マイナンバー制度が平成28（2016）年に開始され、企業が作成する書類にもマイナンバーの記載を求められることが増えてきました。源泉徴収票も、マイナンバーの記載が法律で義務付けられた書類の1つです。
本記事では源泉徴収票に記載するマイナンバーの扱い方やマイナンバーの記載が不要なケースについて詳しく解説します。

1. 源泉徴収票にマイナンバーは記載すべき？

源泉徴収票へのマイナンバーの記載は必須と思われがちですが、必ずしも必要ではありません。個人情報保護の観点等から一部の源泉徴収票については、マイナンバーの記載が免除されています。源泉徴収票とマイナンバーの関係を知り、正しい認識を持っておきましょう。

1-1. 源泉徴収票とマイナンバーの関係

源泉徴収票は、企業が従業員に対して支払った給与などの合計額と、源泉徴収した税額とを記載する書類です。企業が源泉徴収をおこない源泉徴収票を発行することで、従業員本人による確定申告が不要になります。ただし、乙欄で源泉徴収票を発行した場合は確定申告が必要になる場合があるので注意しましょう。
源泉徴収票には、従業員の住所や氏名、報酬の区分や支払金額、源泉徴収額だけでなく、従業員のマイナンバーの記入も求められます。

マイナンバーは、平成25（2013）年に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」に基づいて運用されており、納税の利便性向上という重要な目的があります。

源泉徴収票のマイナンバー記載欄も、マイナンバー制度の導入にあたって新たに設けられました。また、源泉徴収票の仕様も改定され、A6サイズからA5サイズへと変わっています。さらに、マイナンバー制度の導入にあわせて、e-Taxを使用して納税や確定申告の手続きができるようにもなりました。
企業は新しい形式の源泉徴収票を作成し、提出する必要があります。改定後の源泉徴収票に対応した給与計算ソフトや経理システムなどを利用すれば、スムーズに発行手続きを済ませることができるでしょう。

1-2. マイナンバーの記載が不要な源泉徴収票もある

源泉徴収票は税法上、本人に対しても1部を交付する義務があります。そのため企業は、税務署への提出用、市区町村提出用2部、従業員本人に渡すためのものの4部の源泉徴収票を用意します。
そのうち、マイナンバーを記載する欄があるのは税務署、市区町村に提出するもののみです。従業員に交付する源泉徴収票などの法定調書には、マイナンバーを記載する必要はありません。

マイナンバー制度導入時には、従業員に交付する源泉徴収票などの法定調書にもマイナンバーを記載することになっていました。しかし、所得税法施行規則等の改正によってマイナンバーの記載はしないことになりました。
マイナンバーは重要な個人情報にあたります。源泉徴収票などの法定調書に個人情報を記載することは、郵便事故などを原因とする情報流出や漏えいなどのトラブルにつながります。

また、マイナンバーの記載を原因とする情報漏えいの防止のために、企業がさまざまな対策をしなければならないという点も問題視されました。従業員の書類にマイナンバーを記載せずに済めば企業にとって工数の削減となり、結果的にコストダウンにつながりやすくなります。

2. マイナンバーを記載すべき法定調書の種類とは

法定調書とは、税務署への提出が義務付けられている書類のことです。現在は約60種類という膨大な数があり、そのほとんどは支払調書や源泉徴収票で形式がそれぞれ異なります。
法定調書のうち、所得税法の定めに従って作成するものは43種類あります。中でも、以下のような書類には原則としてマイナンバーの記載が必要です。

• 給与所得の源泉徴収票
• 退職所得の源泉徴収票
• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
• 不動産の使用料等の支払調書
• 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

源泉徴収票や支払調書に関しては、マイナンバーを必ず記載するよう義務付けられています。これらの書類は年末調整の際に使用します。そのため、給与所得者の扶養控除等申告書を作成するにあたって、マイナンバーを記載しなければならないのです。

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表とは、源泉徴収票や支払調書を1枚にまとめたものです。この書類にはマイナンバーカードのコピーの添付が必要です。

参照：本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載は必要ありません！｜国税庁

3. 源泉徴収票にマイナンバーを記載するときの注意点

源泉徴収票を作成するにあたって、マイナンバーの取り扱いには十分に注意しなければなりません。また、マイナンバーがわからない、従業員が提供を拒否するケースについても知っておく必要もあります。
ここからは、源泉徴収票にマイナンバーの記載をする際に知っておきたいポイントについてご紹介いたします。

