「報告書を依頼するときの注意点を知りたい」

「従業員に効率よく報告書を作成してほしい」

上記のような悩みを抱えていないでしょうか。従業員のなかには、報告書に対して苦手意識を持っている方も少なくないはずです。

本記事では、報告書の概要や目的・基本的な書き方について解説します。まずは、依頼する側が報告書を作成する際のポイントを知っておくことが大切です。

ポイントをしっかり押さえておけば、従業員にわかりやすく伝えられるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

1. 報告書とは

報告書とは、特定の事柄について報告する内容を記した文章のことです。一般的に、自分より立場が上の人に対して使用されます。

ビジネスマナーのホウレンソウ、つまり「報告・連絡・相談」においても報告書は大切な要素です。正確な情報共有やスピーディーな作成が求められ、調査結果や業務結果など、さまざまなシーンで必要とされます。

しかし報告書は、受け取った相手が書面のみで内容を理解できなければ作成する意味がありません。そのため、簡潔にわかりやすく作成することが重要です。

1-1. 報告書の作成を依頼する目的

報告書の作成を依頼する主な目的は「情報の共有」です。共有した情報を元に、今後の業務に活かせるでしょう。

また、報告書の作成は社内向けだけではなく、社外向けに依頼することもあります。だれに向けて作成するかによって、目的が異なるため注意しましょう。

対象	目的
社内向けの報告書	・担当者の業務の進捗状況や情報、経験を共有 ・報告書の内容を元に、次回の業務に反映
社外向けの報告書	・信頼関係の構築や回復

社内外どちらに提出する場合でも、内容のわかりやすさが求められることに変わりはありません。また、円滑な情報の共有や、トラブル発生時に迅速に対応するためにもスピーディーさが求められます。

報告書は、従業員の仕事の成果やどのようなスキルを習得したかの判断材料にもなるため、人事評価に役立てることも可能です。

1-2. 日報やレポートとの違い

日報は日々の業務進捗を報告するものであり、短期間を対象とします。一方、レポートは特定のテーマや課題についての調査や分析結果を詳述します。これに対して報告書は、特定のプロジェクトやイベント、重要な業務全般について報告する文書です。

日報との違い

日報とは、その日に行った業務内容を報告する文書であり、主に社内の上司に報告されます。報告書は特定のプロジェクトや重要なイベント全般について報告する文書であり、報告対象は社内外を問いません。

レポートとの違い

レポートとは、特定の事柄を報告する文書であり、報告者の意見や所感を含むことが一般的です。報告書は客観的な事実に基づき、特定のプロジェクトやイベントの全体像を提供します。報告書は主に相手が求める情報に焦点を当てていますが、レポートは報告者が伝えたい情報にフォーカスしています。

2. 報告書の基本構成の流れと項目

報告書の書き方の基本的なルールを解説します。

• 報告書の基本的な構成
• 報告書の基本的な項目

まずは、報告書を作成する従業員に基本的な構成と項目を理解してもらいましょう。

2-1. 報告書の基本的な構成

報告書の基本的な構成は以下のとおりです。

• 課題
• 要旨
• 詳細内容

報告書の基本的な構成は、「課題」を最上部としてピラミッド構造になっています。上にいくほど内容を簡潔に要約し、下にいくほど詳細な説明が必要です。

また、だれに向けて作成するのか意識してもらう必要があります。とくに、立場が上の人は多忙なことが多いでしょう。より簡潔に一目見ればわかる報告書を作成することを意識させなければいけません。

2-2. 報告書の基本的な項目

報告書の基本的な項目は以下のとおりです。

項目	内容
提出日	報告書を提出する日付
宛名	相手の氏名と役職
差出人	作成者の氏名と所属
タイトル	報告書の内容 タイトルを見て内容がわかるように記載
要旨	報告書の概要 簡潔に箇条書きでまとめる
詳細内容	見出しと説明文の形式で詳述 具体的な経緯や事例など報告書の核となる部分
補足	追加の伝達事項や補足があれば記載

