「仕事の属人化は退職の原因になる？」

「仕事の属人化による退職を防ぐ方法は？」

上記のような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

企業において、一部の業務が特定の従業員に集中する「属人化」は、大きな問題となることもあります。業務の属人化は従業員の負担を増大させ、結果的に退職の原因となるケースも少なくありません。

本記事では、仕事の属人化が従業員の退職の原因となる理由や企業に与えるリスク、解消するメリットを解説します。業務の属人化を改善し、従業員の退職を予防しましょう。

目次
1. 仕事の属人化は従業員の退職理由になる
2. 仕事の属人化が退職の原因となる理由
3. 仕事の属人化が企業にもたらすリスク
4. 仕事の属人化を解消するメリット
5. 仕事の属人化による退職を予防する方法
6. 仕事の属人化を防ぎ退職リスクを軽減させよう

1. 仕事の属人化は従業員の退職理由になる

仕事の属人化は、従業員の退職理由になり得ます。属人化が進むと業務負担が特定の従業員に偏り、過労や過度なストレスを引き起こしやすくなるためです。

疲労が蓄積すると、従業員は「退職したい」と考えるようになります。適切なサポート環境が整っていない場合、退職の意向がさらに強まるでしょう。

また、特定の業務に集中することでほかの業務に着手できなくなるため、キャリアアップの選択肢が狭まります。自身の成長が見込めなくなるため、将来に不安を感じることも少なくありません。

仕事の属人化は、スキルや能力が高い従業員に業務が偏ることが多くあります。優秀な従業員は、より良い労働環境を求めて転職を考えるようになるでしょう。

2. 仕事の属人化が退職の原因となる理由

仕事の属人化が退職の原因となる理由は、以下のとおりです。

• ストレスの増大
• キャリアアップの阻害
• 報酬への不満

2-1. ストレスの増大

仕事の属人化を理由にストレスが増大することが、退職の原因になる可能性があります。具体的には、以下のような要因で過度なストレスを感じることが多くなるでしょう。

• 業務内容を自分しか把握していないためほかの従業員に頼れない
• 業務に関連する悩みを共有できない
• 自分が不在になると業務が滞るため体調不良や私用で仕事を休みにくい
• 残業や休日出勤が多くプライベートの時間を確保できない

過度なストレスはメンタルヘルスの問題を引き起こす原因となり、休職や退職につながるケースも珍しくありません。

また、業務が滞ると周りの従業員もストレスを感じやすくなるため、職場全体のストレスレベルが高くなるでしょう。

2-2. キャリアアップの阻害

仕事の属人化が従業員のキャリアアップを阻害する可能性があることも、退職の原因の一つです。属人化された職場では、専門知識やスキルを有する従業員に業務が偏ります。

裏を返せば、仕事に対する意欲があっても専門知識がなければ特定の業務にかかわるチャンスがないといえるでしょう。労働環境が改善されなければ、従業員は新たなスキルを習得できず、属人化状態は改善されません。

とくに、仕事に対するモチベーションや向上心の高い従業員は、自身が成長できる環境に身を置きたいと考えるため、転職を検討するようになるでしょう。

2-3. 報酬への不満

報酬への不満も、退職を考える理由の一つです。属人化状態になる業務は、専門知識やスキルを有することが多く、企業にとって重要な業務であることが多くあります。

重要な役割を果たしているにもかかわらず、業務内容に見合った報酬や昇進の機会が得られなければ、従業員は不満を感じやすくなるでしょう。正当な評価がされなければ、従業員のモチベーションは低下します。

