人事評価面談は従業員の評価を査定するために行われる重要な面談です。面談の内容によっては従業員の仕事への取り組み方も変わる可能性があります。
上司と従業員がともに納得できるように人事評価面談を行いましょう。人事評価面談の進め方やポイントを解説します。

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1. 人事評価面談の目的を事前に従業員に伝える

なぜ人事評価面談を行うのかを従業員にも理解してもらうため、目的を事前に伝えておく必要があります。面談の目的を理解していないと雑談ばかりの時間になってしまったり、話す内容に悩んだりする可能性もあるでしょう。面談の目的を伝え、お互いが同じ認識で面談に臨むことで有効的な話し合いが行えます。

また従業員にも自己評価や今後の業務の進め方、目標などを事前に考えてもらってもいいでしょう。専用の用紙を準備して記入してもらう方法もあります。

2. 人事評価面談の役割3つ

人事評価面談を定期的に行うことは、企業と従業員の双方にとって大切なことです。人事評価面談の役割を3つ紹介します。

2-1. 従業員の勤務態度や成果を査定

人事評価面談で従業員の勤務態度や企業への貢献度や成果、能力などの情報を確認して査定します。人事考課と呼ぶ場合も多く、今後の従業員の働く環境、給与、役職などの待遇を決定する重要な行為です。人事考課は従業員の離職を防ぐ役割もあります。

企業が提示した待遇に納得できない場合は、離職する従業員がいることは厚生労働省が発表した平成30年若年者雇用実態調査の概況によっても証明されています。

初めて勤務した会社をやめた主な理由を3つまで回答したものですが、労働時間・休日・休暇の条件がよくなかったとした人は30.3％と特に多く、人間関係がよくなかったとした人は26.9%、賃金の条件がよくなかったと回答したのは23.4%の順でした。［注1］

企業側は従業員を公平に査定し適切な待遇を提示することが求められています。

とはいえ、どうすれば公平な査定が行えるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。人事評価の公平性を保つためには、評価軸を複数設けることが効果的です。

一般的に、成果評価、能力評価、情意評価の三軸での評価が推奨されています。当サイトでは、この三軸に対し、それぞれどのような評価項目や基準値を設すれば良いのかを解説したガイドブック「わかりやすい！人事評価の手引き」をご用意しました。
このガイドブックでは、人事評価制度の効果を最大化するためのノウハウについて、人事評価制度の導入手順から効果測定に至るまで網羅的に解説されています。こちらから無料でダウンロードしていただけますので、人事評価制度の作成や改善に不安があるという方は、是非ご覧ください。

調査概要
平成30年10月１日現在の状況について若年（満15～34歳）労働者の雇用状況、就業に関する意識など若年者の雇用実態を事業所側、労働者側の双方から把握することが目的

調査母数
事業所調査 調査対象数17,112事業所 有効回答数9,455事業所
（平成30年9月22日から10月15日までの間に調査）
個人調査 調査対象数29,955人 有効回答数19,889人
（平成30年10月11日から11月30日までの間に調査）

［注1］平成30年若年者雇用実態調査の概況｜厚生労働省 

2-2. 人材の育成

人事評価面談には従業員の育成の役割もあります。面談では企業から見た従業員の評価を伝えると同時に、従業員にも自己評価をしてもらいます。業務への取り組み方を振り返りながら評価し、自分の課題や企業から求められている役割を理解してもらうためです。

成果を実感できない場合でも数カ月前の従業員の様子と現在の様子を比較し成長していることを知らせると従業員の自信につながる場合もあります。その上で従業員が課題を克服するためのアドバイスを伝え、期待していることや信頼していることを伝えます。

従業員が能力を発揮できるように、じっくりと話せる機会です。

2-3. 従業員のモチベーションをあげる

従業員のモチベーションの向上も人事評価面談での役割です。従業員は日々の業務に追われているうちに長期的な視点をもてなくなっている場合もあります。不安や不満を感じている従業員もいるかもしれません。従業員の負の感情を解消できるようにフォローします。

従業員が今後やりたいと思っている仕事や目標を丁寧に聞き、今の業務がどのような意義があるのか、業務を続けた先にある結果などを示します。従業員が現在の仕事を続けていく意義に納得できると、モチベーションの向上につながる可能性があります。

