昇給辞令とは、給与を改定する際に交付される通知書の一種で、昇給時に発行される辞令書のことを指します。昇給辞令は人事命令文書に該当し、従業員は原則として拒否できない特徴があります。

本記事では、昇給辞令の意味や給与辞令との違い、交付タイミング・方法、書き方・例文について解説します。最後まで読むことで、昇給辞令の理解が深まり、従業員に適切に交付できるようになるでしょう。

1. 昇給辞令とは？

昇給辞令とは、従業員の給与が改定されたことを通知するための辞令書です。主に能力や勤務態度の向上などを理由に、給与が増額された際に交付されます。なお、昇進辞令が「肩書き」や「役職」が変更される場合に発令されるのに対し、昇給辞令は肩書き・役職が変わらない場合でも発令されることが特徴です。

従業員は、昇給辞令を合理的な理由なく拒否することはできません。これは、労働契約や就業規則において、会社の正当な人事命令に従う義務が定められているためです。辞令そのものに法的効力があるわけではありませんが、企業の人事権行使の記録・証拠として、労働契約の変更内容を示す役割を果たすことがあります。

昇給辞令の交付方法に法的な義務はなく、書面と口頭のいずれでも可能です。しかし、口頭での通知は後日トラブルになった際に証拠が残らないため、可能な限り書面での交付が望ましいでしょう。昇給辞令の書式やテンプレートは企業によって異なりますが、少なくとも以下の3点は記載しておく必要があります。

• 交付日
• 昇給日
• 昇給内容

これらの記載が不十分だと、従業員に誤解を与えたり、トラブルの原因になったりする可能性があります。正確かつわかりやすく記載するようにしましょう。

1-1. 昇給辞令と給与辞令の違い

昇給辞令と給与辞令の違いは、昇給辞令が給与の増額時にのみ交付されるのに対して、給与辞令は給与の増減にかかわらず交付される点です。給与辞令は、従業員に給与改定の内容を通知する目的で作成されます。昇給時に限らず、給与が減額される場合にも交付されます。

また、昇給辞令と給与辞令の作成や交付は法的に義務づけられていませんが、基本的には作成・交付することが望ましいです。とくに給与辞令の中でも降給（減給）の場合は、通知しておかないとトラブルを引き起こす可能性があります。そのため、昇給辞令も給与辞令も、従業員への労いや説明の意味を込めて交付することが推奨されます。

関連記事：給与辞令とは？昇給辞令との違いや書式・テンプレートを解説

1-2. 昇給辞令の作成に法的な義務はない

昇給辞令の交付は、法律上の義務ではありません。そのため、企業によっては昇給辞令を作成せず、口頭で通知したり、給与明細の発行で代替していたりする場合もあります。

しかし、昇給は従業員のモチベーションに関わる重要な処遇変更です。明確な文書で通知することにより、従業員に安心感を与えるだけでなく、昇給内容に関する誤解や認識のずれを防ぐことができます。

とくにトラブルを防止する観点からも、昇給日および昇給内容（新旧の給与額や昇給幅など）を明記した昇給辞令を証拠として残せる方法で交付することが望ましいです。

2. 昇給辞令を交付するタイミング

昇給辞令を交付するタイミングは、給与が上がったときです。企業によって昇給の時期や頻度は異なりますが、通常は年に1～2回程度、昇給の機会が設けられています。

また、給与が上がる昇給には定期昇給を含め、以下のような制度があります。

昇給制度	基準
定期昇給	勤続年数や年齢で決定される昇給
臨時昇給	業績に合わせて決定される一時的な昇給
自動昇給	能力や業績が反映されずすべての従業員が定期的におこなわれる昇給
考課昇給	人事考課・査定によっておこなわれる昇給
特別昇給	特別な功労実績や職務などの事由の昇給
普通昇給	能力の向上などの昇給

これらのいずれかに該当する昇給がおこなわれる際には、昇給辞令が交付されるケースが一般的です。なお、昇給辞令には必ずしも昇給理由を記載する必要はありません。

また、昇給の有無やそのタイミングは、企業の就業規則や給与規程に基づいて定められているため、あらかじめそれらの規定を確認しておくことが重要です。

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2-1. 昇給辞令は原則として個別通知

昇給辞令は、原則として個別に通知するのが適切です。具体的には、対面で手渡しする方法や、郵送で送付する方法などがあります。給与や報酬に関する事項はプライベートな内容であるため、ほかの従業員に知られることのないよう配慮が必要です。

