入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方3つの基本 | jinjerBlog

入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方3つの基本

採用活動を行って内定者が決まると、通知メールを送ることになります。この際、入社手続きの通知メールにも基本の書き方やNG文例があるということを覚えておかなければなりません。

こちらの記事では、入社手続きで内定者に送る通知メールの書き方とNG例をご紹介いたします。

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1. 入社手続きの通知メールの書き方3つの基本

入社手続きの通知メールには押さえておくべきポイントがあります。

会社への忠誠心が高まるような通知メールを作成できるよう、基本を押さえた通知メールを書く必要があります。

1-1. 基本的な内容

通知メールには必ず含めるべき内容がいくつかあります。

まずは「件名」です。迷惑メールなどとはっきり区別できるよう、本文の概要が分かるような簡潔なものにしましょう。

「宛名」は内定者の氏名をフルネームで記載します。このとき漢字の間違いないかをしっかりチェックしましょう。

続いて「差出人」の部分ですが、誰からメールが来たのかがはっきりわかるように、企業名だけでなく、部署名や氏名も記載します。

メールの本文の最初は「挨拶」から始まります。応募してくれたこと、面接会場に足を運んでくれたことなどへのお礼を含めます。

続いて「結果の通知」が必要です。通知メールの主な目的な結果の通知なので、あいまいな部分がないよう内定が決定した旨を記載します。

加えて「別記」があります。別記とは、入社日がいつか、添付した書類は何か、郵送した書類があるか、入社日までに内定者が行わなければならない手続きは何かなどをまとめたものです。

終わりに「結びの挨拶」、「署名」と続きます。

1-2. 通知メール作成時の注意点

通知メールを作成するときにはいくつかの注意点があります。

まず、あまりに事務的な印象を与えるメールは避けましょう。

内定者はこれから働く会社に大きな期待を抱いているはずなので、一生懸命働きたいという気持ちを掻き立てるような丁寧なメールにすることが重要です。

さらに、あまり長文にならないように、短い文で分かりやすい文章を書くように心がけましょう。

加えて誤字や脱字のチェックも重要です。

メール本文に誤りがあるのは論外ですが、内定者の氏名、メールアドレス、必要書類がきちんと添付されているか、内定式の日付、必要な手続きの内容などもすべてチェックします。

内定者はこの通知メールの内容をもとに手続きを行ったり準備をしたりするので、間違いがないよう細心の注意を払いましょう。

1-3. 通知メールの文例

では実際にどのような文章で通知メールは送られているのでしょうか。

たとえば次の例を見てみましょう。

件名:採用試験結果のお知らせ
○○ □□様

先日はお忙しい中、採用面接にご足労いただき誠にありがとうございました。
株式会社△△、採用担当の●●でございます。

慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしました。
つきましては、内定式の日程を下記にて記載いたしますのでご確認ください。

内定式
日程 :■月▲日(◆)
場所 :
時間 :

また、入社手続きに必要な書類を郵送いたしましたので、
必要事項を記入し、押印のうえ、
◇月末日までにご返送くださいますようお願いいたします。

何かご不明点等ございましたらお気軽にお尋ねください。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

署名

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2. 入社手続きの通知メールでよくあるNG文例

入社手続きの通知メールではNGポイントがいくつかあります。通知メールにNGポイントが入らないように十分な注意が必要でしょう。

2-1. 敬語が適切でない

入社手続きの通知メールで用いられている敬語が間違っていたり、上から目線のきつい言葉遣いだったりすると内定者は不安を覚えるでしょう。

たとえば、「【締切厳守】必要書類を◇月末日までに返送してください」や、「■月▲日の内定式に来てください」といった文面では、相手にきつい印象を与えてしまうでしょう。

2-2. 長すぎる・短すぎる文章

入社手続きの通知メールは1つの文章が長すぎると相手を混乱させてしまう恐れがあります。

とはいえ短すぎると冷たい印象を与えます。

「慎重なる審査の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、■月▲日に行われる内定式に署名捺印した添付書類をご持参のうえご参加ください」のように、長い文章は避けた方が賢明です。

3. 入社手続きの通知メールを送った後のフォロー

入社手続きの通知メールはとても大切ですが、メールを送った後のフォローも内定辞退を避けるための重要なポイントです。

会社に対する内定者の期待を高め、やる気を起こさせるフォローを行う必要があります。SNSを活用して内定者の悩みを相談しやすい雰囲気を作ったり、人事担当者がメールで連絡を取ったりするのはとても有効です。

さらに内定者がスキルやマナーを身に着けたいと感じているのであれば、通信教育やグループワーク、オンラインでの研修などを通して助けてあげることも可能です。

通知メールはフォローの第一歩ですが、その後のフォローによって内定者がスムーズに業務になじめるようにできるでしょう。

4. 通知メールは受け取る側の気持ちになって作成すべき

内定や入社手続きの通知メールは、メールを受け取った側がどのような気持ちになるかを考えて書くことが非常に重要です。

受け取ってうれしい、やる気を起こさせる、期待を高める通知メールにすることができれば、内定者は入社してから仕事に励みたいという気持ちになるでしょう。

優秀な人材を育成する第一歩は通知メールから始まっているということを忘れないようにしましょう。

また、入社手続きを書類で行っていましたら、システムを導入することで工数の削減へとつながります。メールの用途がただ単に通知をするだけでなく、入社手続きのやり取りや書類の収集ができますのでおすすめです。入社手続きの電子化が気になる方はぜひこちらの記事をご覧ください。

参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

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