人事情報システムとは、社員の「基本情報」「採用」「勤怠」「労務」「人事評価」などを一元管理できるシステムのことです。それぞれのデータを記録し、分析することができます。さらに、クラウド型であれば、すぐに情報を共有することができます。本記事では、人事情報システムの概要やメリット、主な機能、選び方などをご紹介します。

1. 人事情報システムとは？

人事情報システムとは、社員の基本情報や採用情報、勤怠情報、人事評価などのさまざまな情報を一元管理できるシステムです。こうしたシステムを導入していないと、「情報が散逸している」「口頭のみのやり取りだったためデータ化されていない」など、さまざまな問題が噴出していたのではないでしょうか。

人事情報システムがあれば、社内に点在していた情報の一元化が可能です。データをまとめることで、必要な情報を必要なときに迅速に取り出すことができるようになるでしょう。

1-1. 人事情報にはどのようなものがあるのか

人事情報システムで管理する情報は主に次のとおりです。

人事情報	概要
勤怠管理	出退勤、残業時間など従業員の勤怠を管理
人事・労務管理	入社・退社など従業員情報の管理
給与計算	手当てや所得税、年末調整などの処理
採用管理	応募者や採用進捗情報の管理
人事評価	個々の目標や進捗、評価フローの管理
タレントマネジメント	従業員のスキル、人材配置データの管理
マイナンバー管理	従業員のマイナンバーの管理

一般的に人事情報システムであれば、上記のような情報を管理可能です。

2. 人事情報管理における課題

人事情報管理における課題として以下が挙げられます

• 手続きに工数がかかる
• 人事評価に時間が割かれてしまう
• 人事情報の更新・変更作業に時間が割かれてしまう

それぞれ詳しく解説します。

2-1. 手続きに工数がかかる

従来の人事情報管理は手続きに工数がかかってしまいました。例えば新入社員を採用した場合、社会保険、税金についての手続きを経る必要があります。さらに、労働者名簿や賃金台帳、出退勤表への反映も必要です。なかには労働者名簿など、従業員についての情報が複数の部署に点在してしまっているケースもあります。情報が複数の部署に点在してしまっていると、より手続きに工数がかかってしまうでしょう。情報が複数の部署に点在している場合、情報の管理方法は部署によってまちまちです。なかには従業員情報の管理を怠っている部署もあり、紛失リスクも高まってしまいます。

他にも有給休暇の承認をはじめ、役職者でなければ対応できない業務もあり、工数がかかってしまうでしょう。有給休暇の承認に時間がかかってしまっては申請する従業員にとっても負担になりかねません。有給休暇の取得は年5日の取得が義務付けられています。そのため、手続きに工数がかかってしまうとスムーズな有給休暇取得に支障が出てしまうでしょう。

2-2. 人事評価に時間が割かれてしまう

人事評価は社内のルールに従い、公正に判断しなければなりません。しかし、公正な人事評価を下すには多くの時間が割かれてしまいます。人事評価に時間がかかってしまうのは対象となる従業員の情報を一元管理できていないためです。情報をさまざまな場所から集める必要があり、時間がかかってしまいます。対象となる従業員が多いとより人事評価に時間が割かれてしまうでしょう。従業員が多く人事評価に時間が割かれてしまうと、評価担当者に負担がかかってしまいます。その結果、人事評価に時間を費やしてしまい、本来のコア業務に支障が及んでしまいます。コア業務に支障が及んでしまうと時間外労働も増加しかねません。

人事評価に時間がかかることが課題であれば、人事情報システムを活用して効率的な評価につなげましょう。人事情報システムを活用することで、情報を一元管理できるため、スムーズな人事評価が実現可能です。評価者の負担を軽減するためにも人事評価システムの導入を検討してみましょう。

2-3. 人事情報の更新・変更作業に時間が割かれてしまう

人事情報は従業員の入社から定期的に更新や変更が必要です。例えば退職や昇進、降格、異動などの情報を正確に反映する必要があります。このような人事情報の更新、変更作業が時間が割かれてしまい、人事情報管理が負担となってしまうでしょう。例えば人事情報を紙に記入しているのであれば、紙に書き込む作業に時間がかかってしまいます。また、人事情報の更新を時間がかかる紙ベースでおこなっている場合、ミスにもつながりかねません。記入ミスだけでなく、書類の紛失のリスクもあるでしょう。

人事情報の更新、変更作業に時間がかかるからといって、作業を怠ることも当然リスクがあります。例えば退職しているにも関わらず、人事情報が更新されていないと、社内システムへのアクセス権限がそのままになりかねません。その結果、不正アクセスのリスクが高まってしまいます。

人事情報の更新、変更作業にかかる時間を削減するのであれば、人事情報システムを導入して改善を図りましょう。

3. 人事情報システムを導入するメリット

人事情報システムでは、さまざまな社員の情報を管理することができます。ここでは、社員情報、採用情報、労務情報、人材評価情報をシステムで管理するメリットをご紹介します。

3-1. 社員情報をシステム化するメリット

社員の基本情報には、氏名・生年月日・住所・家族構成などが挙げられます。こうした情報は、入退社、異動、結婚や引っ越しなどに応じて更新する必要があります。そのため、特に異動や社員の入れ替わりが頻繁にある企業では、作業頻度が高いのではないでしょうか。

こうした情報をExcelなどで管理していると、管理者のパソコン内でしか編集できず、情報が点在したりなど、さまざまな問題が出てきます。さらに、書面が増え、「保管ファイルの整理に時間がかかる」といった事態も考えられます。

