人事評価面談は、従業員の評価を査定するためにおこなわれる重要な面談です。面談の内容によって、従業員の仕事への取り組み方も変わる可能性があります。
上司と従業員がともに納得できるように人事評価面談を実施しましょう。本記事では、人事評価面談の進め方やポイントを解説します。

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1. 人事評価面談とは

人事評価面談は、評価の根拠を説明し、部下の納得感を得るための重要な話し合いの場です。主に、目標の達成状況や現状の課題、今後の目標について議論されます。

この面談は、単なる評価をするだけでなく、従業員の成長やモチベーション向上にも寄与します。また、適切な評価面談ができれば、従業員の生産性や職場への定着率が向上する可能性があります。
実施する際には目的や注意点を理解し、計画的に進めましょう。

1-1. 人事評価面談と1on1ミーティングとの違い

人事評価面談と1on1ミーティングは、上司と従業員のコミュニケーション手段という共通点がありますが、実施内容や頻度、時間において明確な違いがあります。

人事評価面談は、評価や処遇に関する情報を提供する場であり、主に評価に関連するテーマなのに対し、1on1ミーティングは日常的な悩みなどを共有するのが一般的です。

実施頻度においては、人事評価面談は通常、四半期や半年ごとにおこないます。対照的に、1on1ミーティングは月に1回以上の頻度や、必要なタイミングで柔軟に実施されることが多いでしょう。

また、所要時間も異なり、人事評価面談は通常1時間以上かかることがありますが、1on1ミーティングは30分程度で終わることも多いです。

2. 人事評価面談の目的

なぜ人事評価面談をおこなうのかを従業員にも理解してもらうため、目的を事前に伝えておきましょう。面談の目的を理解していないと雑談ばかりの時間になることや、話す内容に悩んで無駄な時間を使ってしまう可能性もあります。人事評価面談の目的には、以下のようなものがあります。どれを重視したいのか、ある程度決めておくことで有意義な時間になるでしょう。

2-1. 従業員の勤務態度や成果を査定（人事考課）

人事評価面談で従業員の勤務態度や企業への貢献度や成果、能力などの情報を確認して査定します。人事考課と呼ぶ場合も多く、今後の従業員の働く環境、給与、役職などの待遇を決定する重要な行為です。人事考課は従業員の離職を防ぐ役割もあります。

企業が提示した待遇に納得できないことが原因で離職する従業員がいることは、厚生労働省が発表した平成30年若年者雇用実態調査の概況によっても証明されています。

初めて勤務した会社をやめた主な理由を3つまで回答したものですが、労働時間・休日・休暇の条件がよくなかったとした人は30.3％と特に多く、人間関係がよくなかったとした人は26.9%、賃金の条件がよくなかったと回答したのは23.4%の順でした。

企業側は従業員を公平に査定し適切な待遇を提示することが求められています。

とはいえ、どうすれば公平な査定がおこなえるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。人事評価の公平性を保つためには、評価軸を複数設けることが効果的です。

調査概要
平成30年10月１日現在の状況について若年（満15～34歳）労働者の雇用状況、就業に関する意識など若年者の雇用実態を事業所側、労働者側の双方から把握することが目的

調査母数
事業所調査 調査対象数17,112事業所 有効回答数9,455事業所
（平成30年9月22日から10月15日までの間に調査）
個人調査 調査対象数29,955人 有効回答数19,889人
（平成30年10月11日から11月30日までの間に調査）

引用：厚生労働省｜平成30年若年者雇用実態調査の概況

一般的に、成果評価、能力評価、情意評価の三軸での評価が推奨されています。当サイトでは、この三軸に対し、それぞれどのような評価項目や基準値を設定すれば良いのかを解説したガイドブック「わかりやすい！人事評価の手引き」をご用意しました。
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2-2. 他者評価・自己評価による振り返り

人事評価面談には従業員育成の役割もあります。面談では企業から見た従業員の評価を伝えると同時に、従業員にも自己評価をしてもらいます。業務への取り組み方を振り返りながら評価し、自分の課題や企業から求められている役割を理解してもらうためです。

成果を実感できない場合でも、数ヵ月前の従業員の様子と現在の様子を比較し成長していることを知らせると、従業員の自信につながる場合もあります。その上で従業員が課題を克服するためのアドバイスを伝え、期待していることや信頼していることを伝えます。

人事評価面談は、従業員が能力を発揮できるように、じっくりと話せる機会でもあるのです。

2-3. 従業員のモチベーションをあげる

従業員のモチベーションの向上も人事評価面談での役割です。従業員は日々の業務に追われているうちに、長期的な視点をもてなくなっている場合もあります。不安や不満を感じている従業員もいるかもしれません。従業員の負の感情を解消できるようにフォローすることも、人事評価面談の目的です。