基本的に上記の項目は記載することが一般的です。必要に応じて項目を追加するとよいでしょう。

3. 報告書の書き方・シーン別テンプレート形式で紹介

報告書の作成を依頼するシーンの例は以下のとおりです。

1. 議事録を作成したいとき
2. 会計や経理の管理状況を知りたいとき
3. 業務の進捗状況を知りたいとき
4. 研修やセミナーを実施したとき
5. トラブルやクレームが発生したとき
6. 調査やアンケートを実施したとき
7. 社外への報告書が必要となったとき

3-1. 議事録を作成したいときの例文

報告書として議事録を作成する際は、会議の詳細を正確に伝達できているのかに注意をして記載する必要があります。

議事録会議名：○○プロジェクト会議 日時：○年○月○日 ○○時～○○時 場所：○○会議室 出席者：○○（プロジェクトマネージャー）、○○（各部署の代表者） 議題：プロジェクトの進捗状況について1. 開会の辞（○○） 開会の趣旨を説明し、会議を開始しました。 2. 各部署の報告 a. 営業部（○○）の報告: 現在の売上状況と今後の見通しについて説明しました。 b. 開発部（○○）の報告: プロジェクト全体の進捗状況を詳述しました。 c. 経理部（○○）の報告: 予算の現状と支出状況について報告しました。 3. 質疑応答 参加者全員の質疑に対する回答を行いました。 4. 決定事項: a. 次回会議の予定: ○月○日に再度開催します。 b. TO DO: 各部署は次回会議までに進捗状況を更新し、報告すること。 5. 閉会の辞（○○） 会議を終了しました。

内容は「決定事項」と「TO DO」を明確にし、参加していない関係者にも伝わりやすい形でまとめましょう。

3-2. 会計や経理の管理状況を知りたいとき

年間の収支状況や資金管理について知りたいとき、報告書の依頼をおこないます。具体的には、収支会計報告書や支払い報告書などが挙げられるでしょう。

会計や経理関係の報告書は、企業の資金管理を目的とした重要な書類です。

会計報告書 作成者： ○ ○ ○ ○ 期間：2023年1月〜12月 1. 収入: 500万円 2. 支出: 300万円 3. 結果: 200万円の黒字 分析: 当期は広告費の増加による収益拡大が見られました。また、徹底したコスト管理により支出を抑えることができました。 提案: 広告費のさらなる最適化を行うことで、来期も収益の増加を期待できます。具体的には、デジタル広告の効果を綿密に分析し、費用対効果の高い媒体に注力することが有効です。

収支状況や資金管理について知りたい場合、会計や経理関係の報告書は企業の資金管理を健全に保つために不可欠です。報告書を基に、経営陣は次の戦略的意思決定を行うことができます。

3-3. 業務の進捗状況を知りたいとき

業務の進捗状況を知りたいときも報告書を依頼します。具体的な報告書の種類は以下のとおりです。

• 営業日報
• 営業週報
• 営業月報
• 案件報告

進捗状況を共有し振り返ることで、以降の業務に活かせるでしょう。要点を整理し、課題や反省点を振り返って解決策を記載してもらうことが大切です。

業務進捗報告書 チーム名：プロジェクトA 期間：2023年1月〜2023年3月 進捗状況： 現時点での進捗は順調に計画通り進行しています。具体的には、4つの主要なステップのうち3つが完了し、最終ステップも現在進行中です。 課題・問題点： リソース不足が顕著になっており、一部のタスクの遅延を引き起こしています。また、技術的な課題も発見されました。 対策・導入計画： 不足しているリソースを補うために、緊急的にフリーランサーを追加投入する予定です。また、技術的な課題に対しては、専門の技術チームと協力し、問題の解決に向けた試行中です。 今後の予定： 来月初めまでに全タスクを完了させ、次のフェーズに移行する予定です。進捗状況は定期的な確認と報告を通じて、業務を円滑に進めるために対策を講じます。

