入社手続きで企業側が内定者に送る通知メール書き方6つの基本【例文あり】 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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入社手続きで企業側が内定者に送る通知メール書き方6つの基本【例文あり】

採用活動を行って内定者が決まると、通知メールを送ることになります。この際、入社手続きの通知メールにも基本の書き方やNG文例があるということを覚えておかなければなりません。

こちらの記事では、入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方とNG例をご紹介いたします。

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1. 入社手続きの通知メールの書き方6つの基本

入社手続きの通知メールでは、会社への忠誠心が高まるような通知メールを作成する必要があります。ここでは基本を押さえた入社手続きの通知メールを書く際のポイントを紹介します。

1-1. 件名は具体的かつ簡潔にまとめる

「件名」は迷惑メールなどとはっきり区別できるよう、本文の概要が分かるような簡潔なものにしましょう。
例えば、「重要 入社手続きのご案内」のようにメール内容の概要が明確に伝わる表現にします。件名は入社手続きメールの最初に受け取るため、重要なポイントです。

1-2. 宛名・差出人を正しく記載する

「宛名」は内定者の氏名をフルネームで記載することが基本です。このとき漢字の間違いないかをしっかりチェックしましょう。内定者の名前が間違っていると、相手への敬意に欠いた印象を与える可能性があるため、漢字の間違いがないかを確認することは重要です。
続いて「差出人」の部分ですが、誰からメールが来たのかがはっきりわかるように、企業名だけでなく、部署名や氏名も記載します。
たとえば、株式会社〇〇 人事部 山田太郎のように記載すると良いでしょう。

1-3. 挨拶やお礼から本文をはじめる

内定通知メールや入社手続きのお知らせメールを作成する際は、まず挨拶やお礼を述べることが重要です。具体的には、以下のようにメールの早い段階で感謝の意を示しましょう。

例:「内定おめでとうございます。この度は弊社へのご入社が決まりましたこと、心よりお祝い申し上げます。また、数ある企業の中から弊社をお選びいただき、誠にありがとうございます。」

このように、応募者が入社を決断したことへの感謝や、面接プロセスに参加してくれたことへの労いの言葉を含めることが大切です。これにより、応募者との良好な関係が築かれ、企業としての誠実な姿勢も伝わります。

1-4. 結果の通知を明記する

続いて「結果の通知」が必要です。通知メールの主な目的な結果の通知なので、あいまいな部分がないよう内定が決定した旨を記載します。
例:「厳正なるに選考の結果、○○様を採用内定といたしましたので、ご通知申し上げます。」

1-5. 別記をわりやすく案内する

加えて「別記」があります。別記とは、入社日がいつか、添付した書類は何か、郵送した書類があるか、入社日までに内定者が行わなければならない手続きは何かなどをまとめたものです。
手続きに必要な書類や準備事項は箇条書きや表で整理し、初めての内定者にも分かりやすく説明します。特に重要なポイントは強調表示や色分けを活用し、一目で理解できるよう工夫します。内定者へのフォロー方法として、疑問点があれば担当者に連絡するよう促すメッセージも追加すると良いでしょう。

1-6.結びの挨拶で締めくくる

最後に、メールの結びの挨拶では再度感謝の意を述べると共に、今後の予定や必要な情報を提供しましょう。具体的には、以下のような表現が適しています。
例:「○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
このようにすることで、温かい印象を与えると共に、受け取った側が安心して質問や確認ができる雰囲気を作ります。最後に、結びの挨拶と署名を欠かさずに記載し、メール全体を丁寧に締めくくることが重要です。

2. 入社手続きに関する通知メールの例文

PCに入力する女性

では実際に説明をしてきたポイントを反映させると、どのような文章で通知メールは送るべきなのかサンプルを用いて解説しておきます。必要○△部分を当てはめてぜひ参考にしてください。

2-1. メール通知文サンプル

件名:採用試験結果のお知らせ
○○ □□様

先日はお忙しい中、採用面接にご足労いただき誠にありがとうございました。
株式会社△△、採用担当の●●でございます。

慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしました。
つきましては、内定式の日程を下記にて記載いたしますのでご確認ください。

