2024年には電子取引における電子データでの保存が義務化されるため、システムにも電子帳簿保存法への対応が求められます。しかし、実際にどのようなシステムの導入が必要なのか、詳しい条件がわからずに戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、電子帳簿保護法に対応したシステムの条件を紹介します。電子帳簿保存に対応したシステムの種類や機能、導入するメリット、選び方とあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1. 電子帳簿保存法に対応したシステムとは？2つの条件

電子帳簿保存法に対応したシステムの条件をまとめました。

1. 各種要件を満たしている
2. JIIMA認証を受けている

スムーズに電子帳簿保存法に対応するために、ぜひチェックしてください。

1-1．各種要件を満たしている

電子帳簿保存法に対応するシステムとは、電子帳簿法で定められた要件を満たすシステムのことです。請求書・領収書、契約書、総勘定元帳、仕訳帳帳簿など、国税関係の書類を電子化して、正しく保存することが求められます。

要件の詳細は下記にまとめました。

 

–	要件の概要	帳簿	書類
真実性の確保	訂正・削除を行った際にこれらの事実および内容を確認できること	◯	–
	通常の業務処理時間が経過した後に入力履歴を確認できること	◯	–
	電子化した帳簿の記録事項と、関連する帳簿の記録事項の間に関連性が確認できること	◯	–
	システム関係書類（システム概要書・システム仕様書・事務処理マニュアル・操作説明書など）を備えつけていること	◯	◯
可視性の確保	電子計算機・プログラム・プリンタ・ディスプレイを備え付け、画面や書類に正しい形式で明瞭に出力できること	◯	◯
	取り引き年月日・勘定科目・取引金額など、帳簿の種類に適した記録項目により検索できること	◯	◯※
	日付もしくは金額の範囲指定によって検索できること	◯	◯※
	任意の2つ以上の記録項目を組み合わせた条件で検索できること	◯	–

※取引の年月日やそのほかの日付で検索ができること

参照：国税庁｜電子帳簿保存時の要件

電子帳簿保存法対応のシステムなら、手書きで作成していた書類をデジタル上で発行・保存が可能です。導入すれば詳細な知識がなくとも要件が満たせるため、スムーズに電子帳簿保存法に対応できるでしょう。

1-2．JIIMA認証を受けているシステム

JIIMA認証（電子帳簿ソフト法的要件認証制度）とは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしたシステムを認証する制度です。JIIMA認証を受けたシステムなら、電子帳簿保存法に対応しているといえます。

ただし、電子帳簿ソフト法的要件認証や電子取引ソフト法的要件認証など、要件により受けている認証は違うので注意が必要です。自社に必要な要件を満たしたシステムなのか、事前に確認してください。

参照：国税庁｜JIIMA認証情報リスト

2. 電子帳簿保存システムの3つの種類

電子帳簿保存法に対応した、システムの種類をまとめました。

1. 国税関係帳簿や書類ができるシステム
2. 請求書の受領と発行ができるシステム
3. 領収書など経費精算ができるシステム

どのようなタイプがあるのか、チェックしておきましょう。

2-1．国税関係帳簿や書類ができるシステム

電子帳簿保存法に対応した代表的なシステムとして、国税関係の帳簿・書類の作成から保管までできるタイプがあります。削除や修正の履歴が残り、帳簿ごとの関連性の担保が可能です。

2-2．請求書の受領と発行ができるシステム

2つ目は、請求書の受領や発行まで対応するシステムです。電子データで請求書の受領や発行を行った場合、そのまま電子データで保存できます。

システムによるタイムスタンプの付与で、受領した請求書の改ざんがないことの担保が可能です。紙で請求書を受領した際にも、スキャナ保存してタイムスタンプを付与すれば電子保存ができます。

2-3．領収書など経費精算ができるシステム

経費精算に特化した電子帳簿保存法対応のシステムは、電子取引や紙での経費精算に対応できます。紙と電子取引の両方に対応しているシステムもあるので、ぜひチェックしてください。

システムによっては、申請者側が請求書をスマートフォンで撮影するだけで電子保存が可能です。システム連携でカード情報から自動で電子保存する機能を備えたものもあり、経費精算業務の手間を削減できるでしょう。

