会計報告書は、特定の組織や団体が活動内容に関して収支報告をする目的で作成します。

主に子供会や町内会などの自治会、学校のPTA、部活動など、構成員から集めた会費や補助金を元手に活動する場面で使用されます。

会計報告書は、組織や団体の活動内容の可視化ができるだけでなく、収支や共有財産などを全構成員に対して情報開示し、共有できます。会計報告書に記載する項目に決まりはありませんが、作成には単式簿記を使用するため、基本的な書き方や必要な項目を理解しておきましょう。

今回は、会計報告書が扱われる主な場面のほか、その必要性や記載項目、書き方などについて詳しく解説します。

1. 会計報告書（収支報告書）

会計報告書とは、ある一定期間(大抵の場合4月〜翌3月の1年間)における収支をまとめた書類です。

組織運営・活動を円滑にするためには、会計報告書を作成し、収支や用途、共有財産の残高について情報を開示し、全構成員に開示することが大切です。

会計報告書には収支や決算報告も記載するため、両者の違いがわからないという方もいるかもしれません。ここでは、会計報告書と収支報告書・決算報告書の違いを解説します。

1-1. 会計報告書と収支報告書の違い

会計報告書と収支報告書は単に呼び方の違いであって、特筆すべき違いはありません。組織や団体によって「会計報告書」といったり「収支報告書」といったり、収支報告書以外にも収支計算書と呼ぶこともあります。

いずれも収支状況を記載する書類で、書式の規定もありません。

1-2. 会計報告書と決算報告書の違い

会計報告書と決算報告書は役割が似ている為混同しやすくなっていますが、異なるものとして理解しましょう。

会計報告書は、「コミュニティ団体」が期末にコミュニティの関係者に対しておこなうお金の出入りの報告です。細かな書式の規定は無く、単式簿記で作成される「収支状況の報告書」です。

決算報告書は、「企業」が期末に株主や銀行、税務署に対しておこなう「財務状況の報告書」です。決算報告書は複式簿記で作成され、主に、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書の３つから構成されます。

イメージとしては、会計報告は内部の人(身内)におこなうもの、決算報告は外部の人(ステークホルダー全体)に対しておこなうものと捉えて良いでしょう。

2. 会計報告書の必要性と目的

会計報告書が必要な理由は、活動内容を可視化し、組織全体の収支や保有財産と紐付けて情報を共有することです。

例えば、打ち合わせと称した集まりで、構成員から経費として集めた共有財産で飲食代3千円を支払ったとします。この収支が会計報告書によって情報共有できていれば、「集まった構成員の人数」「打ち合わせ内容」「飲食代の支出」「共有財産の残高」などを各構成員が明確に把握できます。

一方、会計報告がされない場合を考えてみましょう。打ち合わせと称したお茶会や飲み会など、活動外のことに経費が使われても、誰にも気づかれない可能性があります。共有財産の管理がずさんになり、実態が把握できない状態が続くと、構成員が不信感を募らせ、活動に対するモチベーションが低下してしまいます。

また、横領や不正使用などのトラブルが起こるリスクもあるため、会計報告書は必ず作成する必要があるのです。

3. 会計報告書が扱われる場面

会計報告書は、目的を持って活動している特定の団体が、その活動内容についての収支報告をするための報告書です。

会計報告書が扱われる場面としては、主に次の4つが挙げられます。

• 子供会・ 町内会・自治会
• 学校のPTA
• 部活動
• イベント

ここでは、これらの場面における会計報告書の必要性について解説していきます。

3-1. 子供会・ 町内会・自治会

会計報告書を扱う代表的な場面のひとつに、子供会や町内会、自治会があります。
町内会・自治会は、特定の範囲に住む住人たちの協力によって成立している任意団体で、その目的は地域住民の快適で不自由のない生活のサポートです。

主な活動としては、防災訓練や清掃活動のほか、住民が楽しめるイベントの運営なども含まれます。また、自治体によって活動内容が異なったり、地域の特性が現れる場合もあります。

しかし、どんな自治体であっても、参加住人から集めた会費や寄付金、補助金などを共有財産として使用し、活動している限り、活動内容に関する収支報告は必要不可欠です。

3-2. 学校のPTA

学校のPTAも、会計報告書の作成が必要なシーンに挙げられます。
PTAは、小学校や中学校に通う子供の「健全な成長」を目的に、その保護者と教師によって作られる団体です。一般的な活動内容としては、校内広報や学校行事の運営サポート、通学路や近隣繁華街のパトロールなどがあります。

PTAもまた、町内会・自治会同様、保護者からの会費を元手に活動をおこなっている団体です。そのため、活動内容についての収支をまとめ、会計報告書を作成・報告する必要があります。会計報告をおこなうことで収支管理を明確に把握し、組織にとっての適切な活動を継続できるでしょう。

3-3. 部活動

学校の部活動やサークル活動も、部費やサークル費を集めて活動している団体に当てはまるため、会計報告書の作成が必要な場合があります。

部員やその保護者と収支内容を共有し、部費の使用用途について、不満や疑問が出ないようにすることが大切です。

3-4.イベント

同好会やサークルの活動で、イベントをおこなった場合は会計報告書が必要です。

同好会やサークル活動では、ユニホームを作ったりパンフレットを作成したり、交流試合や活動に必要な備品の購入などで集金した会費を使うのが一般的です。これらの必要経費に関する会計報告書がないと、会費がどのように使われているのかがわからないので、同好会やサークルでも会計報告書を作成しましょう。

