DX（デジタルトランスフォーメーション）が推し進められる中で、企業の帳票作成業務も電子化する動きがみられています。帳票を電子化することで得られるメリットは多いですが、少なからずデメリットも存在します。

本記事では、帳票化のメリット・デメリットについて詳しく解説します。帳票の電子化導入を検討する際に、ぜひ本記事を参考にして下さい。

1.紙による帳票管理の課題

まだ紙で帳票を管理している企業も多数ありますが、紙で帳票を管理するのは多くのデメリットがあります。
まず単純に時間と工数の問題です。毎回手で記載して、帳票を作成から送付まで行っているととても時間がかかります。それだけ時間や人件費もかかってきます。また保管や管理に関しても紙で保存をしているとそれだけオフィスのスペースが侵食され、必要な書類を探し出すのも時間がかかります。他にも紙で管理する体制にはあらゆる課題点があります。

2.帳票を電子化するメリット

帳票を電子化すると、コストや業務面で多くのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しくみていきましょう。

2-1.ペーパーレス化によるコストの削減

紙で帳票を作成していた場合では、用紙代やコピー代などの費用がかかります。さらに帳票を取引先に郵送するとなると、封筒代や郵送代も上乗せされます。

しかし、帳票を電子化することによって、これらの費用が全て不要となります。特に、事業規模の大きな企業になると帳票枚数も多いことから、かなりの費用削減メリットになるでしょう。

また、自社PCやサーバー、クラウド上で帳票管理をすることで、保管用のキャビネットやスペースが不要となります。これらにより、キャビネット代や保管場所の家賃を削減することもできます

2-2.デジタル化による業務の効率化

帳票書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保管が税法上で義務付けられているため、帳票量の多い事業者にとって紙で管理するのは大変な作業です。しかし、帳票類を電子化してシステム上で管理できれば、ファイリング作業や検索が容易に行えるようになるため、管理にかかる時間を大幅に削減できます。

他にも、郵送の場合だと送り状の作成や封入作業が発生しますが、システム上で送付することができれば、これらの作業を行う必要が無くなります。また、帳票類の再発行や修正に関しても、紙の帳票のように一から作り直して再発行しなくても良いため、手間がかからずに行えるようになります。

2-3.帳票紛失の際のセキュリティやリスクの軽減

紙ベースで帳票を保管すると、帳票を持ち出した際にどこかに置き忘れてしまったり、他の書類に混じって紛失してしまうといったリスクが伴います。しかし、電子ベースでの保管であれば帳票を紛失することも無く、情報漏洩のリスクを軽減させることができます。

ただし、電子ベースの保管でもリスクが全く０という訳ではありません。使用しているシステムのトラブル等によって保管データが消えてしまう可能性も少なからずありますので、バックアップを定期的に取るなどの対策は必要となります。

2-4.SDGsの取り組みにつなげることができる

昨今SDGsへの関心の高まりから、企業におけるSDGsの取り組みが活発になっています。SDGsとは、貧困や環境問題など世界が抱える課題を解決し、持続可能な世界を実現するために策定された17の目標のことをいいます。

ペーパーレス化を推進することは、SDGsの目標のひとつである「15.陸の豊かさを守ろう」の森林保全への活動につなげることができます。SDGsに取り組んでいる企業として、社会へアピールすることができるでしょう。

3.帳票を電子化するデメリット

帳票の電子化は、コスト削減や業務効率化などメリットがある反面、デメリットも少なからずあります。次にどのようなデメリットがあるのか解説します。

3-1.導入時に初期費用が発生する

帳票を電子化するための環境を整えるためには、ソフトウェアやシステムの導入が必要となってきます。場合によってはPCを新たに追加する必要もあり、導入のための初期費用が発生します。

また、各社から便利な機能を搭載したソフトウェアやシステムが提供されていますが、使える機能が多くなるほどに、コストも上がる傾向があります。どこまでの機能が自社に必要であるのか、導入前に検討しておいたほうが良いでしょう。

3-2.電子帳簿保存法の要件に沿った運用が必要

帳票を電子化して保管するには、電子帳簿保存法の要件に従って保管されなくてはいけません。そのため、電子化導入にあたっては、保管環境や運用ルールを整える手間が生じてしまいます。

しかし、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、自社での準備負担が軽減されるため、帳票の電子化を進めやすくなるでしょう。

3-3.取引先にも帳票電子化への理解が必要となる

帳票電子化の導入によってペーパーレス化を推進するには、取引先にも帳票を電子化してやり取りすることへの理解が必要となります。

しかし、中には、さまざまな事情によって紙での郵送を希望する事業者が少なからず存在します。事業規模によっては導入や運用コストの方が負担が大きいなど帳票電子化のメリットが感じられない場合もあり、全ての事業者が帳票電子化へ前向きな考え方をもっていないことがあるからです。帳票を電子化を進める前に、取引先の意向も確認しておいたほうが良いでしょう。

4.帳票電子化ツールの導入ポイントと手順

帳票を電子化する動きが盛んなことから、便利な機能がついた帳票電子化ツールが多数ラインナップされています。さまざまな商品がある中で、自社に最適なツールを選ぶには、何を基準に決めると良いでしょうか？次に、帳票電子化ツール選びに役立つ導入ポイントについて紹介します。

4-1.電子帳簿保存法に対応しているかどうか

電子データで保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たした保存方法でなくてはなりません。一例をあげると、訂正や削除の履歴を確認できること、所定の検索機能が使えることなどが要件としてあります。

これらの要件を満たしていない場合、帳票を電子化して保管することが認められませんので、帳票電子化ツールを選ぶ際には、電子帳簿保存法に対応しているかもチェックしておきましょう。

4-2.自社が必要としている機能が含まれているか

自社が特に効率上げたいと考えている作業内容によっても、帳票電子化ツールの選び方は変わってきます。ツール選びで失敗しないためにも、事前にどの作業を簡略化したいのか洗い出しておき、自社のニーズに適したツールを選ぶようにしましょう。

また、既存システムと連携させて使用したい場合などは、導入する帳票電子化ツールが自社の既存システムと連携可能かどうかも、事前に確認しておいたほうが良いでしょう。

4-3.ツールが操作しやすいかどうか

せっかく帳票電子化ツールを導入しても、自社で使いこなせないようであれば導入した意味が無くなってしまうでしょう。操作が分かりやすいかどうかも、ツール選びでは大切なポイントです。

しかし、実際にツールを触ってみないことには、操作性を確認する事はできません。それには、多くの販売会社で提供されている無料体験版を利用してみるのがおすすめです。導入前に体験版で操作性を確認してから、導入を検討しましょう。

5.メリット・デメリットを把握した上で帳票電子化を検討しよう

帳票を電子化するメリットは、「コストの削減」、「業務の効率化」、「帳票紛失リスクの削減」が挙げられます。一方、デメリットとして「初期費用の発生」や「取引先からの理解」などがあります。メリットだけでなく、デメリットがあることも理解した上で、帳票電子化を導入すべきか見極めが必要です。

帳票電子化を効率よく進めるには、帳票電子化ツールの利用を検討しても良いでしょう。本記事で紹介したポイントを参考に、自社に最適なツールを見つけてください。