回覧は、企業内で情報を共有するための手段の一つです。共有したい情報の誤解や共有漏れを防げるため、多くの企業で用いられています。

ただ、回覧にはいくつか種類があるうえに書き方も複雑なため、どのように書けばよいか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、回覧の書き方やお願いの例文を紹介します。記事後半では、回覧にありがちな課題とその解決方法も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 回覧とは

回覧とは、組織・企業において関係者で共有するための書類・資料を順番に回すことを指します。共有したい情報が誤った認識で伝わったり、一部の人に伝わらなかったりすることを防ぐことが目的です。

組織内での情報共有や意見交換、決裁のため実施されることが多く、上申書や稟議書をはじめさまざまな種類の文書が回覧されます。

なお、回覧と似た言葉に「回議」がありますが、それぞれ目的が異なります。

回覧	主に情報の共有や周知をすることが目的
回議	議案や申請に対して複数の関係者の意見を聞き、意思決定をすることが目的

それぞれの違いを理解し、適切に使い分けましょう。

2. 回覧文書の種類

回覧には、主に以下のような種類があります。

• 上申書
• 稟議書
• 提案書
• 議事録

以下、それぞれ具体的に解説します。

2-1. 上申書

上申書とは、上司など目上の人に対して自分が考える意見や要望を伝えるための文書のことです。

上申書が用いられる具体的なシーンの例として、以下があります。

• 上層部から下された異動・昇進に関する命令に異議の申し立てをする
• 必要経費の申請をする
• 業務上発生したトラブルの相談をする

従業員が自発的に作成し、上の立場の人に提出することが一般的です。

上申書はあくまで意見や要望を伝えるためのもので、提出したからといって必ず聞き入れられるわけではないことに注意しましょう。

2-2. 稟議書

稟議書は、組織の運営における意思決定をする際に、特定の案件や提案について上層部から承認を求めるための文書です。新しいプロジェクトの開始時や予算の申請、重要な契約の締結をする際に用いられます。

関係者が内容を具体的に理解できるよう、提案内容・背景・目的・影響・予算などが詳細に記載されている点が特徴です。上司→部門長→経営層などの流れで押印やサインをすることで、承認が示されます。

2-3. 提案書

提案書とは、プロジェクトや製品、サービスについての新しいアイデアを実現するために、計画の内容や期待される成果などを具体的にまとめた文書のことを指します。

提案の背景・目的・実施計画・効果・予算・リスクなどが記載されており、提案の価値や実現の可能性がわかるようになっている点が特徴です。

2-4. 議事録

議事録とは、会議・ミーティングでの議論された内容や決定事項、計画などを記録して関係者と共有するための文書です。

会議の内容を正確に記録することで、会議から日が経っても情報をすぐに確認できます。また、会議に参加できなかった人への情報共有もスムーズに実施可能です。

3. 回覧文書の4つのルール

回覧文書を作成する際は、以下のルールを守ることが大切です。

1. 回覧リストを作成して滞留を防ぐ
2. メールでの回覧は返信を義務化する
3. 不在者は飛ばして無駄な時間を省く
4. 敬体（です・ます調）を使用する

以下、それぞれ詳しく解説します。

3-1. 回覧リストを作成して滞留を防ぐ

回覧文書を作成するなら、滞留を防ぐために回覧リストを作成することも大切です。関係者全員に迅速かつ確実に届けるためには、回覧をだれが持っているか、次にだれに渡せばよいのかといった情報が欠かせません。

回覧リストがあれば、文書を回覧する順番や関係者の名前を把握できます。文書の滞留・紛失を防げるうえ、情報共有の効率化にもつながるでしょう。

3-2. メールでの回覧は返信を義務化する

メールで回覧文書を作成する企業の場合は、返信を義務化することも重要です。返信があれば、回覧文書が関係者によって確実に読まれ、理解されたことを確認できます。

とくに、重要な通知や決定事項を含む文書を共有する場合、情報共有ミスによるトラブルを防ぐことが可能です。

また、返信を通じて質問などが実施されれば、社内のコミュニケーションの活性化・情報伝達における誤解の解消にもつながります。

3-3. 不在者は飛ばして無駄な時間を省く

効率的に情報共有をするためには、不在者を飛ばして無駄な時間を省くことが重要です。不在者を回覧リストから一時的に除外することで、文書が滞留することなく次の関係者へと迅速に移動します。

全体の作業フローの速度が向上し、プロジェクトやタスクの遅延を防ぐことが可能です。ただ、不在者が回覧文書の内容を見逃さないよう、不在者が戻った際に迅速に文書を確認できる仕組みづくりが求められるでしょう。

3-4. 敬体（です・ます調）を使用する

回覧文書を作成する際には、敬体（です・ます調）を使用することが一般的です。文書が公式の場やビジネスコミュニケーションに相応しいトーンに仕上がり、読み手に対して礼儀正しい印象を与えられます。