一方、転勤や異動などの辞令については、従業員側で準備が必要となる場合が多いので、正式な辞令の交付に先立って「内示」をおこなうことが一般的です。昇給の場合は特段の準備を要しないため、事前に内示をおこなわないことも少なくありません。ただし、特別な昇給である場合には、内示を設けているケースもあります。

なお、昇給辞令の交付は法的義務ではないので、給与明細などで代替される場合もあります。しかし、昇給は従業員の努力を認める重要な機会であり、モチベーションの向上や会社への信頼感の醸成につながることから、できる限り丁寧に対応することが望ましいでしょう。

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2-2. 紙媒体だけでなく電子媒体でも可能

昇給辞令は、紙媒体だけでなく電子媒体で交付することも可能です。例えば、メールに添付して送付したり、人事管理システム上で通知したりする方法があります。

昇給辞令を電子化することで、直接手渡しする手間や郵送にかかるコストを削減できます。また、システム上で管理すれば、自宅や移動中でも閲覧可能となり、保管スペースも不要です。

ただし、従業員が昇給辞令の内容を確実に確認したことを把握するため、メールへの返信を求めるなどの対応が必要です。また、紛失や情報漏えいといったセキュリティリスクを防ぐため、バックアップ体制の整備に加え、アクセス権限やパスワードの適切な設定も重要です。

3. 昇給辞令の書き方

ここでは、昇給辞令の具体的な書き方を解説します。昇給辞令の作成に役立つテンプレート（雛形）と例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

3-1. 昇給辞令に記載する項目

昇給辞令に記載する項目は、主に以下の8つです。

• 交付日
• 氏名
• 所属部署
• 社員等級
• 役職
• 基本給
• 諸手当
• 適用年月日

昇給辞令では、基本的に昇給の理由を記載することはありません。通常は、新しい基本給および手当の金額と、その適用開始日を明確に記載する形式が一般的です。

ただし、昇給理由を明記したい場合には、就業規則や給料規程に定められた根拠規定に沿って記載する必要があります。会社独自の評価制度や昇給ルールに基づく説明であれば、それが文書としての正当性を補完することになります。

なお、昇給辞令には法的に定められた厳密なテンプレートや様式はありません。しかし、上記のような必要項目に記載漏れがあると、従業員に不信感を与えたり、後のトラブルにつながったりする可能性があるため、内容は明確かつ丁寧に記載することが重要です。

3-2. 昇給辞令の書き方のポイント

昇給辞令を作成する際は、必要事項を明確かつ簡潔に記載することが重要です。人事命令に関する書類であるため、不明瞭な記載は避けましょう。以下の点を意識して記載することで、誤解やトラブルを防止できます。

• 何月分の給与から新しい基本給が適用されるかを記載する
• 役職手当などの諸手当を明記する
• 給与の総額がわかるように記載する

とくに新しい基本給の適用開始月や手当の内容を明記することで、従業員にとってよりわかりやすくなります。また、昇給辞令をメールで交付する場合は、本文に直接記載するのではなく、PDFやWord形式の添付ファイルとして送付するのがおすすめです。印刷や保管がしやすく、紛失のリスクも軽減されます。

3-3. 昇給辞令のテンプレート（雛形）と例文

昇給辞令を作成するときは、以下の例文を参考にしてください。

令和◯年◯月◯日（発令日）昇給辞令 ◯◯ ◯◯殿（受令者） 令和◯年◯月分給与より下記のとおり月額給与を支給します。（昇給日） 基本給 ◯◯円 手当 ◯◯円 手当 ◯◯円 手当 ◯◯円 （基本給や手当の額） 以上 株式会社◯◯◯◯ 代表取締役（発令者）

上記の例文とテンプレートを参考にして、自社にあった形で作成してください。また、一度作成したものをテンプレートとして、電子媒体で保存しておくと、今後も使い回しやすいでしょう。

4. 昇給辞令を正しく交付しよう！

昇給辞令とは、給与が上がった際に交付される辞令のことです。給与辞令の一種ではありますが、給与辞令は降給の場合にも交付される点で異なります。

昇給辞令の作成は法的な義務ではなく、給与明細で代替することも可能です。しかし、従業員の意欲向上につながるため、できる限り交付することが望ましいでしょう。

昇給辞令に特定のテンプレートや様式はありませんが、昇給日や新しい基本給、手当の内容を明確に記載することが一般的です。昇給は従業員の生活に大きく影響するので、わかりやすい記載を心がけてください。