36協定届の提出方法とは?電子申請のやり方や注意点まで分かりやすく解説 | jinjerBlog

36協定届の提出方法とは?電子申請のやり方や注意点まで分かりやすく解説

契約書のイラスト

労働者に法定労働時間を超えた時間外労働・休日労働をさせる場合、あらかじめ労使間で36協定を締結したうえで、36協定届を提出する必要があります。

36協定届は36協定の締結を続ける限り、毎年提出しなければなりませんので、正しい提出方法をしっかり覚えておくことが大切です。

これから提出する方はもちろん、これまで提出したことがある方も、従来の方法から変更された点もありますので、今一度提出方法を見直してみましょう。

今回は、36協定届の提出方法や、従来からの変更点、注意すべきポイントについてわかりやすく解説します。

関連記事:36協定における残業時間の上限を基本からわかりやすく解説!

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

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1. 36協定届の提出方法

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36協定届の提出方法は3つあります。ここでは、それぞれの提出方法の特徴について説明します。

1-1. 基準監督署の窓口で提出する

管轄の労働基準監督署へ出向き、窓口で36協定届を提出する方法です。

36協定届の用紙は窓口でもらうこともできますが、書類を2部(提出分と控え分)作成しなければならず、かつ記入項目も多いです。

ですので、厚生労働省のホームページか、あるいは管轄の労働基準監督署のホームページで様式をダウンロード&プリントアウトし、あらかじめ必要事項を記入してから提出するのがおすすめです。(控えはコピーでもOK)

書類を作成して窓口に持っていくだけなので、事前の手続きや準備は不要ですが、管轄の労働基準監督署までわざわざ出向かなくてはならない点と、平日日中の営業時間にしか提出できない点がネックです。

36協定届出の様式はこちら:36協定届け出の様式(厚生労働省)

1-2. 郵送で提出する

管轄の労働基準監督署宛に、36協定届を郵送する方法です。封筒に、36協定届の原本と控え(写し)、返送用の切手および封筒、同封した内容物とその数量を記入した送付状を入れ、管轄の労働基準監督署に送付します。

返送用の封筒には、あらかじめ返送先(オフィス等)を記入し、郵便物の重量に応じた切手を貼っておきます。なお、控えを提出代行した社会保険労務士などに送付したい場合は、原本及び控えに社会保険労務士の名前、返送洋封筒には社会保険労務士の氏名と所在地、送付状には提出代行によって届出を行う事業所の名称をそれぞれ記入します。

普通郵便として送る場合、最寄りのポストに投函するだけで済むので、24時間365日いつでも提出できます。いちいち労働基準監督署の窓口まで足を運ぶ必要がないところがメリットです。一方で、郵便はポストへの投函から先方への配達までに、一定の日数がかかります。

管轄の労働基準監督署は市内または同一都道府県内にあるので、所要日数は1日程度で済むケースがほとんどですが、普通郵便は日・祝日(2021年10月からは土曜日も含む)の配達を行っていませんので、週末に投函した場合は、労働基準監督署に届くまでに2~3日以上の日数を要することもあります。

速達を利用すれば土日祝日でも配達してくれますが、別途追加料金が発生しますし、最低でも1日のタイムラグが生じることに変わりはありません。

36協定届は受理されて初めて有効になりますので、起算日または有効期間満了日より後に配達された場合、未提出期間=36協定が無効となる期間が発生してしまいます。

36協定が無効になっている間、労働者に法定労働時間を超えた時間外労働・休日労働をさせると、労働基準法違反になってしまいますので、郵送で提出する場合は日数に余裕を持って早めに送る必要があります。

1-3.電子申請で提出する

電子政府の総合窓口「e-Gov」から、インターネットを通じてオンライン申請する方法です。パソコンの画面上に表示した様式に必要事項を入力して送信するだけなので、オフィスや事務所にいながら36協定届を提出することができます。

24時間365日いつでも利用できるので、窓口に出向いたり、封筒や切手を用意したりする手間を省けるところも大きなメリットです。

e-Govを介した36協定届の提出は以前より行われていましたが、2021年8月現在は新型コロナの感染拡大防止として、窓口での密を防ぐために電子申請での提出を強く推奨しています。電子申請による36協定届の提出方法について、くわしくは後述します。

2. 36協定届を電子申請で提出する手順

タブレットをいじっている写真

36協定届を電子申請で提出するためには、いくつかのステップが必要となります。ここでは36協定届をe-Govから電子申請するときの手順を紹介します。

2-1. e-Govアカウントを取得する

初めて電子申請を行う場合、e-Govアカウントの取得が必要です。e-Govサイトにある「アカウント仮登録入力画面」に、アカウントとして利用するメールアドレスを入力し、指示に従って本登録を完了します。

