源泉徴収票は、電子化することで紙での管理におけるさまざまな手間を削減できます。経理・労務業務の効率化ができるでしょう。

本記事では、源泉徴収票を電子化するメリットやデメリット、電子化する際の注意点などを解説します。源泉徴収票の管理にお悩みの方はぜひご一読ください。

1. 源泉徴収票は電子化できる

近年は電子申請の対応範囲が広がり、法定調書の電子化も進んでいます。

源泉徴収票も電子化し、従業員への電子交付も可能になりました。電子化は段階的に会社の義務にもなってきているため、電子交付方法や義務基準を知っておきましょう。

1-1. 源泉徴収票の電子交付方法

源泉徴収票は電子化可能です。

源泉徴収票の電子交付の方法は主に3つあります。

1. 電子メールを利用する方法
2. 社内LAN・WANやインターネットなどを利用して閲覧に供する方法
3. CDなどの媒体に記録して交付する方法

受給者は必要に応じて書面に出力し、確定申告の記入や提出に使用します。

なお、平成31年（2019年）4月以降の確定申告の提出分から源泉徴収票の原本添付が不要になりました。したがって、確定申告に使用する源泉徴収票はコピーやデータでも認められています。

参考：1.　基本的な事項｜国税庁
参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

1-2. 2027年からは義務基準が引き下げられる

法定調書の電子申告は段階的に義務化の範囲が広がっています。現在（2025年時点）では、前々年に提出した法定調書が100枚以上ある場合に電子申告の義務が生じます。

さらに、2027年1月1日以降に提出する分からは、この基準が30枚以上に変更されます。つまり、2025年中に提出する法定調書が30枚以上となる場合、2027年に提出する法定調書は電子申告が必要です。

なお、ここでいう枚数は、法定調書の種類ごとに判定します。例えば、源泉徴収票であれば源泉徴収票の提出枚数だけを数え、ほかの調書と合算しません。

また、この枚数の判定は提出義務者（所轄税務署に対して調書を提出する単位）ごとにおこないます。そのため、支店ごとに個別に提出している場合はそれぞれで判定することになります。

参考：e-Tax等による法定調書の提出が義務化されています！｜国税庁

2. 源泉徴収票を電子化するメリット

源泉徴収票を電子化すればさまざまなメリットが得られます。ここでは、源泉徴収票を電子化するメリットについて詳しく紹介します。

2-1. コストを削減できる

源泉徴収票を電子化するとコストの削減が可能です。

源泉徴収票を紙で発行するには印刷代やインク代、郵送料などが発生します。何百人も従業員がいる場合、源泉徴収票の印刷や郵送にかかる費用は大きなものです。

源泉徴収票を電子化すれば、メールやインターネットを使った開示ができるようになるため、印刷や郵送に伴う費用を減らし、コストを削減できます。

2-2. 業務を効率化できる

源泉徴収票の電子交付を導入すれば、作成したデータをメールや社内システムで従業員が自由に閲覧できるため、紙の整理や封入作業も不要になります。

その結果、業務効率が向上し、従業員数が増えても担当部署の負担は大きく増えません。事業拡大に伴う人件費の増加も抑えやすくなるでしょう。

2-3. 保管・管理が簡単になる

源泉徴収票を電子化すると、紙の書類の保管や管理にかかる手間を大幅に削減できます。

紙の源泉徴収票は原本の保管義務はないものの、紛失に備えてコピーを残す会社も少なくありません。年ごとに大量の書類が発生するため、ファイルや倉庫のスペースを必要とし、破損や劣化、盗難のリスクも伴います。

一方、電子化すればデータとして安全に保存でき、検索も迅速です。さらに、適切なバックアップやアクセス権限の設定により、セキュリティリスクも最小限に抑えられます。

関連記事：源泉徴収票に保管期間はある？管理方法について詳しく紹介

2-4. 従業員の確定申告がよりスムーズになる

源泉徴収票の電子化は、会社だけでなく従業員にもメリットがあります。年末調整の対象外の人（例：給与収入2,000万円超えの場合）や、副業所得が20万円を超える人などは、確定申告が必要です。確定申告では、従業員が会社から受け取った源泉徴収票の情報を申告書に転記します。そのため、確定申告に慣れていない人にとっては、時間や手間がかかる作業です。

源泉徴収票が電子化され、一定の要件を満たしていれば、従業員はマイナポータル連携を利用して源泉徴収票の情報を自動取得し、申告書に反映させられます。これにより、手入力によるミスを減らし、確定申告の手間を大幅に軽減できます。

参考：マイナポータル連携特設ページ（マイナンバーカードを活用した給与所得の源泉徴収票や、控除証明書等のデータの自動入力）｜国税庁

関連記事：給与支払報告書を電子申請する方法をわかりやすく解説

3. 源泉徴収票を電子化するデメリット

源泉徴収票を電子化する際には、利便性の向上だけでなく、潜在的なデメリットも把握しておくことが重要です。ここでは、源泉徴収票を電子化するデメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 同意のない従業員は電子交付できない

