雇用保険被保険者資格取得届の郵送方法や他の申請方法について | jinjerBlog

雇用保険被保険者資格取得届の郵送方法や他の申請方法について

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雇用保険は、正社員に限らず、アルバイトやパートなどであっても、従業員が下記の条件に該当する場合は全ての人を対象に加入をさせなければなりません。

・原則として31日以上雇用される見込みがある
・所定労働時間が週20時間以上ある

そして、雇用保険に加入する際に必要となる雇用保険被保険者資格取得届については、事業所を管轄するハローワークの窓口以外にも、郵送やオンラインでの申請も可能です。

そこで今回は「ハローワークまで手続きに行ける時間がない」「なるべく人と接触せずに手続きを進めたい」といった方のために、雇用保険被保険者資格取得届の郵送方法やオンライン申請など各種方法について詳しく解説します。

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1. 雇用保険被保険者資格取得届の郵送方法と注意点

郵便受け

雇用保険被保険者資格取得届は郵送での申請が可能ですが、もしミスがあった場合には窓口に出向いて申請するよりもかえって手間になることもあります。

そのため、次の点に注意して郵送をしましょう。

1-1. 雇用保険被保険者資格取得届をダウンロードする際の注意点

雇用保険被保険者資格取得届の様式は、事業所の所轄であるハローワークの窓口で受け取ることもできますが、「ハローワーク インターネットサービス」からも様式をダウンロードすることができます。そして、様式のみのダウンロードと、必要事項を記入してダウンロードする2つの方法から選ぶことが可能です。

ただし、ダウンロードしたものを申請する場合、その内容は専用の機械によって読み取られるため、次の方法で正しくダウンロードし、印刷する必要があります。

・用紙はA4サイズの白色用紙を使用すること
・必ず読み取り用の基準マーク(3点の■)を印刷すること
・印刷は「等倍(100%)」で行うこと
・印刷にズレやぼやけ、かすれなどがないこと

1-2. 一般郵便は不可!雇用保険被保険者資格取得届の郵送方法

基本的に雇用保険被保険者資格取得届の申請に添付書類は不要です。しかし、次のようなケースでは、添付書類が必要となりますので、あらかじめ該当項目がないかはきちんと把握しておきましょう。

・事業主として初めて雇用保険被保険者資格取得届を申請する場合
・提出期限(対象となる従業員の入社月の翌月10日まで)を過ぎてから雇用保険被保険者資格取得届を申請する場合
・労働保険料の滞納がある場合

また、郵送で雇用保険被保険者資格取得届の申請を行う場合、申請書にマイナンバーを記載していることから、一般郵便で送付することは避けましょう。おすすめの方法としては、郵便物の引受けの記録ができ、インターネット上で配達状況の確認ができる「特定記録」や、引受けと配達の記録を行う「簡易書留」などがあります。

さらに、郵送の場合は、雇用保険被保険者資格取得届が受理された際の書類が後日送られてくるため、そのための返信用封筒の同封も必要です。この場合も「特定記録」や「簡易書留」、あるいは受け取り確認のできる「レターパックプラス」の利用をおすすめしますが、返送物の重量などが分かりかねるため、あらかじめ所轄のハローワークに確認をしておくと安心でしょう。

2. 郵送以外の申請方法なら窓口かオンラインで

申請書を記載する様子

雇用保険被保険者資格取得届の申請方法は、郵送以外にもハローワークの窓口やオンラインでの申請も可能です。ここからはハローワークでの窓口の申請方法とオンラインの申請方法についてご説明します。

2-1. 窓口申請の方法

雇用保険被保険者資格取得届をハローワークの窓口で申請する場合は、事業所の所轄のハローワークで行います。雇用保険の各種手続きを行っている窓口がおあるため、そこに雇用保険被保険者資格取得届や必要に応じた各種書類を提出します。

