タレントマネジメントは人材の有効活用や人材育成などに役立ちますが、タレントマネジメントをおこなうにあたっては社員の情報がまとめられたデータベースが欠かせません。

また、データベースをタレントマネジメントに活用するためには、気を付けておいたほうがよいポイントがいくつかあります。

本記事では、タレントマネジメントにデータベースが必要な理由やデータベースを活用するためのポイントについて、解説します。

そもそもなぜ人事データの管理は必要？

その必要性と活用価値を解説

企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、そもそもなぜ人事情報の管理が必要であり、その先に大きな活用価値があることについても、正しく理解できていますか？
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1. タレントマネジメントにデータベースが必要な2つの理由

タレントマネジメントを効果的におこなうためには、人材データベースが必要不可欠です。

以下ではその主な理由を説明します。

1-1. 社員の情報を可視化する必要があるため

タレントマネジメントによって適材適所の社員配置をおこなうためには、各社員のスキルや仕事への適性・これまでの経歴などを可視化して、きちんと把握しておかなければなりません。

タレントマネジメントには、社員のエンゲージメントを向上させるという側面も期待されています。

しかし、人材データベースをもとにした納得感のある運用でない限りは、社員のエンゲージメントを向上させることは難しいでしょう。

1-2. 管理するデータを統一する必要があるため

統一したデータベースを用いずに、各部や各課それぞれで人材のデータを管理していたとすると、部や課によって管理しているデータに偏りが生じてしまう可能性があります。

たとえば現在A課にいる人材とB課にいる人材を比較しようと思った場合、A課では各社員の仕事に対するモチベーションをデータとして管理しているのに対して、B課ではそのようなデータを管理していなければ、人材を平等な視点で評価することはできません。

また、「統一したデータ管理をおこなおう」と決めていても、データの管理・更新を担当する社員が退職等でいなくなってしまえば、後任に対してデータの管理がうまく引き継がれないこともあるでしょう。そうなれば結局、ほかとは異なるフォーマットでのデータ管理となってしまう可能性があります。

データベースというシステムを導入することによって、そのような可能性を大部分排除することが可能です。

2. タレントマネジメントの運用目的によって必要なデータベースの内容は異なる

タレントマネジメントのデータベースは、運用する目的や用途によって上手く使い分ける必要があります。主に、社員の人材配置や離職防止などの目的で使われることが多いですが、管理職候補の発掘や育成にも活用ができます。

ここでは、2つの目的別にデータベースのどの項目が必要となるのか、それぞれ詳しく見ていきましょう。

2-1. 適材適所な人材配置や離職防止に活用

タレントマネジメントの主な目的は適材適所の人員配置、人材育成・人材教育、エンゲージメントの向上による離職防止などです。

これらを目的としてタレントマネジメントをおこなう場合、データベースで管理しなければならない項目としては、主に以下のようなものが挙げられます。

• 年齢や性別、所属部署といった基本的な属性
• 入社以前、入社以降のキャリアや表彰歴などの実績
• 保有資格やスキルなどの情報
• 遅刻・早退・残業・欠勤といった勤怠状況に関する情報
• 適性検査の結果やモチベーションなどのマインドに関する情報

これらを総合的に判断することで、会社にとっても各社員にとっても理想的な人材配置が可能になります。

2-2. 管理職候補を発掘・育成

また、タレントマネジメントはリーダーや次期経営者の発掘や育成にも役立てることができます。

そういった目的でタレントマネジメントを運用する場合は、以下のような項目をデータベースで管理する必要があります。

• 経営全般に関する知識の有無
• 部門の長や決裁者など責任が重いポジションの経験の有無
• リーダーシップや忍耐力など、リーダーや経営者にふさわしい資質を備えているかどうか
• 社内外における人脈

タレントマネジメントが目的ではなく手段である以上、運用の目的に沿って適切な項目を管理しなければ、期待しているような効果は出ないことに十分注意しておきましょう。

3. タレントマネジメントにデータベースを活用するための3つのポイント

タレントマネジメントのデータベースを構築していても、活用ができなければ宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。ここでは、タレントマネジメントのデータベースを活用するために意識しておくべき3つのポイントをご紹介します。

3-1. 管理するデータを明確にする

どのようなデータを管理するかを明確にしておかなければ、データベースの運用はできません。

データベースで管理すべき主な項目については上述しましたが、運用目的やそれぞれの会社の事情によって、データベースの項目には違いが生じます。

管理するデータの設定を間違えればタレントマネジメントはうまく運用できません。どのようなデータを管理すべきかについては、時間をかけて精査したほうがよいでしょう。

3-2. データベースの更新ルールをきちんと設ける

データベースで管理されるデータには、入社以前のキャリアのように一度登録されればその後変化のないようなデータもありますが、大半のデータは社員の変化に合わせて更新しなければなりません。

登録されているデータと社員の実情が一致していなければ、うまくタレントマネジメントを運用できないので、データベースの更新に関してはきちんとルールを設けておくのが賢明です。

社員の異動や配置転換のことを考えると、少なくとも四半期に一度程度のペースではデータベースを更新するのが望ましいでしょう。

3-3. 社員自身にタレントマネジメントの意義を感じてもらう

データベースの更新をおこなうのは、ほかでもない社員自身です。毎日の業務の合間にデータベースの更新をおこなうのが大変という場合も多いでしょう。

社員に率先してデータベースを更新してもらうためには、社員自身にタレントマネジメントの意義や必要性を感じてもらわなければなりません。

もちろん、すぐに意義や必要性を感じることは難しいでしょう。しかし、自身の処遇や同僚の異動などで適材適所の社員配置がされていると感じられれば、徐々に意義および必要性を実感できるようになるはずです。

4. データベースを有効活用すれば効果的なタレントマネジメントが可能に！

タレントマネジメントを効果的・効率的に運用するためには、統一したデータ管理をおこない情報を可視化する必要があるので、データベースが非常に役に立ちます。

どのようなデータを管理すべきかは、タレントマネジメントの運用目的やそれぞれの会社の事情によって異なるので、事前にしっかりと話し合って決めなければなりません。

データベースの更新ルールを設けたり、社員自身にタレントマネジメントの意義を感じてもらったりすることが大切です。

まずは、データベースをタレントマネジメントに活用するための環境を整えましょう。

そもそもなぜ人事データの管理は必要？

その必要性と活用価値を解説

企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、そもそもなぜ人事情報の管理が必要であり、その先に大きな活用価値があることについても、正しく理解できていますか？
人事情報は、適切な人材配置、従業員のモチベーションの管理、公平な評価制度など、企業として健全な経営をおこなう上で欠かせない情報です。

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