2-2. ブラウザの設定をおこなう

e-Gov電子申請アプリケーションをインストールする前に、必要に応じてポップアップブロックの解除や、信頼済みサイトへの登録など、ブラウザの設定を行います。これらの設定を行わないと、正しく画面が表示されなかったり、警告メッセージが表示されたりする可能性があります。

2-3.アプリケーションをインストールする

e-Gov電子申請アプリケーションをダウンロード&インストールします。利用するパソコンのOSに合ったアプリケーションを選びましょう。インストールしたアプリを起動し、1で作成したアカウントを入力すると、マイページにログインできます。

2-4. 申請手続きをおこなう

マイページにある手続検索から、「36協定届」を選んで指定します。すると申請書入力フォームが表示されるので、必要な事項を入力します。書類を作成したら、提出ボタンをクリックすれば提出完了です。

3. 令和3年4月から36協定届の提出方法に変更あり

変更点

ここまで36協定届の提出方法を3つに分けて紹介しましたが、なかには従来の方法から変更があった部分もあります。これまで36協定届を提出したことがある方は、以前と提出方法が異なっている可能性もあるので、変更点を確認してから手続きを始めましょう。

3-1. 電子申請に限り、本社一括届出が可能になった

本社一括届出とは、複数の事業所を有する企業の本社が、支社や支店のぶんまでまとめて届出を行うことです。しかし、対象となるのはすべての事業所について、1つの過半数労働組合と36協定を結んでいる場合に限られていました。

ところが、2021年4月1日より、e-Gov電子申請に限り、事業所ごとに労働者代表が異なる場合でも本社一括届出を行うことが可能となりました。

本社一括届出を行った場合、各事業所がそれぞれ届出をする必要はなくなるので、申請の手間を省くことができます。

関連記事:36協定を本社一括届出にする方法やメリット・デメリット

3-2. 電子署名・電子証明書の添付が不要になった

e-Gov電子申請を使った36協定届の提出は以前より行われていましたが、申請には別途電子証明書の添付が必要だったため、手続きが煩雑になってしまうところがネックでした。

しかし、2021年4月1日付で36協定届の押印・署名が廃止されたことにともない、電子申請の際も電子署名・電子証明書の添付は不要となりました。

36協定届のフォーマットに必要事項を記入・送信するだけで提出できるので、窓口・郵送からの切り替えも容易となっています。

関連記事:36協定届の押印・署名が廃止に!その背景や企業の対応を紹介

4. 36協定届の提出方法に関する注意点

仕事している写真

上記で紹介した通り、36協定届の提出方法は複数ありますが、それぞれの提出方法において注意しなければならない点があります。注意点を事前に把握しておくことで、円滑に36協定届の提出をおこないましょう。

4-1. 初回の電子申請には時間がかかることもある

手間や時間、タイムラグ等を考慮すると、e-Gov電子申請を利用して電子申請をおこなうのがおすすめです。

しかし、電子申請には適切なブラウザ環境や、事前の設定が必要となります。電子証明書の発行が不要になった分、申請・手続きまでに要する時間は短縮されましたが、パソコンの扱いに不慣れな方は事前準備やアプリのインストールに戸惑う可能性もあります。

「電子申請できるから後で提出しよう」と考えていると、準備に手間取ったときに提出期限を過ぎてしまうことも考えられます。たとえ電子申請で36協定届を提出する場合でも、早めに対応することを心がけましょう。

4-2. 窓口や郵送で提出する場合には2部用意する必要がある

窓口や郵送にて紙媒体で36協定届を提出する場合には、届出を2部用意する必要があります。

1部は提出用、1部は会社の控えとし、会社用の控えは従業員の周知に利用するとよいでしょう。

会社の控えはコピーなど写しで問題ないですが、手戻りが起こらないように、2部用意する必要があることを認識しておきましょう。

4-3. 労働基準監督署ごとに提出方法を確認しておく

36協定届は、東京・大阪・福岡など全国各所に設けられている労働基準監督署へ提出します。

全国各地に支社がある企業で、一括提出をしない場合は各支店の所轄労働基準監督署に届出をする必要があります。

基本的に提出方法はどこも同じですが、管轄の労働基準監督署や窓口の時間を事前に確認しておくと、スムーズに提出できるでしょう。

5. 36協定届は手軽な電子申請がおすすめ

色々な種類の切手がある写真

36協定届は、窓口・郵送・電子申請のいずれかの方法で提出することができます。

それぞれメリット・デメリットがありますが、36協定届は同協定を継続する限り、毎年提出しなければならないので、手間や時間をかけずに提出できる電子申請の利用が便利です。

以前に比べて、電子証明書の添付が不要になったことや本社一括届出が可能になったことなど、利用のハードルも低くなっているので、この機会に電子申請による提出を検討してみてもよいかもしれません。

とはいえ、企業によって提出方法には相性があるため、自社に適した方法で36協定を締結しましょう。

関連記事:36協定の届出とは?作成の方法や変更点など基本ポイントを解説

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