社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

ジンジャーTOP>ブログトップ>人事・労務管理>社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説

社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説

人事・労務管理

公開日: 2025.8.4 jinjer Blog 編集部

テレワークが常態化する一方、多くの企業で「ハンコを押すためだけに出社する」といった非効率が依然として残っています。特に、稟議書や各種申請書といった社内回覧のプロセスは、紙媒体での運用が根強く、意思決定のボトルネックになりがちです。
なぜ、社内回覧の電子化は必要と分かっていながら進まないのでしょうか。それは、表面的なペーパーレス化だけでなく、内部統制やセキュリティといった、より根深い課題が潜んでいるからです。
本記事では、従来の社内回覧が抱える本質的な課題を分析し、その解決策となるワークフローシステムの導入メリットと、自社に最適なシステムを選定するための重要なポイントを解説します。

申請・承認業務の「遅れ」や「不透明さ」 生産性向上のために見直しませんか？
  • 「承認者が出張/直行/休暇などの不在で稟議が止まってしまう…」
  • 「期日のある申請の進捗状況に関する問い合わせ対応に追われている…」
  • 「稟議承認のためだけに出社するのはもうやめたい…」

このような課題は、ワークフローの見直しで解決できるかもしれません。本資料では、紙やExcelでの申請・承認業務が抱える課題と、システム化によって得られる解決策をわかりやすく解説しています。

◆この資料でわかること

  • 自社の運用に合わせた承認ルートの組み方（直線・並列・条件分岐など）
  • 導入で失敗しないためのシステム選定・運用のポイント

興味はあるけれど「何から手をつければいいかわからない」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする

1. いまだ紙が主流？従来の社内回覧が抱える3つの経営課題

「社内回覧が遅い」「紙の管理が大変」といった問題は、単なる現場の非効率に留まりません。企業規模が大きくなるほど、これらは経営に影響を及ぼす重大な課題となります。

1-1. 課題1：業務の停滞と意思決定の遅延

紙の回覧では、承認者が不在・出張中であるだけで、プロセス全体が完全にストップしてしまいます。

稟議や申請の承認が滞ることは、新たなプロジェクトの開始遅れや、ビジネス機会の損失に直結します。誰がボールを持っているのか可視化されず、催促も難しいという問題は、組織全体のスピード感を著しく低下させる要因です。

1-2. 課題2：内部統制・セキュリティリスクの増大

紙の書類は、物理的な紛失や盗難、意図しない人物による閲覧のリスクが常に伴います。

特に、人事評価や異動に関する稟議書など、機密性の高い情報が誰でも閲覧できる状態で放置されることは、内部統制上の重大な欠陥と言えます。また、「誰が」「いつ」「何を」承認したのかという証跡管理（ログ）が不十分なため、問題が発生した際の責任の所在も曖昧になりがちです。

1-3. 課題3：多様な働き方への対応不可と生産性の低下

テレワークやハイブリッドワークを推進する上で、物理的な「紙とハンコ」の存在は最大の障壁です。[注1]

回覧・承認のためだけに出社を強いる運用は、従業員のエンゲージメントを下げ、生産性を阻害します。[注2]優秀な人材を確保・維持するためにも、場所を選ばずに業務を遂行できる環境の整備は不可欠です。

[注1] 東京都：テレワーク実施率調査結果をお知らせします！8月の調査結果

[注2] ⽇本⽣産性本部：第 6 回 働く⼈の意識に関する調査

2. 課題解決の鍵は「ワークフローシステム」の導入

前述した経営課題を根本から解決する手段が、ワークフローシステムの導入です。これは、稟議や申請といった一連の手続き（ワークフロー）を電子化し、自動化するためのシステムです。

単なるペーパーレス化に留まらない、ワークフローシステム導入の戦略的メリットを3つご紹介します。

2-1. メリット1：申請・承認業務の可視化と迅速化

申請から決裁までの流れがシステム上で可視化され、今どこで承認が止まっているのかを一目で把握できます。承認者には自動で通知が届き、スマートフォンやPCから場所を問わずに承認作業を行えるため、意思決定のスピードが飛躍的に向上します。

2-2. メリット2：内部統制の強化とコンプライアンス遵守

システム上で「誰が」「いつ」申請・承認したかのログが自動で記録され、改ざんも困難なため、証跡管理が徹底されます。また、役職や職務権限に応じた厳格なアクセス制御や承認ルート設定が可能となり、不正な閲覧や承認を防止。企業の内部統制とコンプライアンスを大幅に強化します。

2-3. メリット3：多様な働き方の実現と全社的な生産性向上

時間や場所を問わずに申請・承認業務が可能になるため、テレワークを円滑に推進できます。用紙代や印刷代、書類の保管スペースといった物理的コストの削減はもちろん、書類を探したり、担当者へ催促したりする手間からも解放され、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できます。

