経費精算が遅くて問題になっている場合、なぜ経費精算が遅くなるのかを見極めなければなりません。

とくに、毎月、毎年のように経費精算が遅れる傾向があるという会社は要注意です。

原因を見極めたら、社内ルールの見直しやミスの減少に取り組みましょう。今回は、経費精算が遅れてしまう原因と、遅い時に見直すべきポイントと改善方法をご紹介いたします。

1. 経費精算が遅れることで起きてしまうこと

毎月遅れがちになってしまう経費精算ですが、遅れることでどんな問題が起きてしまうのでしょうか。

ここでは、経費精算が遅れることで起きてしまう問題について解説いたします。

1-1. ①経理担当者の負担が大きくなる

経理担当者は経費精算の際に、膨大な量の申請書類を一つひとつ確認しなければなりません。

時間に追われている中で経費精算に遅れが生じてしまうと、経理担当者の負担は当然大きくなってしまいます。

1-2. ②決算の修正が必要になることも

経費は「発生主義原則」によって、使用した年度の費用として計上しなければなりません。

経費精算が遅れてしまった場合は、決算において費用の計上をやり直さなければならず、会社全体にも影響を及ぼす危険があるのです。

2. 経費精算はなぜ遅れる？

会社を運営していく中で重要な役割を担う経費精算ですが、なぜ、遅れが発生してしまうのでしょうか。

ここでは、経費精算が遅れてしまう会社の特徴をご紹介いたします。

もし一つでも当てはまっていたら、すぐに改善したほうがよいでしょう。

2-1. ①経費精算の手続きが複雑で時間がかかっている

経費精算が遅れる主な原因は、経費精算の手続きが複雑で時間がかかることです。

経費精算では、まず従業員が立て替えをし、経費の申請書を上司に提出し、上司の承認後に経理部に回され、清算というステップを踏みます。

この経費精算の各工程の途中でミスが頻発し、申請書の修正や再提出が必要になり、遅れが生じている可能性もあります。

とくに、社外で仕事をすることが多い営業職などでは、立て替えが多いにもかかわらず申請書を提出したり修正したりする時間が取れなくなっているケースもあるでしょう。

もしかすると、従業員はきちんと期日どおりに申請しているのに、上司が承認するのが遅く、結果的に清算が遅れているという可能性もあります。

2-2. ②各ステップの期日に明確なルールがない

遅れが頻発している場合、経費精算に必要な各ステップの期日が明確になっていなかったり、現場の状況にあっていなかったりするかもしれません。

また従業員はきちんと期日どおりに申請しているのに、上司が承認するのが遅く、結果的に清算が遅れているという可能性もあります。

再度、申請書の提出や上司の承認期日などを見直してみることをおすすめします。

どこに大きな問題があるのかをしっかり把握し、その問題を改善するために社内ルールを見直すことが大切です。

2-3. ③小口現金の管理も経費精算を遅くする1つの要素

企業では日常的に購入する小額の経費を精算するため、常に一定額の現金を用意しておきます。

数千円程度の支払いであればその場で清算が可能ですが、同時に出納帳に記入しておく必要があります。清算の数が増えるほど経理部の負担は増え、ミスも増えます。

とくに、一人の従業員が複数の領収書を同時に清算する場合はミスが起こりやすくなるでしょう。ミスがあると分かれば修正する必要が生じ、さらに時間がかかってしまうかもしれません。

3. すぐできる！経費精算を早期化する方法とは

経費精算が遅い場合、社内ルールの見直しをし、さらにミスを減らすことが必要です。改善するための方法を具体的に解説しましょう。

3-1. 社内ルールを見直して従業員全員に周知する

社内ルールが不十分であったために経費精算に遅れが生じているのであれば、どの点を改善すれば従業員がより早く経費精算ができるのかを見極めて社内ルールを見直しましょう。

ただし、見直したルールが周知されなければ、経費精算の遅れを改善することはできません。

社内ルールを見直す場合は、従業員一人ひとりが経費精算のルールを理解し、実践できるよう徹底的に周知しなければならないでしょう。

これは経費精算の申請をおこなう従業員だけでなく、申請を承認する管理職に対しても同様です。

従業員、上司、経理担当者すべてが社内ルールに則り経費精算をおこなって、はじめてスムーズに業務がおこなえるようになっていきます。

もちろん、最初は社内ルールに従うのが難しいかもしれません。しかし根気強くルールについて説明し、ルールに従うことがいかに会社の利益につながるかを教えていく必要があります。

