会計処理の勘定科目には「消耗品費」というものがあります。消耗品費は、文字通り「消耗品」に該当するものを計上しますが、オフィスの消耗品は多岐に渡ります。また、勘定科目には「備品」もあり、簿記に関する理解度が少ない方や経理の経験が浅い方だと、消耗品費と備品のどちらに仕訳をすればいいか迷ってしまうこともあるかもしれません。

消耗品や備品の項目は、どちらに振り分けても良いように思えるかもしれませんが、定義が決められているため明確に分ける必要があります。
そのため、担当者は消耗品費とはどのようなものか、その基礎的な知識を把握しておきましょう。

本記事では、消耗品費の具体例やよく似た勘定科目との違いについても紹介します。

1. 消耗品費とは？オフィスの消耗備品を計上するときの勘定科目

社内の取引を帳簿に記載する際によく使われる勘定科目に、消耗品費があります。
消耗品費とは、オフィスで使う備品のうち少額のものを計上する際に使われる勘定科目です。

使用することで消耗または摩耗する事務用品や、備品の費用が消耗品費に該当します。

国税庁では、消耗品費を次のように定義しています。

消耗品費

• 帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費
  
  
• 使用可能期間が１年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費
  取得価額が10万円未満であるかどうかは、税込経理方式又は税抜経理方式に応じ、その適用している方式により算定した金額によります。

引用：消耗品費｜国税庁

これらの定義に当てはまっていれば、オフィスの幅広い備品を消耗品費として計上できます。

例えば、文具やコピー用紙などは、消耗して無くなってしまう前に次のものを購入する必要があります。
このように、繰り返し消費されるものは消耗品に該当します。

日々使われる事務用品や日用品のほか、工具や器具類、ソフトウェア類なども消耗品費として計上されることがあります。

なお、消耗品のうち買い置きなど決算時に未使用のものについては、貯蔵品として資産計上します。
貯蔵品は、翌期に消耗品費に振り戻して取り扱う必要があるので、帳簿に記載する際には注意しましょう。

関連記事：消耗品費はいくらまで経費計上できる？上限や雑費との違いを解説

2. オフィスで消耗品費として計上する備品例

オフィスの消耗品というと、文具類や日用品類が思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
しかし、これに加え、電化製品類や什器類、インテリアなども消耗品費として計上できることがあります。

ここからは、オフィスの消耗品に該当する具体的なアイテムについて見ていきましょう。

2-1. 事務用品

オフィスの事務で使われるグッズには、ペンや消しゴムなどの筆記用具類、ハサミやステープラーなどの文具類、バインダーやファイル、封筒、はんこ類、領収書や請求書の用紙などさまざまなものがあります。

また、コピー機で使うコピー用紙やインク類、トナーも事務用品に分類されます。

2-2. 日用品

オフィスで従業員が快適に仕事をするためには、さまざまな日用品が必要となります。

例えば、ティッシュペーパーやトイレットペーパー、タオル類、清掃用品や洗剤などは日用品に振り分けられます。
ほかに、オフィスの電球や電灯類、オフィスの機材に使用する電池なども日用品にあたるため、消耗品費として計上します。

2-3. パソコン用品

オフィスで使うパソコンは、少額のものであれば消耗品費として計上できます。

パソコンの周辺機器のほとんども、消耗品費に該当します。例えば、マウスやケーブル類、USBメモリやSDカード、DVDなどは消耗品費として計上することが可能です。
また、パソコンにインストールするソフトウェアの購入費用、クラウドシステムのライセンス料なども消耗品費として計上できることがあります。

ただし、条件によっては備品や器具備品などの固定資産、少額減価償却資産や一括償却資産といった勘定科目などで処理されることもあるので注意しましょう。

関連記事：10万円以上の消耗品費を経費計上する方法を徹底解説

2-4. 機器や什器類

オフィスには、さまざまな機器や什器が必要です。
業務や応接に使うデスクやテーブル、チェアのほか、キャビネットやロッカー、ホワイトボードなども消耗品に該当します。

オフィスで使用する電話やカメラ、時計、加湿器などの電化製品類も消耗品費として計上されます。
また、エアコンやテレビなどの機器も、購入価格が少額であれば消耗品に該当します。

