システムを活用して業務効率の改善や生産性の飛躍的な向上を実現することです。ここでは勤怠管理をDX化するためのポイントを解説します。

4-1. DXに精通した人材を確保する

勤怠管理のDX化を進めるためには、システムの管理や運用について専門知識を持つDX人材が必要です。

最新の勤怠管理システムを導入しても、それを適切に活用できなければ本当の意味でのDX化は実現できません。社内に適任者がいない場合は新たな人材を採用するか、もしくは専門知識を持った企業にシステムの管理業務をアウトソーシングする手段もあります。

4-2. 新規システムは段階的に導入を進める

新しい勤怠管理システムの導入はスモールスタートが原則です。すべての機能を全社一律で運用開始してしまうと混乱やトラブルのリスクが高まります。まずはそのシステムを必要とする部署で必要とされる機能から運用を始めることを心掛けましょう。

スモールスタートで運用することで従業員からのフィードバックが得やすくなり、全社でシステム運用を開始する際のトラブルも最小限に抑えられます。

4-3. 使いやすいシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選定する際は使いやすさを重視することが重要です。とくに勤怠管理システムのような全従業員が使用する可能性があるシステムの場合、新システムの導入に抵抗感を抱く従業員は一定数います。そのシステムが複雑で使いづらい場合はなおさらです。

また、システムの操作方法を習得するために多くの時間を割いてしまうと、本来の業務遂行に支障をきたす恐れもあります。従業員のストレスを軽減し、システム導入後の効果を最大限に引き出すためにも、誰もが直感的に使えるシステムを選ぶようにしましょう。

5. 勤怠管理のDX化で作業効率の改善を図ろう

勤怠管理のDX化は、従来手作業で行っていた管理業務の負担を軽減し、効率的かつ正確な勤怠管理を実現するための重要な取り組みです。また、勤怠管理システムをクラウド化することにより、リモートワークなど新しい働き方への対応も容易になります。業務効率化や生産性向上のためにも、勤怠管理のDX化に取り組んでみましょう。

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