領収書は交通費精算の根拠となる書類です。電車や新幹線なら、切符を購入する際に領収書をもらいやすいですが、バスのような交通機関では「領収書のもらい方がわからなかった」「もらい忘れてしまった」などの理由でもらいそびれてしまうこともあります。では、領収書がない場合の交通費精算は、どのような手順で進めればよいのでしょうか？

今回は、領収書がなくても交通費精算はできるのか、経理はどのように対応すればよいのか、詳しく解説していきます。

1. 交通費精算の基本ルール

まずは交通費精算における基本ルールと、気を付けたい5つのポイントをおさらいしましょう。

1-1. 支払いが必要な費用のみ精算する

交通費の精算では、経費としての支払いが妥当であるかを精査するために領収書を確認する必要があります。例えば、領収書があっても私用の移動にかかった費用や、移動に付随して発生した飲食代などは精算の対象外です。ただし、「旅費交通費」を精算する場合は、宿泊費や飲食代も経費に含まれます。

関連記事: 旅費交通費とは？仕訳方法や交通費との違いもわかりやすく解説

1-2. 領収書や交通費精算書を確認する

交通費の精算には、領収書やレシート、または行き先や日付、金額などを記載した交通費精算書が必要です。利用経路や運賃に誤りがないか、きちんと確認しましょう。

税法上は支払額が3万円未満の交通費に関して領収書の保管は義務付けられていないため、日常的に発生する少額の交通費に関してははじめから領収書を不要としている企業もあります。ただし、いくら少額でも交通費精算書による申請は必要なので、必ず提出してもらいましょう。

1-3. ICカードの利用履歴も確認する

最近では、ICカードを利用して交通費を支払うことも多いです。ICカードで交通費を支払う場合は、利用履歴を証憑として内訳を確認しましょう。交通費以外で使用した物販（物品購入）は利用履歴に表示されるので、精算の際は物販を除いた交通費のみで精算します。私的利用と混ざらないようにするためにも、私用のICカードとビジネス用のICカードは分けるのがおすすめです。

1-4. 申請漏れに気を付ける

領収書を不要とし、交通費精算書のみで精算をおこなうと起こりやすいのが申請漏れです。領収書が残っていない交通費の申請は忘れがちになります。3万円未満の取引は領収書が不要であっても、帳簿には使用用途や金額を正しく明記しなければなりません。申請忘れだけでなく、用途漏れ、期限を過ぎてからの申請が発生しやすいので、精算漏れがないよう呼び掛けていく必要があります。

1-5. 不正受給に注意する

経理担当者として注意したいのが、交通費の不正受給です。交通費は経路や使用した交通機関によって金額差が生じるため、経費精算の中でも不正受給が発生しやすい科目のひとつと言えます。水増し請求や、私用の交通費を業務による交通費と称して、不正に請求している可能性があるため注意が必要です。

一度の不正受給額が数百円程度だとしても、年間を通してみると会社にとって多額の損失になります。万が一不正受給が起きてしまった場合は適切な処置をおこない、再発防止策を実施しましょう。

関連記事：交通費の不正受給を防ぐ！よくある事例とともに解説

2. 交通費精算は領収書がなくても大丈夫

交通費精算では使用用途や金額を明記した交通費精算書を提出すれば、領収書が無くても税法上は処理が可能です。バスや電車などの利用証明が難しい交通費の精算や、支払額が3万円未満の交通費に関しては領収書の提出を義務付けていない会社もあります。その一方で、どんな公共交通機関を利用した場合でも領収書の提出が必須の会社もあります。会社によって規定が異なるため、従業員が認識を誤らないよう、規定を明確に定めて周知を徹底することが大切です。

領収書は運賃を支払った交通事業者に発行を依頼します。電車の領収書なら駅の窓口、インターネットを利用して支払ったものは、サイト上でも領収書を発行できます。では、バスを利用した際の領収書はどこでもらえるのでしょうか？

