クレジットカード決済で領収書が必要なときの発行手順を紹介

近年キャッシュレス決済が推進されたこともあり、現金決済ではなくクレジットカード決済で代金を支払う人も増えてきました。

会社の経費を使って何かを購入する場合にも、クレジットカード決済が多く用いられています。

こちらの記事では、クレジットカード決済で領収書が必要になったときの発行手順について解説します。

3分でわかる!「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」

経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。

そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化

領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。

1. クレジットカード決済で領収書発行の手順は?

クレジットカードを使って代金を支払った場合には、現金決済と発行手順が異なるケースがあります。

ここでは、クレジットカード決済で代金を支払った場合の領収書発行手順を紹介します。

1-1. 店舗でクレジットカード決済を行った場合

店舗で商品やサービスを購入する際に、クレジットカード決済を行うのであれば、現金決済と同じ方法で領収書を発行してもらうことができます。

レジで領収書の発行を依頼するだけです。

ただし現金決済とは異なり、クレジットカード決済では企業や店舗に領収書の発行義務はありません。

領収書とは、代金を受け取ったという証拠となる書類です。

クレジットカード決済は、クレジットカード会社を介して将来支払いが行われることを前提に信用取引を行ったということを意味しています。

そのため、クレジットカード決済を行った瞬間には代金は支払われていません。

代金をまだ受け取っていない企業や店舗には領収書を発行する義務はないのです。

企業や店舗の中にはクレジットカード決済が行われた際に領収書を発行しないことにしているところもあります。

もし領収書を発行してくれるのであれば、それは法的義務ではなくあくまでサービスとして行ってくれているということを覚えておきましょう。

1-2. インターネットでクレジットカード決済を行った場合

インターネット上のオンラインショップなどを利用して商品やサービスを購入した場合にも、領収書がほしい場合があるでしょう。

オンラインショップの中には、領収書を必要とする顧客のために専用のページを設けているサイトもあります。

もし領収書が必要だと感じる場合には、領収書発行ページからダウンロードして印刷することが可能です。

万が一印刷に失敗したり、領収書を紛失してしまったりしたときのために、ダウンロードした領収書は保存しておくことをおすすめします。

2. クレジットカード決済で領収書の代わりになるものは?

クレジットカード決済では、必ずしも領収書を発行してもらえるとは限りません。

しかし会社のために経費を使ったことは証明するためには、何らかの方法で経費精算を行う必要があります。

ではクレジットカード決済で領収書の代わりになるものとは何でしょうか。

2-1. クレジットカードの利用明細書

クレジットカード決済の領収書の代わりになるものとしてまず考えられるのが、利用明細書です。

クレジットカード決済で商品やサービスを購入すると、利用した店舗から利用明細書、もしくはお客様控えが発行されます。

クレジットカード会社が発行する請求明細書ではなく、店舗が発行するものです。

この利用明細書は、一定の条件を満たすと領収書の代わりにできます。

その条件とは発行者名、宛名、金額、日時、購入内容という5つの項目が記載されていることです。

もし利用明細書を領収書代わりにしたいのであれば、この5つの項目がしっかり記載されているかどうかを確認しましょう。

5つの項目が記載されているのであれば、税務調査などにおいて領収書の代わりになるものなので、しっかり保管しておかなければなりません。

2-2. レシート

クレジットカード決済で領収書は発行してくれない企業や店舗は珍しくありませんが、レシートを発行してくれないということはほとんどありません。

レジでクレジットカード決済をした場合、ほぼ間違いなくレシートは発行されます。

レシートは領収書と比べて重要性の低い書類のように思えますが、税務調査などではレシートであっても領収書の代わりとして扱われることがほとんどです。

レシートには前述の5項目のほぼすべてが自動的に出力されます。

さらに領収書では書ききれない商品名やサービス名であっても、レシートであれば細かく具体的な名称が印刷されていることがほとんどです。

さらに手書きの領収書の場合改ざんの恐れがありますが、レシートであれば改ざんの余地もあまりありません。

そのため税務調査でも、レシートの方が経費の証明がしやすいこともあるほどです。

クレジットカード決済の場合、領収書にこだわらずレシートで代用することに慣れてしまった方がよいかもしれません。

3. クレジットカード決済の領収書をもらうときの3つの注意点

クレジットカード決済で領収書をもらう場合には、いくつかの注意点を覚えておかなければなりません。

クレジットカード決済の領収書には、税務調査や経費精算の際にトラブルにならないよう注意が必要な点があるのです。

3-1. クレジットカード決済の領収書は法的に有効な書類ではない

領収書は、現金のやり取りがあったことを証明する税法上の正式な書類です。

しかしクレジットカード決済の場合、実際に現金は使われません。

商品やサービスを購入してもその場で支払いは行われておらず、後日クレジットカード会社を通して支払いが行われます。

そのためクレジットカード決済の領収書は、税法上有効な書類とは見なされません。

クレジットカード決済の領収書に発行者名や宛名、金額といった必須事項が記載されていない場合、税務調査で指摘を受ける可能性があることを覚えておきましょう。

さらに会社によっては、クレジットカード決済の領収書のみの経費精算を行っていないところもあるので、注意が必要です。

3-2. クレジットカード決済であることの記載が必須

クレジットカード決済を利用して領収書を発行してもらう場合、発行者は金額のあとに「クレジットカード払い」と記載しなければなりません。

これで領収書が発行された時点では支払いが完了していないことを示すことができます。

もしこの記載を忘れてしまうと、税法上現金決済の領収書と同じ扱いになるという点に注意が必要です。

金額が税抜5万円以上であれば収入印紙を貼らなければならず、貼っていない場合には過怠税が科されます。

クレジットカード払いであるとの記載があれば、金額の多少にかかわらず収入印紙は必要ありません。

領収書を発行する側も、クレジットカード払いである旨を記載することで領収書を二重発行したと疑われずにすみます。

3-3. 領収書・利用明細書・レシートはまとめて保管する

クレジットカード決済の領収書を発行してもらったら、利用明細書やレシートと一緒に保管しておきましょう。

もし領収書や利用明細書、レシートをバラバラに管理していると、重複して経費を計上してしまうというミスが起こりやすくなります。

税務調査が入ったときに、重複している経費は不正であると見なされる恐れがあります。

たとえミスで重複してしまったとしても、不正であると見なされれば延滞税や重加算税など厳しい罰則が科せられるかもしれません。

こういった事態を防ぐためにもクレジットカード決済に限らず、領収書などの書類はしっかり管理するようにしましょう。

4. クレジットカード決済の領収書の発行には注意が必要

クレジットカード決済で領収書を発行してもらった場合、税法上有効な書類ではないということは覚えておかなければなりません。

利用明細書やレシートなどとともに保管することで経費を客観的に証明することができるようにしておきましょう。

トラブルを未然に防ぐためにも、クレジットカード決済の領収書にはとくに注意が必要なのです。

領収書を電子化して経費精算を効率化しよう

近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。

そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。

また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。

【システムを利用した経費精算で実現できること】

・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる

など、経理業務全体の効率化につながります。

「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。