従業員が今後やりたいと思っている仕事や目標を丁寧に聞き、今の業務がどのような意義があるのか、業務を続けた先にある結果などを示します。従業員が現在の仕事を続けていく意義に納得できると、モチベーションの向上につながる可能性があります。

2-4. 業務進捗の共有や課題の把握

従業員の業務進捗や抱えている課題を把握することも、人事評価面談の重要な目的です。面談を通じて、従業員がどの程度目標を達成できているのか、現在の業務状況について情報を共有し、課題があればその解決策を考える場にします。

従業員が目標に対して重大な課題を抱えていたとしたら、従業員ひとりの問題ではなく、マネジメントに問題がないか振り返る良い機会となるでしょう。

管理職が従業員の状況をしっかりと把握し、必要に応じて指導やサポートをすることで、業務全体の効率を向上させる効果が期待できます。

2-5. 評価者の課題の発見

人事評価面談では、主に部下を評価したり、課題について話し合ったりします。メインとなるのはあくまでも被評価者ですが、人事評価面談を通して、評価をする側であるマネジメント層の問題発見にもつながることがあります。

例えば、目標を達成できていないことや、モチベーションが低いことが人事評価面談で露見したとしましょう。その場合は、部下だけの問題ではなく「目標設定が適切ではなかったのではないか」「能力を発揮する機会を与えられなかったのではないか」といった、マネジメント層の課題が見えてくることもあります。

また、人事評価面談全体の結果を見て、マネジメントの方法や方向性の課題を見つけられることもあり、こうした評価者の課題発見も目的の1つです。

3. 人事評価面談で有効な議題・質問

人事評価面談を有意義なものにするためには、議題や質問を選び、効果的な議論をすることが重要です。一般的には以下のような項目が話し合われますが、業種や会社が重視するもの、従業員の特徴や性格などに合わせ、柔軟に対応しましょう。

3-1. 成果・業績について

成果や業績は、評価を決定するうえで非常に重要なものです。売上や契約数のように数字になる成果は達成感を得やすいため、よい結果を残した従業員に対してはしっかりとそれが評価に反映されていることを伝えましょう。

成績が振るわなかった従業員に対しても、評価とどのように連動しているのかを説明しましょう。納得感を与えるとともに、次の評価では良い結果を出せるように後押しすることが大切です。

3-2. 能力・スキルについて

従業員の能力や保有しているスキルについても重要な議題です。持っている技能がどこで活かされているのか、それがどのような形で評価に影響しているのか、会社が求める能力とはなにか、などを話し合いましょう。

また、専門的なスキルだけでなく、コミュニケーション能力や思考力、判断力など、従業員の個性と結びつく能力も評価の対象です。定性的な評価も交えて、自覚と評価を話し合いましょう。

3-3. 目標の設定・達成について

設定した目標についての議題は、被評価者の今後に大きく影響する部分です。目標の達成度による評価結果を伝えるだけではなく、目標を設定した理由や、達成に向けてどのようなアクションをしたか、失敗した部分も含めてしっかりと聞き出しましょう。

目標の達成度以外の部分にも目を向けることで、新しい目標の設定や目標達成に向けた効果的な行動を起こしやすくなります。

3-4. 現在の仕事に対する気持ちについて

被評価者が担当している仕事について、素直な気持ちを聞き出すことも必要です。特に成績や評価が低下している人や、モチベーションが低下している人は、なんらかの問題を抱えている可能性が高いです。評価を意識して本音を離せない人も多いですが、寄り添って聞き出し、問題を一緒に解決できるようにしましょう。

3-5. 将来の展望・不安について

自分のキャリアや将来について、どのような展望を持っているか聞くことも必要です。明確なキャリアプランがある場合は、それに適した目標設定や業務を後押ししやすくなります。不安を抱えている場合は、どこに原因があるのか聞き出し、解消できるように励ましや指針を示すとよいでしょう。

3-6. ハラスメント・プライベートな質問に注意

人事評価面談では、どうしても「評価をする側」と「評価をされる側」という立ち位置が露骨になりやすいです。その結果、パワハラだと受け止められてしまうことがあります。

特に評価が低い相手に対しては、責める口調や表現、圧迫感を与える態度になりやすいです。評価される側も、ネガティブな情報を受け取ることになるため、平常時よりも過敏になります。また、意欲が低下している理由などを聞く際に、プライベートに踏み込みすぎるのもよくありません。

