人事管理とは？具体的な業務内容と気をつけるべきこと
更新日: 2024.3.7
公開日: 2020.9.21
OHSUGI
人事管理とは、企業にとって重要な経営資源である「ヒト」に関わる業務です。
主な業務は、必要な人材を獲得するための採用活動、従業員が能力やスキルを身につけるための研修や教育、従業員への正当な評価・処遇のための人事評価策定・運用、適材適所の人員配置、および従業員のモチベーションやコンディションの管理になります。
従業員に幅広い領域でサポートする企業にとって必要不可欠なバックグラウンド業務ですので、今回は、人事管理の概要や具体的な業務内容、気をつけるべきポイントについて詳しく解説いたします。
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1. 日本の人事管理が抱える課題
人事管理とは、従業員の採用・教育・評価をおこなう人材マネジメントのことを言います。
企業の4大資源として知られる「ヒト」「モノ」「金」「情報」ですが、中でも最も重要視されているのが「ヒト」です。
自社が求める優秀な人材を確保し、活躍してもらえるように研修を実施したり、公平な評価をおこなったりすることは、企業が存続するためにとても重要な経営課題の1つと言って良いでしょう。
2. 人事管理の具体的な業務内容
人事管理の主な仕事である「採用」「人材育成・教育・マネジメント」「人事評価」「人材配置」「モチベーション・コンディション管理」の各項目について、具体的な業務内容をご紹介します。
2-1. 採用
企業にとって必要な人材を採用することは、人事管理の重要な業務です。
自社の採用方針から採用計画を策定し、具体的な採用プランを立案した後、求人募集、応募受付業務、面接会場のセッティング、面接といった幅広い業務に追われることになります。
新卒採用と中途採用に対して、パートやアルバイトといった非正規雇用では採用活動の内容も異なるため、それぞれに合った採用計画を立てる必要があります。
2-2. 人材育成・教育・マネジメント
従業員の人材育成は、企業の生産性に関わる重要な業務です。
● 新卒社員や中置採用者への新人教育（新人社員研修・中途社員研修）
● 中堅社員へのキャリア育成のためのスキルアップ研修・定期研修
● 管理職昇格のための管理職研修
など、従業員のレベルや能力に合わせた育成プランを立案するとともに、事業戦略、組織に必要な人材像、育成施策に関する現場の声などから課題を抽出し、年間スケジュールや予算を策定しましょう。
研修方法は、研修コンテンツに合わせて、以下から適切なものを選択するようにしましょう。
● OJT（現場研修）
● OFF-JT（座学・集合研修）
● eラーニング
● 自己啓発
2-3. 人事評価
従業員のスキルや実績、勤務状況、職務遂行度、企業に対する貢献度への評価基準を設定し、昇給・昇格、賞与、人事異動などに反映します。
人事評価での処遇は、社員のモチベーションに大きな影響を与えるだけでなく、組織への信頼度を左右します。正当な評価と適切な還元を行うためには、全ての従業員に対する公平性と、透明性を保った評価基準を設定しなければなりません。
人事評価には、大きく分けて3つの項目があります。能力評価・業績評価・情意評価です。役職や職責が高いほど業績評価が重視され、若手社員は能力評価を重視される傾向にあります。
人事評価は、ただ評価するだけのものではなく、従業員の成長を促すための重要なツールでもあります。人事評価をもとに上司と部下が目標を設定し、上司は部下が目標を達成するまでのマネジメントを行います。
2-4. 人材配置
従業員一人ひとりの能力や適性を見極め、特性を踏まえたうえで、適材適所に配置する業務です。
従業員がそれぞれ適切な場所で働くことで、自分の能力を最大限に発揮し、組織の活性化につながります。
人員配置には、次のようなものがあります。
・新しい人材の採用による人員配置
・異動による人員配置
・昇降格・雇用変更による人員配置
このほか、リストラや雇い止めによって退職した従業員の穴埋めやチームの解散により、周りの従業員が異動の対象になる場合もあります。
事業方針や事業展開に基づいた計画的な要員計画を行う場合は、各部署のニーズをヒアリングすることが重要です。現状の組織図をしっかりと把握することが、適切な人員配置への第一歩です。
2-5. モチベーション・コンディション管理
適正な人事管理は、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すだけでなく、モチベーションの向上にもつながります。
定期的にアンケートや面談を実施するなどで、従業員とコミュニケーションを取ることで、従業員の生産性向上や離職防止にもつながります。
また、モチベーション管理は従業員の組織エンゲージメントにも直結するため、組織運営が健康か不健康かの指標にもなるでしょう。
3. 人事管理をおこなう上で気を付けるべき3つのこと
ここまで、人事管理の意味や具体的な業務内容についてご紹介してきました。
ここで、これから人事管理をおこなう担当者の方に向けて、気を付けておきたい3つのポイントをご紹介します。
3-1. 採用基準は就活・転職市場の現状を踏まえて設定する
かつては「仕事第一主義」の傾向が強かった日本の就労姿勢も、時代とともに「ワークライフバランス」を重視する人が増え、就活・転職市場のトレンドも変化しています。
少子化が進むなか、将来組織の中核を担う若い人材の確保は、企業にとって深刻な課題です。採用活動を優位に進めていくには、世間の流れを踏まえ、採用ターゲット層の価値観に合わせた採用基準を設定することが大切です。
3-2. 人材育成体系は社会環境や事業戦略の変化に合わせて整備していく
事業戦略や事業方針は、社会環境や企業の現状とともに更新されていくものです。事業戦略が変われば、企業が従業員に求める能力やスキルも変化するため、人材育成体系もその都度整備していく必要があります。
人材育成体系の見直しや再構築は、ある程度長い期間を設け、綿密なスケジュールを立てて行います。新たな育成方針の策定や求めるスキル・能力の明確化、研修方法ほか、施策時期や期間なども決めておきましょう。
3-3. 人事評価は主観・先入観・偏見をできるだけ取り除く
策定した人事評価を実施する際は、評価期間を決め、職務行動のみを対象とします。「部署の飲み会に全く参加しないため、協調性に欠ける」といった評価は、職務から外れた行動の評価のため、正当な人事評価として認められません。
ただし、自己管理不足で遅刻や欠勤が多いなどのケースは、職務行動に明らかな支障をきたすため、評価の対象になります。
人事評価は全ての従業員に対し、一律の評価をすることが重要です。かわいがっている部下に温情的な評価をつけたり、性格的に合わない部下に厳しい評価をつけたりなど、主観的な評価は厳禁です。
従業員の成長意欲を低下させる原因となり、管理者としての信頼を失う可能性があります。人事評価は従業員の処遇を左右する重要な業務です。先入観や偏見を捨て、できる限り客観的な目線で評価することが大切です。
適正な人事管理をおこなうためには、就職・転職市場のトレンドを踏まえた採用活動や、変化していく事業戦略に合わせた人材育成体系の整備、全従業員への公正で透明性のある人事評価がポイントです。
4. 適正な人事管理は業務効率化と生産性向上につながる
人事管理は企業おいて重要な経済資源のひとつ、人材を管理するバックグラウンド業務です。
適正な人事管理体制を設けることは、従業員の仕事に対するモチベーションを向上し、成長意欲を高めます。
また、公正な人事評価によって正当な処遇を受ければ、企業への信頼度や、貢献の気持ちが高まるでしょう。
従業員の意欲が向上すれば、組織が活性化し、企業の生産性向上につながります。
関連記事：「人事管理」をわかりやすく解説｜システム導入で業務効率化を実現！
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