企業が試算表を活用すれば、仕訳帳から総勘定元帳への転記が正確かどうかをスピーディーに把握できるようになります。さらに、試算表をもとに経営状態をチェックしたり、経営予測を立てたりすることも可能です。
会計期間を1ヶ月に区切りたい場合には、月次試算表を作成することになります。
この記事では、月次試算表の考え方や目的、作成するメリットを見ていきましょう。また、月次試算表を実際に作成する際のポイントについても解説します。

1. 月次試算表とは

まずは月次試算表がどのようなものなのか、作成の義務についても確認していきましょう。

1-1. 月次決算をして作成する試算表

月次試算表とは、月ごとに貸借対照表や損益計算書を作成したものです。毎月試算表を作成し決算をおこなうことで、期中の経営状態をこまめに把握することが可能となります。
会社法や法人税法では、1年に1度の年次決算が義務付けられています。決算の際には決算書を作成し、経営成績や財務状況を確定させていきます。
この作業を月に1回おこなってこまめに経営成績や財務状況を確認することを月次決算と呼びます。

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1-2. 月次試算表の作成は義務ではない

月次決算は法律で定められているものではなく、あくまで企業が任意で実施します。
月次決算の機会を設け、月ごとに月次試算表を作成すれば、月ごとの経営状態が可視化されます。安定的な経営のために、あえて年次決算ではなく月次決算を導入しているという企業は少なくありません。
月次決算は現金の残高確認や棚卸などの決算整理から始まります。決算整理ができたら、その内容を仕訳して月次試算表を作成します。さらに月ごとに事業報告をし、今後の対策につなげていく例もあります。

2. 月次試算表を作成する目的や得られるメリット

月次試算表を作成することには、業績や経営状態をこまめに確認できるという大きなメリットがあります。また、月次試算表の作成によって年次決算の負担が和らいだり、銀行の融資の際に活用できたりといったケースもあります。ここからは、月次試算表を作成することで得られる具体的な目的やメリットを見ていきましょう。

2-1. 経営状態をこまめに把握できる

月次試算表を作成すれば、日々の損益の状況が可視化できます。こまめに試算表を作成することで資産の動きがわかりやすくなり、経営状況も把握しやすくなるのです。
月次試算表をもとに分析をおこなえば、問題点の把握や対策を効果的におこなえます。万一業績や財政の悪化が起きている場合でも、月ごとに状況を見直せるため適切な対処ができます。月次試算表を活用しての分析や調整は、事業を効果的に成長させることにもつながるでしょう。

2-2. 予測を立てて効果的な対策ができる

決算の時期になってから慌てて決算書を作成する企業もあるかもしれません。しかし、直前になってから書類を作成した場合、その後の利益や経営状態を正確に予測するのは困難です。
こまめに月次試算表を作成していれば先々の利益がある程度予測できるようになります。決算に向けて利益の見通しが立てば、効果的な決算対策や節税対策をおこなえます。

2-3. 問題に対して迅速な対応が可能

月次試算表でこまめに売上高や利益を確認すれば、問題が起きているときにすぐに対処できます。
例えば生産状態が思わしくないケースや債権の回収が遅れているケースにおいて、こまめにチェックする体制が整っていなければ問題に気付くこともできません。結果として、状況が悪化してから問題に気付き、対処できなくなってしまうリスクも考えられます。
月次試算表で細かく状況を把握すれば、問題を早期発見して対応できるため、経営状態が安定しやすくなります。

2-4. 決算の負担を軽減できる

決算の直前に試算表を作成するとなると、その作業に大きな手間や時間がかかります。膨大な情報を一気にまとめることになるため、どうしてもミスが増えてしまい、対処に追われることになるかもしれません。
月次試算表を作成しておけば、決算の時期の業務負担が和らぎます。もちろん月次試算表を作成するのにも手間はかかりますが、月ごとにきちんと処理をしておけば決算の際の負担は大きく軽減されます。また、精度の高い試算表を作ることができ、決算をスムーズに済ませられるという利点もあります。

2-5. 融資を受けやすくなることがある

金融機関から融資を受ける際の資料として試算表を提出する例は多いものです。試算表を確認すれば、その企業の直近の業績をすぐに把握できます。
もちろん、月次試算表を作成していること自体が金融機関への印象アップにつながることもあります。普段から適切な経営管理ができていると判断されれば金融機関からの十分な信頼を得ることができ、結果的に融資実現の可能性が高まります。
月次試算表を問題点の洗い出しや業務効率化のために活用している場合には、このポイントを金融機関にアピールするとよいでしょう。

3. 月次試算表を作成する際のポイント

月次決算を導入する場合には、月ごとに締め切りを設けるなどの方法で確実に試算表を作成する必要があります。ここからは、月次試算表を活用するために把握しておきたいポイントについてご説明します。

3-1. すべての取引を適切に計上する

月次試算表は、厳密に1ヶ月で区切って正確に作成することが重要です。
集計がずさんで全ての費用の動きが計上されていなかったり、会計期間があやふやになっていたりしては、月次試算表は十分な効果を発揮しません。整合性のない月次試算表では損益計算ができず、経営状態を把握することも不可能となってしまいます。
期間をしっかりと区切り、すべての費用を計上した正確な月次試算表を作成することが肝心です。

3-2. できるだけ早く月次試算表を作成する

月次試算表は適切なタイミングで作成しましょう。せっかく月次決算をしても、試算表の作成が遅れてしまっては十分な効果を得られません。
月末に会計を締めたあとには、できれば1週間以内、長くとも10日以内に月次試算表を仕上げましょう。そのためには、各部署が提出する請求書や納品書、伝票などを期限内に確実に提出してもらう必要があります。
締切日を設定し、社内アナウンスをするなどの方法で早めに必要書類を回収できれば、すぐに経費精算に取りかかれます。
早めに月次試算表を作成すれば効果的な分析ができ、問題が起きているときにもスピーディーに対処できます。

3-3. 会計ソフトを導入するのもおすすめ

より効率的に月次試算表を作成するために、便利に活用できるツールを取り入れるのもいい方法です。
近年では、試算表作成ができる会計処理ソフトを導入する企業が増加しています。会計処理ソフトには、電子媒体で請求書や納品書を保管したり、仕訳帳や総勘定元帳と連動させたりできる便利なものが数多くあります。
使いやすい会計ソフトを導入すれば、資料の管理が一元化でき、月ごとに余裕をもって試算表作成に取り組めます。

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4. 専用のソフトを導入してスムーズに正確な月次試算表を作成しよう

月次試算表とは、会計期間を1ヶ月ごとに区切って作成する決算書を指します。
月ごとに試算表を作成すれば、事業の状況が可視化でき今後の対策につながりやすくなります。また、手間がかかる年次決算の負担が和らいだり、融資を受ける際に活用できたりといったメリットも考えられます。
月次試算表を導入するのなら、スピーディーに作業ができる環境を整えることが大切です。専用のソフトを導入するなどの方法で仕組み作りをし、毎月の作業を効率よく進めましょう。