このような報告書を定期的に提出することで、業務の進捗と課題を明確化し、対策を導入しやすくなります。

3-4. 研修やセミナーを実施したとき

研修後の報告書の依頼も欠かせません。研修報告書は、研修内容を共有し効果を検証するために大切です。

報告日：2023年10月15日 提出先：〇〇部〇〇課　研修担当　〇〇様 所属：〇〇部　〇〇課 氏名：山田　太郎 標題の件、以下の通りご報告いたします。 研修名：新入社員業務効率化研修 講師：〇〇株式会社　田中様 受講日時：2023年10月10日（火）10時〜17時 研修概要： 新入社員を対象に、業務効率化の基本技法とツールの使用方法を学びました。 研修詳細： – 業務プロセスの見直しと改善手法 – 効率的なタスク管理と優先順位の設定（ワークショップ） – チームでの効率的なコミュニケーション方法 – 効果的な会議の進行スキル 所感： 新入社員が業務効率化の重要性を理解し、具体的な手法を学びました。特にタスク管理ツールの活用により業務が進めやすくなりました。今後もこのような研修を継続して実施し、社員のスキル向上を図りたいです。 提案： 今回のような研修を定期的に実施することで、新入社員の成長をサポートし、企業全体の業務効率化を推進することが期待されます。 添付資料： – 新入社員業務効率化研修資料 以上

研修にはさまざまな種類がありますが、どのケースでも研修報告書の作成を依頼することが多いでしょう。研修で何を学んだのか、研修を受けた従業員の「所感」が重要です。

3-5. トラブルやクレームが発生したとき

トラブルが発生した場合も報告書の依頼をします。トラブル発生時は急を要するケースが多いため、スピーディーかつ正確な報告書を依頼しなければいけません。

例えば、不良品を出荷した場合、クレームが発生する事が考えられます。原因や謝罪状況、再発防止の予防策などの内容を重視した報告書が必要となるでしょう。

社外向けの報告書として依頼するケースもあります。とくに、クレーム対応は顧客との関係にも大きく影響するため、事実にもとづきスピーディーかつ適切な作成を依頼しなければいけません。

報告日：2023年◯月◯日 クレーム対応報告書 報告書提出先：◯◯部□□殿 所属：◯◯部××課 氏名：◇◇ ◇◇ 標題の件につき、下記のとおりご報告いたします。 受付日時：2023年◯月◯日（◯）◯時 発生日時：2023年◯月◯日（◯）◯時 発生場所：◯◯株式会社オフィス内 顧客情報：◯◯株式会社 ◯◯部◯◯様 クレーム概要： ◯◯株式会社オフィス内で使用しているプリンターに、先週の不具合対応後も不具合が発生しているとの指摘がありました。 対応内容： 謝罪し、すぐに担当者を現場に派遣して不具合対応を実施しました。不具合が解消されたことをお客様にもご確認いただきました。 発生原因： 不具合対応時に一部対応が漏れており、対応後の確認工程が抜けていたためです。 対策： 不具合対応のマニュアルおよびチェックシートを作成し、今後の対応漏れを防止します。 添付資料： ・不具合対応マニュアル ・不具合対応チェックシート

このようなクレーム対応報告書を作成する際は、事実に基づき迅速かつ適切な内容であることが重要です。

3-6. 調査やアンケートを実施したとき

調査やアンケートを実施したときも報告書を依頼します。集計結果だけではなく、調査概要も含めて記載してもらいましょう。

数字やグラフを用いながら、事実を客観的に見て作成することが重要です。社内で活用することもありますが、社外に公開する場合もあります。

調査報告書 調査名：顧客満足度調査 調査期間：○月○日〜○月○日 調査対象者：○○名 調査方法：オンラインアンケート 調査目的：顧客満足度の現状把握と課題抽出 ### 調査概要 本調査は顧客満足度の現状を把握し、今後のサービス改善のための課題を抽出することを目的として実施しました。調査は○月○日から○月○日までオンラインアンケート形式で行いました。調査対象者は○○名で、回答率は80%です。 ### 調査結果 #### 総合満足度 – 満足度：85% – 不満足度：10% – 無回答：5% ### 分析 顧客満足度の高い要因として、特に価格に対する評価が高いことが挙げられます。また、サービスの迅速さとスタッフの対応も高評価です。一方、品質については一部の回答で改善の余地があるとの意見がありました。 ### 提案 1. さらなる品質向上を目指す。 2. スタッフの研修を強化し、顧客対応の質を高める。 3. 定期的な顧客満足度調査を実施し、継続的なサービス改善を図る。

報告書に含める内容としては、調査概要、具体的な結果、そしてその結果に基づく分析と提案を含めることが重要です。また、社内外での活用を念頭に置き、数字やグラフを用いて事実を客観的に示すことが求められます。