3. 電子帳簿保存法システムの主な4つの機能

電子帳簿保存法に対応したシステムの主な機能を紹介します。

1．タイムスタンプの付与

2．訂正・削除の記録

3．絞り込み検索や複数条件検索

4．スキャナによる保存

電子帳簿保存法対応のシステムを選ぶ際に、どのような機能を備えているのかチェックしておきましょう。

3-1．タイムスタンプの付与

タイムスタンプの付与によって、時刻情報が記載され、特定の日時における電子データであることを証明する機能です。取引の日時を証明できます。

撮影もしくはスキャンした電子データをアップロードすると、タイムスタンプが付与される仕組みです。

3-2．訂正・削除の記録

電子帳簿保存法対応のシステムでは、データの訂正・削除の履歴を記録します。保存された電子データの改ざんがないことを証明する、真実性の確保が可能です。

3-3．絞り込み検索や複数条件検索

重要な機能として、絞り込み検索や複数条件検索があります。保存されたデータの検索や保存ができる、可視性の確保を満たすための機能です。

取引年月日や取引金額、取引先などで検索して表示できます。複数条件や絞り込みなど、高機能な検索に対応しているシステムが一般的です。

3-4．スキャナによる保存

最後に、スキャナによる保存機能です。紙で発行した請求書や領収書を電子化して保存します。

スマートフォンでの撮影に対応したシステムも多く、より簡単な保存が可能です。画像から文字情報を電子化できる「AI-OCR」を備えているケースもあります。

関連記事：電子帳簿保存法対応のクラウドサービスとは？選ぶ際のポイントやメリットを解説

4. 電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する5つのメリット

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する5つのメリットを紹介します。

1. 書類管理にかかるコストを削減
2. 保管スペースが不要
3. データの改ざんや不正の防止
4. ペーパーレス化の実現
5. 書類の紛失・盗難リスクの軽減

電子帳簿保存法対応システムの導入を迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

4-1．書類管理にかかるコストを削減

電子帳簿保存法対応のシステムを使うと、書類管理にかかるコストを削減できます。電子データで管理すれば、書類の整理や収納などの業務は不要になるためです。

紙代や印刷代、郵送代もかかりません。書類管理にかかるコストをすべて省けるため、長期的な経営にプラスになるでしょう。

4-2．保管スペースが不要

電子帳簿保存法対応のシステムで電子データ化すれば、保管スペースが不要です。

帳簿書類は7年間保管することが法律で定められています。毎年書類で保管していては、保管スペースをその都度確保しなければならず、手間がかかるでしょう。保管期間が経過した後の処分も大変です。

システムなら、膨大な紙の書類を保管するためのスペースや整理の手間が不要になる点がメリットといえます。

4-3．データの改ざんや不正の防止

タイムスタンプや訂正削除の記録により、データの改ざんや不正を防げます。真実性の確保の要件を満たせ、さらに不正や不祥事防止にもつながるでしょう。

信頼性の高いデータ管理や経営ができることは、企業にとって重要なメリットです。

4-4．ペーパーレス化の実現

書類が電子データ化されれば、ペーパーレス化を実現できます。ペーパーレス化とは電子化により紙の使用をなくすことです。業務効率化やコスト削減につながります。

さらに、電子データ化するとオンライン上で一部の業務が可能です。書類による申請や承認がなくなれば、出社の必要性が薄くなり、テレワークなど柔軟な働き方が促進されます。

4-5．書類の紛失・盗難リスクの軽減

電子帳簿保存法対応システムを導入すると、書類の紛失や盗難リスクを軽減できます。システムによる管理は紙の書類と違い、物理的なデータを持ち歩くことがないため、紛失や盗難のおそれがほとんどありません。

必要なときに検索するだけで、すぐにデータを閲覧できます。バックアップをとっておけば、消失した電子データの復元が可能です。

関連記事：電子帳簿保存法による経費精算の変化やシステムの選び方を解説

5. 電子帳簿保存法に対応するソフト・ツールを選定する3つのポイント

電子帳簿保存法に対応するソフト・ツールを選ぶ際のポイントは、以下の通りです。

1. 電子化したい書類の要件を満たせるか
2. 国税関係書類の一括管理ができるか
3. 業務の効率化につながるか

ソフト・ツールを選ぶために役立ててください。

5-1．電子化したい書類の要件を満たせるか

電子帳簿保存法の対象となる書類は、「電子データ保存」「電子取引」「スキャナ保存」に分かれます。電子化したい書類の要件を満たせる機能があるのか、確認しておきましょう。

 

対象となる書類	要件を満たすために必要な機能例
電子データ保存	訂正・削除の記録 検索機能 見読可能装置の備付け システムや見読可能装置の操作説明書類の備付け
電子取引	タイムスタンプの付与 訂正・削除の記録 検索機能 見読可能装置の備付け システムや見読可能装置の操作説明書類の備付け
スキャナ保存	タイムスタンプの付与 訂正・削除の記録 検索機能 入力者またはその監督責任者の情報等確認 解像度や階調の下限制限 見読可能装置の備付け システムや見読可能装置の操作説明書類の備付け

​​​​例えばスキャナ保存する場合は、「タイムスタンプの付与」もしくは「訂正・削除の記録」などの機能が必要です。複数の要件を満たせるシステムを導入すれば、さまざまなケースに対応できるでしょう。

5-2．国税関係書類の一括管理ができるか

国税関係の書類は多岐にわたるため、一括で管理できるかが重要です。

請求書や見積書、納品書、領収書が別々のシステムだと、管理がしにくく手間がかかります。対象となる書類を確認したうえで、ソフト・ツールを選んでください。

5-3．業務の効率化につながるか

業務の負担を軽減できる機能の有無も、ソフト・ツールを選ぶ重要なポイントです。例えばデータを自動で読み取るAI-OCRがあれば入力の手間が省けるため、業務の効率化につながります。

ファイル名に金額や取引先などの情報が自動で入力される機能があれば、管理や検索がしやすくなるでしょう。画面の見やすさや書類の整理・管理のしやすさなども、あわせて確認することが大事です。

6. システムの導入で電子帳簿保存法に対応しよう

要件を満たしたシステムを導入すれば、スムーズに電子帳簿保存法に対応できます。導入を検討しているなら、まずは対応システムの条件をチェックしましょう。

メリットやソフト・ツールを選ぶ際のポイントも紹介したので、導入を迷っている方はあわせて参考にしてください。