「現在の人員配置が適切かどうか知りたい」

「人事異動をしても業績や生産性が向上しない」

「従業員の離職が多い」

従業員の人事について、このような悩みはありませんか。

人員配置シミュレーションは、従業員ごとの能力や希望を把握し、適切な人員配置をおこなうための取り組みです。配置シミュレーションを取り入れることで、事業やプロジェクトにマッチした適材適所の人員配置ができます。

本記事では、人員配置シミュレーションの目的とメリット、適切なシミュレーションをおこなう具体的なステップをまとめました。配置シミュレーションの活用事例も取り上げるので、ぜひ人員配置をおこなう際の参考にしてください。

1. 配置シミュレーションとは

配置シミュレーションとは、従業員の特性やスキルなどをふまえた部署異動や人員配置を試し、検討する方法です。

部署ごとに必要なスキルや資格を持った従業員を配置できるほか、従業員一人ひとりの能力にあわせたスキルアップも目指せます。適切な人員配置をおこなうことで、事業全体の底上げを狙えるのです。

配置シミュレーションには、既存の従業員の配置異動だけでなく、新規採用や解雇の検討も含まれます。

2. 配置シミュレーションを導入する主な4つの目的

配置シミュレーションを導入する主な目的は、次の4つです。

1. 部署・部門や組織の可視化
2. 事業・プロジェクトの最適化
3. 目標の達成
4. 人材育成

それぞれ具体的な理由を紹介します。

2-1. 部署・部門や組織の可視化

配置シミュレーションにより、人員のスキルや部署ごとの人数などを具体的に把握できます。組織全体を可視化できるため、新しい業務やプロジェクトに必要な人員を見つけやすく、チーム作りがしやすくなります。

2-2. 事業・プロジェクトの最適化

配置シミュレーションをおこなうことで、事業・プロジェクトごとに人員の過不足がわかります。従業員のスキルや個性にあわせた配置ができれば、個々のモチベーションアップやストレスの軽減も可能です。

2-3. 目標の達成

配置シミュレーションによる人員配置で事業やプロジェクトの最適化ができると、目標達成までの業務がスムーズになります。部署や部門ごとの目標だけでなく、事業全体の目標達成にも最適な人員配置が欠かせません。

2-4. 人材育成

従業員の個性を活かした人員配置で目標を達成することで、成長する機会が増えスキルアップにつながります。経験を積んでスキルが向上すれば、企業に必要な人材として育成できます。

3. 配置シミュレーションの3つのメリット

配置シミュレーションをおこなうことで得られるメリットには、次の3つが挙げられます。

• 業績アップ・生産性の向上
• 人件費・コストの削減
• 従業員のモチベーションアップ・離職率の低下

シミュレーションによって適切な人員配置をおこなえば、それぞれの業務がスムーズになり、生産性が向上します。結果的に、部署や企業全体の業績アップが狙えるでしょう。

また、必要な場所に必要な人材を配置することで、ムダな人件費や業務にかかるコストを削減できます。

従業員にとっては、自分が必要とされる場所で働けたり、スキルを活かせたりでき、モチベーションアップにつながるでしょう。従業員のモチベーションを保つことで、離職を減らすことも可能です。

適切な人員配置は、従業員と企業の成長には欠かせません。

4. 配置シミュレーションを実施する6つのステップ

人員配置シミュレーションをより適切におこなうには、以下の6ステップで進めることが重要です。

1. 人員データを一元管理する
2. 人員配置の現状を把握する
3. 目標達成の要件を定義する
4. 従業員・人員にヒアリングをおこなう
5. 配置シミュレーションをもとに配置計画をおこなう
6. 配置後の検証をおこなう

それぞれの手順について、詳しく説明します。

4-1. 人員データを一元管理する

従業員のスキルや特性、これまでの経験、勤続年数など、同じシステムによる人員データの一元管理をおこないましょう。

人員データが紙やExcel、そのほかのソフトウェアなど管理がバラバラな状態だと、従業員の把握が難しくなります。業務や現場のニーズにあわせた適切な人員配置には、効率の良いデータ管理が必要不可欠です。

