経費精算は、経理担当者にとって非常に神経を使う仕事の1つです。神経を使う理由は、申請者の提出した申請書に不備がないか、金額や勘定科目に間違いはないかなどを確認しなければならないからです。

そして、さらに重要なのが経費精算の不正を防ぐということです。経理部は不正な経費精算を防ぐ最後の砦となっていますが、どうすれば不正を防ぐことができるのか、ここでは不正事例や対策、発覚時の対処法などを解説していきます。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは？】

精算を効率化したい経理担当者の方へ

「科目を間違えた申請が多い」「経費にならないものを申請してくる」 「申請額を不正する人がいる」など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか？

経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

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1. 経費精算の不正を防ぐための3つの対策とは

担当者の方は、経費精算の不正を防ぐために、さまざまな方法を試されていると思います。しかし、毎日の忙しい業務の中では、つい対策を怠ってしまうこともあるかもしれません。ここでは、基本となる3つの不正防止方法を紹介するので、今井一度確認しておきましょう。

1-1. 精算時に上司の承認を得るようにする

精算時に上司の承認を得る、というのはとても大切なことです。特に旅費や交通費に関しては、出張の状況を把握している上司の承認を得ることで経費精算の不正を防げます。しかし、馴れ合いになってしまうと、細かい項目や費用まで確認せず承認してしまうことも少なくありません。

そのため、承認者はしっかりと申請を確認すること、その申請が正当なものなのかどうか、会社の売上につながる経費だけが申請されているかを確認することを徹底しましょう。

経費精算の不正のうち、その多くが交通費で発生しているといわれているので、今一度、承認者のチェックが重要性を理解してもらうことが不正を防ぐ方法になります。

1-2. 交際費を事前に申請する

交通費に続いて不正が多いのが、交際費であるといわれています。交通費や交際費は申請者の認識に任されている部分が多いため、不正が発生しやすいのです。

実際にはおこなわれていない接待、自分のプライベートの飲食代などを請求することもあれば、合コンの費用までも請求されることがあり得ます。こうした不正を防ぐためには、交際費を事前に申請させることが有効です。

つまり、「いつ」「どこで」「誰と」「どんな目的」で交際費を使うのか、ということを予め明確にさせるのです。事前申請が必要となると手間がかかりますし、内容までチェックされることがわかれば、不正防止につながります。また、金額や人数が申請された内容とあまりに大きく異なる場合には、不正を見抜くことも容易になります。

1-3. 不正をチェックするシステムを構築する

経費精算の不正が起こるのは、「人がチェックするから」ということも理由になっています。どんなに気をつけていても、人間は間違うことがありますし、人員不足であればチェックが抜けることもあるでしょう。

このような場合、システムを構築するという方法が効果的です。領収書の内容を精査し、正当な内容かどうかをチェックする体制が整っていれば、社員も不正な経費精算がおこなえなくなります。特に、経理担当にあまり多くの人材を回せない企業は、経費精算システムを導入することが不正防止につながります。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 経費精算の不正事例ごとの対策方法

経費精算の不正は、実行する従業員によってさまざまな形でおこなわれます。そのため、すべてを把握するのは難しい面がありますが、不正利用しやすい費用科目ややり方はある程度絞ることが可能です。

ここでは、起こりやすい不正事例ごとに対策方法を紹介するので、不正防止に役立ててください。

• 領収書ではなくレシートを添付する
• 購入品をすべて確認する
• 業務時間内に購入しているかを確認する
• 消耗品の購入スパンが適切かチェックする

また、物品の購入だけでなく、会社から支給されているスマートフォンなどを私用で使うというのも不正になります。そのため、スマートフォンなどを支給している場合は、通話料や通信料が適切かどうかも確認する必要があります。

4. 経費精算の不正の原因とは

経費精算の不正は決してあってはならないことですが、不正が無くならないこともまた事実です。では、なぜ発覚するリスクがあるのに経費精算の不正が起こるのか、その理由を2つ紹介します。

