人事異動の内示とは?適切な時期や伝え方を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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人事異動の内示とは?適切な時期や伝え方を解説

「人事異動の内示の目的は?」

「人事異動の内示を知らせる適切なタイミングは?」

「人事異動の内示の伝え方について知りたい」

人事異動の内示について、上記のような疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。

内示とは社内人事の確定後、全従業員に周知する前に、該当の従業員に対し異動や転勤を伝えることです。前もって伝えることで、余裕をもって引越しや業務引き継ぎの準備ができます。

ただし内示の伝え方やタイミングによっては、従業員が内示に不満をもつ可能性があります。従業員とのトラブルを防ぐためにも、内示に関する正しい知識を理解することが大切です。

そこで本記事では、人事異動の内示に関する知識や伝える適切な時期・伝え方について解説します。

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1. 人事異動の内示とは|全従業員に通知する前に本人に異動を知らせること

内示とは、社内の人事異動が確定した後、全従業員に通知する前に、従業員本人に対し異動を知らせることです。一般的には、直属の上司や人事労務の担当者から知らされることが多いとされています。

内示の主な目的は、異動の準備期間を設けることです。例えば転勤が伴う場合、引越し先の物件探しなどをおこなわなければなりません。前もって内示を伝えることで、従業員は余裕をもって異動の準備ができます。

なお内示が知らされた従業員は、基本的に内示を断れません。ほとんどの企業の場合、就業規則に企業の業務命令に従うことが記載されています。

関連記事:人事異動とは?決め方やメリット・デメリットを徹底解説

2. 人事異動の内示と辞令・発令の相違点

人事異動の内示と辞令・発令の相違点について、以下のとおりにまとめました。

  • 内示と辞令の相違点
  • 内示と発令の相違点

2-1. 内示と辞令の相違点

人事異動の内示と辞令の相違点は、通知範囲と通知方法です。

通知の種類 通知範囲 通知方法
内示 人事異動をする従業員本人 口頭やメールなど
辞令 全従業員 文書

まず、内示を通知する範囲が従業員本人である一方、辞令は全従業員へ通知をおこないます。また、内示の通知方法は口頭やメールなどが挙げられますが、辞令は企業側の正式な文書として通知されることがほとんどです。

2-2. 内示と発令の相違点

人事異動の内示と発令の相違点は、行動内容です。

行動内容
内示 上司などが異動する従業員本人に対し、異動を知らせる
発令 企業が公式に発表することを指示する

まず、内示の行動内容は、従業員に対し異動を知らせることです。一方、発令の行動内容は発表を指示するとされています。

3. 人事異動の内示の5パターン

人事異動の内示は、以下5つのパターンに分けられます。

  • 部署異動
  • 転勤
  • 出向
  • 昇進もしくは昇格
  • 降職もしくは降格

部署異動や転勤・出向の場合は、就業先が変更となるケースが多く、物件探しや引越しのために早めに内示を知らせます。

また昇進や昇格、降職や降格の場合においては、後任へ業務引き継ぎ準備のために、内示を知らせる場合が多いです。

なお降職・降格の場合は、家庭の事情や本人の希望による業務内容の変更が多いとされています。全従業員に伝える際は、誤解を招かないように通知しなければなりません。

4. 人事異動の内示を知らせる時期|1〜2ヵ月前が一般的とされている

人事異動の内示を知らせるタイミングは、企業ごとによって異なります。なぜなら、法律などで内示のタイミングが定められていないからです。

前述したとおり、異動や転勤・出向などの場合は就業先の変更に伴う引越しが必要となります。異動する1〜2ヵ月前など、余裕をもったタイミングで内示を知らせるのが一般的です。

また昇進や昇格・降職や降格の場合は、1ヵ月前〜数週間前に内示を知らせることが多いとされています。業務の引き継ぎ準備もあるため、遅くても1週間前には内示しましょう。

