KPI（Key Performance Indicator）を管理するときに役に立つのが、KPI管理シートです。KPI管理シートは、記入欄を埋めていくだけでKPIの管理ができる仕組みになっています。KPIツリーと同様に、KPIの管理を効率化するためのツールとして使われます。本記事では、KPIの管理方法がわからない人向けに、KPI管理シートの重要性や作成方法、活用するときのポイントを解説します。

自社の人事評価に課題を抱えていませんか？

【人事向け】よくある課題別に解決方法を解説！

人事評価は、従業員のモチベーションや生産性に直結するため、正しく制度化され運用されていることが欠かせません。労働人口の減少が問題視される昨今では、優秀な人材を採用し定着させること、従業員エンゲージメントを高めることが、企業の成長に繋がるためです。

しかしながら「工数がかかる割には、人事評価をうまく制度化できていない」「制度自体はあるけれど、評価結果を活かせていない」」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
当サイトは、そんな人事担当者に向けて「課題別！システムを使用した人事評価の課題解決BOOK」を無料配布しています。

資料では、人事評価の仕組みや手法の種類など基礎的な解説から、実際に企業が抱えている、よくある人事評価の課題別に解決方法をわかりやすく解説しています。 「人事評価の制度を見直したい」「人事評価の課題を解決したい」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする

1. KPI管理シートとは？

KPI管理シートは、KPIの運用に必要な情報を1枚のページにまとめ、一元管理するためのツールです。KPI管理シートのフォーマットはとくに決まっていませんが、以下の7つの項目を記載することが一般的です。

KPIに関する情報がKPI管理シートに集約されるため、KPIの運用を効率化することが可能です。また、マーケティング組織を立ち上げたばかりの企業が、KPIの運用に必要な情報を集めるためにKPI管理シートを導入するケースもあります。KPIをツリー状に網羅したKPIツリーと並んで、KPI管理シートはKPIを運用するうえで欠かせないツールとなっています。

2. KPI管理シートの重要性

なぜKPI管理シートを作成する必要があるのでしょうか。KPI管理シートを作成するメリットは2つあります。

• KPIの達成に必要なタスクを可視化できる
• 情報共有を効率化できる

2-1. KPIの達成に必要なタスクを可視化できる

KPI管理シートには、設定したKPIや、KPIの達成に必要なタスクを網羅的に記入していきます。タスクの難易度が高い場合はToDoリストを記入し、タスクの細分化（ブレイクダウン）をおこないます。

KPI管理シートを作成すれば、取り組むべきタスクの一覧を可視化することが可能です。また、KPI管理シートにタスクの進捗状況を記入することで、進捗が遅れたタスクを発見し、すばやくフォローできます。

2-2. 情報共有を効率化できる

KPI管理シートには、KPIの管理に必要な情報が集約されています。必要な資料を探す手間がなくなるため、情報共有を効率化することが可能です。

また、KPI管理シートをExcelなどのオフィスソフトで作成すれば、オンラインでファイルを共有できます。テレワークやリモートワークを導入している企業でも、オフィスワークと同様にKPIを運用することが可能です。

3. KPI管理シートの作成方法

KPI管理シートを作成する手順は、4つのフェーズに分けられます。

1. KPI管理シートのテンプレートを作成する
2. KPIを設定する
3. KPIの実現に必要なタスクを整理する
4. タスクの性質に合わせて担当者を決める

3-1. KPI管理シートのテンプレートを作成する

まずはExcelなどのオフィスソフトを使用し、KPI管理シートのテンプレートを作成しましょう。KPI管理シートを紙ベースで作成する企業も存在しますが、ほかの従業員と情報共有しづらく、テレワークやリモートワークに対応できない点がデメリットです。

KPI管理シートに必要な項目はそれほど多くないため、Excelの操作に慣れた人なら、短時間でテンプレートを作成できます。人事管理システムによっては、KPI管理シートを作成する機能が用意されている場合があります。

3-2. KPIを設定する

次にKPIを設定します。KPIには、企業が目指すべきゴール（＝KGI）の中間目標としての役割があります。1つのKGIに対して、3～5個のKPIを設定することが一般的です。KPIの設定方法がわからない場合は、KPIツリーなどのほかのフレームワークも併用しましょう。