3. バスの領収書のもらい方

バスの領収書のもらい方は、路線バスと高速バスで異なります。そのため、方法を把握しておかないと領収書をもらえないかもしれません。領収書は基本的に再発行ができないため、領収書をもらう方法をしっかりと従業員に周知しておきましょう。

3-1. 路線バスの場合

路線バスを利用した際、現金支払い、現金をチャージしたICカード支払いともに領収書をもらえます。ただし、領収書発行についてはバス会社の規定が関係します。そのため事前に確認しておきましょう。

現金で支払う

路線バスの領収書は、基本的に車内の運転士が発行してくれます。先述のように、領収証を発行できるかどうかはバス会社によって規定が異なるため、事前に確認が必要です。また、発行可能であっても混雑状況や運転状況によっては対応が難しいケースも。安全が第一ですので、終点で乗客が全員降りた後などのタイミングを狙い、運転士に発行を依頼してみましょう。

ICカードで支払う

現金支払いと同様に運転士にお願いすれば発行してもらえます。ICカードの場合は券売機などでセルフで利用履歴を発行できることもあるため、現金で支払うより発行がスムーズかもしれません。

3-2. 高速バスの場合

高速バスは現金、ICカード支払いだけでなく、事前決済で利用するケースがあります。そのため、路線バスと異なり事前決済した際の領収書発行方法を把握しておきましょう。

現金で支払う

現金で支払う場合は窓口を通して乗車券を購入する形になるので、その場で領収書の発行を依頼できます。

ICカードで支払う

ICカードで支払う場合は2パターンあります。窓口で乗車券を購入する際にICカードで支払いをする場合と、ICカードを乗車券の代わりにする場合です。前者の場合はその場で領収書を発行してもらえますが、後者の場合は路線バスと同じ対応方法になります。

事前決済で支払う

事前決済で支払う場合は3パターンです。事前予約だけ行い支払いは窓口でする場合と、コンビニなどの店頭で決済する場合、もうひとつは、クレジットカードの情報を登録し、ネットで決済する場合です。窓口の場合は現金と同様にその場で領収書を発行してもらえます。コンビニ決済の場合もコンビニで領収書の発行が可能です。ネット上で決済した場合は、利用したWebサービス上で領収書を発行しましょう。

4. ICカードの利用履歴を確認するポイント

領収書の代わりにICカードの利用履歴を提出し、交通費を精算することができます。バスなど領収書を入手しにくい交通機関を利用する場合は、ICカードの利用履歴を提出するのがおすすめです。利用履歴を領収書として扱う場合は、用途がわかるように必ず交通費精算書と一緒に提出してもらいましょう。確認する上で気をつけたいポイントは以下の3つです。

4-1. 用途不明の利用履歴がないか

交通費精算書と利用履歴を見比べて、用途が記載されていない利用履歴がないか確認します。仕事用とプライベート用でICカードを使い分けていない場合、誤ってプライベートで使用した利用履歴が残っていることもあります。その分は精算できないため、除かなければなりません。

4-2. 物販の利用がないか

ICカードを利用して物品の購入をした場合、利用履歴には「物販」と表示されます。これは、交通費以外の支払いにICカードを利用した際に表示されるもので、交通費精算の際は物販を除いて精算しなければなりません。物販が経費で落とせるものであったとしても、精算する際は交通費と別の科目で精算する必要があるので、交通費精算の際は一旦抜いておきます。

4-3. 期間が間違ってないか

利用履歴は会社ごとに一度に印字できる件数と期間が決まっています。精算したい期間と利用履歴の期間に相違がないか確認しましょう。

5. ICカードを活用して効率よく精算しよう

交通費精算における経路や運賃の確認は、経理担当者にとって負担のかかる業務の一つです。交通費の支払いをICカードにまとめれば、領収書をもらいにくいバスの利用履歴がわかるだけでなく、経路や運賃の確認が簡単にできます。

大量の領収書を抱え込む必要もなくなるので、保管もスムーズにおこなえるでしょう。