勤怠管理に欠かせない出勤簿は、表計算ソフトのエクセル（Excel）で作成することが可能です。すでにエクセルを導入済みの企業の場合、コストをかけずに労働時間を管理できます。自動計算機能を利用したり、レイアウトを工夫したりすれば、見やすく使いやすい出勤簿にすることが可能です。本記事では、エクセルでの出勤簿の作り方や、作成するときのポイント、注意点をわかりやすく解説します。

1. 出勤簿とは？

出勤簿とは、

従業員の勤務時間や時間外労働時間を記録し、労働時間を適正に管理するための帳簿です。労働者名簿と賃金台帳と並ぶ法定三帳簿のひとつで、会社の規模や業種を問わずすべての会社に整備が義務付けられています。
違反した場合は、労働基準法違反になり罰金が科せられる可能性もあります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

労働時間を管理する場合、勤怠管理システムを導入することが一般的です。しかし、勤怠管理システムを使わなければいけないという取り決めはありません。
従業員の勤務時間を正確に記録できれば問題がないため、表計算ソフトを導入している場合は、エクセルを用いて出勤簿を作成することもできます。

2. エクセルを活用した出勤簿の作り方

エクセルで出勤簿を作る際は、3つのポイントを押さえることが大切です。

• 出勤簿に必要な項目を入力する
• 自動計算ができるように計算式を入れる
• レイアウトを調節する

必要な項目を網羅するとともに、入力や確認作業の効率を考えた構造にすれば、使いやすい出勤簿が作れます。それぞれのポイントを見ていきましょう。

2-1. 出勤簿に必要な項目を入力する

出勤簿を自作する際は、以下の項目を満たす必要があります。必要に応じて項目を追加しても問題ありませんが、項目に不足がある場合は出勤簿として認められない可能性があります。

• 従業員の氏名
• 出勤日
• 始業時刻
• 終業時刻
• 休憩時間
• 時間外労働時間
• 休日出勤時間
• 深夜労働時間
• 総労働時間

これらの項目は、従業員の労働時間を正確に把握するために必要な項目です。出勤簿を作成する際は、項目に抜けがないように注意しましょう。
なお、出勤簿は正社員やパート、アルバイトなど雇用形態を問わず記入しなくてはいけません。

2-2. 自動計算ができるように計算式を入れる

出勤簿に必要な項目を毎回すべて入力するというのは、とても非効率です。エクセルには自動計算機能があるため、それを利用して入力項目を減らしましょう。手入力が減ればミスも防ぎやすくなります。

例えば、出勤時間・退勤時間・休憩時間の計算式をそれぞれ入力すれば、実労働時間を自動で計算することが可能です。実労働時間を表示させたいセルに、以下のような計算式を入力すれば、実労働時間が自動計算されます。

=A1（出勤時間のセル）-A2（-退勤時間のセル）-A3（休憩時間のセル）

また、SUM関数を使うという方法でも、総労働時間や残業時間を自動計算したり給与計算をおこなったりすることができます。
テンプレートを利用する場合は、これらの計算式が最初から入力されています。エクセルの計算式に慣れていない場合でも、テンプレートを活用すれば簡単に作成できるでしょう。

2-3. レイアウトを調節する

計算式を入れても、一部の項目では必ず手入力が必要になります。その際に入力ミスが起こらないよう、項目を見やすくするためにレイアウトを工夫することも大切です。

• セルの幅を調節する
• 項目ごとに色分けをする
• 重要な項目や情報は太字にする
• 文字の中央揃えを活用する

これらは簡単にできて効果的なレイアウトの調節です。セルが細かくなりやすい始業時刻・終業時刻・休憩時間・時間外労働時間などは、うっかりしていると誤った項目に入力してしまいます。色分けをしておけば、そうしたヒューマンエラーを防ぎやすくなるでしょう。
また、総労働時間や残業時間のように、重要な数値は太字で表示されるようにするのも効果的です。

使用していく中でレイアウトを工夫し、使いやすい出勤簿にカスタマイズしていきましょう。

3. エクセルで出勤簿を作るメリット

エクセルで出勤簿を作成するメリットは3つあります。

• 無料で出勤簿を作成できる
• 自動計算による業務負担の軽減
• カスタマイズできるので使いやすい

エクセルをすでに導入済みの場合、コストをかけずに出勤簿を作ることができます。また、エクセルの計算機能を活用すれば、手間のかかる集計作業を自動化することも可能です。これから出勤簿を作成する場合は、便利なテンプレートの利用も検討しましょう。