ハラスメントにならないように、質問や態度には十分な配慮をしましょう。

4. 人事評価面談で部下の本音を引き出すには

人事評価面談をはじめ、1対1の対話をする際は以下のポイントを意識すると本音を聞き出しやすくなります。

4-1. 肯定と否定を組み合わせる

人事評価面談では、肯定的な内容だけでなく部下のやり方や考えの否定が必要になる場面もあります。特に成果が上がっていなかったり、勤務態度に問題があったりする相手の場合は、否定的な言葉が増えがちです。

そのようなときは、肯定的な言葉で否定的な言葉を挟むように意識してみましょう。

肯定的「先日のミーティングでは意見をたくさん出してくれてとても良かった」

否定的「そういえば、遅刻がときどきあるね。これは評価にも響くよ」

肯定的「でも、報告書は期限を守るし内容も完璧だった」

このように肯定的な言葉と否定的な言葉を交互にすることで、肯定的な言葉が緩衝材になり、否定的な言葉も受け入れやすくなります。

ただし、これをあまりにも頻繁に脈絡なくおこなってしまうと、肯定的な言葉が上辺だけのものに感じられやすいため、多用には注意しましょう。

4-2. 緊張をほぐす雑談をいれる

「人事評価の面談」という言葉だけでも、評価される側の人間は緊張します。緊張している状態では本音を引き出せず、せっかくの機会が無駄になってしまうでしょう。

緊張が強いと感じた場合は、本題に入る前や否定的な話題になったあとなどに、雑談を入れると少し空気が和らぎます。完全にリラックスしてもらうことは難しいですが、面談という独特の空気を解すことはできるでしょう。

4-3. しっかりと部下の話を聞く

人事評価面談は、部下の評価を上司が下す面談です。評価者である上司が話す機会が多くなりますが、一方的にならないように注意しましょう。

部下の意見や評価に対する気持ち、仕事への思いなどを聞き出す機会を作り、部下が話しているときはしっかりと耳を傾けます。

発言に対して否定的な言葉を向けられると、それ以上の言葉が出にくくなります。頭ごなしに否定せず、最後まで聞くことが大切です。

4-4. 自分の失敗談を交える

問題の指摘や明確な否定が必要なシーンでは、近い内容の自分の失敗談を交えると空気が重くなりにくいです。

例えば、書類のミスが多いことを指摘する必要があるときは、「とはいっても、自分も昔こんなミスをして叱られたんだ」とつなげることで、必要以上に自己否定をしなくなります。

また、そうした発言を入れることで萎縮しすぎず、次の議題に向き合えるようになるでしょう。

4-5. 「理解されている」と感じてもらう

評価をされる側の人間は、「理解してくれている」と感じることで、ネガティブな内容でも受け入れやすくなります。これは「しっかりと個人を見て評価をしてくれている」という信頼感が生まれるからです。

そのためには日頃から部下の様子や成果に気を配り、どのような形で会社に貢献しているか理解しておかなければなりません。それを評価内容に組み込むことで、人事評価面談を通して信頼関係を深められるでしょう。

5. 人事評価面談を進める際のポイントや注意点

人事評価面談を有効的におこなうためには環境を整え、面談の進め方を工夫するのも大切です。人事評価面談を進める際のポイントや注意点を解説します。

5-1. 評価内容を事前に整理しておく

従業員に伝える評価は事前にまとめておく必要があります。上司が主導で進める人事評価面談では、具体的な評価内容を従業員に説明できないとスムーズに面談を進められない可能性があるからです。

上司から見た従業員の勤務態度や成果などの情報と一緒に、評価の根拠も説明できるようにしておきます。また従業員から質問される話題も想定し適切な回答を準備しておくといいでしょう。

評価が曖昧だったり面談の進め方に問題があったりすると、人事評価面談がきっかけで、上司への不信感を募らせてしまう可能性もあります。

お互いに納得して人事評価面談をおこなえるように、事前準備を怠らないようにしましょう。

5-2. リラックスして話せる環境を作る

人事評価面談は従業員と1対1で話せる静かな場所でおこなうようにしましょう。上司に対して従業員が本音で話せるようにするためです。

他の従業員が近くで働いているような場所や、大きな音が響くような場所では、周囲の視線や音が気になってしまいスムーズに面談はおこなえません。話したいことがあっても、ためらってしまう可能性もあります。上司と1対1で話せる会議室や使用している人がいない個室を確保し、面談に集中できる環境を整えるのも重要です。

静かな個室で面談をすることで、従業員にも人事評価面談の重要性を認識してもらうねらいもあります。

5-3. 十分な面談時間を確保

面談時間は十分に確保しておきましょう。1人につき30分〜1時間程度の面談時間を見積もっておくと対応しやすいです。

人事評価面談は、普段の勤務中には話せない踏み込んだ話題がでるケースも多々あります。10分程度の時間では十分な話し合いをおこなえない可能性もあるでしょう。従業員に取り組んで欲しいと思うことがある場合には、時間をかけて説明し納得してもらう必要もあります。

