源泉徴収票の書き方を項目別にわかりやすく解説
源泉徴収票は会社が従業員に対して発行する重要な書類ですが、具体的にどのように作成すべきか分からないという方もいらっしゃるかもしれません。
源泉徴収票は、年末という非常に忙しいタイミングで作成しなければならない書類なので、実際に作成することになる前に、どのような項目があってどのように記載しなければならないのかについて、把握しておくのが望ましいでしょう。
本記事では、源泉徴収票に書くべき項目やそれぞれの項目の書き方、源泉徴収票を書くときの注意点について説明します。
1. 源泉徴収票に書くべき項目
源泉徴収票に書くべき項目としては、以下のようなものが挙げられます。
- 支払を受ける者
- 種別、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額
- 配偶者・扶養親族の有無など
- 社会保険料等の金額、生命保険料の控除額、地震保険料の控除額、住宅借入金等特別控除額の額
- 控除対象扶養親族の氏名等、16歳未満の扶養親族の氏名等
- 受給者本人の該当事項各欄（未成年者、外国人等）、中途就・退職の場合の年月日、受給者本人の生年月日
- 支払者の住所又は所在地、氏名又は名称
基本的に年末調整の書類からの転記作業だけで作成することができますが、転記する欄を間違えないようにしましょう。
書き方の注意点などは、以降で詳しく説明します。
2. 源泉徴収票の各項目の書き方
上掲したそれぞれの項目の書き方について、以下で詳しく説明します。
2-1. 支払を受ける者
支払を受ける者について、「住所または居所」「個人番号(マイナンバー)」「氏名」を記載します。
氏名について必ずフリガナをふり、受給者が役員である場合には役職名を記載し、役員でない場合にはその職務の名称(営業部長など)を併記します。
なお、源泉徴収票は会社で保管しておくものと従業員本人に渡すものがありますが、後者には個人番号(マイナンバー)の記載は必要ありません。
2-2. 種別、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額
所得控除にはさまざまな種類の控除がありますが、医療費控除・寄附金控除・雑損控除を受けたい場合は、従業員本人に確定申告をしてもらう必要があることには注意しておきましょう。
また、配偶者控除と配偶者特別控除は重複して適用することができません。
2-3. 配偶者・扶養親族の有無など
配偶者・扶養親族の有無では、「控除対象配偶者」「従有・従無」「老人」「配偶者特別控除」「控除対象扶養者の数」「16歳未満扶養親族の数」「障害者の数」「非居住者である親族の数」を記載します。
配偶者および扶養親族の有無やその構成などによって記載すべき部分、内容が異なるので、正確に記載するよう注意しましょう。
2-4. 社会保険料等の金額、生命保険料の控除額、地震保険料の控除額、住宅借入金等特別控除額の額
それぞれの欄に該当する金額を記載し、別途、「生命保険料の金額の内訳」「住宅借入金等特別控除摘要数」「住宅借入金等特別控除可能額」「居住開始年月日」「住宅借入金等特別控除区分」「住宅借入金等年末残高」を記載します。
上述した項目は年末調整の際に、控除の適用を受けた場合に記載が必要です。
2-5. 控除対象扶養親族の氏名等、16歳未満の扶養親族の氏名等
控除対象配偶者、控除対象扶養者、16歳未満の扶養親族者それぞれの氏名、フリガナ、個人番号(マイナンバー)を記載します。
控除対象となる配偶者や扶養者がいない場合は、こちらは記載する必要はありません。
2-6. 受給者本人の該当事項各欄（未成年者、外国人等）、中途就・退職の場合の年月日、受給者本人の生年月日
未成年の各欄には、その受給者について該当する事項がある場合には「○」を付けます。
年の途中で就職や退職をした場合には該当欄に「○」を付けて、就職もしくは退職した日の年月日を記載します。
2-7. 支払者の住所又は所在地、氏名又は名称
給与等の支払いを行う会社や個人事業主などの住所、所在地、氏名、電話番号、個人番号(マイナンバー)または法人番号を記載します。
3. 源泉徴収票を書くときの注意点
源泉徴収票を書くときの注意点としては、主に以下のようなことが挙げられます。
- 金額は絶対に間違えない
- 非課税になる通勤手当は支給金額に含めない
- 会社印の押印義務はなくなった
- 電子データで交付する場合は電子証明書の添付が望ましい
それぞれについて、以下で説明します。
3-1. 金額は絶対に間違えない
源泉徴収票ではさまざまな金額を記載する必要がありますが、当然のことですがそれらに関しては絶対に間違えてはいけません。
源泉徴収票は、確定申告やローンを組む際の所得証明書類など使用することがある重要な書類です。作成する際にはダブルチェックを行うなど念には念をいれましょう。
3-2. 非課税になる通勤手当は支給金額に含めない
給与や賞与など、従業員に対して支払った金額は、基本的に源泉徴収の対象となります。
ただし、通勤手当は非課税扱いになるため、支給金額に含めてはいけません。
これは、出張時などに支給された交通費に関しても同様です。
3-3. 会社印の押印義務はなくなった
これまで税務関係書類は押印の必要がありましたが、令和３年度の税制改正により、令和3年４月１日以降は一部の書類を除き押印の必要がなくなりました。
これにより源泉徴収票への押印が不要となりました。ただし、銀行やカード会社などに収入を証明する際には、押印が必要となるケースもあります。
3-4. 電子データで交付する場合は電子証明書の添付が望ましい
源泉徴収票は、紙で発行してもよいですし電子データで交付してもかまいません。
ただし、電子データで交付する場合は正規に交付したものであることを証明するために、電子署名を付した電子証明書を添付することが望ましいです。
電子証明書を取得するためには、法務省が提供する専用ソフトウェアをインストールする必要があります。
4. 源泉徴収票には多くの項目を記載する必要がある
源泉徴収票には、支払を受ける者や配偶者・扶養親族の有無など、多岐にわたる項目を記載する必要があります。
源泉徴収票は年収や所得、納税額などに関わる重要な書類なので、記載項目は多いですがそれらひとつひとつを間違いなく記載するよう、十分な注意を払いながら作成しましょう。
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