電子帳簿保存法の申請マニュアル！必要書類や手順、期限など徹底解説

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更新日: 2024.10.10
公開日: 2020.11.9 jinjer Blog 編集部

企業として領収書や請求書などのデータを電子保存することを検討しているのであれば、電子帳簿保存法の適用を申請することが必要です。

電子帳簿保存法の適用は企業によって申請する方法や書式がやや異なります。では、電子帳簿保存法の申請方法や手順について解説します。

※2021年の電子帳簿保存法の改正により、税務署長への事前承認制度が廃止されました。
2022年1月の施行以降は申請が不要になるのでご確認お願いします。

1. 電子帳簿保存法の申請手順と提出書類
2. 電子帳簿保存法の申請で留意する2つのこと
3. 電子帳簿保存法の申請は十分な準備が必要

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1. 電子帳簿保存法の申請手順と提出書類

電子帳簿保存法の申請方法は、ただ申請書を提出すればよいというものではありません。

申請を始める前に社内のルール作りからスタートする必要があるのです。

こちらでは、電子帳簿保存法の申請について最初から見ていきましょう。

1-1.経費精算システムの導入・経費精算などのルール作り

まず電子帳簿保存法の適用を受けると、領収書などが電子化されるためそれに対応した経費精算システムやクラウドサービスが必要となります。

申請の時点で利用可能になっている必要はありませんが、契約はしておかなければなりません。

まだ導入していない方は、電子帳簿保存法による経費精算の変化やシステムの選び方を解説した記事がありますので、このタイミングで確認しておきましょう。

さらに領収書が電子化されると、これまでとは違う仕方で経費精算をおこなう必要があります。

そのため社内規定の変更や新たなルールの設定をおこなわなければならないでしょう。

1-2.申請書の作成

社内ルールが整ったなら、申請書の作成に入ります。

まずは電子帳簿保存法の手続きにおいて重要な3つの申請書を提出しなければなりません。

3つすべてを必ず提出するというわけではなく、会社がどのような書類を電子保存したいかによって提出する申請書が異なります。

① 「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」

これは会社のパソコンで作成した仕訳帳や総勘定元帳などを電子データで保存することを認めてもらうための申請書です。

帳簿であればすべて電子データで保存することが可能ですが、範囲を決めて承認を申請することも可能です。

② 「国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請」

1つ目の申請書が、帳簿の電子保存に関係する申請だったのに対し、こちらは国税関係の書類を電子保存するための申請です。

決算に関する書類、注文書、契約書、請求書、領収書などを電子データで保存することを認めてもらう申請となります。

ただし、この申請で認められるのは、自社が発行した書類であり、取引先が発行した書類は対象とならないことに注意しましょう。

③ 「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」

これは取引先が発行した請求書や納品書、領収書などの国税関係の書類をスキャンしたデータで保存する許可を求める申請です。

スキャナだけでなく、デジカメやスマートフォンで撮影したデータでの保存も可能となります。

ただしこの方法が認められるためには、解像度や色調に条件があるので注意しましょう。

これらの申請書に添付書類を付けて、電子データによる書類の保存を始めたい日から3ヶ月前までに提出しなければなりません。

1-3.添付書類を作成する

申請書に加えて、添付書類を作成することも重要です。

電子帳簿保存法の適用を受けるために必要な書類は、大きく分けて2つあります。

まずは社内のルールや、事務処理のフローを記載した書類です。

ルールや事務処理の方法は国税庁が提示する条件にかなっていなければなりません。

さらに経費精算システムやクラウドサービスの概要や説明書、契約書です。

1-4.申請方法は直接提出とe-taxの2つがある

書類を揃えたなら、誰かが直接税務署に提出することで申請を完了できます。また、e-taxを用いて申請することも可能です。

もし電子帳簿保存法の適用を受けるための申請に割く時間がないのであれば、税理士などの専門家に申請を依頼することも検討できるでしょう。

電子帳簿保存法は数年おきに改正されており、少しずつ内容が変更されています。そのため定期的にどの部分が変わっているのかを理解しておく必要があります。とはいえ、常にキャッチアップするのも難しい、そもそも電子帳簿保存法の基礎を正しく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて、当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎的な内容を図解つきで解説しており、直近の法改正についてもどこがどう変わったなども詳細に解説しています。電子帳簿保存法に関する正しい知識を知りたいという方にとっては大変わかりやすい内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2. 電子帳簿保存法の申請で留意する2つのこと

電子帳簿保存法の申請には注意すべき点もあります。

2-1.申請は電子保存開始日の3ヵ月前まで

まず重要なポイントは、申請をおこなう日です。

最低でも書類を電子保存する日から数えて3ヵ月前までに申請をおこなわなければなりません。

もちろん3ヵ月前から準備したのでは間に合わないので、電子帳簿保存法の申請をおこなうのであれば半年前から1年前までには準備を始める必要があります。

電子帳簿保存法の申請期限はもちろん、申請のために何を準備すればいいのか解説した記事もありますので、あわせてご覧頂ければと思います。

2-2.真実性・可視性の確保が必要となる

書類を電子保存するためには、真実性と可視性の確保が求められます。

真実性の確保には、書類受領後速やかにスキャンすることや、タイムスタンプを付与すること、訂正や削除の際に一定期間履歴を残すことなどが関係しています。

さらに可視性では、ディスプレイやプリンタに明瞭に出力できることや日付やファイル名などで検索できることなどが求められます。

こうした条件を満たせるかを検討することも必要です。

3. 電子帳簿保存法の申請は十分な準備が必要

電子帳簿保存法の適用を申請するためには、社内規定の策定や経費精算システムの導入など社内の準備も必要です。

申請に際してはかなりの初期費用がかかることも予想されるので、申請の前に予想される費用について調査しなければならないでしょう。

十分に余裕をもって準備をすることで、スムーズに申請がおこなえるでしょう。

関連記事：【2022年】電子帳簿保存法の緩和で変わる領収書の管理と注意点

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電子帳簿保存法改正をわかりやすく総まとめ！

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。
しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。
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