「人事管理」をわかりやすく解説|システム導入で業務効率化を実現!

組織や企業が目的を達成するために、従業員の基本情報や評価、業績といった情報をまとめて管理する「人事管理」に注目が集まっています。

そして、各従業員のデータを効率的に管理するために便利なツールが「人事管理システム」です。

今回は、人事管理の目的や意味、具体的な仕事内容、および人事管理システムについてご紹介いたします。

 

1. そもそも「人事管理」とは何か?

そもそも「人事管理って何?」「具体的に何をすればいいの?」と考えている方も多いのではないでしょうか。

まずは、人事管理と似た業務としてよく知られている「労務管理」との違いに着目して、ご紹介します。

1-1. 「人事管理」と「労務管理」の違い

人事管理と労務管理は、どちらも企業にとって欠かせない「ヒト」に関わる業務です。

どちらも、社内で効果的に人材を活用することで企業の活性化および生産性向上を図るといった目的を持っており、企業によってはこれら2つの業務を同じ部署で兼任している担当者の方も多くいるはずです。

そのため、人事管理と労務管理の業務は、全く関係が無いわけではありません。

しかし、「人事管理」と「労務管理」の違いを一言でまとめるならば、業務をする上で「見ている視点」が違うということになります。

 

  人事管理 労務管理
見ている視点 従業員(対個人) 会社(対組織)
業務内容
  • 採用
  • 人材育成/教育/マネジメント
  • 人事評価/人材配置
  • モチベーション・コンディション管理
  • 労働環境の整備(勤怠管理/給与管理)
  • 社会保険や福利厚生の手続き
  • 労働時の安全衛生管理
  • 労働組合との折衝

 

表のように、労務管理が会社や組織全体の働きやすさを見ながらおこなうものであるのに対して、人事管理は組織で働く従業員一人ひとりに対しておこなっていくものとなります。

この視点の違いが人事管理と労務管理の間には存在するため、適正で効率的な人事管理・労務管理をおこなうために「人事管理の業務内容」と「労務管理の業務内容」は明確に分類しておくことが重要になります。

 

関連記事:「人事管理」と「労務管理」の違いとは?具体例でわかりやすく解説

1-2. なぜ人事管理が注目されるようになってきたのか?

それにしても、なぜ最近になって企業における人事管理の重要性が叫ばれるようになっているのでしょうか。

それは、人材の流動性が高まる中で、従業員側に選ばれる会社になるために、これまで以上に一人ひとりの従業員に対する人材育成やマネジメント、コンディション管理をする必要が出てきているからでしょう。

 

これまでの日本社会では終身雇用制度が主流であったため、「各個人」よりも「職場環境(組織)」を整備することの方が重要視されていました。

しかし、近年では日本においても転職が当たり前になりつつあり、企業は今まで以上に従業員側に選ばれる努力をしなければならなくなっています。

 

事業を安定して継続的に運営するためには、従業員一人ひとりのキャリアに寄り添いながら公正な人材育成や人材配置をおこない、各個人の働き方に対応した会社になる必要があるので、人事管理の重要性が確認されてきているのです。

2. 人事管理の具体的な業務内容とは

それでは、人事管理とは具体的にどのような業務をおこなうものなのでしょうか。

2-1. 採用|企業に必要な人材を獲得する

会社にとって必要な人材を雇用する採用業務は、人事管理の重要な業務の1つです。

自社の採用方針から採用計画を策定し、具体的な採用プランを立案します。

その後、スケジュールが確定したら、求人募集、応募受付業務、面接会場のセッティング、候補者との面接といったことをおこないます。

2-2. 人材育成/教育/マネジメント|適切な研修で従業員の生産性向上に貢献

雇用した従業員の育成は、企業の生産性にも関わる重要な業務です。

事業戦略から組織に必要な人材像を定義し、現場の声から育成施策に関する課題を抽出した後、従業員のレベルや能力に合わせた育成プランを立案します。

そして、「OJT(現場研修)」「OFF-JT(座学・集合研修)」「eラーニング」「自己啓発」と研修方法から、適切なものを選んで実施すると良いでしょう。

2-3. 人事評価/人材配置|各個人が持つ能力を最大限発揮できるように

人事評価や人材配置も、人事管理の重要な業務となります。

スキルや実績、勤務状況、職務遂行度、企業に対する貢献度などから従業員の人事評価を公平におこなうとともに、従業員一人ひとりの能力や適性を見極め、適材適所に配置していきます。

人事管理をおこなう中で、時には人事評価制度自体の基準を決定することも出てくるでしょう。

2-4. モチベーション・コンディション管理|定期的なコミュニケーションで離職率を低減

人事管理において、最も大事なことは従業員のモチベーションやコンディションを管理することになります。

アンケートや面談を実施するなどで、定期的に従業員とコミュニケーションを取ることで、従業員の生産性向上や離職防止につながります。

また、モチベーション管理は従業員の組織エンゲージメントにも直結するため、組織運営が健康か不健康かの指標にもなるでしょう。

 

関連記事:人事管理とは?具体的な業務内容と気をつけるべきことのまとめ

3. 人事管理をスムーズに進める上で重要なポイント

人事管理をおこなうにあたっての注意すべき点は、企業規模が大きくなるほど従業員数が増えるため、管理すべきデータも増えていってしまうことです。

人事管理は労務管理と異なり、個人基本情報の他にも人事評価や業績など、何かと取り扱う情報が多いため、勤続年数が長くなるにつれてさらに増える情報を効率よく管理するためには次のような手法を試すと良いでしょう。

3-1. Excel(エクセル)のテンプレートを使用するのは良い?

