社員の基本情報や勤怠状況、部署やスキルなどの情報をまとめることを社員管理と呼びます。社員管理は専用システムを導入し電子化することが可能です。

社員管理の電子化をスムーズに進めるためには、使いやすいシステムを選ぶことやセキュリティ対策をすることが重要です。自社に合ったシステムを選んで導入し、社員管理の効率を高めていきましょう。

この記事では、社員管理電子化の手順やポイントについて解説します。

1. 社員管理の電子化とは？

社員管理とは、社員の基本情報や経歴、スキル、評価、勤怠といった情報を一元的に管理することです。企業がこれらの情報を1つの場所に集約しておけば、適切な人材配置や組織戦略に役立てられます。

社員管理データベースには社員の基本属性、経歴、能力やスキル、資格、部署や職務内容、実績などの項目を盛り込みます。ミーティングの内容や社員のマインドなどをデータ化しておくことも可能です。

かつて社員管理は人事部などの部署が紙媒体の資料を用いておこなうのが一般的でした。近年ではこれに代わって、社員管理の専用システムを用いてデータ化をおこなう例が増えています。

社員管理の電子化には、より効率よく人材管理ができるというよさがあります。データベースに登録された社員のデータは人員配置や人材採用の場面で活用できます。データベースで社員のスキルや経歴などを確認し、適材適所への配置をおこないましょう。

他に、採用活動や社員の評価、業務の分析などに社員管理データを活用する例もあります。社員管理データを使って社員や部署が抱える課題を分析し、よりよい状態へとブラッシュアップしていきたいものです。

2. 社員管理を電子化する手順

社員管理には、目標設定や専用システム選びなどのフェーズがあります。また、集めたデータを適宜分析することも大切です。ここからは、社員管理を電子化するときの手順について解説します。

2-1. 社員管理の目標を見定める

適切に社員管理の電子化を進めるためにも、まずは社員管理の目標やゴールラインを定めましょう。

企業の戦略や経営計画を軸とした事業目標を見極めれば、具体的な計画を立てやすくなります。組織の現状や個々の社員の性質を把握することが、社員管理をうまく進めるためのポイントです。

事前に目標地点を定めておくことは、配置の予測や効果的な育成、採用活動にもつながります。

2-2. 適切な社員管理システムを選ぶ

社員管理では自社の社員に関するすべての情報を集約する必要があります。自社に合った電子システムを選べば、社員管理電子化の効率が高まりやすくなります。

社員管理システムに搭載されている機能はそれぞれ異なります。社員データ管理や人事評価管理、労務管理や給与管理などに特化したシステムだけでなく、これらの機能が複合的に搭載されているシステムもあります。

社員にかかわる多くの情報を電子化したいのなら、さまざまな機能が搭載されたシステムを選びましょう。いくつかのシステムをピックアップして使い勝手を比較し、最適なものを選ぶのもおすすめの方法です。

当サイトで無料配布している「理想的な従業員管理」という資料では、理想的な従業員管理の方法はもちろん、システムを利用して従業員管理をした際にどんなイメージなのかを実際のシステム画面をまじえて解説しています。中長期的に従業員管理の方法を見直したい担当者の方にとっては大変参考になる資料となっておりますのでぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2-3. 社員管理システムにデータを登録する

自社に合った社員管理システムを選んだら、基本的な情報を登録していきましょう。登録しておきたい情報には社員の名前や住所、雇用日、担当する業務の内容、経歴や実績、部署やキャリアなどが挙げられます。

社員管理システムを使って勤怠管理や労務管理をおこなうケースもあります。社員の出退勤時間や勤務時間、遅刻や欠勤の状況、給与や福利厚生などをシステムに反映していきましょう。

他に、社員の今後のキャリア、スキルや資格、評価、面談履歴、モチベーションなどをシステムで管理することも可能です。

社員の情報は一度入力すればそれで終わりというわけではありません。システムを有効活用するためにも、必要に応じてデータを追加していきましょう。

社員管理システムの中に給与システムを組み込めば、自動で給与計算もおこなえます。システムの詳細は下記の記事で紹介しているので、ぜひご確認ください。

関連記事：給与明細とは？発行の必要性や記載する項目を詳しく紹介

関連記事：給与明細の電子化（ペーパーレス化）！導入手順やメリット、注意点を徹底解説

2-4. 社員管理システムで分析をおこなう

社員管理ができる専用システムには、分析機能が備わっていることがあります。社員の配置や教育、採用などを実行した後には、システムを活用して状況分析をおこないましょう。

多くのデータを取り込んでおけば、目標の達成度や予算計画など、さまざまな分析につなげられます。現状の社員管理に問題がないか、コストダウンにつながるポイントはないかなど、角度を変えながら細かく分析をしていきましょう。

3. 社員管理を電子化するときの注意点

社員管理を電子化すれば社員の管理や業務分析の効率がアップします。一方で、運用方法を間違えてしまうと思わぬトラブルが起きることもあるので注意しましょう。

ここからは、社員管理を電子化するときに気をつけたいポイントを紹介します。

3-1. スモールスタートを意識する

社員管理の電子化は一度に進めるのではなく、無理のない範囲で展開していきましょう。

最終的に社内全体の社員管理を電子化したい場合でも、一度にデジタル移行をおこなうのは困難なものです。一度に多くのタスクを処理した結果、データベースがうまく構築できず中途半端な状態になるおそれもあります。

社員管理の電子化には、まとまったコストもかかります。コストがかさんでしまうと、経営状態が圧迫される可能性も考えられるので注意が必要です。

まずは一つの部署やチームの社員管理を電子化するなど、スモールスタートを意識してみましょう。ある程度システムの使用感や運用方法が定まってから社内全体で展開すれば、電子化がうまくいきやすくなります。

3-2. 電子化の運用ルールを決めておく

社員管理の電子化では、社員のパーソナルデータや社外秘の情報を多く扱うことになります。情報を安全に管理するためにも、運用のルールを詳しく定めておきましょう。

電子化の際には、システム構築や更新の担当者を必ず決めておきます。また、万全のセキュリティ対策を施し、重要な情報を確実に保護しておきましょう。閲覧できるパソコンを限定する、電子化した情報を社外に持ち出さないなどのルールを決めておくのもよい方法です。

3-3. 使いやすい社員管理システムを選ぶ

社員管理の電子化の際には、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。

使用感の悪いシステムを選んでしまうと活用がうまくいかず、次第にシステムが使われなくなるおそれがあります。データの登録や更新がしやすいシステムや、外部ソフトと連携してフレキシブルに使えるシステムを選びましょう。

サポート体制が整っているシステムを選んで導入するのもおすすめの方法です。困ったときやトラブルが起きたときにサポートをすぐに受けられれば、安心してシステムを運用できます。

4. 電子化した社員管理データベースを活用し業務効率を高めよう！

企業による社員管理は、社内の人員の特性を把握したりパフォーマンスを高めたりするうえで欠かせません。社員のデータを効率よく管理するためにも、情報の電子化をぜひ実施しましょう。

社員管理の専用システムを導入すれば、社員の情報を一元的にまとめることができて便利です。多彩な機能が搭載されたものや他のシステムと連携できるものなどを選び、マネジメントシステムを戦略的に活用していきましょう。