源泉徴収票にマイナンバーは必要？記載するときの注意点も解説

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人事・労務管理

更新日: 2022.12.13
公開日: 2022.8.24 【監修者】タツモトミカ

マイナンバー制度が平成28（2016）年に開始され、企業が作成する書類にもマイナンバーの記載を求められることが増えてきました。源泉徴収票も、マイナンバーの記載が法律で義務付けられた書類の1つです。
本記事では源泉徴収票に記載するマイナンバーの扱い方について詳しくご紹介いたします。

1. 源泉徴収票にマイナンバーは記載すべき？
2. マイナンバーを記載すべき法定調書の種類とは
3. 源泉徴収票にマイナンバーを記載するときの注意点
4. 個人情報にあたるマイナンバーは正しく扱う

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1. 源泉徴収票にマイナンバーは記載すべき？

源泉徴収票は、企業が従業員に対して支払った給与などの合計額と、源泉徴収した税額とを記載する書類です。企業が源泉徴収を行い源泉徴収票を発行することで、従業員本人による確定申告が不要となります。ただし、乙欄で源泉徴収票を発行した場合は確定申告が必要となる場合があります。
源泉徴収票には、従業員の住所や氏名、報酬の区分や支払金額、源泉徴収額などを記載します。さらに、従業員のマイナンバーの記入も求められます。

マイナンバーは平成25（2013）年に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」に基づいて運用されます。マイナンバーの導入には、納税の利便性向上という重要な目的があります。
源泉徴収票のマイナンバー記載欄も、マイナンバー制度の導入にあたって新たに設けられました。

マイナンバー制度の導入と同時進行で、e-Taxを使用して納税や確定申告の手続きができる仕組みが整えられました。さらに、制度導入のタイミングで源泉徴収票の仕様も改定され、A6サイズからA5サイズへと変わりました。
企業は新しい形式の源泉徴収票を作成し、提出する必要があります。給与計算ソフトや経理システムなどを利用している場合には、最新の形式の源泉徴収票を問題なく出力できます。

源泉徴収票は税法上、本人に対しても1部を交付する義務があります。そのため企業は、税務署への提出用、市区町村提出用2部、従業員本人に渡すためのものの4部の源泉徴収票を用意します。
そのうち、マイナンバーを記載する欄があるのは税務署、市区町村に提出するもののみです。従業員に交付する源泉徴収票などの法定調書には、マイナンバーを記載することはありません。

マイナンバー制度導入時には、従業員に交付する源泉徴収票などの法定調書にもマイナンバーを記載することになっていました。しかし、所得税法施行規則等の改正によってマイナンバーの記載は行われないこととされました。
マイナンバーは重要な個人情報にあたります。源泉徴収票などの法定調書に個人情報を記載することは、郵便事故などを原因とする情報流出や漏えいなどのトラブルにつながります。

また、マイナンバーの記載を原因とする情報漏えいの防止のために企業がさまざまな対策をしなければならないという点も問題視されました。従業員の書類にマイナンバーを記載せずに済めば企業にとって工数の削減となり、結果的にコストダウンにつながりやすくなります。

2. マイナンバーを記載すべき法定調書の種類とは

法定調書とは税務署への提出が義務付けられている書類のことで、現在は約60種類という膨大な数があります。そのほとんどは支払調書や源泉徴収票となり、それぞれ形式が異なります。
法定調書のうち、所得税法の定めに従って作成するものは43種類あります。中でも、以下のような書類には原則としてマイナンバーの記載が必要となります。

・給与所得の源泉徴収票
・退職所得の源泉徴収票
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

源泉徴収票や支払調書に関しては、マイナンバーを必ず記載するよう義務付けられています。これらの書類は年末調整の際に使用することになります。そのため、給与所得者の扶養控除等申告書を作成するにあたって、マイナンバーを記載しなければならないのです。
給与所得の源泉徴収税額表等の法定調書合計表とは、源泉徴収票や支払調書を1枚にまとめたものです。この書類には身分証明書のコピーの添付が必要となります。マイナンバーカードのコピーを添付するか、マイナンバーの記載とともに運転免許証やパスポートの写しを添付する方法で対処しましょう。

3. 源泉徴収票にマイナンバーを記載するときの注意点

源泉徴収票を作成するにあたって、マイナンバーを記載できない事情もあるかもしれません。特に、従業員がマイナンバーの提供を拒否するケースは少なくないものです。
ここからは、源泉徴収票にマイナンバーの記載をする際に知っておきたいポイントについてご紹介いたします。

3-1. あらかじめマイナンバーの提供を受けておく

企業が書類を作成するにあたってマイナンバーの記載が必要となるシーンは少なくありません。マイナンバーの記載が必要な段階になって慌てて従業員に提出を求めると、書類の作成や提出に余計な時間がかかってしまいます。
源泉徴収票だけでなく、雇用保険の加入手続きや住民税計算のために必要となる書類にもマイナンバーの記載が求められます。スムーズに書類作成を済ませるためにも、従業員にはあらかじめマイナンバーを提供してもらった方がよいでしょう。できれば雇用の段階でマイナンバーの提出を受け、控えておきたいものです。

3-2. マイナンバーの提供には本人確認が必要

マイナンバーの提供では、なりすましを防ぐための本人確認が求められます。
マイナンバーカードは既に本人確認を行った上で発行されるものなので、新たな本人確認は必要ありません。ただし、マイナンバー通知カードや、マイナンバーの記載がある住民票の写しを提出してもらった場合には、身元確認の書類が必要となります。
運転免許証や保険証を提出してもらい、本人確認をした上でマイナンバーを控えるようにしましょう。

3-3. マイナンバーの提供を受けられなかったときの対処法

従業員がマイナンバーの提供を拒否する例もあるものです。マイナンバーは重要な個人情報の1つなので、提出に抵抗を感じる方もいます。
この場合にはまず、マイナンバーの記載が国税通則法や所得税法などで定められた義務であることを従業員に伝えることが大切です。説明をしても提供を受けられなかったときには、マイナンバーの提出を求めた経過を明確にしておきます。どのタイミングで提出を求めたのかを記録しておけば、単なる義務違反でないことを証明できます。
マイナンバー記載が義務化されているとはいえ、記載がない場合に一律で義務違反になることはありません。また、書類が受理されないということもないので心配は不要です。
マイナンバーの記載は義務とされていますが、マイナンバーの記載を求めることによって企業の業務が煩雑になるケースもあるものです。国税庁はこういった場合には、マイナンバーが未記載の状態でも法定調書の提出ができるよう、ある程度許容しています。