以前は紙でのやりとりが当たり前とされていた請求書ですが、昨今は電子化された請求書を活用する企業が増加傾向にあります。電子化された請求書は、業務の効率化やコスト削減の実現を可能とします。
今回は、請求書を電子化するメリットやデメリットを解説するとともに、請求書電子化の際に有効なシステムの選び方も紹介します。

1.請求書の電子化とは（電子請求書）

請求書の電子化とは請求書の発行から送付をオンライン上で行い、請求書を電子データで取引することです。

請求書の電子化はPDFなどの電子データとしてメールなどで送付したり、請求書システムを利用することで可能となります。

2.請求書の電子化（デジタル化）と法律

請求書の電子化にあたって、最も関連の深い法律は電子帳簿保存法です。
請求書や領収書などの国税関係帳簿書類に対しての電子化を認めている法律が電子帳簿保存法になります。電子帳簿保存法は何度も改正が行われており、年を追うごとに電子化しやすいように緩和されています。

直近の2022年の改正では電子化する際に必要だった税務署長への事前承認制度が廃止されたりと緩和が進んだため、電子帳簿保存法に対応して国税関係帳簿書類を電子化できるシステムや導入を検討する企業が増加しています。

2-1.請求書の電子化が義務化される？

電子取引においてPDFやメールなどの電子データで授受した請求書等の国税関係書類については、2022年以降から全ての企業に対し、データで受け取った電子取引書類の出力保存が原則不可能になりました。

電子取引は、電子データで授受するものが該当します。例として、EDI取引や請求書等のPDFをメールで送付する方法、またWeb請求書システムなどを利用する方法も該当します。※追記：「電子保存の義務化」は、2023年12月末まで2年間猶予されることが決定されました。

3.請求書を電子化するメリットとは

請求書を電子化することにより、さまざまなメリットがもたらされます。一体どういったメリットがあるのでしょうか。
ここでは請求書を電子化するメリットとして、以下の4つを取り上げます。

◇請求書を電子化するメリット4つ
1. 紙やインク、郵便代の負担を減らせる
2. 書類収納のスペースを削減でき、場所の有効活用ができる
3. 訂正の際もスムーズに対応できる
4. Web上でやり取りが可能になるため、担当者の出社が不要となる

以下、これらのメリットについて具体的に確認していきましょう。

3-1. 紙やインク、郵便代の負担を減らせる

請求書を電子化することで、請求書発行時の紙やインク、郵便コストなどの負担を削減できます。請求書の発行先が複数となると、積もり積もってコストがかさみ、負担も大きくなりますが、請求書を電子化すると、これらに関する経費がゼロとなり、コスト削減にも役立ちます。
また、請求書発行に関する業務削減も期待できますので、作業にかかわる人員の人件費を減らすことにもつながります。

3-2. 書類収納のためのスペースを削減でき、場所の有効活用ができる

紙での請求書発行がなくなることで、書類を収納するスペースの削減が可能となります。スペースを有効活用できるようになり、書類検索の際にも多くの書類の中から目的の書類を探し出す時間を短縮できます。

3-3. 訂正の際もスムーズに対応できる

請求書の訂正が発生した場合には、修正や再発行の必要が生じます。しかし、請求書を電子化しておくことで、従来の方法と比較しスムーズな対応が可能となります。

3-4. Web上でやり取りできるため、担当者の出社が不要となる

請求書を電子化しておくと、Web上でのやり取りが可能となるため、確認や承認のために担当者が出社する必要がなくなります。
従来の紙での請求書の場合、担当者が不在だと、確認や承認作業が滞ってしまう場合もありましたが、電子化された請求書を利用すると、このような作業がすべてWeb上で完結するため、業務をスムーズに進めることができます。

4.請求書を電子化するデメリットとは

それでは、反対に、請求書を電子化するデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

◇請求書を電子化するデメリット3つ
1. システム導入ためのコストがかかる
2. 紙ベースの請求書発行を継続希望する企業も一定数存在する
3. 社内での新たな教育が必要となる