内定式
日程 :■月▲日(◆)
場所 :
時間 :

また、入社手続きに必要な書類を郵送いたしましたので、
必要事項を記入し、押印のうえ、
◇月末日までにご返送くださいますようお願いいたします。

何かご不明点等ございましたらお気軽にお尋ねください。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

署名

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3. 入社手続きの通知メールでよくあるNG文例

入社手続きの通知メールではNGポイントがいくつかあります。通知メールにNGポイントが入らないように十分な注意が必要でしょう。

3-1. 敬語が適切でない

入社手続きの通知メールで用いられている敬語が間違っていたり、上から目線のきつい言葉遣いだったりすると内定者は不安を覚えるでしょう。

たとえば、「【締切厳守】必要書類を◇月末日までに返送してください」や、「■月▲日の内定式に来てください」といった文面では、相手にきつい印象を与えてしまうでしょう。

3-2. 長すぎる・短すぎる文章

入社手続きの通知メールは1つの文章が長すぎると相手を混乱させてしまう恐れがあります。

とはいえ短すぎると冷たい印象を与えます。

「慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、■月▲日に行われる内定式に署名捺印した添付書類をご持参のうえご参加ください」のように、長い文章は避けた方が賢明です。

3-3. 命令や指示口調での記載

入社手続きの通知メールを送る際は、採用側と採用される側が対等な立場で契約することを認識した上で、ビジネスの相手として文面を作成することが大切です。相手に何かを依頼する際に「〜してください」といった命令口調を使用すると、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。内定者は、自社で活躍してくれる大切な仲間になる人物です。安心して入社してもらうためにも、相手を尊重した丁寧な文面にする必要があります。

例えば、書類の返信を求める際には、「ご対応のほど、よろしくお願いいたします」や「〜をお願い申し上げます」といった表現を使うと良いでしょう。

4. 入社手続きの通知メール作成時の注意点

仕事にアサインする

通知メールを作成するときにはいくつかの注意点があります。
まず、あまりに事務的な印象を与えるメールは避けましょう。
内定者はこれから働く会社に大きな期待を抱いているはずなので、一生懸命働きたいという気持ちを掻き立てるような丁寧なメールにすることが重要です。

4-1. 誤字脱字がないように注意する

誤字や脱字のチェックは非常に重要です。送信前には必ずフルネーム、メールアドレス、必要書類の添付内容、内定式の日付、必要な手続きの内容を二重チェックしましょう。誤字脱字のミスは誤解を引き起こし、信頼を損なう要因となります。内定者は通知メールの正確な内容をもとに手続きを行い、準備を進めることが求められます。そのため、細心の注意を払い、ミスを避けることが重要です。

4-2. 就業時間内の送信をする

入社手続きの通知メールは、内定者にとって重要な情報源です。このため、就業時間内(例えば、9:00-18:00)の送信が基本です。ビジネスメールのタイミングを考えずに送信すると、受信者に不快な印象を与えかねません。特に、就業時間外にメールを送信すると、内定者に過度な時間外労働が常態化している企業と誤解されるリスクがあります。

企業としては、内定者への配慮を示すためにも、就業時間内に通知メールを送信し、常識的な対応を徹底することが求められます。これにより、企業の信用を保持し、内定者に安心感を与えることができます。

4-3. 入社手続きの際に必要な書類を明記する

入社手続きに必要な書類は多岐にわたるため、人事担当者がしっかりと準備することが重要です。まず、新入社員に事前に提出してもらう書類として履歴書(写真貼付)があります。次に、健康診断書や銀行口座情報も一般的に必要です。また、契約書類も準備が必要です。

新卒社員の場合、成績証明書や卒業証明書が求められることが多いですが、中途社員の場合は前職の在籍証明書や勤続年数証明書が追加されることがあります。入社手続きに必要な書類を事前にリストアップし、メールなどで具体的に通知することで、スムーズな手続きが進められます。

