人事管理でデータ分析をする重要性や方法を基礎から解説!

毎日のように変化する社会情勢の中で企業を継続させていくには、社会の変化を理解して適切な対策を講じていくことが必要です。

特に、従業員1人ひとりの基本情報や人事評価などのデータを管理する「人事管理」は、企業・組織としての目的を達成するために非常に重要視されるようになっています。

本記事では、人事管理において社内の従業員データを分析する重要性や具体的な方法について、基礎的な部分から解説します。

1. 人事管理におけるデータ分析をおこなう前に

1-1. そもそも「人事管理」とは

そもそも人事管理とは、企業にとって重要な経営資源である「ヒト」に関わる業務です。

 

主な業務は、次のようなものになります。

必要な人材を獲得するための「採用」

従業員に業務で必要な能力やスキルを身に付けてもらう「人材育成/教育/マネジメント」

従業員に対する「人事評価」の制度策定や運用

従業員のスキルや能力、および本人の希望に伴う適材適所な「人材配置」

従業員の「モチベーション・コンディション管理」

 

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1-2. 人事管理でデータ分析をおこなう目的

以上のように、「人事管理」の表面上の業務内容項目については知っている方も多いと思います。

しかし、最も重要なことは、“より良い「人事管理」”をおこなうために、この人事制度や運用方法を改善していくことではないでしょうか。

従業員の細かいデータから自社の現状を正しく把握し、課題があった場合に適切な打ち手を取っていくために、人事管理においてはデータ分析を定期的におこなう必要があるのです。

1-3. 人事管理におけるデータ分析で「4つの悩み」を解決!

自社の問題点についてしっかりと把握していないと、他社と比較した場合に不釣り合いな人事制度を導入していることに気付けなかったり、効果の薄い社員研修を実施してしまったりすることになります。

 

● 自社の人事制度は理解しているが、現場で最適な形で運用されているかどうかわからない。

● そもそも自社に最適な人事評価制度とは、どのようなもの?

●  従業員の離職率が高くなってしまったが、原因がわからない。

● 自社で成果の上げている従業員の特徴を知りたい。

 

人事管理では、以上のような悩み(課題)について従業員データをもとに分析することが大事です。

これまでに多くの企業が人事管理におけるデータ分析を怠ってしまったばかりに、数々の失敗を重ねてきています。

人事管理におけるデータ分析の重要性は、企業を支える従業員の現状を正しく把握し、人事制度の見直しや人事評価制度、人材育成について、適切な対応ができるようになる点にあります。

2. 人事管理における具体的なデータ分析方法

以上のように、人事管理において、従業員データを分析することは非常に重要です。

しかし、「まず何から始めれば良いかわからない」と考えている方も多いのではないでしょうか。

従業員データを分析する流れは、次の通りです。

 

自社が抱える課題を仮説をもとに設定する
必要な従業員データを集める
仮説検証をおこない、結果を分析する

2-1. 自社が抱える課題を仮説をもとに設定する

まずは、自社が抱える課題を仮説をもとに設定しましょう。

具体的には、「離職率が高い」「従業員エンゲージメントが低い」「採用コストが高い」「人事評価の満足度が低い」「研修内容が悪い」といった課題などがあると思います。

社内外の情報をもとに明確にして、その要因について分析していくことが重要になります。

2-2. 必要な従業員データを集める

次に、分析に必要な従業員データを集めます。

具体的には、次のような項目の中から、必要情報を集めることになると思います。

 

①基本情報:雇用形態、勤続年数役職、保有スキル・資格など

②職務内容:現在従事している仕事、希望している仕事など

③人事評価:職務経歴、職務能力、成果など

④勤務状況:勤務時間、仕事に対するモチベーションなど

 

そのため、人事管理においては、これらの従業員データを常に管理できる状態に整えておくことが大事になります。

2-3. 結果を分析し、改善のアクションを考案する

最後に、設定した自社が抱える課題を集めた従業員データから分析します。そして、その結果をもとに、改善のためのアクションを考案します。

こういった改善のPDCAサイクルを回すことで、従業員に対して適切な人材マネジメントをおこない、企業の発展に繋がる人材を継続的に育てることができるでしょう。

 

関連記事:人事管理における人材マネジメントの重要性|事例をもとにご紹介

3. 人事管理で従業員データを分析する際のポイント

それでは、最後に、自社の人事管理をする上で従業員データを適切に分析するためのポイントについて解説します。

分析する際には、以下の6つの観点からデータを理解していくことが大切です。

3-1. 「事業」を根本から見直し、企業成長に必要な人材を獲得する

まず、人事管理でデータ分析する際は、自社で展開している事業について「構造(どのようなビジネスモデルか?)」と「業績(現在どれくらいの利益があるか?)」の2点からように体系的に把握するしましょう。

事業内容や現在の利益率を正確に把握し、今後の事業の方向性について整理することで、自社の強み・弱みがわかるとともに、どういった人材を採用すれば良いか考えることができるようになります。

3-2. 業績に悪影響のある「組織課題」を明確にする

組織がどういった仕組みで成立しているのか、現在の人事制度がうまく機能しているのか、社風や文化(経営者の思想)が従業員にどのような影響を与えているか、といった点に着目することは非常に大事です。

組織課題はさまざまありますが、こういった課題を組織構造というハード面から分析することで、組織としての生産性向上や業績アップにつながります。

3-3. 「従業員構成」から自社の特徴を探る

自社で働いている従業員の属性や傾向を分析することで、成果を上げることのできる特徴的な人材を把握することも大事になります。

成果を上げることのできる人材に一定の特徴が見つかれば、採用段階や社員研修の際にも役立ちます。

また、企業を成長させていくためには、従業員の特性から最適な人材配置をおこなう必要があります。

これまでの入社数や退職社数も改めて見直し、他社と比較して人材を確保するうえでの問題点が何か明確にしましょう。

3-4. 組織の生産性を「人件費」から分析する

組織が業績を上げるために、どれだけの人件費(人材コスト)が掛かっているのか把握することは非常に大事です。

具体的には、1つの事業における人件費と付加価値の回帰分析を実施することで、業績と人材コストの関連性を明確にしましょう。

これをおこなうことで、適切なコスト設計をすることも考えてみてください。

3-5. 生産性の上がるような適切な「労働時間」を設定する

働き方改革に伴う労働基準法の改正により、従業員の労働時間の設定に関しては非常に注目されていることと思います。

労働時間の管理も人事管理において重要なポイントになるので、データとしてまとめておくことが大事になります。

労働時間は、適用されている労働時間制度の現状、および実際にどれだけの総実労働時間があるのか、といった「量」と「質」の2側面からとらえ直すのが良いでしょう。

3-6. 従業員が正当に認められる「人事制度」を策定する

社員の成果や能力に対して、昇進や昇格、給与といった目に見える形で評価を反映したり、大きな仕事や責任、権限を任せたりするような制度を、まとめて人事制度と言います

自社の従業員データの分析を踏まえ、自社に必要な制度に調整したり、新たな制度を採用したりすることができれば、組織は革新的に成長することでしょう。

4. まとめ|人事管理におけるデータ分析は企業を成長させる

自社の現状を正しく理解しておくことは、日々変化する社会の動きに対して、柔軟に対応するために必要不可欠です。そのための人事管理におけるデータ分析について考えることは、企業経営において非常に重要なことだと思います。

厳しい社会情勢の中だからこそ、いつまでも事業を継続させていくために、最適なデータ分析を実施するようにしましょう。

 

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