契約書を郵送する際に知っておきたい!注意点と郵送時のマナーとは? | jinjerBlog

契約書を郵送する際に知っておきたい!注意点と郵送時のマナーとは?

契約書は契約を結ぶ双方がその内容に同意したことを示す重要な書類です。ビジネスシーンでは欠かせない書類であり、場合によっては郵送によって相手方に送付することもあるでしょう。

しかし、契約書の郵送には法令上の決まりがあることはあまり知られていません。契約書は適切な方法で郵送しなければ法律違反となり罰則を科されてしまうこともあるのです。

この記事では契約書の正しい郵送方法や、ビジネスシーンにおける郵送マナーについてわかりやすく解説します。

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1.契約書を郵送する際に知っておきたいポイント

はじめに契約書を郵送する際に知っておくべき法令上の決まりを解説します。契約書は法律上の「信書」に該当する書類です。信書には法令で定められた郵送方法があり、違反した場合は非常に厳しい罰則が科されます。契約書は正しい方法で郵送することを心掛けましょう。

1-1.契約書は「信書」に該当する書類

信書とは郵便法および信書便法において「特定の受取人に対し、差出人の意思を示し、又は事実を通知する文書」と定められています。

少々わかりにくいですが、手紙のように特定の差出人に対して何かしらの「想い(考え)」や「事実」を伝えるための書類が信書です。非常に抽象的ですが、総務省のガイドラインでは以下の書類が信書に該当すると定めています。[注1]

● 書状
● 請求書の類
● 会議招集通知の類
● 許可書の類
● 証明書の類
● ダイレクトメール(※)
※特定の受取人が明記されている、もしくは特定の受取人宛てであることが明らかな文書に限る。

契約書は上記のうちの「請求書の類」に分類されます。他にも納品書や見積書、申込書など、ビジネスに関連する書類の多くは請求書の類に含まれる信書です。

ここでは信書について詳しい説明は省きますが、契約書を取り扱う者として「契約書は信書である」ということはしっかり覚えておきましょう。

[注1]総務省:信書のガイドライン

1-2.契約書の送付は基本的に日本郵便のみで可能

信書に該当する書類の郵送を請け負えるのは、日本郵便および総務大臣の認可を受けた信書便事業者に限られます。これは郵便法で規定されている法律上の決まりごとです。

もし認可を受けていない事業者が信書を郵送した場合、郵送を依頼した差出人も罪に問われます。その罰則は非常に厳しく「3年以下の懲役、または300万円以下の罰金」です。

なぜこれほどまでに厳しい罰則が適用されるのかというと、国の重要なインフラである日本郵便のサービスを守るために他なりません。日本全国あらゆる場所まで安価で均一な郵便サービスを維持するため、民間他社の参入を厳しく制限しているのです。

郵便法は国が定める法律ですので「知らなかった」では済まされません。法令違反に問われないよう、契約書の郵送は郵便局で依頼することが確実です。

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2.契約書を郵送する際のマナー

次に契約書を送付する際の基本的なマナーについて解説します。一般的なビジネスマナーと同様、守れていないと会社の信用を失ってしまうばかりか、場合によっては相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。しっかりとマナーを守って郵送するようにしましょう。

2-1.郵便番号と住所を正確に記載

封筒に記載する郵便番号と住所は決して間違いがないよう繰り返し確認しましょう。間違いがあれば正しく相手方に送付されないばかりか、封書を受け取った他人が契約書の内容を見てしまう恐れもあります。契約内容が外部に漏れることはコンプライアンスの観点からすると大きな問題です。

契約書に限った話ではなく、相手の住所や名前を間違えることは大変な失礼にあたります。契約書を送付する前に郵便番号、住所、電話番号、名前(会社名・部署名含む)を必ず確認してください。自分以外の第三者に間違いがないかチェックしてもらうのもよいでしょう。

2-2.送付状を添えて郵送

契約書を郵送する際は必ず送付状を添えることがマナーです。送付状は形式的に添えるのではありません。「誰に宛てた契約書なのか」「何のための契約書なのか」「いつまでに返送すべきなのか」といった補足情報を記載することで、相手との認識の齟齬を防ぐ目的もあります。