5. 入社手続きの通知メールを送った後のフォロー

入社手続きの通知メールはとても大切ですが、メールを送った後のフォローも内定辞退を避けるための重要なポイントです。

会社に対する内定者の期待を高め、やる気を起こさせるフォローを行う必要があります。SNSを活用して内定者の悩みを相談しやすい雰囲気を作ったり、人事担当者がメールで連絡を取ったりするのはとても有効です。

さらに内定者がスキルやマナーを身に着けたいと感じているのであれば、通信教育やグループワーク、オンラインでの研修などを通して助けてあげることも可能です。

通知メールはフォローの第一歩ですが、その後のフォローによって内定者がスムーズに業務になじめるようにできるでしょう。

5-1. 内定者面談を行う

正式な採用が決まった後には、内定者の入社意思確認や不安を解消するために、内定者面談を実施しましょう。内定者面談では、疑問点を解消するだけでなく、内定者の不安にも対処します。人事担当者が事業の概要や業務内容、労働条件、給与、福利厚生について詳細に説明します。また、配属先の希望をヒアリングすることも重要です。内定者面談を重ねることで、内定者との信頼関係を築き、入社後の円滑なサポートに繋がります。このように、内定者面談は採用プロセスで重要な役割を果たし、双方にとって有益な機会となります。

5-2. 内定者懇親会・カジュアルランチをセッティングする

内定者懇親会とカジュアルランチは、内定者同士や先輩社員との親睦を深めるための重要なイベントです。具体的には、内定者同士の自己紹介や先輩社員との交流、食事会やグループワークなどが行われます。これにより、内定者が職場の雰囲気をイメージしやすくなり、入社前の不安を解消できます。特にカジュアルランチは、リラックスした雰囲気で自然な会話が生まれるため、内定者同士の距離を縮める絶好の機会です。人事担当者や採用担当者は、このような機会を案内することで、内定者がスムーズに職場に馴染む手助けができます。

5-3. 内定者研修会の制度を整える

内定者研修会は、内定者が入社前に必要なビジネスマナーやワークスキルを習得する重要なステップです。この研修会を通じて、キャリア形成の初期段階で必要な知識やノウハウを共有し、スムーズな業務開始をサポートします。具体的なコンテンツとしては、Eラーニングを利用した通信教育や合同研修、入社前にアルバイト形式で実際の業務を経験する機会を提供することが挙げられます。ただし、内定者に対する研修の参加は強制できず、業務を行った場合には報酬が発生するため、適切な制度設計が求められます。

6. 通知メールは受け取る側の気持ちになって作成すべき

内定や入社手続きの通知メールは、メールを受け取った側がどのような気持ちになるかを考えて書くことが非常に重要です。

受け取ってうれしい、やる気を起こさせる、期待を高める通知メールにすることができれば、内定者は入社してから仕事に励みたいという気持ちになるでしょう。

優秀な人材を育成する第一歩は通知メールから始まっているということを忘れないようにしましょう。

また、入社手続きを書類で行っていましたら、システムを導入することで工数の削減へとつながります。メールの用途がただ単に通知をするだけでなく、入社手続きのやり取りや書類の収集ができますのでおすすめです。入社手続きの電子化が気になる方はぜひこちらの記事をご覧ください。

参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

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入社手続きのペーパレス化で業務を効率化するポイントとは?

入社手続き・雇用契約は、まず従業員から必要な書類を複数回収した上で、その書類を見ながら手入力する作業があります。もしその書類に従業員の記入ミスがあると、書類を送り直して、修正してもらう必要があり時間と労力がかかります。

「今後従業員数が増えた際に、人力では限界がある…」

「従業員の入退職で出入りが多く、毎回手続きをするのが大変…」などお悩みの方には、入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を検討してみましょう。ペーパーレス化をすることで、入社手続きをオンライン上で完結することができ、以下のような工数削減につながります。

・メールやシステムを通して入社手続き書類の入力や収集ができ、差戻から修正、回収までがスピーディー

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OHSUGI

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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