社会保険の加入手続き方法や必要書類を詳しく紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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社会保険の加入手続き方法や必要書類を詳しく紹介

明るい家

社会保険は、企業として加入条件に当てはまるかどうかを確認した上で加入しましょう。2016年10月に法律が改正され、社会保険の加入対象は拡大していきます。個人事業主が法人成りした場合、社員が増減した場合には加入や脱退の手続きを行わなければなりません。

ここでは社会保険の意味と対象となる従業員の条件や加入手続き方法・必要書類を紹介します。

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1.社会保険とは?

社会保険は、広義では健康保険・厚生年金保険・介護保険・労災保険・雇用保険を総称したもので、一定の条件を満たしている事業所とその従業員が加入する公的保険です。

場合によっては、健康保険と厚生年金保険だけを「社会保険」と呼び、労災保険と雇用保険は労働保険と分類することもあります。

社会保険と呼ばれる保険である5つをそれぞれ詳しく見ていきましょう。

  • 健康保険:病気・ケガをして病院にかかったときの治療費・薬代を補助する保険
  • 厚生年金保険:老後の老齢給付や障害を負ったときに受け取れる障害年金、保険に加入している本人が死亡した際の遺族年金となる保険
  • 介護保険:介護が必要になったとき、様々な介護サービスが受けられる保険
  • 労災保険:加入する会社員が勤務中や通勤中に病気・ケガを負った際に治療費を給付する保険
  • 雇用保険:離職したときに出産・育児・介護などで業務を継続できなくなったときに給付する保険

以下で紹介する社会保険は、主に健康保険・厚生年金保険のみに限定してお話ししていきます。

関連記事:社会保険とは?概要や手続き・必要書類、加入条件、法改正の内容を徹底解説

2.社会保険の対象となる従業員

従業員

2020年5月に「年金制度の機能強化のための国民年金法等の一部を改正する法律」が成立し、社会保険の適用拡大がなされました。これによって要件を満たすパート・アルバイトなどの社会保険の被保険者となります。

時期によって異なりますが、対象となる従業員の条件は以下の通りです。

2-1.2016年10月~2020年9月

  • 勤務時間:週20時間以上
  • 賃金(月額):8.8万円以上※年間106万円以上
  • 雇用期間:1年以上(見込み)
  • 学生:適用除外
  • 従業員数:501人以上

2-2.2020年10月~2024年9月

  • 勤務時間:週20時間以上
  • 賃金(月額):8.8万円以上※年106万円以上
  • 雇用期間:2ヶ月以上(見込み)
  • 学生:適用除外
  • 従業員数:101人以上

2-3.2024年10月~

  • 勤務時間:週20時間以上
  • 賃金(月額):8.8万円以上※年106万円以上
  • 雇用期間:2ヶ月以上(見込み)
  • 学生:適用除外
  • 従業員数:51人以上

3つの時期で大きく変わるのは、雇用期間と従業員数です。今までは雇用期間1年以上が見込まれ、従業員数が501人以上いないと適用となりませんでした。しかし、雇用期間は2ヶ月以上が見込まれる場合となり、最終的には従業員数が51人以上の場合へと引き下げられていきます。

政府は社会保険の適用拡大とともに、未加入企業への加入指導を行っています。加入指導に従わないと、立ち入り検査のうえで加入手続きが行われることとなっているため、注意が必要です。

また社会保険に加入させるべき従業員を未加入で放置していると、罰則が科せられる恐れがあるので、加入対象となる従業員がいないかこまめに確認しておきましょう。

関連記事:社会保険の加入条件とは?2022年の法改定の内容や手続きなどを解説
関連記事:法改正による社会保険適用拡大で企業側が対応すべきポイントとは

3.社会保険の加入手続き方法

チェックリスト
社会保険の中で、狭義での社会保険である健康保険・厚生年金保険の加入手続き方法を紹介します。

3-1.手続きをする時期

加入義務の事実が発生してから5日以内。

3-2.提出先

事業所の所在地を管轄している年金事務所。
※事業を行っている事業所の所在地が登記上の所在地と異なる場合、実際に事業を行っている事業所の所在地を管轄している年金事務所に提出します。

3-3.提出方法

電子申請・郵送・窓口持参。

3-4.企業における社会保険の加入義務

社会保険の中で、健康保険・厚生年金保険・労災保険・雇用保険は業種・従業員の数に関係なく、事業所単位で加入しなければなりません。ただし業種や雇用人数によって、任意で加入することが認められています。

法人では、健康保険・厚生年金保険に関しては業種や従業員の人数に関係なく、すべての事業所が加入しなければなりません。

個人事業所の場合、上記勤務している従業員が5人以上だと強制適用事業所です。しかし、農林水産業・飲食業・サービス業であれば例外で任意適用事業所とされています。

具体的に社会保険への加入が義務とされている事業所の条件は、以下の通りです。

  • 国や地方公共団体、または法人の事業所
  • 一定の業種で常時5人以上を雇用している個人事業所
    (製造業、土木建築業、鉱業、電気ガス事業、運送業、清掃業、物品販売業、金融保険業、保管賃貸業、媒介周旋業、集金案内広告工業、教育研究調査業、医療保険業、通信報道業など)
    ※より具体的な業種は厚生労働省のホームページでご確認ください。

4.社会保険の加入手続きに必要な書類

必要書類
加入手続きに必要な書類は以下の通りです。

4-1.年金事務所に提出する申請書類

①健康保険・厚生年金保険新規適用届
②被保険者資格取得届
③被扶養者(異動)届(国民年金第3号被保険者関係届)
④保険料口座振替納付(変更)申出書※被保険者に扶養している家族がいる場合

これらの書類は管轄の年金事務所で受け取ることができます。また日本年金機構のホームページからもダウンロード可能です。

関連記事:社会保険資格取得届とは?提出が必要な事業所や手続きの流れについて

4-2.会社が用意しなければいけない添付書類

①登記事項証明書(登記簿謄本)※交付日より3ヶ月以内のもの
②賃貸借契約書※会社の所在地が登記している場所と違う際に必要
③従業員名簿※それぞれの従業員が社会保険に以前加入していたかどうかの情報も必要
④賃金台帳※給与額がわかるもの
⑤賃金規程もしくは賃金の定めのある就業規則、または従業員ごとの労働契約書

4-3.従業員に用意してもらう添付書類

①給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
②本人の年金手帳・基礎年金番号通知書(コピー)
③本人確認ができる身分証明書(コピー)
④本人の認印
※扶養する家族がいる場合
⑤(扶養する配偶者がいる場合)配偶者の年金手帳・基礎年金番号通知書のコピー
⑥(扶養する配偶者がいる場合)配偶者の認印
⑦年金手帳再交付申請書※年金手帳を紛失した方

5.社会保険は企業・社員のためにもルールを守って加入しよう

社会保険への加入手続きに必要な書類はたくさんあります。従業員に提出してもらわなくてはならない書類も多いため、手続きをするべき時期に間に合うようにあらかじめ伝えておくと加入がスムーズです。

社会保険への加入は、企業としての義務です。2022、2024年と適用となる条件が変わっていくため、今まで適用ではなかった従業員が適用になるというケースが増えます。働く人のために、そして企業のためにきちんとルールを守って加入しましょう。

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MEGURO

MEGURO

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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