3-1. あらかじめマイナンバーの提供を受けておく

企業が書類を作成するにあたって、マイナンバーの記載が必要となるシーンは少なくありません。マイナンバーの記載が必要な段階になって慌てて従業員に提出を求めると、書類の作成や提出に余計な時間がかかってしまいます。
源泉徴収票だけでなく、雇用保険の加入手続きや住民税計算のために必要となる書類にもマイナンバーの記載が求められます。

スムーズに書類作成を済ませるためにも、従業員にはあらかじめマイナンバーを提供してもらった方がよいでしょう。可能であれば、雇用の段階でマイナンバーの提出を受け控えておくとスムーズです。

3-2. マイナンバーの提供時には本人確認をする

マイナンバーの提供では、なりすましを防ぐための本人確認が求められます。
マイナンバーカードは既に本人確認をした上で発行されるものであるため、新たな本人確認は必要ありません。

ただし、マイナンバー通知カードやマイナンバーの記載がある住民票の写しを提出してもらった場合には、身元確認の書類が必要となります。
運転免許証や保険証を提出してもらい、本人確認をした上でマイナンバーを控えるようにしましょう。

3-3. マイナンバーの提供を拒否された際は経緯を記録する

従業員がマイナンバーの提供を拒否するケースも存在します。マイナンバーは重要な個人情報であるため、信頼関係ができる前の提出に抵抗を感じる方もいます。
この場合にはまず、マイナンバーの記載が国税通則法や所得税法などで定められた義務であることを従業員に伝えることが大切です。説明をしても提供を受けられなかったときには、マイナンバーの提出を求めた経過を明確にしておきます。どのタイミングで提出を求めたのかを記録しておけば、単なる義務違反でないことを証明できます。

マイナンバー記載が義務化されているとはいえ、記載がない場合に一律で義務違反になることはありません。また、書類が受理されないということもないので心配は不要です。
マイナンバーの記載は義務とされていますが、マイナンバーの記載を求めることによって企業の業務が煩雑になるケースも存在します。国税庁はこういった場合には、マイナンバーが未記載の状態でも法定調書の提出ができるよう、ある程度許容しています。

3-4. マイナンバーはセキュリティを考慮して保存する

従業員から提供を受けたマイナンバーを会社側が保管することは違法行為には該当しません。

しかし、情報漏洩が発生すると大きなトラブルに発展する可能性が高いため、セキュリティを万全にした安全な方法で保存するようにしましょう。

例えばマイナンバーを取り扱う担当者を決め、その担当者以外はマイナンバーを取り扱えないようにしたり、物理的に鍵付きやロックのかかったファイル等で保管したりする対策が必要です。

マイナンバーの適切な保管は、従業員の個人情報を守ることに加えて会社の信頼性を守ることにもつながります。情報保護を軽視せずにしっかりと対応しましょう。

3-5. 不要になった際はデータを迅速に削除する

これらの書類は法的な要件に基づき一定期間保管しなければなりませんが、不要になったものから保管期間が過ぎたことを確認した上で、迅速に破棄すれば問題ありません。適切な方法で破棄することも重要であり、物理的な書類であればシュレッダーを利用し、デジタルデータであればデータ消去ソフトを使用することが推奨されます。

従業員が退職した場合をはじめ、マイナンバーのデータが不要になるケースも存在します。そのような場合は、速やかにマイナンバーのデータを削除しましょう。

この対応を行うことは、個人情報保護の観点からも重要です。マイナンバーは機密性の高い個人情報であり、不要な状態で保管していること自体がリスクとなるため、迅速な対応が求められます。適切な対応をすることで、マイナンバーの漏洩リスクを低減し、従業員の個人情報をしっかり守ることができます。

4. マイナンバーが必要な源泉徴収票を把握して安全に取り扱おう

源泉徴収票のうち、税務署に提出するものにはマイナンバーの記載が必要です。その一方、本人に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを記載しないことになっています。記載ルールを間違えないよう十分に注意し、正しく扱いましょう。

マイナンバーは大切な個人情報であるため、扱いを間違えるとトラブルに発展することもあります。保管や破棄をする際も適切な対応を心がけましょう。