電子帳簿保存法でスマホが活用可能に！スマホで撮影・保存する場合の要件総まとめ

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経費管理

更新日: 2024.10.10
公開日: 2020.11.27 OHSUGI

1998年に制定された「電子帳簿保存法」は、時代とともに改定されてきており、書類や領収書の電子化・ペーパーレス化は着々と進んでいます。

2016年にはスマホやデジタルカメラで撮影した画像データも認められるようになりました。

しかし、単にスマホで撮影しただけでは、電子保存に必要な要件を満たすことができません。

電子帳簿保存法におけるスマホでの撮影・保存方法について、その注意点とともに解説します。

1. 電子帳簿保存法で電子データ化できる書類・できない書類
2. 電子帳簿保存法におけるスマホ撮影の要件
3. スマホを使用した領収書電子化の業務フロー
4. 電子帳簿保存法にスマホで対応する際の注意点
5. 電子帳簿保存法の要件を満たせばスマホ撮影でも電子保存が可能

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1. 電子帳簿保存法で電子データ化できる書類・できない書類

2005年に施行された「e-文書法」では、紙の書類や領収書などを電子化する場合は原稿台と一体となったスキャナを使うことが規定されていました。

しかし、2016年からはスマホやデジタルカメラで撮影して電子化することも認められています。どのような書類で認められているのか、基本を知っておきましょう。

1-1. スマホで電子保存ができる書類

領収書（レシート含む）以外にも、以下のような書類が電子保存の対象となります。

契約書、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書、請求書、納品書、送り状、輸出証明書、検収書、入庫報告書、貨物受領証、見積書、注文書、契約の申込書

取引で生じるさまざまな書類がスマホによる電子保存に対応しています。

一方で取引を記録する帳簿や決算関係の書類はスマホでの電子保存が認められていません。

1-2. スマホで電子保存ができない書類

以下の書類はスマホによる電子保存ができません。

手書きの仕訳帳、総勘定元帳、伝票、紙の決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など）

これらはこれまでと同様の方法で保管しなくてはいけません。スマホで撮影して電子保存をしていても認められないため、誤って原本を破棄しないように注意しましょう。

2. 電子帳簿保存法におけるスマホ撮影の要件

電子帳簿保存法では、書類をスマホで撮影・保存する際の要件が規定されています。

この要件を満たしていない場合、認められない可能性があるため、注意が必要です。スマホで撮影する際のルールを理解して、不安なく電子帳簿保存法への対応をしましょう。

2-1. 解像度387万画素以上、24ビットカラー以上であること

スマホやデジタルカメラで撮影する際、解像度は「25.4ミリメートルあたり200ドット以上」を満たしていなければならないことが、規則第3条第5項第2号イ（1）に規定されています。

これに基づくと、たとえばA4サイズの書類を保存する際には387万画素以上の解像度が必要となります。

さらに、24ビットカラー（256階調）以上で撮影しなければなりません。

一般書類はグレースケールでも構わないとされている

資金や物の流れに直結しない一般書類（見積書、注文書など）はグレースケール（白黒）でも構わないとしています。

しかし、スマホで撮影するときにわざわざグレースケールに変更する必要はないでしょう。

カラー保存が義務付けられている重要書類をグレースケールで保存してしまう可能性を考慮して、全ての書類をカラー保存することをおすすめします。

2-2. 領収書の画像には「タイムスタンプ」が必要な場合がある

以前までは領収書を電子データで保存する場合、期間内に「タイムスタンプ」を必ず付与する必要がありました。

しかし、2022年の改正でタイムスタンプの要件が緩和されています。主な変更点は以下のとおりです。

タイムスタンプの付与期間延長
一定の要件を満たせば、タイムスタンプが不要になる

それぞれ詳しく解説します。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、ハッシュ値と呼ばれる文字列と日時情報を電子データのことです。ハッシュ値はデータの中身に応じて、文字列に変換する仕組みのことで、電子データの内容を1文字でも変更すればハッシュ値の文字列は変わります。ただし、データの中身が変更されない限りは同じ文字列を返し続けます。

そのため、タイムスタンプを付与した時とハッシュ値が同じであれば、中身のデータが書き換わっていないことを証明できます。

電子データは、数字の書き換えや複製などの不正行為を容易におこなえてしまう弱点があります。そのため、タイムスタンプによって、電子保存された時からデータの中身が変更されていないことを証明する必要があります。

タイムスタンプの付与期間延長

法改正前は、タイムスタンプの付与期間が「3日以内」と定められていました。しかし、休日や長期出張などにより3日以内の付与が難しい場合も多くあります。

そのため、複数回の改正により期間の延長がされ、緩和されてきました。

2023年現在の法令では、業務サイクルにより最長で2ヶ月と7営業日以内とされています。

ただし、「正確な期限は各企業の事務処理規程定に準拠する」としており、すべての企業で2ヶ月以上の猶予があるわけではありません。

また、事務処理規程を定めていない企業や団体については「おおむね7営業日以内」としているため、注意しましょう。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプについても別途解説しておりますので、興味のある方はご検討ください。

一定の要件を満たせば、タイムスタンプが不要になる

2022年の法改正により、タイムスタンプを付与していなくとも電子保存を認める要件が発表されました。

要件は以下のとおりです。

「削除や訂正の履歴が残るシステム」または「削除や訂正がおこなえないシステム」を利用する
入力期間内に電子保存をおこなう

タイムスタンプは「タイムスタンプが押された時点から、データの中身が書き変わっていないことを証明するための仕組み」です。そのため、「中身が書き変わっていない、または書き換えた内容を確認できるシステム」であれば、タイムスタンプを付与する目的を達成できます。そのため、タイムスタンプが付与されていなくとも、電子保存を認められるようになりました。

3. スマホを使用した領収書電子化の業務フロー

書類をスマホで撮影・保存する方法は、清算システムごとに異なります。

ここでは、領収書を例にとって、一般的な撮影・保存の流れを確認していきましょう。

スマホの専用アプリで領収書を撮影する
撮影データをクラウドにアップすると、自動的にタイプスタンプが付与される
システムが、領収書から日付や金額を自動的に読み込んで表示する
表示内容を確認し、必要に応じて用途などを入力して、承認ボタンをタップする
上司→経理担当の順に承認申請通知が送られ、承認が進むと清算が完了する

上記のように、清算を申請する人は、スマホで撮影し、必要事項を入力、ボタンを押すだけで清算作業が完了します。

上司や経理担当者も紙ベースで確認する必要がないため、どこにいても承認処理が可能です。

5. 電子帳簿保存法の要件を満たせばスマホ撮影でも電子保存が可能

書類の電子化がスマホで行えるようになったことで、いつでもどこでもすぐに処理ができ、作業や管理のコストが大幅に削減できます。

しかし、決められた要件をクリアする画像でなければ、撮影のやり直しや差し戻しの手間が発生することになります。

些細なミスが重なれば、経理システムを導入したとしても、想定していたほど効率化が進まずに安くない初期コストが回収できません。

ぜひ、要件をきちんと把握したうえで、書類のスマホ撮影をおこなってください。

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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