5. 人事異動の内示の伝え方|口頭・メールや書面で伝える

人事異動の内示の伝え方は、部署や上司・担当者によって伝え方が異なります。主な内示の伝え方は、以下の2つです。

  • 口頭|従業員と一対一で話し合う
  • メールや書面|内示の主旨を明確に伝える

5-1. 口頭|従業員と一対一で話し合う

まず人事異動が決まった場合、従業員本人に対して口頭で内示を伝える方法が挙げられます。従業員に対し、異動や転勤が決まった理由を明確に伝えられるからです。

内示を口頭で伝える場合は、周囲の従業員に聞かれないように注意しなければなりません。従業員のスケジュールを押さえたうえで、一対一で話し合う時間を設けましょう。

5-2. メールや書面|内示の主旨を明確に伝える

従業員と一対一で話し合うスケジュールが押さえられない場合は、メールや書面で内示を伝えましょう。文章で伝えることで、内示の詳細を正しく伝えられます。

ただし、一方的に内示を伝えても、従業員が困惑する可能性もあります。内示の主旨を明確に伝えることが大切です。

6. 人事異動の内示を伝える際に注意すべき3つのポイント

人事異動の内示を伝える際に注意すべきポイントは、以下の3つです。

  1. 内示の詳細について把握する
  2. 情報漏洩しないよう対策する
  3. 内示を断られた場合は理由を確認する

6-1. 内示の詳細について把握する

上司や人事労務の担当者として従業員に明確な説明ができるように、内示の詳細を把握しましょう。現状の職場環境で満足している従業員の場合、内示を告げられたことで、企業に対し不安や不満を抱える場合があるからです。

前述したとおり、人事異動の内示にはさまざまな種類があります。スキルや能力を評価した昇進や昇格、現場フォローのための異動など、企業によって人事異動を命じる理由はさまざまです。

内示が出たことによる従業員の不安や不満を解消するために、内示の詳細を明確に伝えられるように準備してください。

関連記事:やってはいけない人事異動とは?退職やモチベーション低下を避けるコツ

6-2. 情報漏洩しないよう対策する

内示は機密情報と同様に取り扱う企業が多いため、情報が漏洩しないように対策しましょう。内示の詳細が社内に広まった場合、トラブルに発展する場合があるからです。

例えば重要なポジションの人事異動があった場合、現場に混乱を招く場合もあります。さらに、取引先や株主に影響を与えることも懸念しなければなりません。

その結果、内示の取り消しに至る場合もあります。上司や人事労務の担当者として内示を伝える際は、従業員に対して内示を口外してはならない旨の理由を添えて正しく伝えましょう。

6-3. 内示を断られた場合は理由を確認する

もし従業員から内示を断りたい・検討したいと言われた場合は、拒否できない旨を伝える前に、理由を確認しましょう。

内示を断る理由が家庭の事情(育児や介護など)の場合、異動や転勤などを配慮する必要があるからです(育児・介護休業法の第二十六条)。

従業員が内示を断る明確な理由を伝えたにもかかわらず内示を命じると、企業への不信感が高まります。その結果、離職につながる可能性もあるでしょう。

人材確保が重要視される現代において、能力やスキルがある人材が離職するのは企業にとって避けるべきです。上司や人事労務の担当者は、従業員が内示を拒否する理由を把握したうえで、内示が適切であるのか再度検討してください。

参照:育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律 第二十六条 | e-Gov法令検索

7. 人事異動の内示は適切な時期・伝え方を選ぼう

内示とは、社内人事の結果を全従業員に伝える前に、異動や転勤をする従業員に知らせることです。

内示を知らせるタイミングは、異動や転勤の1〜2ヵ月前が一般的とされています。伝える方法に決まりはないため、口頭やメール・文書を用いて、内示の詳細を正しく説明しましょう。

また内示は就業規則に則り、従業員の拒否が認められていません。ただし家庭の事情(育児や介護)などが理由で、内示を拒否できるケースもあります。

上司や人事労務の担当者は、従業員の家庭環境に寄り添ったうえで、内示を検討・通知することが大切です。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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