窓口での申請の場合、基本的に届け出受理されれば即日以下の書類が交付されます。

  1. 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)
  2. 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(被保険者通知用)
  3. 雇用保険被保険者証
  4. 雇用保険被保険者資格喪失届

基本的に、2の「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」と3の「雇用保険被保険者証」は従業員に渡すこととなっていますが、「雇用保険被保険者証」については紛失の恐れがあることなどから、従業員が退職するまで事業所側で保管しておくというケースも少なくありません。

3. オンライン申請の方法

電子申請

雇用保険被保険者資格取得届は「e-Gov ポータル」と呼ばれる各府省へのオンライン申請や届出などができるサイトから電子申請をすることが可能です。

電子申請の場合は、申請画面から必要事項を入力して手続きを行いますが、提出期限については通常の提出期限(対象となる従業員の入社月の翌月10日まで)と同じです。

なお、申請の手続きが終わり審査が終了すると、あらかじめ登録しておいたメールアドレスに、電子公文書のダウンロード先が記されたメールが送られてきます。そして、そこから、以下の3つの書類をダウンロードすることができます。

  1. 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)
  2. 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(被保険者通知用)
  3. 雇用保険被保険者証

なお、2021年12月現在「e-Gov電子申請」ではパソコン(アプリケーション)からしか申請手続きはできません。処理状況の確認などであればスマートフォンでも対応しています。

4. 記入内容を間違えたまま提出してしまった場合の対策

対策

雇用保険被保険者資格取得届の申請時にありがちなのが、雇用保険被保険者証の交付後に、氏名の漢字や生年月日、資格取得日などの誤りに気付くパターンです。交付前に気付くということは稀ですので、多くの場合は交付後に訂正を行うことになります。

訂正は「雇用保険被保険者資格取得(喪失)等届訂正(取消)願」に、「誤って届け出てしまった情報」と「正しい情報」を記入し、所轄のハローワークに届け出ることで可能ですが、その際は、訂正内容を確認するための書類が必要となります。一例としては、訂正する部分の内容ごとに、

・運転免許証
・住民票などの写し
・賃金台帳
・出勤簿

などが利用可能ですが、誤った書類を提出して二度手間になってしまわないよう、あらかじめ所轄のハローワークに事情を説明し、必要な書類の確認をしておくことをおすすめします。

また、2020年の10月に法改正を予定しており、社会保険の加入対象者が増える予定です。本章で解説したような記入内容のようなミスではなく、そもそも届け出を行っていなかったというケースが増える可能性が高いので、法改正の内容が不安な方は今のうちに確認するようにしましょう。

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5. 前職の資格喪失手続きが行われていない場合の対策

荷物を運ぶ様子

記入内容の誤りと同様に、雇用保険被保険者資格取得届の申請時にありがちなのが、対象となる従業員が前の職場で資格喪失手続きをしていなかったというケースです。この場合は所轄のハローワークからその旨の連絡が入ることになるのですが、転職後の会社(自社)では対応することができず、対象となる従業員自身で対応をしてもらうことになります。

対象となる従業員には、前の職場に雇用保険の喪失手続きをしてもらうよう連絡を入れてもらいましょう。前職の資格喪失手続きが完了すれば、保留となっていた加入手続きが行われるようになります。

6. 従業員情報の電子化で手続きはスムーズになる

PCを操作している様子

雇用保険被保険者資格取得届の申請方法には、郵送・窓口・オンラインの3つの方法があります。郵送はハローワークに足を運ぶ手間は省けるものの、返送のための封筒を容易する手間ありますし、窓口の場合は即日交付が可能ですがハローワークまで足を運び、待ち時間などが発生する場合もあります。

昨今の社会情勢や、利便性の高さやコストの削減を考えると、今後はオンライン申請による手続きが主流になっていくことが予想されます。

社内でも従業員情報の電子化が進めば、このような手続きはよりスムーズかつスピーディーに行えるようになるでしょう。

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