3. 社内回覧電子化で失敗しないシステムの選定ポイント

ワークフローシステムは多種多様ですが、社内回覧書類の電子化のため企業が導入を成功させるためには、以下の3つのポイントを重視すべきです。

3-1. ポイント1：複雑な承認フローへの対応力

企業の成長とともに、承認フローは複雑化します。「部長決裁後、金額に応じて役員承認へ」「複数の部署が関係する場合は、合議の上で…」といった、自社のルールに合わせた条件分岐や並列承認など、柔軟なルート設定が可能かを確認しましょう。

3-2. ポイント2：人事情報との連携とメンテナンス性

これは最も重要なポイントです。異動や組織変更のたびに、ワークフローの承認ルートを手作業で修正するのは非現実的であり、設定ミスは内部統制の形骸化を招きます。

人事データベースと連携し、役職や所属部署の変更が承認ルートへ自動的に反映されるシステムを選ぶことで、常に正確な運用を維持できます。

3-3. ポイント3：万全なセキュリティと権限管理機能

機密情報を扱う以上、堅牢なセキュリティは必須です。

IPアドレス制限、二要素認証といった不正アクセス対策に加え、書類の種類や役職に応じて閲覧・操作権限をきめ細かく設定できるかを確認しましょう。

関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや注意点、比較ポイントを紹介

4. 人事情報との連携で真の効率化を実現するなら「jinjerワークフロー」

前述した選定ポイント、特に「人事情報との連携」を重視するなら、「jinjerワークフロー」がおすすめです。

「jinjerワークフロー」は、勤怠管理や人事管理、経費精算など、他の人事労務管理機能と同一プラットフォーム上で提供されます。これにより、他のシステムでは実現が難しい、シームレスな連携が可能です。

  • 人事情報と完全連動：

人事データベースの役職・所属情報が変更されると、ワークフローの承認者情報も自動で更新。メンテナンスの手間をなくし、承認ミスを防ぎます。

  • 直感的な操作性：

ITに不慣れな従業員でも迷わず使えるシンプルなUIで、全社へのスムーズな導入を支援します。

  • 柔軟なフロー設定：

複雑な承認ルートも自由に設計でき、企業の成長や組織変更にも柔軟に対応可能です。

社内回覧の電子化は、単なるコスト削減に留まらず、企業のガバナンス強化と生産性向上に直結する重要な経営戦略です。

5. 社内回覧を電子化して内部統制を強化・業務を効率化しよう

本記事では、従来の紙ベースの社内回覧が抱える本質的な課題と、その解決策となるワークフローシステムについて解説しました。

社内回覧の電子化は、単なるペーパーレス化やコスト削減に留まりません。それは、意思決定の迅速化、内部統制の強化、そして多様な働き方を支えるための重要な経営戦略です。

特に、組織変更や人事異動が頻繁に発生する企業において、システムの選定で最も重視すべきは「人事情報との連携」です。この連携がなければ、承認ルートの形骸化を招き、新たな管理コストやリスクを生み出してしまいます。

人事データと完全に連動し、常に最適な承認フローを維持できるワークフローシステムを導入しましょう。

申請・承認業務の「遅れ」や「不透明さ」 生産性向上のために見直しませんか？
  • 「承認者が出張/直行/休暇などの不在で稟議が止まってしまう…」
  • 「期日のある申請の進捗状況に関する問い合わせ対応に追われている…」
  • 「稟議承認のためだけに出社するのはもうやめたい…」

このような課題は、ワークフローの見直しで解決できるかもしれません。
本資料では、紙やExcelでの申請・承認業務が抱える課題と、システム化によって得られる解決策をわかりやすく解説しています。

◆この資料でわかること

  • 自社の運用に合わせた承認ルートの組み方（直線・並列・条件分岐など）
  • 導入で失敗しないためのシステム選定・運用のポイント

興味はあるけれど「何から手をつければいいかわからない」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする

jinjer Blog 編集部

jinjer Blog 編集部

jinjer Blogはバックオフィス担当者様を支援するため、勤怠管理・給与計算・人事労務管理・経費管理・契約業務・帳票管理などの基本的な業務の進め方から、最新のトレンド情報まで、バックオフィス業務に役立つ情報をお届けします。

人事・労務管理のピックアップ

ワークフローの関連記事

記事カテゴリー

監修者から記事を探す

ランキング

ピックアップ

新着記事

話題のキーワード

クラウド型人事労務管理システム > ブログトップ > 人事・労務管理 > 社内回覧の電子化はなぜ進まない？課題と解決策、ワークフローシステムの選び方を解説

ジンジャーに関して
ご不明な点は
お気軽に
お問い合わせください。