請求書の作成にかかる手間やコストを削減したいと考えて、請求書作成アプリ導入を検討する企業は少なくありません。
しかし、どのアプリを選んだらよいか悩んでしまうでしょう。

この記事では、請求書作成アプリの選び方のポイントを紹介します。
請求書作成アプリの特徴も解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.請求書作成アプリとは請求書が作成できるアプリ

請求書発行アプリとは、パソコンやスマホで簡単に請求書を作成できるアプリです。
請求書発行アプリが用意するテンプレートを入力するだけで、簡単に請求書が作成できます。

またスマホのみで請求書の作成やステータス管理までできるので、出先や移動中でも請求業務を行えます。

他にも作成した請求書は、パソコンやスマートフォンからメール送信及び郵送手配することが可能です。
印刷から投稿作業までの請求書発行作業を自動的に行えるため、業務の効率化が図れます。

1-1.請求書作成の無料アプリとは？

請求書発行アプリの中には無料で利用できるものもあります。
無料で利用可能な請求書作成あアプリは、Web請求書発行システムと呼ばれるクラウド型のシステムとなっているものが一般的です。

このような無料で利用できる請求書作成アプリを手に入れるには、次の2つの方法があります。

・無料体験版が用意されている請求書作成アプリを利用する。
・原則無料で利用できる請求書作成アプリを利用する。

2.請求書作成アプリの導入メリットを6つ紹介

請求書作成アプリを導入することで、請求書の作成を楽にしてくれます。
また請求業務に関する手間やコストの削減にも効果的です。

以下では、請求書作成アプリを導入するメリットを6つ紹介します。

2-1. 請求書の作成が楽になる

請求書作成アプリの最大のメリットは、請求書の作成が楽になることです。
一度取引先の情報を登録しておくことで、請求書の作成に手間がかからなくなります。

たとえば、事前に取引先の情報や金額、品目などを登録することで、項目を選択するだけで入力が完了します。
請求書作成の度に毎回打ち込む必要がないため、入力作業が手軽に行えるのです。

また一度作成した請求書は、クラウド上に保存されるので複製することが可能です。
締め日や発行日が複数ある取引先の場合は、さらに手軽に請求書の作成が行えるでしょう。

2-2. 請求業務にかかるコストを削減できる

請求書作成アプリを導入することで、請求業務にかかるコストを削減できます。
これまでの紙による請求業務では、以下の固定費が発生していました。

・郵送費
・請求書の紙代
・請求書発行作業の人件費
・封筒代
・印刷代

特に郵送費のコストについては、多くの企業で課題になっています。

郵送費は印刷代や封筒代に比べて最低でも、1通82円以上かかります。
毎月の請求書発行通数が多ければ多いほど郵送費にコストの負担は大きくなるでしょう。

しかし、請求書作成アプリを導入すればメール送信のみで済みます。
郵送費どころか印刷代や封筒代なども削減可能です。また紙による発行を依頼された場合でも、郵送代行のサービスが含まれているアプリを選択することで対応できます。

2-3. 請求業務にかかる時間を削減できる

請求書作成アプリは、コストだけでなく請求業務にかかる時間を削減できます。
たとえば、手書きで請求書を作成する場合に、以下の4つの作業が必要です。

1.請求書データを印刷する
2.手書きにて必須事項を記載する
3.請求書を折りたたみ封筒に入れる
4.封筒に切手を貼ったら発送する

仮にここまでの作業に5分程度の時間を費やした場合に、毎月100通程度の請求書を作成する企業は約8.4時間もかかってしまいます。
1ヵ月で1日分もの勤務時間を請求業務に費やしてしまうことになるのです。

請求業務は、利益に繋がる業務ではないので、できる限り削減する必要があります。

請求書作成アプリは、メール送信のみで請求業務を済ませられるので、請求書の折りたたみや発送作業が必要ありません。
また入力作業も画面上で行えるので、請求業務に費やす時間を大幅に削減できます。

2-4. ミスやトラブル防止に効果的

請求書の作成は、手書きやエクセルのデータによっても作成できます。
しかし、これらの方法は毎回手作業で入力する必要があるので、ミスが発生しやすくなります。

請求書作成アプリを使えば、取引先の情報を登録することが可能です。
あらかじめ登録した取引先の情報を必要なタイミングで呼び出すことができます。

わざわざ手作業で入力する必要がないので、記載ミスや送付先のミスなどを防ぐことに効果的です。

2-5. 請求書の紛失や盗難のリスクがない

紙による請求書は、紛失や盗難のリスクがあります。
仮に紛失してしまった場合は、取引先に迷惑をかけるだけでなく、会社の信頼性までも影響してしまうでしょう。

しかし、請求書作成アプリは請求書をクラウド上で保存可能です。
紙の請求書を扱わずに済むので、紛失や盗難といったリスクを抑えられます。

2-6. テレワークに対応できる

テレワークに対応できることも、請求書作成アプリのメリットです。
Sansan株式会社が行った「請求書に関する業務の実態調査2021」では、紙による請求書がテレワークの阻害要因になっていることがわかっています。［注2］