3. 人事評価面談を進める際のポイントや注意点

人事評価面談を有効的に行うためには環境を整え、面談の進め方を工夫するのも大切です。人事評価面談を進める際のポイントや注意点を解説します。

3-1. 評価内容を事前に整理しておく

従業員に伝える評価は事前にまとめておく必要があります。上司が主導で進める人事評価面談では、具体的な評価内容を従業員に説明できないとスムーズに面談を進められない可能性があるからです。

上司から見た従業員の勤務態度や成果などの情報と一緒に、評価の根拠も説明できるようにしておきます。また従業員から質問される話題も想定し適切な回答を準備しておくといいでしょう。

評価が曖昧だったり面談の進め方に問題があったりすると、人事評価面談がきっかけで、上司への不信感を募らせてしまう可能性もあります。

お互いに納得して人事評価面談を行えるように、事前準備を怠らないようにしましょう。

3-2. 静かな個室を準備

人事評価面談は従業員と1対1で話せる静かな場所で行うようにしましょう。上司に対して従業員が本音で話せるようにするためです。

他の従業員が近くで働いているような場所や、大きな音が響くような場所では、周囲の視線や音が気になってしまいスムーズに面談は行えません。話したいことがあっても、ためらってしまう可能性もあります。上司と1対1で話せる会議室や使用している人がいない個室を確保し、面談に集中できる環境を整えるのも重要です。

静かな個室で面談をすることで、従業員にも人事評価面談の重要性を認識してもらうねらいもあります。

3-3. 30分以上の面談時間を確保

30分〜1時間程度の面談時間を確保しましょう。

人事評価面談は、普段の勤務中には話せない踏み込んだ話題がでるケースも多々あります。10分程度の時間では十分な話し合いを行えない可能性もあるでしょう。従業員に取り組んで欲しいと思うことがある場合には、時間をかけて説明し納得してもらう必要もあります。

また静かな個室で上司と2人で話す状況に緊張してしまう従業員に対しても、本題に入る前に何分間か緊張を和らげる時間もとりやすいでしょう。話しやすい雰囲気を作ってから、面談の本題に入ると意見交換がしやすい傾向にあります。

時間の確保が難しい部署の場合は、年間スケジュールの中に組んでおくようにし、十分な時間を確保できるように対策しておきましょう。

3-4. 従業員の話を丁寧に聞く

従業員が自己評価や普段考えていること、やりたい仕事などを話し始めたら最後まで聞きましょう。

話を遮られてしまうと従業員も気分を害してしまいます。「話を聞いてもらえなかった」と、上司に対して不信感を持つ可能性も否定できません。もし従業員の話している内容に気になる点があった場合は、全て話し終わってから質問するといいでしょう。認識のずれがあった場合、お互いに納得できるポイントが見つかるまで話すのも必要です。

また話を聞く姿勢にも注意しましょう。腕を組んだままの姿勢や背もたれに寄り掛かったままの姿勢では威圧感を与えてしまう可能性もあります。従業員の方に体を向け、顔や目を見るようにしましょう。従業員に視覚的にも話を聞いていることを理解してもらうようにします。さらに適度に相づちを打ちながら話を聞くようにするといいでしょう。

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3-5. フィードバック以外にも期待を伝える

人事評価面談では評価や改善点ばかりではなく、期待を伝えるのも忘れないようにしましょう。会社や上司から期待されていると感じると、従業員のモチベーションがあがる可能性があります。

また、従業員の長所や強みを教えてあげるのもおすすめです。自分では短所だと思っていたことや意識していないことでも、他人から見たら長所や強みである場合もあります。面談の最後に具体的な目標や長所を活かせるアドバイスをして「できる」「期待している」と伝わるように話すと、長く継続的に勤務する意欲も出やすい傾向にあります。

お互いに明るい気持ちで人事評価面談を終えられるようにしましょう。

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4. 人事評価面談を有効活用しよう

人事評価面談は、人事考課、人材の育成、従業員のモチベーションの向上をはかる役割があります。上司は面談で従業員の話を丁寧に聞くことを心がけましょう。そして従業員が能力を発揮できるように今後の目標を一緒に話し合います。

公平な評価のもとお互いが納得できる待遇を決めることも大切です。会社から認められていることを実感できると、従業員も前向きな気持ちで仕事に取り組める傾向にあります。

今回解説した人事評価面談の進め方やポイントを実施して、ぜひ組織の活性化に役立ててください。