同好会やサークルというと、婦人会や学生の集まりというイメージがありますが、会社でもテニスサークルやクイズ同好会などがあるかもしれません。会社の場合は補助が出るかもしれませんが、会員（従業員）から集める会費と併せて会計報告書を作成するのが一般的です。

4. 会計報告書の記載項目と書き方

会計報告書は、単式簿記で作成するのが一般的です。記載する項目についての規定はないため、各組織や団体の方針によって項目名や項目数も自由に決めて構いません。

とはいえ、基本のフォーマットがない場合、どのような項目を入れればいいかわからないということもあるでしょう。

そこでここでは、明確な会計報告書を作成するために、記載すべき項目とその書き方を紹介します。

4-1. 年度（会計報告期間）

該当の会計報告書がどの期間の収支を報告するものなのかを記載する項目です。
「令和○年○月○日〜令和○年○月○日」と、会計報告する期間についてわかりやすく明記しましょう。

関連記事：会計期間(事業年度)とは？決める際のポイントや累計期間との違いを解説

4-2. 収入の部・支出の部

「収入の部」「支出の部」は、活動団体の主な収入と支出を把握するための項目です。

収入と支出、どちらに該当する活動内容なのかを分類します。

4-3. 収入内訳・支出内訳

活動団体の具体的な活動内容について収入・支出に分類して記載します。

内訳は活動団体によって異なりますが、下記のような記載方法で分類しましょう。

収入内訳	科目 ①会費収入 ②寄付金
支出内訳	科目 ①運営費 ②会議費 ③消耗品

内訳の科目は自由に決めても問題ありませんが、支出内訳はどのようなことに使っているのかがわかるよう、具体的に記載することが望ましいです。

関連記事：会計帳簿とは？種類や会計帳簿をつける際の手順・ルールも解説

4-4. 予算実績・差異金額

予算実績では、予算額・実績額・差異金額の3つの欄を作成します。

予算額の欄には活動にかかると見積もった計画ベースの金額、実績額の欄には実際にかかった金額、差異金額には予算と実績にあいだに生じたズレについて記載します。
差異金額欄を作成することで、予算と実績の間にどれくらいのズレがあったのかを構成員が把握することができます。

4-5. 摘要欄

摘要欄は、収入内訳と支出内訳に記載した、活動についてメモ書きをする場所です。

記載は任意ですが、新しい項目を追加したとき、差異金額の差が以上に大きいときは、摘要欄にその理由をしっかり明記しましょう。

4-6. 残高金額（繰越金額）

残高金額（繰越金額）は、これまでに記載した全活動内容のあと、結果的にどれだけの資産が残っているのかを把握するための項目です。

ここに記載した残高金額は翌年度の繰越経費として扱われ、活動資源の一部となるため、報告時点での状態を十分把握しておくことがポイントです。

4-7. 署名欄

署名欄は、会計報告書を作成した人物と、記載内容のチェックを担当した人物を把握するための項目で、日付とともに記入するのが一般的です。

署名欄を設けることで、会計報告書に記載された活動内容や報告内容について何らかの問題が確認されたとき、署名欄に記載された担当者に事情の説明を受けることが可能です。

5. 会計報告書の作成例

会計報告書の記載項目をどのように記載すれば良いのかは、実際のフォーマットに倣って見ていきましょう。手書きで作成することも可能ですが、必要な項目の漏れがないようにテンプレートを活用するのがおすすめです。

ここでは、Microsoftが無料で提供している Excel（エクセル）のテンプレートを用いた場合、前の章で解説した各項目は下記のように表記します。

①年度(会計期間)
②収入の部・支出の部
③収入内訳・支出内訳
④予算実績・差異金額
⑤摘要欄
⑥残高金額（繰越金額）
⑦署名欄

他にも、インターネット上で無料テンプレートが配布されているので適宜活用すると会計報告書がスムーズに作成できます。

参考：会計報告書 (町内会・自治会）SAMPLE｜Microsoftに加筆

6. 全体報告での会計報告書の読み上げ方

基本的には前項で紹介した各項目について、順に読み上げていけば問題はありません。

しかし、発表時間や聞きやすさを意識して、団体において特に重要な部分を中心に説明すると良いでしょう。その際は、前年の数値を用いながら、前年と比べてどのように収支が変化したのかを端的に伝えることが効果的です。

また、来期への繰越金額と、今期のお金の増減やその理由も合わせて報告しましょう。

7. 会計報告書は収支や共有財産の状況を明確に情報共有するために必要

会計報告書は、組織や団体の活動内容を可視化し、収支の内訳や使用用途、共有財産の状況について組織全体で情報共有するために必要となる書類です。自治体や町内会、学校のPTA、部活動などさまざまな場面で扱われますが、基本のフォーマットがあるので特別な知識がなくても簡単に作成できます。

そもそも、会計報告書に記載する項目には、はっきりとした規定はありません。組織や団体ごとに、必要な項目を記載できます。年度や「収支の部」「収支内訳」「予算実績と差異金額」「残高金額」「署名欄」などの項目があれば、最低限記載すべき項目は押さえられるでしょう。

円滑で適切な組織運営を継続するためにも、会計報告書は収支内訳や残高金額をひと目で把握できるよう、わかりやすく作成することが大切です。

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