ただ、情報をスムーズに伝達することが目的であるため、過度にへりくだる必要はありません。敬体を使用すると冗長な文章になる場合は、箇条書きを使用するなど調節することが大切です。

4. 回覧文書の書き方

回覧文書の書き方は、以下の通りです。

1. タイトルを作成する
2. 差出人と宛先を記載する
3. 前文を省いて主文から記載する
4. 回答期限を明記する

以下、それぞれ解説します。

ステップ1．タイトルを作成する

回覧文書を作成するなら、まずはタイトルを記載しましょう。

回覧を受け取った人が内容をすぐに理解できるよう、わかりやすいタイトルをつけることが重要です。不要な文章は省き、シンプルにまとめます。

また、目立ちやすい位置に配置したり、フォントを変更したりと、目につきやすいように工夫すると効果的です。

ステップ2．差出人と宛先を記載する

タイトルを考えたら、次に差出人と宛先を記載します。だれがだれに向けて作成した文書なのかがわからなければ、文書の確認を後回しにする可能性があるためです。

情報の伝達ミスを防ぐためにも、関係者の所属部課・職名などを明記しておくとよいでしょう。また、差出人の連絡先も記載すると、回覧内容について気軽に質問ができて便利です。

ステップ3．前文を省いて主文から記載する

差出人と宛先の次は本文ですが、前文を省略していきなり主文から記載することが大切です。主文から記載を始めることで、関係者はすぐに必要な情報を閲覧できます。

読み手の負担を減らすことで情報を記憶してもらいやすくなるため、緊急性が高い場合や内容を正確に伝えたい場合に効果的です。また、末文も「以上」などと簡潔に記載するとよいでしょう。

ステップ4．回答期限を明記する

本文が記載できたら、文章の回答期限を設定して記載します。

関係者が文書を受け取った際にいつまでに対応すべきかが明確になるためです。業務の優先順位を適切に設定できるため、関係者の負担を減らせます。

また、回答期限が設定されていれば、特定の人が回覧を長期間保持することも防止可能です。情報を迅速に伝達し、スムーズに意思決定したい場合に効果的といえるでしょう。

5. 回覧文書の例文

ここからは、回覧文書の例文を紹介します。

• 上申書の例文
• 稟議書の例文
• 提案書の例文

以下、それぞれ詳しく紹介します。

5-1. 上申書の例文

〇〇部門 〇〇〇〇（氏名） 【上申書】 人員欠員に伴う追加採用のお願い 本部門では、業務量の増加に伴い人員不足が顕著です。直近◯ヵ月では、〇〇業務および△△業務において、納期遵守や品質維持に支障をきたす事態が発生しております。過去〇ヵ月間に〇名の社員が退職し、現在の人員では業務を遂行する上で限界に達しているためです。 以上の状況を踏まえ、業務の効率化や品質の維持・向上を図るため、追加の人員採用を強くお願い申し上げます。具体的には、××職種について〇名の追加採用をご検討いただきたく存じます。 追加採用をすることで、業務分担を適正化して各社員の負担を軽減することが可能です。業務効率の向上はもちろん、社員のモチベーション向上にも寄与するものと確信しております。 貴重なご意見を賜りたく、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 以上 記 提出日：〇〇年〇月〇日 提出者：〇〇〇〇（氏名）　〇〇部門〇〇職

上申書を記載する場合は、上記のように現状の問題点を明確にし、追加採用の必要性を具体的に説明することが大切です。

また、追加採用によるメリットも合わせて提示することで、提案の重要性を明確に伝えられます。

5-2. 稟議書の例文

〇〇部門 〇〇〇〇（氏名） 【稟議書】 新規プロジェクト「〇〇〇〇」の予算承認について 起案者：〇〇〇〇（氏名） 起案日：〇〇年〇月〇日 1. 目的 本稟議書は、〇〇（目的や効果）を達成することを目指す新規プロジェクト「〇〇〇〇」の実施に必要な予算の承認を求めるものです。 2. プロジェクト概要 プロジェクト「〇〇〇〇」は、△△（プロジェクトの背景）に対応するために企画されました。主な活動内容は、××です。 3. 予算詳細 本プロジェクトの実施には、以下の予算が必要です。 – 項目1：〇〇円 – 項目2：〇〇円 ・ ・ ・ – 合計：〇〇円 4. 期待される効果 本プロジェクトによって〇〇が見込まれ、会社の△△に寄与できると考えております。 5. 添付資料 – プロジェクト計画書 – 詳細予算書 6.承認期限 〇〇年〇月〇日 以上、本プロジェクトの予算承認をお願い申し上げます。 記 提出日：〇〇年〇月〇日 提出者：〇〇〇〇（氏名）　〇〇部門〇〇職