源泉徴収票の電子化のデメリットとして、同意のない従業員は電子交付できないことが挙げられます。

源泉徴収票の電子化には、交付の対象である従業員の同意が必要です。従業員が電子交付ではなく紙での交付を望んでいる場合は、必ず紙で発行しなければなりません。

会社側が電子交付を導入しようとしても、多くの従業員が紙での発行を希望した場合には、電子交付と紙での交付が混雑して余計に手間がかかるおそれがあります。

なるべく多くの従業員から電子交付の同意を得られるよう、電子化のメリットを説明したり、源泉徴収票を閲覧しやすいシステムを導入したりしましょう。

3-2. データ改ざんや漏洩のリスクがある

源泉徴収票を電子交付するデメリットとして、データ改ざんのリスクに注意が必要です。

源泉徴収票を作成・管理する給与計算ソフトなどのセキュリティ対策が甘い場合、社内外から第三者にアクセスされるおそれがあります。

これを防ぐために、改ざんや漏洩のリスクを最小限に抑えられるよう、パスワードや電子署名などの対策をしっかりおこないましょう。また、セキュリティに関する意識は、社内全体で高めなければなりません。必要に応じてセキュリティの勉強会や説明などを実施する必要性があります。加えて、システムを導入する際も、強固で最新のセキュリティ対策を備えたものを選ぶとよいでしょう。

4. 源泉徴収票を電子化して交付する流れ

源泉徴収票を電子化して交付する流れは次のとおりです。

1. 従業員の同意を得る
2. 電子交付するための基準を満たす
3. 紙での発行にも備える

それぞれのステップを細かく見ていきましょう。

参考：1.　基本的な事項｜国税庁

4-1. 従業員の同意を得る

源泉徴収票を電子化するには、まず従業員の同意を得なければなりません。同意を得るには次の方法があります。

• 同意書を配布し全員に提出してもらう
• 採用時の雇用契約書に記載する
• メールで電子化について連絡し、同意しない場合は個別に連絡してもらう

同意を得る方法について特別規定はありませんが、同意書やメールには最低限このような情報を盛り込みましょう。

• 電子化された源泉徴収票の閲覧・取得方法
• ファイル形式
• 交付予定日
• 交付開始日

電子化について従業員から質問があった場合には丁寧な回答が求められます。

4-2. 電子交付するための基準を満たす

従業員から同意が得られたら、次に下記の基準を満たす必要があります。

• 映像面への表示および書面への出力ができること
• 受給者などに対し、電子交付する（した）旨を通知すること

つまり、従業員が電子交付された源泉徴収票を閲覧でき、必要に応じて印刷できる状態で提供することが不可欠です。

源泉徴収票を電子化して交付するには、電子メールや給与計算ソフト、CDなどの媒体を使う方法があります。選択した媒体で問題なく表示・出力ができることを確認したら、正式に電子交付を実行する旨を従業員に通知しましょう。

4-3. 紙での発行にも備える

電子交付について全員の同意が得られた場合でも、後から紙での再発行を要請される可能性があります。

電子交付に対する同意をしている場合でも、紙での発行を断ることはできません。要請された場合スムーズに発行できるよう、紙で発行する際の手順や規定も社内で共有しましょう。

関連記事：給与明細の電子化（ペーパーレス化）！導入手順やメリット、注意点を徹底解説

5. 源泉徴収票を電子化する際の注意点

源泉徴収票を電子化する際は、次のことに注意しましょう。

1. 会社側の独断で実施しない
2. セキュリティ対策を強化する
3. 既存システムとの相性を確認する

それぞれの内容を確認していきます。

5-1. 会社側の独断で実施しない

源泉徴収票を電子化する際は、会社側の独断で実施せず、必ず従業員の同意を得ましょう。電子交付に従業員の同意が必要なことは、所得税法第226条、所得税法施行規則第95条の2により定められています。

同意を得る際は、決定事項として押し付けるのではなく、なぜ電子化が必要なのか説明したうえで協力してもらえるよう依頼しましょう。電子化に対する抵抗をなるべく少なくするため、周知の仕方に気をつけてください。

参考：所得税法第226条｜e-Gov法令検索
参考：所得税法施行規則第95条の2｜e-Gov法令検索

5-2. セキュリティ対策を強化する

電子化の導入にあたり、セキュリティ対策を強化しましょう。システムを使って源泉徴収票を作成・管理する場合、ウイルスや第三者の不正アクセスによる情報漏えいに注意する必要があります。

また、従業員のセキュリティに対する意識も強化しなければいけません。意識が甘いと、容易に第三者にパスワードを教えたり、個人情報が記載されている画面を表示したまま席を立ったりするおそれがあります。

システム上のセキュリティ対策に力を入れるだけでなく、従業員一人ひとりの意識の向上にも注意しましょう。

5-3. 既存システムとの相性を確認する

源泉徴収票を作成するソフトと、社内で使用している既存システムとの相性を確認しましょう。

会計システムや勤怠管理システムなどをすでに利用している場合は、同じ提供元のシステムを使用するとスムーズです。他社のシステムを利用する場合は既存システムとの連携ができないことがあるため、本格的に導入する前に必ず相性を確かめましょう。

6. 源泉徴収票の電子化を進めて業務効率化と法令への対応をしよう

源泉徴収票は従業員の同意があれば電子化が可能です。電子化することでコストの削減や業務の効率化ができます。

電子化にはデータ改ざんや情報漏えいのリスクがあるため、社内のセキュリティ対策の強化を忘れないようにしましょう。

また、従業員から紙の発行要請があった場合は応じなければいけません。電子化を導入したからといって完全にペーパーレス化にはならない点にも注意してください。

印刷代やインク代のコスト、業務の非効率性などに悩んでいる場合は、ぜひ源泉徴収票の電子化を検討してみてください。