より良い条件を求めて、自分のスキルや能力を適正に評価してくれる企業に転職しようと考えるでしょう。

3. 仕事の属人化が企業にもたらすリスク

仕事の属人化が放置されていると、離職者が増加するリスクがあります。離職者が増加すると、企業に以下のような悪影響を及ぼすでしょう。

• 社内のノウハウが失われる
• 生産性が低下し業績が悪化する
• 採用・人材育成のコストがかかる
• 退職率の高い企業と認知され企業イメージが低下する

とくに優秀な人材の流出は、企業にとって大きな損失といえます。退職者が増えることで悪循環に陥り、企業の存続が危ぶまれる可能性もあるでしょう。

4. 仕事の属人化を解消するメリット

仕事の属人化を解消するメリットは、以下のとおりです。

• 人材の定着率が向上する
• 業務品質を維持・向上できる
• 個々のスキルアップが見込める

4-1. 人材の定着率が向上する

仕事の属人化を解消することで、人材の定着率の向上が見込めます。従業員の負担を軽減し、働きやすい環境を整えることで退職を予防できるためです。

また、業務を分担しだれが何をしても対応できる体制を構築できれば、リモートワークやフレックスタイム制度など、柔軟な働き方を推進できます。

多様な働き方を提供できれば、従業員の満足度が向上するため、離職率の低下につながるでしょう。

4-2. 業務品質を維持・向上できる

属人化を解消させることで、業務品質を維持・向上しやすくなります。独自のルールをなくし、業務を標準化・マニュアル化することで、すべての従業員が同じクオリティの業務内容をこなせるようになるためです。

また、業務内容を共有することで、改善策や新たなアイディアも生まれやすくなります。さらに業務内容を複数人で定期的に見直せば、品質の向上にもつながるでしょう。

4-3. 個々のスキルアップが見込める

属人化を解消することで、個々のスキルアップが見込めます。業務に関するノウハウや情報、専門知識が共有され、多様なスキルを学べるようになるためです。

例えば、特定の従業員だけが担当していた顧客対応を担当すれば、コミュニケーション力や交渉力が身につけられます。属人化されている事務作業を複数人で担当すれば、データ処理や業務効率化のスキルが身につくでしょう。

また、属人化の解消のために、業務を自動化・効率化する新しいツールやシステムを導入することが多くあります。新たなシステムが導入されれば、デジタルツールの習熟度が高まり、業務の幅が広がることが期待できるでしょう。

5. 仕事の属人化による退職を予防する方法

仕事の属人化による退職を予防する方法は、以下のとおりです。

• 業務フローの可視化
• 業務標準化・マニュアル化
• 情報や知識の共有

5-1. 業務フローの可視化

業務フローを可視化することで、属人化による退職を予防できます。特定の従業員に負担が集中せず、業務の負担が分散されるためです。

属人化している業務は内容が複雑で、担当者以外にはわかりにくいケースが多くあります。業務フローを可視化すれば、業務内容がわかりやすくなり従業員同士で共有しやすくなるでしょう。

また、チーム内の業務の進捗状況を確認しやすくなります。協力し合える環境が整うため、トラブルやミスを早期発見できたり、業務の遅れをフォローしやすくなったりするでしょう。

5-2. 業務標準化・マニュアル化

業務を標準化・マニュアル化することも、属人化を理由とした退職を予防するのに効果的です。だれでも業務をこなせる仕組みを構築することで業務の分担が容易になり、個人にかかる負担を軽減できるためです。

マニュアルがあれば、新人でもスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。業務内容を把握しやすいため、即戦力が育ちやすくなります。

マニュアルを作成する際は、だれが見てもわかりやすい内容にすることが大切です。文書だけでなく、図や画像など視覚的にわかりやすい要素を盛り込むとよいでしょう。

わかりやすく実用的なマニュアルは、新たな人材を採用した際にも利用できるため、育成コストの軽減にもなります。

5-3. 情報や知識の共有

属人化による退職を防ぐためには、情報や知識の共有をすることも重要です。業務のノウハウが組織全体に広がることで、特定の従業員に負担が集中するのを回避し、結果的に退職リスクを軽減できます。

プロジェクト管理ツールやチャットツールなど、情報共有をスムーズにおこなえるツールの導入がおすすめです。従業員が率先して知識やノウハウを共有しやすい環境をつくることで属人化を解消し、組織全体で支え合える職場環境を構築できます。

6. 仕事の属人化を防ぎ退職リスクを軽減させよう

仕事の属人化は、特定の従業員の業務負担を増やし、業務の停滞や生産性低下などのリスクを招きます。最終的に退職を引き起こす要因となるため、早期に対策を講じることが重要です。

業務フローの可視化や業務の標準化、情報共有を徹底することで属人化を解消できます。従業員が安心して働ける環境を整え、退職リスクを軽減させましょう。