送付状に記載する基本的な内容は以下の通りです。

● 送付日時
● 宛名
● 自社の会社名と担当者名
● 簡単なあいさつ文(頭語・結語あり)
● 送付物一覧
● 返送期日
● 返送先住所

必要に応じて上記以外の情報も付け加えるようにしましょう。

2-3.契約書は折らずにクリアファイルに挟んで郵送

契約書に折り目を付けるのはマナー違反です。重要な書類が雑に扱われていると、契約自体を雑に扱われているのではないかと悪い印象を与えてしまいます。必ず契約書よりも少しおおきいサイズの封筒を用意し、折り目がつかないように書類を封入しましょう。

なお、市販の角型封筒は「A4」「B5」など一般的な用紙サイズに合わせてラインナップされています。A4の用紙であればA4専用封筒、というように、契約書の用紙サイズに対応した封筒を選べば間違いありません。なお、中身が透けてしまうような素材の封筒はNGです。

また、配送途中で折り目が着くことを防ぐため、封入する書類は全てクリアファイルに挟んでおきましょう。万が一雨に濡れてしまっても重要な書類を守ることができます。

2-4.返信用封筒を同封する

相手に契約書の返送を求める場合は必ず返信用封筒を同封してください。その際は返送に必要な金額の切手を貼ることを忘れないようにしましょう。

また、相手に手間を掛けさせないよう、返送先の住所や宛名も予め記入しておきます。その際、自社の会社名や担当者名の後には「宛」の文字を記載してください。「様」や「御中」は相手側で記入するものですので不要です。

3.契約書を郵送する具体的な方法

信書である契約書を郵送する具体的な方法を紹介します。おすすめは日本郵便が提供するレターパックです。他にも「簡易書留」のような追跡機能のある郵送方法もよいでしょう。また、契約書の郵送に手間を感じているのであれば、思い切って電子契約システムを導入する方法もあります。

3-1.レターパックで郵送

レターパックは日本郵便が提供する追跡機能付きの郵送サービスです。厚紙で作られた専用封筒に封入して郵送するサービスとなっているため、通常の郵便よりも安心感があります。他の郵便物よりも目立つため、受け取った側に認識されやすいこともメリットです。

レターパックには対面で直接手渡す「レターパックプラス」とポスト投函の「レターパックライト」の2種類があります。相手に確実に手渡しして欲しい場合はレターパックプラスを利用しましょう。

3-2.簡易書留で郵送

レターパックのような専用封筒はありませんが、郵送の記録が残る簡易書留も契約書の郵送に適しています。簡易書留は原則として手渡しでの配達です(宅配ボックスのある戸建て住宅を除く)。受領時は受取人の署名が必要なため確実な配送が期待できます。

3-3.信書便を利用

当日配送など急ぎの場合は信書便に対応した民間事業者を利用するのもよいでしょう。現在、信書便事業に参入している業者の多くはバイク便であり、即配などの便利なサービスを提供しています。ただし、日本郵便のサービスと比較すると料金は割高です。その点を踏まえて利用するようにしましょう。

なお、先述したように認可を受けていない事業者に契約書の郵送を依頼することは違法です。必ずその業者が信書便に対応しているかを確認してください。

3-4.電子契約で郵送の手間と費用を軽減

ここまで契約書の郵送方法について解説してきましたが、郵送の手間を一気に解決する方法として電子契約システムがあります。電子契約とは、その名目の通りPDF等の電子データで作成された契約書に電子的な署名を施すことで契約を交わす仕組みのことです。

電子契約では契約書のやり取りが全てオンライン上で完結するため、今まで郵送に掛かっていた工数や時間がほぼゼロになります。また、ペーパーレス化や非対面化といった現代のニーズにもマッチしたシステムです。

そして電子契約システムであれば送信料1通200円(ツールによる、ジンジャーサインの場合の料金)で済むため、例えばレターパックライト1往復2通740円かかる郵送費が約1/4に削減可能です。

今後、日本のビジネスシーンでも電子契約の普及が進んでいくことが予想されます。郵送作業に手間を感じ、郵送費が高ければ、電子契約システムの導入も検討してみましょう。

電子契約の詳細についてはこちらの記事をご覧ください。

電子契約とは?|メリットとデメリット、おすすめサービスを解説

4.契約書は信書のため、送付の際は厳重に取り扱いましょう

ビジネスシーンでよく見られる契約書は法律上「信書」に分類される書類です。日本郵便を筆頭に、その郵送が認められている事業者は限られています。

故意ではないにしても、違法な郵送によって厳しい罰則に処される可能性もゼロではありません。契約書を郵送する際はビジネスマナーだけではなく法令を遵守した送付手続きを心掛けることが大切です。

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