検収書の書き方とは?例文や注意すべきポイント | jinjerBlog

検収書の書き方とは?例文や注意すべきポイント

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検収書とは、取引において発注側が受注側に対し発行する書類です。これを発行することで、発注側は「発注した商品・サービスが契約内容のとおり納品された」と確認したことを示します。
検収書を発行しなくても法律違反にはなりませんが、ビジネス上の商習慣としては発行するのが一般的です。取引先と円満な関係を構築できるよう、正しい検収書の書き方やマナーについて理解しておきましょう。
本記事では、検収書の書き方を具体例と共に紹介します。

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1.検収書の書き方

見積書 書き方

検収書の書き方には、一定の決まりがあります。検収書に記載すべき項目について見ていきましょう。

1-1. 法的に決められた様式はない

検収書には法律で定められた様式はありません。様式については発注側が自由に選べますが、「検収が終わったことを証明する文書」としての体裁は必要です。

「契約どおりの商品・サービスが納品された」と確認できる内容・項目を盛り込みましょう。

1-2. 検収書に記載すべき内容

検収書の内容は、先に発行されている発注書・納品書・受領書の内容に準じるのが一般的です。以下の項目を記載しましょう。

● 検収日
● 取引先の名称(受注側)
● 発行者の名称(発注側)
● 検収担当者
● 商品・サービス名
● 数量
● 単価
● 合計金額

印鑑は、検収担当者・会社印のどちらかあるいは両方を押すのが一般的です。各企業の決まりに従いましょう。

また、検収書は発注書・納品書・受領書と「商品・サービス名」「数量」「単価」「合計金額」について相違があってはいけません。金額・数量のミスがないよう、きちんと確認してください。

2.検収書の記載例

調査する様子

検収書の書き方は必要項目さえ記載されていれば、様式を問いません。テンプレートを参考に、自社が使いやすい様式を作成しましょう。

2-1. 検収書のテンプレート

企業によっては、右上に文書管理番号を入れます。管理番号を入れておけば、文書の保管・照合が容易になるためおすすめです。

2-2. 検収書送付文の例文

検収書の送付文は、以下のように記載します。


検 収 書

○○株式会社  御中                  

検収日  年  月  日


株 式 会 社 ◎ ◎
検収担当者:□□部○×太郎

〒×××-××××      
○×県○○市○○□□1丁目-4-12
TEL:  ○○-○○○○-○○○○
FAX:  ○○-○○○○-○○○○


下記のとおり、検収いたしました。

件名:販促プラン一式

合計金額 ¥385,000円(税込)



2-3. 検収書送付文の例文

検収書の送付文は、以下のように記載します。


○○株式会社  御中 

   年  月  日
株 式 会 社 ◎ ◎
検収担当者:□□部○×太郎

〒×××-××××      
○×県○○市○○□□1丁目-4-12
TEL:  ○○-○○○○-○○○○
FAX:  ○○-○○○○-○○○○

検収書送付のお知らせ


拝啓 貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。

さて このたびは注文品を納品いただきましてありがとうございました。○月○日をもちまして検収が終わりましたことをここにご報告いたします。

つきましては以下のとおり検収書を発行させていただきましたので、ご確認の上ご査証ください。

敬具


1. 検収書 一式

万一 不備などございましたら、担当の○×(内線××-×××)までご連絡ください。

以上

 

 

3.検収書の役割

指を差す男性

検収書は、取引を円滑に進めるために必要です。発行を手間に感じる担当者は、「何のために発行するのか」を理解しておくと検収書の重要性が分かるでしょう。

3-1. 適切な納品がなされたことの証明

検収書は、発注側が納品について「適切だった」と認めた証です。検収書の発行移行は修正・やり直しを求めることはできず、進行中の取引が完了まで一歩近づいたことを示します。受注側としては、検収書の発行を受けて「やっと一安心」というところでしょう。

取引においては、検収書はお互いの信頼関係を構築する上で重要な書類です。検収書が発行されない場合、受注側は不安・不信を覚えてしまうかもしれません。「この発注者はいい加減だ」とみなされれば、今後の取引にも影響を及ぼす可能性があります。

