健康保険・厚生年金保険に加入すべき従業員を新しく雇用した時、事業所は5日以内に申請手続きを行わなければなりません。手続きは従業員本人ではなく、雇用した事業主が申請を行います。また、申請期日も5日までと短いので注意が必要です。

ここからは雇用した従業員の社会保険に関する手続きを細かく解説していきます。申請時に提出する社会保険資格取得届や、手続きの流れ、注意点など、ミスや滞りのないように十分注意して行いましょう。

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社会保険とは？概要や手続き・必要書類、加入条件、法改正の内容を徹底解説

1. 社会保険資格取得届とは？

社会保険資格取得届とは、社会保険の加入時や変更時に提出する書類です。
被保険者資格取得届とも呼ばれ、「厚生年金保険」「健康保険」に加入・変更する際に、事業主が提出します。

提出先は事業所の所在地を管轄する年金事務所で、現在は電子申請、郵送、窓口持参での申請が可能です。

1-1. 提出が必要なケース

社会保険資格取得届が提出される主なケースは、新たに従業員を雇用した際です。この場合、雇用形態に関わらず（正社員、パートタイマー、アルバイトなど）、その従業員が一定の労働条件を満たしていれば提出が必要です。また、従業員が常時使用される事業所で働く場合も該当します。さらに、新規採用者があったときや被保険者に変更があったときも提出が求められます。

また被保険者資格は、事実上の使用関係が発生した日に取得します。具体的には、以下のような日が資格取得日となります。

1. 適用事業所に使用された日
2. 事業所が適用事業所になった日
3. 適用除外に該当しなくなった日（パートから常用になった日等）

入社後、一定期間の試用期間や研修期間が設けられている場合でも、事実上の使用関係があり、期間の定めのない雇用状態にあれば、入社の日から被保険者となります。一部の短時間労働者や特定の条件を満たさない場合は例外となることもあり、詳細な確認が重要です。

1-2. 資格取得届は5日以内に提出する

社会保険資格取得届は、新たに従業員を雇用した日から5日以内に保険者が健康保険組合の場合には健康保険組合に提出しなければなりません。同様に、厚生年金保険被保険者資格取得届は管轄の年金事務所へ提出する必要があります。この手続きを迅速に行うことで、従業員の健康保険と厚生年金保険の適用が適時に開始されるため、従業員が適切なタイミングで給付を受けられるようになります。

手続きが完了し標準報酬月額等が決定されると、健康保険組合から「資格取得確認および標準報酬月額決定通知書」と「健康保険被保険者証（保険証）」が事業所宛に送付されます。労働者名簿に資格取得年月日などを記入し、保険証は本人に交付し記載内容に誤りがないか確認しましょう。また、保険証への住所記入やその使い方についても従業員へ指導します。

さらに、被扶養者がいる従業員に対しては、「被扶養者（異動）届」を、加えて被扶養者が国民年金の第3号被保険者に該当する場合には「第3号該当届」も事業主経由で提出する必要があります。期限を守らない場合、事業所にペナルティが課される可能性があるため、従業員に対しても速やかに報告するよう促しましょう。

2. 社会保険の資格取得届が必要な事業所

社会保険の資格取得届は、全ての事業所に提出が強制されるわけではありません。取得届が必要な「強制適用事業所」、厚生労働大臣の認可によって適用事業所となる「任意適用事業所」、複数の適用事業所の申請が一括でできる「一括適用事業所」、「適用除外」の4種類に分けられます。

2-1. 強制適用事業所とは

強制適用事業所とは、以下いずれかに該当する事務所と定められています。

• 常に5人以上の従業員を使用する事業所
  ※クリーニング業・飲食店・ビル清掃業・農業・漁業などは適用事業所とならない。
  
• 常に1人以上を使用する国や地方公共団体
• 法人の事業所

法律によって加入が義務付けられているので、事業主や従業員の意思に反していても、必ず加入しなけれなりません。また、適用除外の従業員がいても、従業員の1人としてカウントされるので注意が必要です。