3-7. 取引先への報告書が必要となったとき

取引先への報告書が必要になったときも報告書の作成を依頼します。取引先との価格相談や打ち合わせでの使用、またトラブルが発生した際に報告書が必要となるでしょう。

重要事項をまとめた報告書や、取引先の信用調査報告書などを依頼する場合もあります。

報告者:山本太郎 報告日:2023年10月20日 内容: 背景 業務提携開始から6ヶ月が経過しました。 目的 提携業務の進捗状況および課題の把握を目的としています。 結果 共同プロジェクト3件が順調に進行中で、顕著な成果が見られました。しかし、一部タスクにミスが発生し、迅速に謝罪し、改善措置を講じました。 考察 今回のミスを通じて、さらなる協力体制の強化が必要と感じています。今後は、トラブル防止のためのチェック体制を強化し、定期的に取引先と情報共有を行う予定です。

顧客との関係を維持し、再発防止策を明確に記載することで信頼を確保しましょう。

4. 報告書の文書を上手に作成するポイント

従業員に報告書を作成させる際のポイントは以下のとおりです。

1. 5W2Hを意識させる
2. 表現を統一させる
3. 簡潔で読みやすい文書を意識させる
4. 事実を客観的に記載させる
5. テンプレートを活用させる

4-1. 5W2Hを意識させる

報告書は、5W2Hを意識して作成してもらいましょう。5W2Hとは以下の単語の頭文字を取ったフレームワークのことです。

5W		2H
Who	だれが	How	どのように
When	いつ	How much	どのくらい・いくらで
Where	どこで	–	–
What	何を	–	–
Why	なぜ	–	–

5W1Hのフレームワークも存在しますが、5W1Hには「How much」がありません。ビジネスシーンにおいて、価格や費用は非常に重要な要素となります。

そのため、報告書の内容によっては5W1Hではなく、5W2Hを意識するよう指導しましょう。5W2Hを意識することで、重要な情報の漏れを防ぎ、具体性が増した報告書を作成できます。

4-2. 数字や単位の表現を統一させる

報告書では、「表現が統一されているか」は非常に重要な要素です。数字の単位や表現に統一感があるのか、さらに「ですます調・である調」の併用をしないよう、従業員に注意を促しましょう。語尾を統一していないと、読みにくい文章になります。社外に提出する場合、心証が悪くなるリスクもあるため注意してください。提出前に再確認する癖をつけさせましょう。

4-3. 簡潔で読みやすい文書を意識させる

報告書は「簡潔で読みやすい文書」を意識して作成してもらいましょう。一般的にビジネス文書は「簡潔で内容がすぐに理解できるもの」が好まれています。

つまり、読み手は報告内容の「結論」を求めているのです。文書を作成する際には、PREP法を活用してみてください。

• Point：結論
• Reason：理由
• Example：具体例
• Point：結論

論理的に説明ができ、主張が早く伝わる点がメリットです。

PREP法は、報告書だけではなくさまざまなビジネスのシーンで活用できるため、覚えておいて損はありません。

4-4. 所感ではなく事実を客観的に記載させる

報告書を作成する側の主観や推測は避け、事実を客観的に記載してもらいましょう。具体的な数字を用いれば、情報をより正確に記載できます。

所見と混同しないよう、客観性を意識させることが大切です。とくに、社外へ提出する報告書は事実と相違はないか、ビジネスマナーに則っているかなど必ず確認しましょう。

なお、専門用語は社外や上層部に伝わらない可能性があるため、使用を控えることをおすすめします。

４-5. テンプレートを活用させる

報告書を依頼する際は、テンプレートの活用が便利です。報告書の作成にはスピーディーさが求められます。そのため、一から作成するのは非効率です。

また、提出が遅れると信用を失う可能性もあります。必要事項を埋めていくテンプレートは効率がよく、報告書の形式が崩れる心配もありません。

5. 報告書の書き方をわかりやすく伝えて人材育成に役立てよう

報告書は、正確かつスピーディーな作成が求められます。従業員が報告書を作成するポイントをしっかり押さえていれば、完成度の高い報告書を期待できるでしょう。

報告書に対する苦手意識を解消することで、従業員の成長にもつながります。報告書の作成方法を従業員にわかりやすく伝えて、人材育成に役立ててください。