人事評価制度の運用に欠かせない「人事評価マニュアル」の作成方法や注意点 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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人事評価制度の運用に欠かせない「人事評価マニュアル」の作成方法や注意点

びっくり

人事評価制度の不満として多いのが、「成果や業績が適正に評価されていない」「評価者が主観や印象で評価している」といった人事評価の公平性に関する問題です。

公平な人事評価を行わなければ、従業員の能力やスキルを可視化するどころか、やる気やモチベーションの低下につながる可能性があります。公平な人事評価を実現するうえで大切なのが、人事評価の基準やルールをまとめた「人事評価マニュアル」の作成です。

この記事では、人事評価マニュアルが必要な理由や、人事評価マニュアルを作成するコツ、評価面談の納得感を高めるための面接官マニュアルの重要性について解説します。

関連記事:人事評価はなぜ必要?導入して考えられるメリットやデメリット

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人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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1. 「人事評価マニュアル」を作成すべき3つの理由

3つ

人事評価制度を運用する際に欠かせないのが、人事評価の基準やルールを定めた「人事評価マニュアル」です。人事評価マニュアルを作成すれば、評価者が人事評価で迷いにくくなり、公平な判断をすることができます。

人事評価マニュアルを作成するメリットは、評価者だけでなく被評価者にもあります。人事評価マニュアルを公開することで、人事評価のプロセスが透明化され、被評価者が人事評価により納得感を得られるようになります。

1-1. 印象評価をなくし、公平な人事評価を実現できる

人事評価マニュアルを作成し、評価基準を明確化することで、より公平な人事評価を実現できます。評価者による印象評価をなくすため、人事評価マニュアルには、なるべく客観的に評価基準を記載することが大切です。人事評価の基準は、大きく分けて「定量評価」「定性評価」の2種類があります。

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納得感のある人事評価制度にするためには、定量評価だけでなく、定性評価を取り入れる必要があります。しかし、定性評価は数値化しづらく、評価者の主観や印象によって評価が分かれやすい部分です。

そのため、人事評価マニュアルの作成を通じて、定性評価を行うための明確な基準を定める必要があります。

1-2. 評価者が責任を自覚し、人事評価エラーの減少につながる

人事評価マニュアルを作成し、評価者に読んでもらうことで、評価者が人事評価における自身の責任を自覚できます。評価者が人事評価マニュアルを参照し、人事評価の仕組みやルールをより深く理解することによって、「人事評価エラー」の防止につながります。

人事評価エラーとは、「評価が無意識に寛大になる」「結論ありきで評価を行う」など、評価者の心理的要因によって、人事評価の基準が偏ったり歪められたりすることを指します。評価者が人事評価の責任を自覚し、客観的な評価基準に基づいて人事評価を行うようになれば、こうした人事評価エラーの減少が期待できます。

1-3. 評価プロセスが可視化され、被評価者が納得感を得られる

人事評価マニュアルを社内に公開すれば、被評価者も人事評価の基準やプロセスを知ることができます。人事評価マニュアルを通じ、「どのように能力やスキルが評価されるのか」「どのような人物像が求められているのか」が可視化されるため、被評価者が人事評価により納得感を得られるようになります。

人事評価マニュアルを作成する場合は、評価者だけでなく、被評価者にも読んでもらえるようにしましょう。

関連記事:人事評価で考えられる不満とは?訴訟リスクを回避する健全な運用法 

2. 人事評価マニュアルを作成する際の3つのポイント

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しかし、人事評価マニュアルが複雑すぎたり、わかりづらかったりすれば、かえって評価者が人事評価に迷ってしまいます。

人事評価マニュアルを作成するときは、明確な評価基準を設けながらも、シンプルなマニュアルになるよう心がけることが大切です。また、人事評価制度の評価基準は、人材育成や能力開発につながるようなものを設定しましょう。人事評価マニュアルを作成する際のポイントを2つ解説します。

