「仕事の属人化がストレス原因になる理由を知りたい」

「ストレスを招きかねない仕事の属人化の対策を知りたい」

上記のようにお悩みの方も多いでしょう。

仕事の属人化とは、会社の特定業務・作業について担当者に過度に依存している状態です。結果、業務内容を担当者しか理解していないため、担当者の不在や欠勤により業務・作業が滞ります。

仕事の属人化は、担当者や周囲の従業員のストレス原因になりえるため、企業は何らかの対策を講じる必要があるでしょう。

本記事では、仕事の属人化がストレス原因になる理由や、仕事の属人化によるストレスで生じる問題とストレス以外の悪影響を解説します。

そのほかに、ストレスを招く仕事の属人化の発生原因や対策の解説もあるため、ぜひ参考にしてください。

目次
1. 仕事の属人化がストレス原因になる理由
2. 仕事の属人化によるストレスで生じる問題
3. 仕事の属人化によるストレス以外の悪影響
4. ストレスを招く仕事の属人化の発生原因
5. ストレスを招く仕事の属人化への対策
6. ストレス原因になりえる仕事の属人化の対策を検討しよう

1. 仕事の属人化がストレス原因になる理由

仕事の属人化がストレス原因になる理由は、重責や長時間労働などから、担当者に心身ともに過度な負担がかかるためです。

仕事が属人化すると、担当者が膨大な業務を抱えていても、すべての業務を本人が処理しなければなりません。結果、担当者は以下のような状態に陥りやすいため、ストレスを抱えやすいです。

• 責任感から精神的な負担が増加する
• 長時間労働が常態化する
• 業務への影響から休暇を取りにくい

属人化の期間が長くなるほど上記の状態が続くため、担当者のストレスも増していくでしょう。

担当者不在による業務の停滞は、周囲の従業員のストレス原因にもなりえます。情報不足により不在時の対応が満足にできなかったり、提供するサービス・成果物の品質が下がったりする可能性もあるためです。

つまり、仕事の属人化の放置は、従業員のストレス増加を招きかねません。

2. 仕事の属人化によるストレスで生じる問題

仕事の属人化によるストレスで生じる問題は、以下の3つです。

1. パフォーマンス低下
2. 心身の不調
3. 生産性の低下

各問題を詳しく解説します。

2-1. パフォーマンス低下

仕事の属人化によるストレスで生じる問題の一つは、担当者の仕事のパフォーマンス低下です。ストレスが以下のような状態を招き、担当者の業務水準が著しく下がります。

• 仕事速度の低下
• 仕事効率の低下
• 集中力の低下
• ミスの増加

仕事のパフォーマンスとは仕事ぶりのことで、仕事のやり方や仕事中の態度・様子などのことです。

担当者が本来の能力を発揮できない状態が続くと、業績悪化や成果物・サービスの品質低下につながります。業績悪化や品質低下がストレス原因を増加させるため、悪循環に陥る可能性も否めません。

2-2. 心身の不調

心身の不調も、仕事の属人化によるストレスで生じる問題です。

担当者が仕事によるストレスにさらされ続けた場合、身体や心の健康を損なう可能性を否めません。例えば、担当者が慢性的な長時間労働を強いられているケースなどです。

体調不良により担当者が遅刻や欠勤を繰り返すと、業務停滞の機会が増えるため、周囲の従業員のストレスも増えるでしょう。結果、周囲からもストレス増加による心身不調者が出現する可能性を否めません。

2-3. 生産性の低下

仕事の属人化によるストレスで生じる問題には、生産性の低下もあります。ストレスが担当者の仕事のパフォーマンス低下や心身不調を招くと、個人の業績悪化や成果の減少につながるためです。

仕事の内容をほかの従業員が把握していないため、周囲からの効果的な手助けや助言を期待できません。従って、自力で立て直す必要があります。

個人の業績悪化や成果減少が続くと、チーム・部署の生産性低下につながり、やがて組織の生産性低下を招くでしょう。

3. 仕事の属人化によるストレス以外の悪影響

仕事の属人化によるストレス以外の悪影響は、以下の3つです。

1. ブラックボックス化
2. 組織力の低下
3. 退職による混乱

各影響の詳細を解説します。

3-1. ブラックボックス化

仕事の属人化によるストレス以外の悪影響の一つは、ブラックボックス化です。ほかの従業員が業務内容を理解していないため、担当者のミスに気づかなかったり不具合を修正できなかったりします。