関連記事：社会保険適用事務所とは？社会保険加入要件や遡及適用について解説

2-2. 任意適用事業所とは

任意適用事業所は、強制適用事業所の条件に該当せず、厚生労働大臣の認可を受けて適用事業所と認められる事業所を指します。

厚生労働大臣の認可を受けるには事業主の意思だけでなく、従業員も加入に合意しているのがポイント。事業所の従業員のうち半数以上が加入に同意している必要があります。

事業主は従業員の合意を得た後、厚生労働大臣に申請を行いましょう。

提出時期は従業員の2分の1の同意を得た後、「健康保険・厚生年金保険任意適用申請書」に記入しましょう。
また、添付書類として以下の3つを用意しておきましょう。

• 任意適用同意書
• 事業主世帯全員の住民票（原本）
• 所得税、事業税、市町村民税、国民年金保険料、国民健康保険料の領収書（コピー可）

準備が整ったら、管轄の年金事務所に提出します。こちらも、電子申請・郵送・窓口持参での申請が可能です。

なお、任意適用事業所は強制加入ではないので、被保険者の4分の3以上の合意があれば、脱退できます。
同じく、合意を得た後に事業主が厚生労働大臣に申請を行います。

2-3. 一括適用事業所とは

一括適用事業所は、事業主が適用事業所を複数所有している場合に、一括して申請が行える事業所を指します。事業所ごとに手続きや申請を行う必要が無くなるため、手間が省略できるのがポイントです。

なお、一括して申請を行うには事前に厚生労働大臣の承認を受ける必要があります。

2-4. 適用事業所でも被保険者手続きできない場合

適用事業所の従業員であっても、加入できない可能性があります。加入できない適用除外のケースは次の通りです。

• 共済組合の組合員
• 私立学校教職員共済制度の加入者
• 日雇い労働者
• 2か月以内の期間を設けて雇われる労働者
• 4か月以内の期間を設けて雇われ、季節労働に従事する場合
• 臨時的事業で雇われる場合（※雇用初日から6カ月を超えると被保険者として扱われます。）

3. 社会保険資格取得届の手続きの流れ

社会保険資格取得届の手続きは以下の流れで進めます。

まず、社会保険資格取得届の用紙を、日本年金機構の公式ウェブサイトからダウンロードします。PDF形式で印刷して記入することもできますが、エクセル形式を利用して事前にPCで直接入力してから印刷することもできます。

参考：2-1：従業員を採用したとき｜日本年金機構

次に、必要な情報を事業主および従業員がそれぞれ記入します。この際、基礎年金番号もしくは個人番号の記入が必要なので、従業員から年金手帳やマイナンバーカードを提示してもらいましょう。

その後、雇用から5日以内に、正確に記入された届け出を提出します。提出方法は、持参、郵送、または電子申請のいずれかを選択できます。

提出先は、持参の場合は管轄の年金事務所に直接提出し、郵送する場合は年金事務センターに送付します。電子申請を利用する場合は、事前に登録したアカウント（GビズID）を使ってe-Gov電子申請からオンラインで手続きが可能です。

参考：社会保険の手続きは 電子申請が便利です！｜厚生労働省

3-1. 基礎年金番号がわからない場合

社会保険資格取得届には、基礎年金番号または個人番号（マイナンバー）を記入しなければなりません。

そのため、年金手帳を紛失したなどで基礎年金番号がわからない場合、基礎年金番号通知書を年金事務所または事務センターから発行してもらう必要があります。

また、20歳未満の従業員については基礎年金番号がないため、個人番号（マイナンバー）を記載します。

基礎年金番号もわからず、マイナンバーカードも作成していなければ、住民票に記載されたマイナンバーを確認できる住民票の写しや住民票記載事項証明書を取得することになります。

4. 社会保険資格取得届の記入例

社会保険資格取得届の記入例は、日本年金機構が用意しています。参考にしながら記入しましょう。

参考：記入例｜日本年金機構

5. 被保険者資格取得届の注意点

最後に被保険者資格取得届の手続きを行う際の注意点をご紹介します。

• 報酬の支払がない新規採用者の標準報酬月額の決め方
• 被保険者資格取得届が提出されていなかった場合
• パートタイマー・アルバイトを雇用する場合
• 外国籍の従業員を雇用した場合
• 60歳以上の方の再雇用の場合

それぞれの注意点をご紹介します。

5-1. 報酬の支払がない新規採用者の標準報酬月額の決め方

入社して被保険者の資格を取得した時点では、まだ報酬の支払いが行われていないため、以下の方法で標準報酬月額を決定します。

まず、月給や週給など定期的な報酬が定められている場合は、被保険者となった日現在で定められた報酬の月当たりの額（週給の場合は、その額を7で割って30倍にした額）を基に計算します。日給、時給、歩合給、出来高や請負によって報酬が定められている場合は、前1ヵ月間に同一事業所で同一労働をした人の報酬額を平均した額が基準となります。