以下、これら3つのデメリットについて具体的に確認していきます。

4-1. システムの導入コストが発生する

請求書の電子化を行うには、新たなシステムの導入が必要です。一般的に、請求書の電子化には、請求書発行システムが利用されますが、導入時や運用していくためには必ず新たなコストが発生します。
システム導入時には追加でどれくらいのコストが必要となるのか、またシステム導入により削減できるコストはどれくらいなのかという点とあわせて検討をすることが、システムを導入するうえで重要となります。

4-2. 紙ベースの請求書発行を継続希望する企業も一定数存在する

取引先によっては、紙ベースの請求書発行を希望する企業も存在します。中には、請求書の電子化に抵抗のある企業もあることを念頭においておく必要があるでしょう。場合によっては、一部の取引先に対しては、紙での請求書を発行しなければならない、という事態が発生する可能性もありえます。
自社が請求書の電子化を行う場合には、取引先からの了承を得る必要があるという点についても注意しなければなりません。

4-3. 社内での新たな教育が必要となる

新たなシステムを導入するということは、社内でシステムの使い方について、研修を行なう必要が発生します。
また、システム導入に伴い、社内の請求業務そのものが変更になる可能性がありますので、見直し作業についてあらかじめ検討しておかなければなりません。

5.請求書の電子化のポイントや注意点

請求書の電子化を進めるにあたって、抑えておくべきことがいくつかあります。

まず請求書を電子化すると決まった後は取引先への周知が必要不可欠になります。
電子化した請求書を取引先が適切に対応できるかどうかを事前に確認しておくことで、実際に電子化した後のトラブルを少なくすることができます。

また請求書を電子化するにあたって、そもそものデータが改ざんできないように対応しなければなりません。そのためにも電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するなど、法的に有効な手段を選定しましょう。

6.請求書を電子化する（電子請求書）システムの選び方

請求書発行業務の効率化を目指すなら、請求書発行システムの利用がおすすめです。
請求書発行システムを選ぶ際には、次の4つにポイントを置き、選定を行っていくことがおすすめです。

◇請求書発行システムを選ぶポイント4つ
1. 既存のシステムとの連携対応
2. システムで自動化できる範囲
3. 請求書発行関連業務への対応
4. 同業他社における導入実績の確認

以下、具体的にこれらのポイントについて説明していきます。

6-1. 既存のシステムとの連携対応

請求書発行システムを選定する際には、すでに社内で利用している他のシステムとの連携対応について確認しておく必要があります。既存のシステムとの連携ができないようであれば、システムの導入コストが無駄になってしまう可能性があります。
既存のシステムと無理なく連携させて活用するには、データを扱う際のファイル形式や具体的な連携方法について十分に検討したうえで導入を検討していくのがおすすめです。

6-2. システムで自動化できる範囲

請求書発行システムで作業を自動化できる範囲についても、あらかじめ確認したうえでシステムの選定を行いましょう。
自社の請求業務では、どういった業務を自動化したいのかを具体的に洗い出してからシステムの選定を行うと、業務上の負担を削減できるため業務効率化にも役立つでしょう。

6-3. 請求書発行関連業務への対応

請求書を発行するには、入金管理や督促を行ったり、請求書を郵送したりという請求書発行に関連した業務が発生します。請求書発行システムを導入する際には、関連業務についてもカバーできるシステムを選ぶようにすると、新たにシステムを導入する際に必要となる追加コストや負担が軽減されることが期待されます。

6-4. 同業他社における導入実績の確認

どのシステムを導入するのか迷った場合は、同業他社でのシステムの導入実績を参考にしてみるのもよいでしょう。
自社が導入を希望する請求書発行システムのサイトなどで紹介されている事例を参考に検討してみるのもおすすめです。同じような業種・規模の企業で導入されている事例を参考にすると、自社に導入した際のイメージも湧きやすくなるのではないでしょうか。

7.請求書の電子化によるメリット・デメリットを把握して業務効率化を目指そう

請求書を電子化することにより、いくつかのデメリットが発生するものの、コスト削減や業務効率化などさまざまなメリットがもたらされます。
請求書の電子化を進めるには、請求書発行システムの導入がおすすめです。請求書発行業務の効率化を進める意味でも、自社にマッチした請求書発行システムの選定を行い、積極的なシステムの導入を推進してみてはいかがでしょうか。