ブラックボックス化とは、属人化の影響により、ほかの従業員が担当者の仕事の過程や仕組みがわからない状態のことです。万一、担当者が不正行為をしても発見できません。

ブラックボックス化により、上司も仕事の進捗・品質の管理や業務プロセスの評価が難しいでしょう。

3-2. 組織力の低下

組織力の低下も、仕事の属人化によるストレス以外の悪影響です。各従業員の成長は組織力を高めますが、担当者に依存する属人化では、担当者が担う業務におけるほかの従業員の成長は望めません。

属人化により担当者が仕事を通じて得た知見やノウハウは、一般的にほかの従業員と情報共有されないでしょう。情報の活用機会がないため、情報共有した場合と比べると組織力は低いです。

3-3. 退職による混乱

仕事の属人化によるストレス以外の悪影響には、退職による混乱もあります。担当者が転職や病気により退職した場合、業務が回らなくなり、ほかの従業員の負担やストレスが増加するためです。

病気などで突然退職した場合は引き継ぎができないため、担当者が仕事を通じて得たノウハウや知識、技術を共有する機会が失われます。後任者は、業務プロセスの構築をゼロから始めなければなりません。

結果、退職前よりも退職後は、同業務における業績悪化や品質低下の可能性があります。

4. ストレスを招く仕事の属人化の発生原因

ストレスを招く仕事の属人化の主な発生原因は、以下のとおりです。

• 業務多忙
• 人手不足
• 高い専門性を要する業務
• 情報共有の欠如

業務多忙や人手不足の企業では、だれもが自身の業務遂行に手一杯になりがちなため、属人化が発生しやすいでしょう。成果が出ている場合は、属人化がストレスや組織力の低下を招く可能性に気づかない場合もあります。

高い専門性を要する業務は、業務遂行に専門知識や高い技術が必要なため、属人化が発生しやすいです。教育や採用の難易度も高いため、属人化が長引く可能性を否めません。

情報共有の欠如も、ほかの従業員が意見したり関与したりできなくなるため、属人化の発生原因です。とくに一人の担当者が業務を遂行している場合は、業務プロセスやノウハウなどの情報共有の必要性を感じにくいでしょう。

5. ストレスを招く仕事の属人化への対策

ストレスを招く仕事の属人化への対策は、以下の3つです。

1. 業務フローの把握・見直し
2. マニュアルの作成
3. 情報共有の促進

各対策の詳細を解説します。

5-1. 業務フローの把握・見直し

ストレスを招く仕事の属人化への対策の一つは、業務フローの把握・見直しです。担当者の業務の流れを把握し、簡略化できる工程があれば見直すことで、ほかの従業員も業務を担当できます。

業務フローとは作業の流れのことです。業務の流れの把握は、属人化の予防につながるだけでなく、周囲が担当者をフォローする際にも役立つでしょう。

5-2. マニュアルの作成

マニュアルの作成も、ストレスを招く仕事の属人化への対策です。ほかの従業員が担当する場合でも、マニュアルを見ながら仕事をすることで一定水準の質を期待できます。

作業手順をマニュアル化する際には、だれでも使いこなせるように、初心者が理解できるレベルを目指しましょう。マニュアルの使用開始後も、理解しにくい部分があれば必要に応じて改訂します。

5-3. 情報共有の促進

ストレスを招く仕事の属人化への対策には、情報共有の促進もあります。

上司や関連業務を担当する従業員との情報共有は、担当者の業務内容を知るきっかけとなるため、属人化の予防にも役立つでしょう。ほかの従業員が助言をくれる可能性もあるため、業務の負担軽減も期待できます。

情報共有を促進する方法は、以下のとおりです。

• 情報共有ツールの導入
• マニュアルの作成
• 担当者による研修の実施

情報漏洩防止対策についても検討しながら、情報共有のルールを決めてから運用しましょう。

6. ストレス原因になりえる仕事の属人化の対策を検討しよう

仕事の属人化は、担当者と周囲の従業員のストレス原因になりえます。担当者に過度な負担がかかったり、担当者の不在により業務が滞ったりするためです。

仕事の属人化によりストレスを抱えた従業員には、心身の不調や離職のリスクも考えられます。また、生産性や組織力の低下など、ストレス以外の悪影響の可能性も否めません。

属人化の防止策として、業務手順のマニュアルの作成や業務フローの把握・見直しなども有効です。自社の従業員のストレス原因になりえる仕事の属人化について、ぜひ対策を検討してください。