関連記事:人事評価制度を導入する前にチェックすべきポイント

2-1. 複雑なマニュアルではなく、シンプルなマニュアルを心がけること

人事評価の基準を可能な限り明確化するため、あれもこれもと事細かく表現を付け加えるケースが散見されます。しかし、人事評価マニュアルを作成するときは、シンプルでわかりやすいマニュアルになるよう心がけることが大切です。

マニュアルが長すぎたり、複雑になりすぎたりすると、必要な情報を探すのに時間がかかり、かえって人事評価が煩雑になります。また、分厚いマニュアルは敬遠されやすいため、そもそも評価者に読んでもらえない可能性もあります。

シンプルな人事評価マニュアルになるよう、情報の取捨選択を心がけましょう。単に記述量を増やすよりも、情報を精査して重要な箇所だけ記述するほうが、より人事評価制度の評価基準が明確になります。

2-2. 評価基準を人材育成に結びつけること

人事評価制度の目的は、人事評価の基準を明確化し、人材育成や能力開発につなげることにあります。そのため、人事評価マニュアルに記載する評価基準は、「入社後の期間に応じ、達成すべき目標を設定する」「目標達成度に応じ、レベル分けを行う」など、人材育成に結びつけて設定することが大切です。

3. 評価面談の納得感を高めるため、「面接官マニュアル」を作成しよう!

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人事評価を行うとき、面接官による評価面談を実施する企業が一般的です。評価面談を実施する場合は、通常の人事評価マニュアルだけでなく、面接官向けのマニュアルを作成しましょう。

「面接官マニュアル」を作成すれば、評価面談の基準が明確になり、評価面談の納得感や信頼感がより高まります。面接官マニュアルには、「被評価者の話を聴く姿勢」「課題解決に向けた建設的な場にする」など、面接官の役割や心得を盛り込むことが大切です。

関連記事:お互いが納得できる人事評価面談の進め方やポイント

3-1. 被評価者の話を聴く姿勢が重要

評価面談でよくある失敗が、面接官が一方的に話しつづけ、被評価者が萎縮してしまうケースです。評価面談は被評価者の能力やスキルを評価するだけでなく、上司と部下のコミュニケーションの場でもあります。

お互いの考えを確認できるよう、面接官マニュアルで「被評価者の話を聴く姿勢」について言及しましょう。被評価者が話しやすい環境にすることで、被評価者自身の考えや評価を具体的に聞くことができ、評価者がフィードバックを行いやすくなります。

3-2. 課題解決に向けた建設的な場にする

評価面談は、被評価者の欠点や短所を非難するための場ではありません。被評価者が欠点や短所を克服し、課題を解決できるように建設的な提案を行うのが評価面談の目的です。

そのため、面接官マニュアルには、課題解決に向けて被評価者のモチベーションを刺激するための方法や心構えを記載しましょう。面接官マニュアルを作成することで、面接官が折に触れて自身の役割や心得を省みることができます。

ここまで、人事評価マニュアルの作成が必要な理由をご説明してきましたが、実際に不適切な人事評価により、民事訴訟に発展したケースもあります。

適切な人事評価が行われる必要性や、トラブルに発展しないよう人事評価を行う手順等、より詳しく知りたいという方は、当サイトがご用意している無料ガイドブック、「わかりやすい!人事評価の手引き」をご覧ください。こちらからダウンロードして頂くと、何度でも読み返すことが出来ますので、人事評価についてのご不明点解消にお役立てください。

4. 公平な人事評価を行うには、「人事評価マニュアル」の作成が必要!

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公平な人事評価を行うためには、人事評価の基準やルールをまとめた「人事評価マニュアル」の作成が必要不可欠です。人事評価マニュアルを作成し、人事評価の基準を明確化すれば、評価者による印象評価をなくせます。また、評価者がより責任感を持って人事評価を行うようになり、人事評価エラーの減少につながります。

人事評価マニュアルを作成するときは、評価項目を事細かに記載するのではなく、シンプルでわかりやすいマニュアルになるよう情報の取捨選択を行うことが大切です。面接官による評価面談を実施する場合は、面接官向けのマニュアルの作成も検討しましょう。 

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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