3-1. 無料で出勤簿を作成できる

出勤簿を作成する場合、勤怠管理システムの導入が一般的です。しかし、勤怠管理システムの導入には、初期費用や月額費用などのコストがかかります。

そうしたコストをかけたくない場合は、エクセルを使って自作することが可能です。エクセルをすでに導入済みの場合は、新たにコストをかけず、無料で出勤簿を作ることができます。

3-2. 自動計算による業務負担の軽減

エクセルには、数式や関数を用いて、自動で計算をおこなう機能があります。例えば、出勤簿を作成する場合、毎日の労働時間や時間外労働時間、休憩時間などを入力するだけで毎月の総労働時間を自動計算することが可能です。

出勤簿の作成であれば、複雑なエクセル関数の知識は必要ありません。エクセルの最低限の運用経験があれば、誰でも簡単に出勤簿を作成できるので業務負担の軽減というメリットが得られます。

3-3. カスタマイズできるので使いやすい

エクセル向けのテンプレートを活用することで、簡単に出勤簿を作成できます。無料で配布されているテンプレートも多くあります。

こういったテンプレートは、レイアウトや項目を自由にカスタマイズできるため、自社に合った出勤簿に作り直すことも可能です。出勤簿の項目はどこの企業でも同じというわけではないので、自社仕様にカスタマイズできるのはメリットといえるでしょう。

4. エクセル出勤簿が問題になりやすいケース

エクセルで作成した出勤簿は、日常の勤怠管理では問題なく運用できているように見えても、労基署調査や労使トラブルといった場面で初めて弱点が表面化するケースがあります。

特に問題となりやすいのは、記録内容そのものではなく、出勤簿がどのような仕組みで作成・管理されているかという点です。ここでは、エクセル出勤簿が「問題になりやすい典型的なケース」を解説します。

4-1. 労基署調査や労使トラブル時に証拠として弱くなるケース

労働時間に関する調査やトラブルが発生した場合、出勤簿は「労働時間を客観的に示す資料」として扱われます。しかし、エクセル出勤簿は運用方法によっては、証拠としての信頼性が低く評価されることがあります。

これはエクセルというツール自体が問題なのではなく、記録の作成過程や管理体制が不十分な場合に、使用者側の管理責任が問われやすくなるためです。

入力・修正履歴が残らず改ざんを疑われやすい

エクセル出勤簿では、誰がいつ入力・修正したのかといった履歴を自動的に残すことができません。そのため、内容が正確であったとしても、後からデータを書き換えられる可能性がある点が問題視されやすくなります。

労働基準監督署の調査やトラブル時には、実際に改ざんがあったかどうかではなく、「改ざんできる状態で管理されていたか」が評価対象になります。そのため、履歴管理ができないエクセル出勤簿は、管理体制が不十分と判断されるリスクがあるのです。

本人申告のみの記録は客観的資料として評価されにくい

出勤時刻や退勤時刻を従業員の自己申告のみに委ねているケースだと、その記録は客観性に欠けると評価されやすくなります。特に、打刻データやログなどの裏付けがないエクセル出勤簿は、業務実態と記録内容の整合性を使用者側が説明できないと判断される可能性があります。

その結果、出勤簿が労働時間の証拠として十分ではないと認定されることがあり、管理方法そのものが問われる原因となります。

4-2. 実態と記録が乖離しやすい運用になっているケース

エクセル出勤簿では、形式上は正しく記録されていても、実際の勤務実態と内容が乖離してしまうケースが少なくありません。この乖離は、不正を目的としたものではなく、運用ルールや様式が実態に合っていないことから生じる場合が多く見られます。

人事が、実態と記録の乖離に気づかないまま運用を続けると、結果として不適切な労働時間管理につながるおそれがあります。

自己申告制のみで勤務実態の把握ができていない

出勤・退勤時刻を後からまとめて入力する自己申告制のケースでは、実際の業務開始時刻や終了時刻との差が生じやすくなります。特に、始業前の準備作業や終業後の対応などが記録されないケースでは、実態より短い労働時間が記載されることがあります。

本人に悪意がなくても、仕組み上、正確な労働時間を把握できない状態になりやすい点が課題です。

残業・早出・中抜けなどが正しく反映されない

エクセル出勤簿の様式が定時勤務のみを前提としているケースでは、残業や早出、中抜けといった例外的な勤務が正しく反映されないことがあります。その結果、実際には発生している労働時間が記録上は存在しない扱いになるケースも見られます。