3-2. 請求書の発行を省略する

契約時に「検収の完了をもって代金を支払う」と取り決めていた場合、請求書は不要です。発注側は受注側からのアクションを待たずに、そのまま代金の支払いを行えます。

請求書の発行・受領の手間がなく、取引完了までの時間を短縮することが可能です。

3-3. 検収書の発行で売上があったとみなす

「どのタイミングで商品・サービスの売上を計上するか」は企業によって異なります。売上計上のタイミングを「検収書の発行時点」とする企業なら、そこに書かれた日付が「売上のあった日」となります。

検収書が発行されないと、会計処理が滞ってしまうかもしれません。

3-4. 他の○○書との違い

契約を結んで取引が完了するまでに下のような書類が発行されます。

● 見積書:受注側が発行。商品・サービスの要望に合わせ、金額、数量、工程、期間等を提示する
● 発注書:発注側が発行。商品・サービスについて日付、数量、単価等を提示して発注する
● 納品書:受注側が発行。契約内容のとおり納品したことを示す
● 受領書:発注側が発行。納品物を受領したことを示す
● 請求書:受注側が発行。支払いを求める

取引では、「納品した」「受け取った」などのアクションがあるたびに、それを証明する書類を発行するのが一般的です。スムーズに文書を発行してくれる企業は「信頼できる」とみなされますし、そうでない企業は「信頼できない」と烙印を押されることとなるでしょう。

検収書の発行は先延ばしせず、スムーズな対応が必須です。

4.検収書を作成する流れ

チェックを付ける様子

検収書を作成・発行するのは、全てのチェックが完了してからです。具体的な流れについて見ていきましょう。

4-1. 商品・サービスの検収

商品・サービスが納品されたら、契約内容と相違ないかどうかをチェックします。商品の場合は型番・数量・単価・仕様等について発注書と照らし合わせましょう。サービスの場合は、内容が不足なく提供されていたかどうかを厳しくチェックしてください。

検収時に不備があれば、検収書を発行してはいけません。ただちに受注側に連絡し、今後の対応を相談しましょう。

4-2. 検収書の発行

検収書を発行するということは「納品物に問題がなかった」と認めることです。受注側は責任を果たしたこととなり、代金の支払いで全ての取引が終わります。

4-3. 検収書を取引先に送付する

検収書を作成・押印したら、受注側に送付します。送り方についても法律の定めはないため、契約時に取り決めておくとよいでしょう。

一般的には、郵送またはPDFファイルで送付するケースが多いようです。

5.検収書を作成する際のポイント

チェックマーク

検収書に決まった様式はないとはいえ、ビジネスマナーは重要です。検収書を受け取った取引先に不信感を与えないよう、作成のポイントは押えておきましょう。

5-1. 押印を忘れずに

近年は「押印は法律上の義務ではない」とする向きもありますが、商取引上の慣例的なマナーとして必要です。印が抜けていると「不備がある」と受け取ってもらえない可能性もあるため、くれぐれも忘れないように注意しましょう。

5-2. 収入印紙は不要

収入印紙が必要となるのは、課税対象となる「課税文書」の額面が1万円を超えた場合のみです。これに検収書は含まれず、課税対象とはなりません。

うっかり収入印紙を貼ってムダなコストを消費しないよう注意してください。

5-3. 検収書発行の遅延に注意

検収をいつ行うかは発注側の自由ですが、「下請代金支払遅延等防止法に関する運用基準」では、代金の支払い期日を「受領から60日以内」と定めています。ここでいう「受領」とは、納品日のことです。

「検収書発行後に受注側が請求書の作成・発行、それから支払いとなる」と考えれば、検収作業を長期間放置することは望ましくありません。

納品から60日が過ぎれば、検収の有無にかかわらず代金を支払う必要があります。

6.検収作業が終わったら速やかに検収書を発行しよう

書類

検収書は契約どおりの納品があったことを証明する文書です。法的な発行義務はありませんが、取引相手と信頼関係を構築したり取引を円滑にしたりする上で必要とされます。受注先から納品を受けたら、なるべく早めに詳細を確認し、検収書を発行しましょう。

検収書の様式に決まりはありませんが、発注書や納品書との差異がないことは必須です。瑕疵の有無については厳しい目を持ち、チェックミスがないよう注意してください。

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