また静かな個室で上司と2人で話す状況に緊張してしまう従業員に対しても、本題に入る前に何分間か緊張を和らげる時間もとりやすいでしょう。話しやすい雰囲気を作ってから、面談の本題に入ると意見交換がしやすい傾向にあります。

時間の確保が難しい部署の場合は、年間スケジュールの中に組んでおくようにし、十分な時間を確保できるように対策しておきましょう。

5-4. フィードバック以外にも期待を伝える

人事評価面談では評価や改善点ばかりではなく、期待を伝えるのも忘れないようにしましょう。会社や上司から期待されていると感じると、従業員のモチベーションがあがる可能性があります。

また、従業員の長所や強みを教えてあげることもおすすめです。自分では短所だと思っていたことや意識していないことでも、他人から見たら長所や強みである場合もあります。面談の最後に具体的な目標や長所を活かせるアドバイスをして「できる」「期待している」と伝わるように話すと、長く継続的に勤務する意欲も出やすい傾向にあります。

お互いに明るい気持ちで人事評価面談を終えられるようにしましょう。

関連記事：人事評価で部下がやる気をなくすのはなぜ？やる気を高める方法を解説

6. 人事評価面談が失敗する理由と対策

人事評価面談によって、被評価者がやる気をなくすことや、評価に不満を抱えてしまうケースがあります。そのような失敗をしないために、失敗しやすい理由と対策を知っておきましょう。

6-1. 面談の目的を把握していない

人事評価面談が失敗してしまう理由として、面談に参加する当事者が目的を把握していないという点が挙げられます。面談の目的を把握していないと、いくら時間をかけても期待する効果が得られないでしょう。

まずは評価者が面談の目的を把握して、従業員にも共有することが大切です。

6-2. 公平な評価や対話ができていない

人事評価面談は、先入観に縛られていると失敗しやすいです。偏った見方を無意識にしており、公平性のない評価を下してしまうことが多く、評価される側にもそれが伝わって不満を抱えてしまうからです。

先入観によってフラットに対応できない事態を避けるため、次のような人事評価で起こり得る思い込みを事前に把握しておきましょう。

• ハロー効果：被評価者が持つ特徴に引きずられる
• 中心化傾向：評価が中間値に集中する傾向
• 寛大化傾向：全体的に評価が甘くなる傾向

これらは評価者が陥りやすいエラーです。より詳しい内容は以下の記事で紹介しているため、評価者にはこうした知識をつけ、自分の評価を見直す機会を作りましょう

関連記事：人事評価の書き方のポイント6つ｜よくあるエラーや注意点を解説

6-3. 評価者に余裕がない

評価者がほかの業務に追われており、余裕がないと人事評価面談が大きな負担になります。部下を一人ひとり見ることができず、事務的な形だけの面談になりやすいからです。余裕がない様子や、表面だけの評価になっていることは、被評価者にも伝わります。評価に対する不満が発生し、上司と部下の信頼関係も崩れてしまうでしょう。

そうした事態を防ぐためには、人事評価面談を事前に予定し、スケジュールを組んでおくことが大切です。面談のスケジュールだけでなく、議題や評価理由をまとめる時間も作れるように調整し、面談する相手に真摯に向き合いましょう。

6-4. 否定や叱責で終わってしまう

人事評価面談の最後は、肯定的な内容やポジティブな気持ちになってもらう内容で締めくくるようにしましょう。

最後まで否定や叱責で終わってしまうと、評価された人間はネガティブな印象や感情を抱えたままになります。自信ややる気を失い、評価をあげようという気持ちにはなりにくいです。

面談の中で否定や叱責、指摘などをした場合でも、「期待している」「まだまだこれからだ」「いくらでも伸びしろはある」のように、評価はこれから上げられることを伝え、前向きな気持ちで終われるようにしましょう。

7. 人事評価面談を成功させるには信頼感と納得感が重要

人事評価面談は、人事考課、人材の育成、従業員のモチベーションの向上をはかる役割があります。上司は面談で従業員の話を丁寧に聞くことを心がけましょう。そして従業員が能力を発揮できるように今後の目標を一緒に話し合います。

公平な評価のもとお互いが納得できる待遇を決めることも大切です。会社から認められていることを実感できると、従業員も前向きな気持ちで仕事に取り組める傾向にあります。

今回解説した人事評価面談の進め方やポイントを実施して、ぜひ組織の活性化に役立ててください。