2-5. その他

オフィスで使用するもののうち、消耗してすぐに使い切ってしまうものや摩耗するものなどは、ほとんどの場合消耗品費として計上できます。

例えば、業務で使用する灯油やガソリンは使用するたびに減っていくので、消耗品に該当します。ただし、ガソリンの費用に関しては、会社によっては車両費として計上する例もあるため、自社の規程を確認しておくと良いでしょう。

ほかにも、オフィスのインテリアや観葉植物、工具類、クリーニング代などを消耗品費として計上することが可能です。

3. 消耗品費と似ている勘定科目や使い分け方とは

オフィスの会計処理で使う勘定科目には、下記のように消耗品費とよく似た科目が3つあります。

• 備品
• 雑費
• 事務用品費

ここでは、それぞれの勘定科目の使い分け方について解説します。

3-1. 備品

消耗品費の条件に該当しないアイテムは、「備品」として処理するのが一般的です。
消耗品とは、耐用年数がおおよそ1年未満のものや、取得価額が10万円未満の備品類を指します。

そのため、耐用年数が1年以上であり、取得価額が10万円以上のものは備品に該当します。

備品に振り分けるか否かは、あくまで取得時の金額で判断しますが、取得価額には本体代金のほか、据付工事などの費用も含まれるので注意してください。

例えば、エアコンの本体代と設置費用で10万円を超えたというときには、消耗品費ではなく備品として計上することになります。
備品は消耗品とは異なり、固定資産として取り扱います。そのため経理上では、一定の資産を耐用年数にわたって費用として計上する、減価償却が必要となります。

3-2. 雑費

雑費は、消耗品費やほかの勘定科目に該当しないと思われる、少額の取引を計上するための勘定科目です。

例えば、ごみ処理費用や写真の印刷代、オフィス周辺の植栽の手入れ代などのこまごまとした支出が雑費に該当します。

消耗品費と雑費の使い分け方は、ある程度企業の裁量に任されています。その理由は、雑費は消耗品費に比べると、金額や重要度が低い傾向にあるからです。
経理処理の際には、一定の金額以下のものは雑費に回すなど、費用計上のルールを決めておくとよいでしょう。

ルールが決まっていないと、どの勘定科目に該当するのか判断できず、オフィスの消耗品を雑費として計上してしまうというケースもあるかもしれません。しかし、雑費という勘定科目を使いすぎるのはできれば避けたいものです。

本来の勘定科目ではなく雑費で計上していると、企業の支出の傾向が見えにくくなってしまいます。また、雑費の計上が多い場合には使途不明金があるとみなされ、税務署からの指摘を受けるおそれもあります。

雑費はあくまで、どの勘定科目にも属さないものに限り使用できる勘定科目なので、正しく使用し、雑費は経費総額の10％未満に抑えるよう注意しましょう。

3-3. 事務用品費

事務用品の管理には、事務用品費または事務用消耗品費という勘定科目を使うこともできます。

事務用品を消耗品費として計上する際には、購入数や金額が多くなりきれいにまとめられないことがあります。このような場合、消耗品費と事務用品費を分けて処理すれば、事務用品にどれだけの費用がかかったのかを具体的に把握できます。

消耗品費と事務用品費という2つの勘定科目の使い分け方に、明確なルールはありません。ただし、社内で勘定科目のルールを定めたあとには、同じ方法で経理処理をおこなうよう徹底しましょう。

経理で使用する勘定科目を少なくしたいときには、事務用品費の勘定科目を使わず消耗品費としてまとめてしまっても問題ありません。

4. 消耗品費の勘定科目を明確に理解しておこう

消耗品費は、日々の記帳で頻繁に使用する勘定科目です。税法上の明確な決まりはないものの、「アイテムの耐用年数が1年未満または取得費用が10万円未満のときに使用する」と定義されているので、あいまいな使い方をしないようにすることが求められます。

また、消耗品費と似た勘定科目には備品や雑費などさまざまな科目があります。雑費や事務用品費などの仕訳に関しては、自社でルールを決めても問題ないので、記帳する際に迷わないためにも判断基準を明確にするのがベストです。

消耗品費に関連する勘定科目の金額が膨らみすぎると、税務署から指摘を受ける可能性もあるので、ルールをしっかり定めて適切に分類できるようにしておきましょう。

関連記事：勘定科目「消耗品費」に仕訳すべき品目や摘要の書き方を解説