たとえば、「請求書関連業務のために出社する必要があるのか？」の問いに関して82.5%もの企業が「はい」と答えています。
また受け取る請求書の形式については、60.6%が紙の請求書であると答えており、この結果によって、紙による請求書は出社しなければ処理できないことがわかります。

しかし、請求書作成アプリならパソコンやスマートフォンさえあれば請求書関連業務を行うことが可能です。クラウド上にアクセスできれば自宅からでも請求業務が行えるので、テレワークに対応できます。

［注2］Sansan株式会社｜「請求書に関する業務の実態調査2021」を実施。経理以外でも 82%が請求書の処理で出社している実態が判明

3.請求書作成アプリの導入デメリットを2つ紹介

請求書作成アプリの導入はメリットがある一方で、デメリットもあります。
ここでは、主に2つのデメリットを紹介しましょう。

3-1. インターネット環境が必須

請求書作成アプリを導入した際のデメリットは、インターネット環境が必須になることです。
基本的に現代のビジネスでインターネット環境が整っていない企業は、ほとんど存在しないためデメリットにはなりません。

ただし、自然災害が起こった場合は話が別です。
自然災害によってインターネット環境が使えなくなると、請求書作成ソフトが使用できないので、請求業務が一切できなくなります。

そのため、インターネット環境が使えなくなるケースを想定して対応する必要があります。

そういった事態に備えて、自社の基本となる請求書のフォーマットをPC上に保存することや、紙として保管しておくなどの対策が必要です。

3-2. 取引先によっては電子化された請求書に難色を示すケースがある

取引先によっては、紙による請求書しか認められないケースがあります。

メリットの項目で紹介したSansan株式会社の「請求書に関する業務の実態調査2021」では、特定の形式でしか請求書を発行できないと言われた経験のある経理担当者は54％にも上っています。［注2］

半数以上も経験があることからも未だに紙による請求書しか対応できない企業が存在していることがわかります。
現在は、電子化が進んでいますが、未だに対応できない企業もいることを理解する必要があるでしょう。

4.請求書作成アプリを選ぶ際の3つのポイント

請求書作成アプリには、多くのメリットを受けられます。
しかし、アプリ選びに失敗してしまうとかえってデメリットとなってしまうことがあります。

以下に、アプリ選びに失敗しないための選び方のポイントを紹介します。

4-1. 無料お試し期間を確認する

請求書作成アプリを導入する際は、どのソフトが自社に合うのか実際に試してみないとわからない部分があります。
導入後、後悔しないためにも、無料お試し期間のあるアプリを試してみるのがおすすめです。

無料お試し期間を利用の際は、会社の規模に合っているのか、操作感に問題ないのかチェックしましょう。

4-2. 必要な機能を明確にする

請求書作成アプリを選ぶときは、必要な機能を明確にすることがポイントです。
請求書作成アプリの基本機能である帳票の自動作成についてはどのアプリでも大きく差はありません。

しかし、請求書の送付業務や入金管理についてはアプリによって大きく異なります。

そのため、自社のニーズに合うアプリを探す必要があります。
たとえば、請求後の業務を自動化したい場合は入金状況をステータス管理できる機能や、自動催促機能付きを選ぶのがおすすめです。

4-3. サポート体制を確認する

サポート体制が充実しているか確認することも、請求書作成アプリを選ぶうえで重要です。
特に初めて請求書作成アプリを導入する企業は、操作の悩みやトラブルが発生することで、業務に支障をきたす場合があります。

早急に対応するためにも、サポート体制が万全であるアプリを選ぶ必要があるでしょう。
アプリによっては、24時間稼働や365日対応のサポートが受けられるものもあります。

5.自社のニーズに合ったアプリを選ぼう

請求書作成アプリとは、請求書の作成が手軽に行えるアプリで、さまざまなメリットがあります。
請求書作成アプリを導入することで、請求書の作成を自動化できます。

またアプリによっては、請求後の業務まで管理できる機能があるので、支給業務全体を効率化することが可能です。

自社のニーズを明確にすることで、自社に合ったアプリが選べるでしょう。