エクセル出勤簿の様式と実態が合っていないまま運用を続けることは、労働時間管理の不備につながります。

現場任せの運用によりルールが形骸化している

エクセル出勤簿の入力や管理を現場任せにしている場合、部署ごとに入力基準が異なったり、独自の運用がおこなわれたりするケースがあります。その結果、人事が全体の勤務実態を正確に把握できなくなります。

統一されたルールや確認体制がない状態は、それ自体が勤怠管理上のリスクとなるため、エクセル出勤簿が問題になることがあります。

5. エクセルで出勤簿を作るときのポイント

エクセルには、無料で手軽に出勤簿を作成できるというメリットがあります。より効率的に労働時間を管理したい場合は、勤怠管理システムの導入が必要です。とはいえ、勤怠管理システム導入にはコストや費用対効果を考える必要があるため、エクセルを活用したいという企業も多いかもしれません。

エクセル出勤簿の作成では、厚生労働省が平成29年1月20日に作成した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の内容を確認し、遵守することが大切です。

ここでは、勤怠管理システムの概要とエクセルで出勤簿を作るときの注意点を解説します。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

5-1. 細かい勤怠管理には勤怠管理システムが必要

エクセルで作成した出勤簿には、基本的な計算をする程度の機能しかありません。より多くの機能を求める場合は、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。例えば、勤怠管理システムには、勤怠データをリアルタイムに集計する「自動集計」機能や、PC・スマホ・タブレットなどで打刻する「出退勤管理」機能、有給休暇などの申請・承認をおこなう「申請承認」機能など豊富な機能が搭載されています。

もちろん、出勤簿のレイアウトを自分で作成したり、出勤時間や退勤時間を手作業で入力したりする手間もかかりません。入力ミスや修正も不要になるので、担当者の業務負担を減らし、業務の効率化も可能になります。より細かく正確に労働時間を管理したい場合は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

5-2. 「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を確認

厚生労働省は、平成29年1月20日に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定しました。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」とは、使用者（企業）が労働者一人ひとりの労働時間を適正に記録し、賃金台帳（出勤簿を含む）を作成する責務を定めたものです。

このガイドラインの最も重要な点は、労働時間の確認を「自己申告」に頼らず、原則として「使用者が自ら現認して確認する」か「ICカードやタイムカード等の客観的な記録」に基づきおこなうよう定めていることです。やむを得ず自己申告制を採用する場合は、労働者に対して適正な申告を阻害する措置を講じないことや、実態調査をおこなうことが求められます。

また、本ガイドラインでは、出勤簿や賃金台帳などの労働時間に関する記録の保存期間についても「5年間（当面の間は3年間）」と定めています。エクセルで管理する場合も、単に時間を入力するだけでなく、こうした法令遵守の視点を持って運用することが不可欠です。

賃金台帳の適正な調製

使用者は、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならない

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

厚生労働省のガイドラインを確認し、法令に遵守した出勤簿を作成することが大切です。

関連記事：勤怠とは？管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説！

5-3. 法改正がおこなわれた際は修正が必要

勤怠管理システムを導入している場合は、法改正によって労働に関する規定が変更した場合も自動的に更新されます。しかし、エクセルで作成した出勤簿には自動更新の機能がないため、法改正があるたびに計算式や項目の修正・変更をしなければいけません。

近年は残業時間の上限が設定されたり、育児・介護休業法の改定がおこなわれたりするなど、労働に関連する法律の改定が増えています。エクセルの出勤簿は、法律が変わるたびに対応に追われる可能性があることを覚えておきましょう。

6. エクセルでの出勤簿や勤怠管理システムで勤怠管理を効率化しよう

表計算ソフトのエクセルを導入している場合は、コストをかけずに出勤簿を作成できます。計算式や自動計算を活用しレイアウトを工夫すれば、使い勝手のよい出勤簿にすることも可能です。

ただし、労働時間のリアルタイム集計や休暇の申請・承認、PCやスマホ、タブレットを用いた打刻など、さらなる利便性を求める場合は勤怠管理システムの導入を検討しましょう。勤怠管理システムはコストがかかりますが、その分担当者の業務負担を減らし、入力ミスなどのリスクも防げます。出勤簿は、正確な給与計算の基礎になる帳簿であり、労働基準法に則った勤怠管理ができているかを確認する重要なものなので、従業員数や担当者の業務量に適した方法を選びましょう。