また、この標準報酬月額には給与のほか、各種手当など労務の対償として支払われるものも含まれます。名称如何にかかわらず、これらはすべて報酬の範囲に含まれます。なお、場合によっては、実際の報酬月額と異なることもあります。その際には、遡って報酬訂正の届をする必要があります。

さらに、標準報酬月額は毎年4月から6月の給与額の平均を基に見直されることがあるため、経営者や人事担当者は、正確な給与情報を基に決定することが求められます。

5-2. 被保険者資格取得届が提出されていなかった場合

被保険者資格取得届は雇用してから5日以内に届ける必要がありますが、届出漏れが発生した場合は、期限超過後に取得届を提出します。それまでの保険料は免除されず、さかのぼって納める必要があります。

また、すでに老齢厚生年金を受給しており、在職老齢年金に調整によって場合によっては支払済みの年金を返納しなければならないこともあります。

追納や返納など、届出漏れはデメリットが大きいので、従業員を雇用した場合には注意が必要です。

5-3. アルバイトやパートタイマーの短時間労働者を雇用する場合

正社員とは異なり、アルバイトやパートタイマーとして従業員を雇用する場合は、事業所内で同じ業務につく労働者の「所定労働時間」と「所定労働日数」を基準に、被保険者となるかを判断します。

判断基準は以下の通りです。

• 1週の労働時間が通常の労働者の4分の3以上
• 1月の労働日数が通常の労働者の4分の3以上

例えば、パートタイマーが正社員と同じ日数・同じ時間働いている場合は、そのパートタイマーも被保険者として認められます。

ただし、上記の条件を満たさない場合でも、以下5つの要件を満たせば、同じく被保険者として認めらます。

• 週の所定労働時間が20時間以上
• 雇用期間が1年以上
• 賃金の月額が8.8万円以上
• 学生でない
• 特定適用事業所・任意特定適用事業所に勤めている

▼社会保険の加入条件について詳しく知りたい方はこちら
社会保険の加入条件とは？2022年の法改定の内容や手続きなどを解説

5-4. 外国籍の従業員を採用する場合

個人番号と基礎年金番号が結びついていない場合・番号制度の対象外である場合は、被保険者資格取得届と併せてローマ字氏名届を提出する必要があります。

また、本章で解説した3点以外にも、個人情報の取り扱いや提出期限の厳守、2022年10月に行われる法改正による被保険者資格取得届の未提出など、注意すべき点は複数あります。当サイトで無料配布している社会保険の手続きに関する資料では、上記の法改正の内容や担当者が気を付けたいポイントだけでなく、担当者がしなければならない対応までを解説しております。社会保険の手続きに関して不安な点があるご担当者様は、こちらから「社会保険の手続きガイド」をダウンロードしてご確認ください。

5-5. 60歳以上の方の再雇用の場合

60歳以上の方を再雇用する際は、社会保険の資格取得届と資格喪失届を同時に提出する必要があります。この手続きは「同日得喪（どうじつとくそう）」と呼ばれ、再雇用された月からは、再雇用後の給与に基づいた標準報酬月額を定められます。

手続きには、以下両方の書類、もしくは事業主の証明書を日本年金機構へ提出することが必要です。

• 退職したことがわかる書類（就業規則や退職辞令の写し等）
• 継続して再雇用されたことが客観的に判断できる書類（雇用契約書、労働条件通知書等）

参考：60歳以上の厚生年金の被保険者が退職し、継続して再雇用される場合、どのような手続きが必要ですか。｜日本年金機構

6. 従業員を雇用した際は社会保険資格取得届の手続きを忘れないようにしよう

社会保険資格取得届（被保険者資格取得届）は、新しく従業員を雇用した際に、厚生年金保険や健康保険に加入するための手続きです。申請は雇用した事業所の事業主が行い、提出期限は雇用してから5日以内です。

従業員雇用後は、年金手帳（基礎年金番号通知書）またはマイナンバーカードを速やかに提示してもらい、取得届を提出しましょう。

届出漏れがあった場合は、保険料をさかのぼって支払う追納や、すでに受給している年金を返す返納が必要です。届出漏れがないように注意しましょう。