稟議書を作成する際は、プロジェクトの目的・概要・予算詳細・効果などを明確に記述し、承認者が内容を理解しやすいように構成することが重要です。

予算増加のメリットや提案の背景を踏まえ、必要性が伝わるように工夫しましょう。

5-3. 提案書の例文

〇〇部門 〇〇〇〇（氏名） 【新規事業提案書】 「XXサービス」の立ち上げに向けた提案 提案日：〇〇年〇月〇日 1. 事業概要 「XXサービス」は、〇〇を対象に△△を提供する新規事業です。 2. 事業を企画した背景 現在、〇〇（市場の変化や社会的背景）によって××（ニーズや課題）が顕著になっています。本事業は、これらのニーズに応え、〇〇（市場の機会）を捉えることを目的としています。 4. 目標 – 短期目標：〇〇（サービスの認知度向上・初期顧客の獲得など） – 中長期目標：△△（市場シェアの拡大・関連サービスの開発など） 5. 見込める効果 – 〇〇（市場への貢献・社会的影響など） – △△（企業の成長・ブランド価値の向上など） 6. 既存事業との相乗効果 ××（相乗する理由）によって、〇〇（既存事業）と「XXサービス」は相互に強化し合う関係にあると考えます。 7. 想定されるリスク・課題と対策 – リスク1：〇〇（リスクの内容）→ 対策：〇〇 – リスク2：△△（リスクの内容）→ 対策：△△ 8. 販売方法 本サービスは、〇〇（販売チャネル）を通じて提供されます。△△（販売戦略・プロモーション計画など）も併せて実施します。 9. 必要コスト・予想収益 – 初期投資：〇〇円 – 運営コスト：〇〇円（月額/年額） – 予想収益：〇〇円（月額/年額） 10. 企画実現に向けた具体的なプラン・スケジュール – フェーズ1：〇〇（準備期間の活動内容について） – フェーズ2：△△（実施期間の活動内容について） – フェーズ3：××（評価・改善期間の活動内容について） 11.回答期限 〇〇年〇月〇日 以上、新規事業「XXサービス」の立ち上げに向けた提案を申し上げます。貴重なご意見を賜りたく、何卒よろしくお願い申し上げます。 記 提出日：〇〇年〇月〇日 提出者：〇〇〇〇（氏名）　〇〇部門〇〇職

提案書を作成する際は、事業の概要・ビジネスモデル・実施計画など、計画の全体像を明確にすることが重要です。

事業を実施するうえでのリスクとその解決策についても具体的に記載していれば、承認の確率を高められるでしょう。

6. 回覧文書が抱える課題

回覧文書には、以下のような課題が存在します。

• 回覧が停滞する
• 情報が漏れる可能性がある

以下、それぞれ具体的に解説します。

6-1. 回覧が停滞する

紙の文書を使用している場合は、回覧が停滞して次の人に回らないことが課題として挙げられます。

回覧が停滞する主な理由は、不在者が存在することです。出張や外回り、休暇などで対象者が社内にいない場合、書類の受け取りや確認ができずに回答が遅れやすくなります。

回覧が停滞すると、社内の意思決定や必要な手続きが滞って業務効率の低下につながりかねません。配布期限を明記したり、配布が遅れるリスクについて説明したりと、関係者に対して迅速な対応を促すことが大切です。

6-2. 情報が漏れる可能性がある

回覧の課題として、情報が社外に漏れる可能性も考えられます。意図しない第三者によって盗み見されたり、社外に持ち出して紛失したりする恐れがあるためです。

とくに紙の文書の場合、デジタルデータのようにアクセス制御ができないことから、だれでも簡単に閲覧できます。また、文書の追跡もできないため、紛失した場合の対処もおこなえません。

情報漏洩は、企業の信用失墜や法的責任を問われるリスクにつながるため、情報の電子化や適切な保管・管理が必要です。

7. ワークフローシステムによる回覧文書の電子化で課題を解決

紙媒体を用いた回覧に課題を感じているなら、ワークフローシステムで回覧を電子化する方法が有効です。

回覧を電子化することで、紙の文書に比べて迅速かつ効率的に業務を進められます。文書の回覧状況を簡単に追跡できるうえ、ボトルネックになる部署や人物を特定して事前に対処することが可能です。

また、ワークフローシステムを活用することで、回覧の情報漏洩の予防にもつながります。文書や情報にアクセスできる人の制限や、「いつだれがどの文書や情報にアクセスしたか」といったログの管理が可能です。

さらに、紙やインク、物理的な保管スペースなどのコストを削減できるため、運用コストも大幅に削減できるでしょう。

8. 回覧文書の電子化で社内回覧を効率化しよう

本記事では、回覧の種類や書き方について解説しました。理解しやすく、かつ関係者全員に伝達できるよう、簡潔な文章で作成したり、回覧リストを作成したりと工夫をしましょう。

ただ、それでも課題解決につながらない場合や、さらなる効率化を計りたい場合は、回覧文書の電子化が適しています。情報漏洩の対策にも効果があるため、ぜひ導入してみてください。