雇用契約書に印鑑は必要？押印の法的効力・ルールと電子化を解説 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務システム

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雇用契約書に印鑑は必要？押印の法的効力・ルールと電子化を解説

人事・労務管理

公開日: 2025.8.4 jinjer Blog 編集部

契約書に印を押す

新入社員の受け入れ準備を進める中で、「雇用契約書への押印は、法的に必須なのだろうか？」「会社の印鑑は角印？丸印？」「従業員にはどの印鑑を使ってもらうべき？」といった疑問に直面したことはないでしょうか。

雇用契約における押印は、日本のビジネス慣習として深く根付いていますが、その法的な位置づけや実務上のルールは、意外と曖昧に理解されていることも少なくありません。

本記事では、雇用契約書における印鑑の法的な意味合いから、企業側・従業員側それぞれの押印に関する実務的なルール、そして、この押印業務をより効率化するためのアプローチについて解説していきます。

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1. 雇用契約書における印鑑の法的な位置づけ

契約を結ぶ

まず、最も基本的な「押印の法的効力」について整理しておくことが重要です。

1-1. 結論：印鑑がなくても雇用契約は有効

労働契約法では、労働契約は労働者と使用者の「合意」によって成立すると定められています。

したがって、雇用契約書に印鑑（押印）がなかったとしても、契約そのものが直ちに無効になるわけではありません。

1-2. なぜ押印するのか？「合意の証拠」としての重要性

ではなぜ、押印が慣習となっているのでしょうか。それは、押印が「契約内容に間違いなく本人が同意した」という事実を証明するための、強力な証拠となるからです。

民事訴訟法では、本人または代理人の署名または押印がある文書は、真正に成立したものと推定されると定められています。万が一、将来的に「そんな内容には同意していない」といった労使トラブルが発生した際に、押印のある契約書は、企業の主張を裏付ける上で極めて有利な証拠となり得ます。

つまり、押印は契約を有効にするためというより、将来のリスクに備えるための重要なリスク管理の一環なのです。

2. 【企業側】雇用契約書に使う印鑑の種類とルール

印鑑

人事労務のご担当者様として、会社を代表して押印する際に、どの印鑑を使うべきか迷うことがあるかもしれません。

2-1.「角印（社印）」を使うのが一般的

雇用契約書のように、企業が日常的に発行する書類に対しては、「角印（社印）」を使用するのが一般的です。

角印は「会社の認印」としての役割を持ち、会社がその書類の内容を承認したことを示すために用いられます。

2-2.「丸印（代表者印）」は必要か？

法務局に登録された「丸印（代表者印・会社実印）」は、不動産売買のような会社の経営に重大な影響を及ぼす契約に使われるのが通例です。

多数の従業員と交わす雇用契約書に、その都度、最も重要な丸印をその都度使用することは、管理・セキュリティの観点から過剰であり、必須ではありません。

2-3. 押印の位置（署名、契印など）

押印する位置ですが、一般的には契約書の末尾にある会社の記名部分に、文字と印影が重なるように押印します。

また、契約書が複数ページにわたる場合は、ページの差し替えを防ぐため、各ページの見開き部分に「契印」を押すことが推奨されます。

3. 使用する印鑑に関して従業員側からよくある質問

法律

次に従業員側に押印を依頼する際の注意点です。これらは、よくある質問ですので、入社案内の際などに事前に伝えておくと、手続きがスムーズに進むでしょう。

3-1. よくある質問：「認印」で問題ない？

従業員に使用してもらう印鑑は、市区町村に登録していない「認印」で全く問題ありません。

高額な不動産契約などで使う「実印」や「印鑑証明書」を求める必要は一切ありません。

3-2. よくある質問：「シャチハタ」は避けるべき？

インク浸透印（通称：シャチハタ）は、印面がゴム製で変形しやすく、また大量生産されているため、証拠能力の観点から、正式な契約書への使用は避けるのが一般的です。

法的に無効とまでは言えませんが、多くの企業が社内規程でシャチハタの使用を認めていません。この点は、事前に従業員へ明確に伝えておくことが望ましいでしょう。

3-3. よくある質問：外国籍の従業員や印鑑がない場合は？

外国籍の従業員の方など、印鑑を持っていないケースも考えられます。その場合は、本人の手書きによる「署名（サイン）」で全く問題ありません。

署名は、国際的には押印よりも一般的な本人証明の方法であり、法的にも有効です。

4. 企業の雇用契約書締結はもっと効率化できる

ここまでのルールを踏まえ、特に従業員規模の大きい企業における、紙の雇用契約書と押印のプロセスを考えてみましょう。そこには、見過ごせない非効率とリスクが潜んでいます。

4-1. 雇用契約書の印鑑にまつわる非効率とリスク

  • 膨大な手作業と時間:

新入社員が数十人、数百人いれば、その人数分の契約書を印刷し、会社の角印を押し、各従業員へ郵送または手渡し、返送された書類の押印（印鑑の種類、押し忘れ）をチェックし、ファイリングする…この一連の作業は、人事労務担当者の膨大な時間を消費します。

  • ミスの発生と手戻り:

「シャチハタが使われていた」「押印箇所を間違えている」といった不備があれば、差し戻しや再締結が必要となり、さらに時間と手間がかかります。

  • 物理的な保管コストとセキュリティ:

大量の個人情報を含む重要書類を、施錠されたキャビネットや倉庫で長期間保管するには、物理的なスペースとコストが必要です。また、紛失や情報漏洩のリスクも伴います。

4-2. 解決策は「書類の電子化」：印鑑の課題を根本からなくす

これらの課題を根本から解決するためのアプローチとして、雇用契約関連の書類を電子化するという選択肢が考えられます。

電子締結では、物理的な印鑑の代わりにシステム上に合意の記録を残しておくことで可能になり、押印に関わる物理的な作業を一切なくすことが可能です。

これは単にハンコをデジタル画像に置き換える、ということではありません。書類の作成、送付、従業員の同意、そして保管・管理という一連のプロセス全体を、オンライン上で完結させることで、業務そのものを変革するアプローチです。

5. 雇用契約における印鑑の種類とルールを確認して電子化で業務改善を

ポイント

雇用契約書への押印は、契約の有効性を担保する上で重要な役割を果たしますが、そのプロセスは多くの手作業と管理コストを伴います。特に、多数の従業員を抱える企業にとって、その負担は決して小さくありません。

本記事で解説した押印のルールを正しく理解し、自社の業務プロセスを見直すことは、人事労務の生産性向上に繋がります。そして、その先の選択肢として「電子化」を視野に入れることが、より本質的な課題解決に繋がるかもしれません。

なお、雇用契約書と同時に交わされることの多い『労働条件通知書』についても、2019年の法改正により電子メール等での交付が認められています。併せて電子化を進めることで、入社手続き全体をさらに効率化できるでしょう。

一問一答でスピード解決 担当者なら知っておきたい雇用契約の実務FAQ集

雇用契約の基本から、試用期間の運用、契約更新・変更、万が一のトラブル対応まで。人事労務担当者が押さえておくべきポイントを、これ一冊に凝縮しました。
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◆押さえておくべきポイント

  • 雇用契約の基本（労働条件通知書との違い、口頭契約のリスクなど）
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