誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

ジンジャーTOP>ブログトップ>人事・労務管理>誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説

誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説

人事・労務管理

更新日: 2025.10.6　公開日: 2025.8.4 jinjer Blog 編集部

誓約書の上にペンが置いてある

従業員の入社手続きや退職時、あるいは特定の業務に従事してもらう際など、人事労務の現場では様々な「誓約書」を取り交わします。これらは日常的な書類の一つですが、その法的な位置づけや作成時の注意点を正しく理解されているでしょうか。

誓約書は、従業員に遵守すべき事項を明確に伝え、企業の秩序維持やリスク管理において重要な役割を果たします。しかし、その内容によっては法的に無効と判断されるケースもあり、作成には専門的な知識が求められます。

本記事では、専門的な視点から、人事労務で扱う誓約書の法的な効力と注意点、具体的な作成ポイント、そして大量の誓約書を効率的かつ安全に管理するためのアプローチについて、解説していきます。

その入社手続き、本当に万全ですか？ 抜け漏れを防ぎ、即戦力になれる業務実践マニュアル

入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

当サイトでは、入社手続きに必要な書類や入社手続き業務のフローをまとめた「入社手続き完全マニュアル」を無料配布しております。

◆この資料でわかること

  • 新卒・中途採用で異なる必要書類の整理術
  • 社会保険・雇用保険手続きの正確な手順と提出先
  • 担当者が押さえておくべき法的な留意点

抜け漏れや、遅滞なく入社手続きをおこなうためのチェックリストがほしい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、業務改善にお役立てください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする

1. 人事労務における誓約書の法的効力と注意点

誓約書を解説している

まず、誓約書の基本的な性質と、法的な有効性について整理しておきましょう。

1-1. 誓約書の役割：「合意の証拠」としての効力

誓約書とは、一般的に、従業員が会社に対して一方的に、特定の事項を遵守することを約束する文書です。

労使双方の権利義務を定める「雇用契約書」とはこの点で異なります。

しかし、片務的であっても、従業員の署名・押印がある誓約書は、「その内容について従業員が説明を受け、理解し、同意した」という事実を証明する有力な証拠となります。これにより、後の「言った・言わない」のトラブルを防ぐ効果が期待できます。

1-2. 誓約書が無効となるケース

従業員に一方的に義務を課す側面があるため、誓約書の内容は法律の範囲内で、かつ社会通念上、妥当なものでなければなりません。以下のようなケースでは、誓約書の内容が無効と判断される可能性があるため、注意が必要です。

  • 強行法規への違反:

労働基準法などの強行法規に反する内容は、たとえ従業員が署名していても無効です。例えば、「残業代は一切請求しません」「理由を問わず、会社の決定する解雇に異議を申し立てません」といった誓約は、法的に認められません。

  • 公序良俗への違反:

常識的に考えて不合理な内容や、従業員に一方的に過大な不利益を負わせるような内容は、公序良俗に反し無効とされることがあります。例えば、職業選択の自由を過度に制限するような競業避止義務などがこれにあたります。

  • 詐欺や強迫による署名:

当然ながら、会社の詐欺や強迫によって署名させられた誓約書は、後から取り消すことが可能です。

2. 人事労務で活用される主な誓約書の種類と記載項目

はてなの紙を持っている

人事労務の現場で用いられる代表的な誓約書と、その主な記載項目について見ていきましょう。

2-1. 入社時誓約書

入社手続きの一環として、従業員に提出を求める最も一般的な誓約書です。

目的: 会社のルールを遵守し、誠実に勤務することを約束してもらう。

主な記載項目:

  • 就業規則その他社内規程の遵守
  • 会社の指示命令に従い、誠実に勤務すること
  • 会社の信用や名誉を毀損する行為をしないこと
  • 会社の資産（備品、情報等）を適切に取り扱うこと
  • 秘密保持義務

2-2. 秘密保持誓約書

特に、機密情報に触れる機会が多い職種や役職の従業員に対して、入社時やプロジェクト参加時に提出を求めることがあります。入社時誓約書に含めることも可能です。

目的: 在職中および退職後に、職務上知り得た会社の機密情報を漏洩しないことを約束してもらう。

主な記載項目:

  • 秘密情報の定義（何が秘密情報にあたるか）
  • 秘密保持義務の具体的な内容
  • 目的外使用の禁止
  • 退職後の秘密保持義務
  • 違反した場合の損害賠償

2-3. 退職時誓約書

従業員の退職時に、改めて特定の事項について確認し、約束してもらうための誓約書です。

目的: 退職後のトラブルを予防し、会社の情報を保護する。

主な記載項目:

  • 秘密保持義務の再確認
  • 会社から貸与された物品（PC、社員証等）の完全な返却
  • 後任者への適切な引き継ぎの完了
  • （必要な場合）競業避止義務の確認※

※注：退職後の競業避止義務については、その有効性が認められるための要件（制限の期間、場所、職種の範囲が合理的か、十分な代償措置が講じられているか等）が裁判例で厳しく判断されます。安易な設定は無効となるリスクがあるため注意が必要です。

3. 従来の誓約書管理における課題とその解決策

誓約書を書いている

誓約書の種類や記載項目について説明してきましたが、このような誓約書の締結はいまだに書面でおこなっている企業も多いのではないでしょうか。ここでは書面で管理するリスクと解決策を解説します。

3-1. 紙の誓約書管理における課題とリスク

これらの誓約書は、従業員一人ひとりから確実に入手し、在職中はもちろん、退職後も一定期間、適切に保管しなければなりません。従業員数が数百名規模になると、この「紙の誓約書」の管理には、無視できない課題とリスクが伴います。

  • 収集・管理の手間:

新入社員が数十人いれば、その人数分の誓約書を配布・回収し、内容を確認し、ファイリングするだけでも膨大な事務作業となります。提出漏れが発生するリスクもあります。

  • 紛失・劣化のリスク:

紙の書類は、誤廃棄や紛失、キャビネット内での劣化のリスクが常に伴います。万が一、紛争時に必要な誓約書を提示できなければ、会社は不利な立場に置かれかねません。

  • 検索性の低さ:

「〇〇さんの入社時誓約書を確認したい」と思っても、大量のファイルの中から探し出すのは一苦労です。監査や調査への迅速な対応も難しくなります。

  • 更新・改訂の煩雑さ:

就業規則の改訂などに伴い、誓約書の内容を更新した場合、それを全従業員に再周知し、改めて署名・回収するのは非常に困難な作業です。

3-2. 解決策：誓約書を電子化し、一元管理するメリット

これらの課題を根本から解決するアプローチとして、誓約書をはじめとする人事労務書類を電子化し、システムで一元管理するという選択肢が有効です。

  • 効率的な配布・収集:

システム上で作成した誓約書を、対象となる従業員へ一括で送付。従業員はPCやスマートフォンで内容を確認し、オンライン上で同意・署名できます。

  • ペーパーレスによるコスト削減と省スペース化:

紙、印刷、郵送、保管キャビネットといった物理的なコストが不要になります。

  • セキュアな保管と管理:

締結済みの誓約書は、従業員情報と紐づけてクラウド上で安全に保管。紛失や劣化のリスクがなく、検索も容易です。

  • 締結状況の可視化:

誰が提出済みで、誰が未提出かが一目で分かり、提出漏れを防ぎます。

4. 正しく作成した誓約書を効率的に管理しよう

グッドサインをしている

誓約書は、企業の秩序と情報を守り、労使間の約束事を明確にするための重要なツールです。その作成にあたっては、法的な有効性を担保するための専門的な知識が求められます。

そして、作成と同じくらい重要なのが、その「管理」です。紙の書類による管理に限界やリスクを感じているようであれば、業務の正確性と効率性を飛躍的に高める「電子化」と「一元管理」を、一度検討してみてはいかがでしょうか。

その入社手続き、本当に万全ですか？ 抜け漏れを防ぎ、即戦力になれる業務実践マニュアル

入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

当サイトでは、入社手続きに必要な書類や入社手続き業務のフローをまとめた「入社手続き完全マニュアル」を無料配布しております。

◆この資料でわかること

  • 新卒・中途採用で異なる必要書類の整理術
  • 社会保険・雇用保険手続きの正確な手順と提出先
  • 担当者が押さえておくべき法的な留意点

抜け漏れや、遅滞なく入社手続きをおこなうためのチェックリストがほしい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、業務改善にお役立てください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする

jinjer Blog 編集部

jinjer Blog 編集部

jinjer Blogはバックオフィス担当者様を支援するため、勤怠管理・給与計算・人事労務管理・経費管理・契約業務・帳票管理などの基本的な業務の進め方から、最新のトレンド情報まで、バックオフィス業務に役立つ情報をお届けします。

人事・労務管理のピックアップ

入社手続きの関連記事

記事カテゴリー

監修者から記事を探す

ランキング

ピックアップ

新着記事

話題のキーワード

クラウド型人事労務管理システム > ブログトップ > 人事・労務管理 > 誓約書とは？【人事向け】入社・退職時の書き方と電子化のポイントを解説

ジンジャーに関して
ご不明な点は
お気軽に
お問い合わせください。