人事情報システムによって一元化されていれば、マスタ更新のみで作業を完結させられます。さらに情報の共有も簡単なため、人事部内での業務効率化につながるでしょう。さらに、データはシステム内にあるため、保管ファイルなども不要です、ペーパーレス化によって、コスト削減にもつながるでしょう。

3-2. 採用情報をシステム化するメリット

採用情報には、面接日程、進捗状況、選考結果、評価などさまざまな情報が含まれています。こうした情報を応募者ごとに管理しなくてはいけないため、応募者が多いほど作業が煩雑になります。優秀な人材を確保するには、採用プロセスを滞りなく進めることが大切です。そのため、「進捗管理が大変で時間がかかる」「結果通知に漏れがある」などのミスが起こると、優秀な人材を取りこぼしてしまう可能性もあるでしょう。

人事情報システムを活用すれば、応募者の情報管理やスケジュール管理、選考の評価などを、まとめて同じシステム内でおこなえます。さらに、メールなどのコミュニケーション機能を搭載しているシステムもあるため、情報漏れや共有漏れを防ぎやすいでしょう。

また、採用データを集約し、分析することも可能です。データによって客観視できるようになるため、担当者の経験に頼り切らない採用活動が可能になります。

3-3. 労務情報をシステム化するメリット

労務情報には、勤怠管理、給与計算、雇用計画など、社員が安心して就業できるような手続きが含まれています。労務の業務には、書類提出のために関係機関に出向いたり、法律関係の知識を身につけたりなど、担当者の負担が大きい部分もあります。さらに、作業自体はルーティーンの部分も多いですが、期日が厳密に設けられている物が多いため、業務効率化は大きな課題となっています。

労務活動がシステム化できれば、勤怠管理や給与計算の大部分を自動化できます。また、社会保険や雇用保険などの手続きを電子申請することもできます。さらに、クラウドシステムであれば、法改正ごとに自動アップデートがおこなわれるため、労務担当社の負担軽減も期待できます。

関連記事：勤怠管理をペーパーレス化するには？電子化のメリット・デメリットも解説

3-4. 人材評価情報をシステム化するメリット

人材評価基準が不透明だと、社員のモチベーションを下げてしまう可能性があります。また、社員一人ひとりにスキル把握ができず、適材適所の人事配置ができないケースもあるでしょう。

人材評価情報がシステム化できれば、社員のスキルや実績をデータ化できるため、評価までのプロセスが分かりやすくなります。システム上で評価基準が可視化されているので、社員は「自分のどの部分が評価されているのか」「どこを改善したらいいのか」を理解しやすいでしょう。

とはいえ人事システムにもさまざまな種類があり、システムを選定する前に要件定義を正しくおこなわれなければなりません。当サイトで無料配布している「人事管理システム導入ガイド」にはシステムを導入することで解決したい課題の定義やシステム導入後の仮説検証の流れなどシステム選定からシステム導入の流れにあたって必要な情報を網羅的に解説しております。人事システム導入を検討している方にとっては大変参考になる内容となっているので興味のある方はぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. 人事情報システムの機能

人事情報システムの主な機能には以下が挙げられます。

4-1. 組織管理

社員の氏名と顔写真を表示できる機能です。組織の確認やシミュレーションなどをおこなうことが可能です。社員のパフォーマンス表示や、人事異動のシミュレーションなどをおこなえます。

4-2. 社員管理

社員情報を集約し、一元管理できる機能です。社員情報の登録や一覧が確認できるリストビュー機能などが搭載されています。検索機能が搭載されているので、欲しい情報をすぐに見つけることができます。

4-3. ロール管理

社員に応じて、編集や閲覧などの権限や操作範囲を設置できます。

4-4. 入社処理

入社手続きにおいて必要な情報をWeb上で収集することができます。工数や書類の管理工数の削減につなげられます。

4-5. レポート機能

労働者名簿や社員台帳など、必要なデータを必要な形式で出力できます。

4-6. システム連携

勤怠・給与・ワークフローなどの別のシステムと連携することができます。

5. 人事情報システムの種類

人事情報システムは、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。

5-1. オンプレミス型

オンプレミス型は、ソフトウェアをサーバーやパソコンにインストールして使用するパッケージタイプです。従来のサービスはオンプレミス型で、ソフトやネットワーク機器などの購入が必要でした。

オンプレミス型は、インターネットにつながなくても利用できるため、セキュリティが強固なのが特徴です。またカスタマイズ性の高さも魅力です。ただし、導入コストがかかったり、導入までに時間がかかったりするなどのデメリットもあります。

5-2. クラウド型

クラウド型は、インターネット上のサーバーに接続し、ソフトウェアを利用するタイプです。物理的な機器の購入が不要なため、比較的早期に利用を開始できます。さらに、インターネット環境があればどこでも利用できるため、テレワークなどの働き方にも対応できます。

6. 人事情報システムの選び方

ここでは、自社にあった人事情報システムの選び方についてご紹介します。

6-1. 自社の課題を明確にする

まずは、自社の課題を明確にし、それを解決できるシステムを選ぶことが重要です。新しいシステムを導入しても、課題が解決できなければ意味がありません。

6-2. サポート体制を確認する

新しいシステムを導入する際には、サポート体制も確認しましょう。利用中に不具合などが生じた際に、しっかりとしたサポートが受けられなければ業務を効率的に進めることができません。そのため、あらかじめどのようなサポートが受けられるか確認して置くことが大切です。

7. テレワーク時代のオススメは社外でも使えるクラウド型

オンプレミス型とクラウド型はそれぞれメリット・デメリットがありますが、テレワークなどの働き方にも対応したいのであればクラウド型がおすすめです。インターネットに接続できる環境があれば、社外からでもアクセスすることができます。ぜひ自社に合ったシステムを導入し、業務効率化につなげてはいかがでしょうか。