4-2. 人員配置の現状を把握する

人員データを一元化できたら、現状の人員配置を明確にします。

部署やプロジェクトに必要なスキルや、業務量にあった人数が確保できているかを可視化しましょう。現状を把握できれば、業務にあわせた配置シミュレーションがしやすくなります。

4-3. 目標達成の要件を定義する

配置シミュレーションをするにあたり、目標を達成するためにやるべきことを定義しましょう。

やみくもに配置シミュレーションをしただけでは、目標達成できない可能性が考えられます。目標をクリアできる「やるべきこと」を明確にし、そのために必要な人員を選ぶことが重要です。

4-4. 従業員・人員にヒアリングをおこなう

データ上では見えてこない従業員の要望や不満を、直接ヒアリングして把握しましょう。

管理職や責任者からは人員の過不足や必要なニーズ、現場の従業員からは働いていて感じる不安や不満などを聞き出します。経営者から事業や業務に関する方針を確認することで、組織・管理・現場のニーズにあわせた人員配置がしやすくなるでしょう。

4-5. 配置シミュレーションをもとに配置計画をおこなう

現状の把握と目標にあわせたニーズを確認したら、配置シミュレーションをおこない、配置計画を実施します。

ただし、配置シミュレーションをすれば人員配置が必ずうまくいくとは限りません。実際に配置計画を実施する前に、現場や従業員との連絡・調整をしましょう。

万が一、計画の実施中に目標の変更があれば、要件の定義やヒアリングからやり直します。

4-6. 配置後の検証をおこなう

人員配置計画が終了したら、異動や配置でどのような効果があったかを検証します。

作業効率や目標の達成などの事業に関わる結果はもちろん、従業員の満足度や業務量も重要です。配置後の検証をデータ化し蓄積できれば、今後の人員配置にも活かせます。

5. 配置シミュレーションの活用事例

配置シミュレーションの活用事例として、2つの役立つシーンを紹介します。配置シミュレーションは人員配置の計画以外にも、次のようなシーンで活用可能です。

• 従業員のキャリア志向やモチベーションを把握し離職を防止する
• データの一元管理で人事・労務に関する業務を効率化する

5-1. 従業員のキャリア志向やモチベーションを把握し離職を防止する

配置シミュレーションの人員データを活用することで、従業員のキャリア志向や不満が可視化され、離職率の低下が実現できます。

従業員の離職率を下げるには、職場や業務に対する満足度を上げることが重要です。従業員ごとのスキルやキャリア志向にあわせた配置でモチベーションをアップさせるには、配置シミュレーションが欠かせません。

ヒアリングやアンケート情報をあわせて管理すれば、配置シミュレーションの精度が高くなり、より離職の防止につながるでしょう。

5-2. データの一元管理で人事・労務に関する業務を効率化する

配置シミュレーションを効率よくおこなう人員データの一元化ができれば、人事や労務に関する業務も効率化できます。

データが一元化されていないと、異動のたびに組織図を作り直したり、膨大なファイルを取り扱ったりしなければなりません。しかし、配置シミュレーション用のデータをまとめておくと、人事や労務管理に必要な従業員のデータにアクセスしやすくなります。

手間のかかる業務や二度手間を減らせば、ヒアリングや行政手続きなど、人が直接おこなう業務にかける時間を増やせるでしょう。

6. 配置シミュレーションを活用して人事の最適化を目指そう

本記事では、人員配置シミュレーションの具体的なステップや活用事例を紹介しました。

理想的な人員配置には、配置シミュレーションと人員データの一元管理が欠かせません。配置シミュレーションで人事の最適化ができれば、業績アップ、離職率の低下、業務の効率化が実現可能です。

人員配置シミュレーションを活用し、ぜひ中長期的な企業と人材の成長に役立ててください。