入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方3つの基本

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人事・労務管理

更新日: 2024.4.2
公開日: 2020.12.9
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

採用活動を行って内定者が決まると、通知メールを送ることになります。この際、入社手続きの通知メールにも基本の書き方やNG文例があるということを覚えておかなければなりません。

こちらの記事では、入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方とNG例をご紹介いたします。

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1. 入社手続きの通知メールの書き方3つの基本
2. 入社手続きの通知メールでよくあるNG文例
3. 入社手続きの通知メールを送った後のフォロー
4. 通知メールは受け取る側の気持ちになって作成すべき

1. 入社手続きの通知メールの書き方3つの基本

入社手続きの通知メールには押さえておくべきポイントがあります。

会社への忠誠心が高まるような通知メールを作成できるよう、基本を押さえた通知メールを書く必要があります。

1-1. 基本的な内容

通知メールには必ず含めるべき内容がいくつかあります。

まずは「件名」です。迷惑メールなどとはっきり区別できるよう、本文の概要が分かるような簡潔なものにしましょう。

「宛名」は内定者の氏名をフルネームで記載します。このとき漢字の間違いないかをしっかりチェックしましょう。

続いて「差出人」の部分ですが、誰からメールが来たのかがはっきりわかるように、企業名だけでなく、部署名や氏名も記載します。

メールの本文の最初は「挨拶」から始まります。応募してくれたこと、面接会場に足を運んでくれたことなどへのお礼を含めます。

続いて「結果の通知」が必要です。通知メールの主な目的な結果の通知なので、あいまいな部分がないよう内定が決定した旨を記載します。

加えて「別記」があります。別記とは、入社日がいつか、添付した書類は何か、郵送した書類があるか、入社日までに内定者が行わなければならない手続きは何かなどをまとめたものです。

終わりに「結びの挨拶」、「署名」と続きます。

1-2. 通知メール作成時の注意点

通知メールを作成するときにはいくつかの注意点があります。

まず、あまりに事務的な印象を与えるメールは避けましょう。

内定者はこれから働く会社に大きな期待を抱いているはずなので、一生懸命働きたいという気持ちを掻き立てるような丁寧なメールにすることが重要です。

さらに、あまり長文にならないように、短い文で分かりやすい文章を書くように心がけましょう。

加えて誤字や脱字のチェックも重要です。

メール本文に誤りがあるのは論外ですが、内定者の氏名、メールアドレス、必要書類がきちんと添付されているか、内定式の日付、必要な手続きの内容などもすべてチェックします。

内定者はこの通知メールの内容をもとに手続きを行ったり準備をしたりするので、間違いがないよう細心の注意を払いましょう。

1-3. 通知メールの文例

では実際にどのような文章で通知メールは送られているのでしょうか。

たとえば次の例を見てみましょう。

件名：採用試験結果のお知らせ

○○　□□様

先日はお忙しい中、採用面接にご足労いただき誠にありがとうございました。
株式会社△△、採用担当の●●でございます。

慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしました。
つきましては、内定式の日程を下記にて記載いたしますのでご確認ください。

内定式
日程　：■月▲日（◆）
場所　：
時間　：

また、入社手続きに必要な書類を郵送いたしましたので、
必要事項を記入し、押印のうえ、
◇月末日までにご返送くださいますようお願いいたします。

何かご不明点等ございましたらお気軽にお尋ねください。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

署名

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