4-1. 経理担当者の作業量が膨大で不正を発見できない

経理担当者の作業量が膨大だと、不正を発見できなくなるということは、不正がなくならない一番の理由です。

経理担当者は不正を防ぐための最後の砦であるにも関わらず、作業量に対して人数が足りていないことが少なくありません。そのため不正を見落としたり、ほんの小さな不正であれば、指摘せずに見逃したりすることもあるのです。

特に小さな会社で、申請者が自分の先輩であるなどのケースでは、不正に気づいても指摘できないというケースもあるようです。

多くの場合、不正は人間の欲によって起こります。

経費を精算するときには、誰しも少しでも得する方法はないかと考えてしまうものです。例えば、少しでも多く交通費を経費として計上できれば、それだけ自分の利益になります。「たくさん働いて会社に貢献しているのだから、そのくらいはよいのではないか」という、間違えた考え方を持っている人も少なくありません。

初めはちょっとした不正でも、成功してしまうと徐々に大胆になってより大きな不正を犯すようになっていきます。

4-2.「不正は犯罪」という認識の低さ

経理担当者の作業が膨大だと、従業員側に「不正をしてもばれないのでは？」という心の隙を生んでしまうことにもつながります。例えば、故意ではなく間違った申請をしてしまったのに、何も言われずに申請した経費をそのまま支払ってもらった経験が一度でもあると、「ばれないなら、少し多めに申請しよう」という欲が出てしまう従業員がいるかもしれません。また、会社に対して不満がある場合、多めに経費を請求することで鬱憤をはらそうとする従業員もいるかもしれません。

このような意識が生まれるのは、「不正は犯罪」という認識が低いことが考えられます。例え数百円であっても、経費精算の不正は犯罪です。しかし、「犯罪」だという認識が低いと安易に不正をしてしまう恐れがあるので、システム化やルール化などで経理担当者の負担を減らすだけではなく、従業員に「犯罪である」ということをしっかりと周知をする必要があります。

5. 経費精算の不正による損失

経費精算の不正は、会社に大きな損失をもたらします。もっとも直接的な影響は、利益の計算が正しくおこなえないということです。会社の利益は、基本的に売上げと経費の差額ですから、経費が正確に報告されなければ利益が産まれません。

さらに不正が横行すれば、会社全体の風紀が乱れ、社員同士が協力するのが難しくなるでしょう。誰かが不正な経費精算に成功すれば、それに追随する社員が出てくるかもしれず、そうなるともう歯止めが効かなくなってしまいます。

経費精算の不正が大規模になれば、会社全体が経費を水増ししたとして処罰されることにもなりかねません。税務署の監査が入って経費の不正が明らかになれば、追徴課税などの厳しい罰則が科せられるでしょう。

最初は少額の不正だったかもしれませんが、放っておくと業務の継続が困難になる恐れさえあるのです。

経費精算は不正がおこりやすく、時間もかかるため経理担当者への負担がかかりやすい業務です。当サイトでは、これらの経費精算に関する課題をシステムを通じて解決できるイメージをまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しております。

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6. 経費精算の不正は絶対に見逃さないように!

経費精算の不正が会社に与える影響を考慮すると、不正は絶対に許してはならないという決意が強まるでしょう。

しかし、経理担当者のチェック機能だけで完ぺきに経費精算の不正を防げるわけではありません。従業員にも「不正はできない」という認識を持ってもらうため、経費精算の社内ルールの周知を徹底し、不正には厳正に対処することが必要です

また、経費精算システムを導入すれば、効率的に不正をチェックすることも可能です。いずれにしても、経費精算の不正を防ぐためのあらゆる手段を講じて、会社全体で利益を適切に守っていきましょう。

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精算を効率化したい経理担当者の方へ

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経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。そこで頼りになるのが、経費精算システムです。
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