まず、多くの企業で使用されているマイクロソフト社の表計算ソフト「Excel(エクセル)」を使用した人事管理の方法があります。

Excelでは従業員名簿を作成できるほか、採用応募者の管理により採用プロセスを円滑に進めたり、関数を活用して勤続年数や人事評価などを一括で管理したりすることができます。

また、マイクロソフト社のサイトで提供されている専用のテンプレートも使用可能なので、活用すると良いでしょう。

ただし、Excelのシート1枚だけですべての情報を管理することは難しく、管理項目の数によっては複数のファイルを同時に使用する必要が出てくる場合も多くあります。

 

Point:「紙」や「Excel」での管理にはリスクがつきもの!?

企業によっては、「紙」や「Excel」で人事管理をおこなっている企業も多いはずです。長らく紙での人事管理をおこなってきた企業にとっては、Excelと人事管理ソフトを併用しつつ、紙の書類も保管を継続している場合も多いでしょう。

しかし、2005年に個人情報保護法が施行されて以降、個人情報の管理は厳重に取り扱う必要があります。特に、紙での管理は比較的簡単に外部に情報を持ち出すことができてしまうため、情報漏えいや紛失のリスクが高いと言えます。

また、Excelでの人事管理も、ファイルが消失したり、操作していたパソコンの不具合でファイルが確認できなくなってしまうリスクが存在します。

こういった場合には、更新履歴や参照履歴も辿りにくく、いつ誰が更新または閲覧したかの情報が残らないため、情報保護の面では安全性が高いとはいえません。

3-2. 人事管理ソフト・人事管理システムの活用も検討しよう

スムーズで効率的なな人事管理をおこなうために必要な便利ツールとして、最近では「人事管理ソフト」「人事管理システム」が普及してきています。

人事管理システムは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

①オンプレミス型

自社に独自にシステムを構築して運用するタイプで、社員数が1000人を超えるような規模の大きい企業向けのシステムです。

自社で構築するためのコストが高額ですが、自社に合わせた柔軟な設計をおこなうことができます。

②クラウド型

ネット回線を通してオンラインで利用するタイプで、自社にシステムを構築する必要がないため、初期費用を抑えて比較的安価なランニングコストで導入できるシステムです。

データはサービス提供会社のサーバー、つまり社外に保存することになりますが、たいていは強固なセキュリティ対策を施しているためネット回線経由の利用でも問題なく使用できます。

 

人事管理ソフト・人事管理システムは、社員の情報を入力すると自動的にシステム上で勤怠や給与管理などと紐付けしてくれるため従業員の情報を活用しやすくなり、また、Excelよりも管理にかける時間の削減が期待できます。

4. 人事管理による組織改善が想定されるケース(事例)をご紹介!

人事管理に注目が集まる中で、各企業では人事管理に関する成功事例も多く出てきています。

ここでは「人事管理による組織改善」が想定されるケース(事例)について、詳しくまとめていきたいと思います。

4-1. 授業員の「データ一元化」で管理工数を大幅改善!

人事管理をする上での従業員データには、個人情報や経歴、人事評価などがありますが、これらをまとめて1つのシステムで管理でき、更新した情報もリアルタイムで確認できるようになります。

クラウド型の人事管理システムを活用して従業員のデータ(個人情報・経歴・人事評価)をリアルタイムで一元的に管理できれば、Excelや紙のように複数のファイルや書類を見ることなく、システムのみで一元化したデータで管理できます。

4-2. 人事管理システムが「戦略人事」の実現をサポート!

近年、人事業務において、従業員の評価や能力によって適切な人材を配置するだけにとどまらず、企業の経営戦略に関わる、経営目標達成のためのマネジメントをおこなう「戦略人事」というキーワードが注目されています。

戦略人事では、従業員それぞれの情報をデータ化して分析をおこなうため、人事管理システムを活用した分析結果を実施することで経営目標達成のために効果的な人材を配置・異動を実施しやすくしてくれます。

人材管理システムのこれらの機能を活用することで、Excelや紙ではできない戦略人事の実現に効果的と言えるでしょう。

5. まとめ

人事管理とは、組織や企業が目的を達成するために、従業員の基本情報や人事評価、業績といった情報をまとめて管理することを指します。

また、Excelだけでなく、人事管理システムを活用することで人事管理を効率的に進めることができると思います。

今後、ますます必要となる人事管理に、取り組んでみてはいかかでしょうか。