3-3. KPIの実現に必要なタスクを整理する

KPIを設定したら、KPIを実現するために必要なタスクを洗い出します。

たとえば、Webマーケティングにおいて、コンバージョン率をKPIに設定する場合を考えてみましょう。コンバージョン率を改善するためのタスクとして、ランディングページ（LP）のデザイン向上や、サイト導線の改善、キャンペーンの強化などの施策が挙げられます。

必要なタスクを整理することで、一人ひとりが具体的に何をすればよいのかが明確化され、生産性の向上につながります。

3-4. タスクの性質に合わせて担当者を決める

KPIの実現に必要なタスクを洗い出したら、タスクの性質に合わせて担当者を割り振ります。タスクの進捗状況の確認や、担当者が困ったときのフォローのため、作成したKPI管理シートは必ずチーム内で共有しましょう。

4. KPI管理シートを活用するときのポイント

KPI管理シートを活用するときのポイントは3つあります。

• 無料のテンプレートを活用する
• KPI管理シートを共有する仕組みをつくる
• KPIの達成率を集計する

4-1. 無料のテンプレートを活用する

業種によっては、KPI管理シートのテンプレートが無料で公開されている場合があります。他社のテンプレートをたたき台として、自社独自の項目を追加していくことで、効率よくKPI管理シートを作成できます。

4-2. KPI管理シートを共有する仕組みをつくる

KPI管理シートは、チームで共有して目標やタスク管理していく必要があります。そのために、チーム内の関係者がKPI管理シートにアクセスできる仕組みを作ることが望ましいです。

例えば、クラウド上にKPI管理シートのテンプレートを設定しておけば、外出先からでもアクセスして作業できるようになるでしょう。

このように共有する仕組みを作ることで、互いにタスクの進捗状況を確認できるようになり、必要に応じてフォローに入れるため、KPIの達成がしやすくなるでしょう。

4-3. KPIの達成率を集計する

KPI管理シートを集計し、毎月KPIをどのくらい達成できたかを分析しましょう。KPIの達成率は、簡単な計算で求められます。たとえば「見込み顧客を200人獲得する」をKPIとして設定した場合を考えてみましょう。

目標数200人に対し、150人しか獲得できなかった場合、KPIの達成率は150人÷200人×100＝75％です。

KPIの達成率＝目標÷実績×100

KPIの達成率を毎月集計することで、ボトルネックとなっているタスクを発見し、すばやく改善できます。

5. KPI管理シートの重要性を知り、目標設定を見直そう

KPI管理シートは、KPIの管理や運用を効率化するためのツールです。KPIのほかにも、KPIの達成に必要なアクション、ToDoリスト、進捗状況、振り返りなどの記入欄が設けられています。

KPI管理シートの記入欄を埋めていくだけで、簡単にKPIを管理できるのがKPI管理シートのメリットです。KPI管理シートのテンプレートを作成すれば、経営戦略に関するKPIだけでなく、チームや個人の目標設定にも活用できます。KPIの運用が初めての人は、KPI管理シートの作成を検討しましょう。

自社の人事評価に課題を抱えていませんか？

【人事向け】よくある課題別に解決方法を解説！

人事評価は、従業員のモチベーションや生産性に直結するため、正しく制度化され運用されていることが欠かせません。労働人口の減少が問題視される昨今では、優秀な人材を採用し定着させること、従業員エンゲージメントを高めることが、企業の成長に繋がるためです。

しかしながら「工数がかかる割には、人事評価をうまく制度化できていない」「制度自体はあるけれど、評価結果を活かせていない」」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
当サイトは、そんな人事担当者に向けて「課題別！システムを使用した人事評価の課題解決BOOK」を無料配布しています。

資料では、人事評価の仕組みや手法の種類など基礎的な解説から、実際に企業が抱えている、よくある人事評価の課題別に解決方法をわかりやすく解説しています。 「人事評価の制度を見直したい」「人事評価の課題を解決したい」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

無料でダウンロードする