経費精算の時間を減らすことができれば、従業員もお金が返ってくるのが早くなり、経理担当者も決算期になって膨大な量の業務をこなさなくてすみます。

社内ルールを見直してそれに従うことで、より多くの時間や労力を節約できるのです。

3-2. 申請者・経理部の双方に経費精算の注意点を把握させる

入力ミスの多さから修正や差し戻しが多発して経費精算が遅れているのなら、申請する側と清算する側の両方でミスをなくす努力も必要です。

① 申請する側の注意点

申請する側は、申請書類に不備がないか、金額が正確か、清算してもらえる経費なのかなど細かいところまでミスがないように気を付けなければなりません。

申請の際のミスを減らすためにも、よくあるミスや、どんな点に気をつけて申請をおこなうべきかを従業員一人ひとりに伝達しましょう。

一般的には、申請書類には申請者名、申請日、所属部署、支払日、支払い内容、支払先、金額、承認印などが記載・押印されていなければなりません。

② 精算する側の注意点

精算する経理部も同様に、書類の不備や金額を確認し、それをシステムに入力するまでミスがないように注意しなければなりません。

例えば書類への記入、会計ソフトへの入力、精算時の金額の間違いなどが考えられます。

こうしたミスであっても業務をやり直さなければならないことがあるので、いかにミスを減らすかが重要なポイントです。

ダブルチェックなども有効な方法です。人件費がかかるため企業規模によっては採用できないかもしれませんが、検討の価値はあるでしょう。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

4. 経費精算システムを使ってIT化を進めるのもオススメ

経費精算でのミスが気になるという企業の中には、経費精算システムを使っているところもあります。経費精算をシステム化することで、業務にかかる時間や労力を大幅に削減できるでしょう。

Suicaやスマートフォンのアプリを連携させることによって経費精算の申請を自動的におこなえるものもあります。Suicaと連動していれば、カードリーダーに通すだけで交通費を自動的に経費として計算してくれるので簡単です。

またスマートフォンで領収書などを撮影したものも申請に使用できるため、申請書を作成して提出する手間も省けます。もちろん不正な経費精算を防ぐための、チェック機能が搭載されているので安心です。

そしてクラウドサービスの経費精算システムを導入すれば、社内にいなくても外部から経費精算の申請及び承認をおこなえるようになります。これにより経費の申請について手入力する必要がなくなり、大幅に人員を削減できるでしょう。

削減できた人員をほかの業務に回すことにより、より効率的な業務をおこなうことが可能です。

しかし、いきなり経費精算システムを導入するとはいっても、そもそも経費精算システムを導入すると本当に申請ミスが少なくなり、業務も効率化されるのか、また自社にあっているのかなどなど、なかなかイメージがわきづらい方も多くいらっしゃるでしょう。

そのような方にむけてシステム導入後の課題解決イメージをまとめた資料「課題別！システムを使用した経費精算の課題解決BOOK」を無料で配布しております。興味のある方はぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！

5. いかに経費精算の手間と時間を省くかを考えよう

経費精算は重要な分野である一方でとても手間がかかる業務であるため、多くの企業が多くの人員を割いて経費精算をおこなっています。

しかし労働人口が減少している現在、今いる人材を効果的に配置することが企業にとっても重要な課題となっています。

経費精算が遅れれば、それだけ業務が滞る時間も長くなります。社内で経費精算のルールを見直し、従業員にそれを徹底的に周知することによってスムーズな経費精算を実現できるでしょう。

また、経費精算システムを導入すれば、いつでも経費申請ができるだけでなく、ミスを極力減らして再申請する手間を省けます。

経費精算システムは導入に初期費用がかかるなどの課題もありますが、経費精算にかかる労力を大幅に削減できる可能性を秘めています。

スムーズな経費精算のため、人員と労力の削減のため導入を検討してみてはいかがでしょうか。