36協定を本社一括届出にする方法や電子申請におけるメリット・デメリット - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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36協定を本社一括届出にする方法や電子申請におけるメリット・デメリット

ビジネスマンが握手をしている写真

36協定の本社一括届出は、電子申請のみ対応しています。2021年4月からの要件緩和により、事業所ごとに代表者が異なる場合でも、本社一括届出が可能となりました。事業所数の多い企業では、事務負担の軽減が期待できるでしょう。36協定を本社一括届出にする方法やメリット・デメリットを解説します。

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

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1. 36協定の本社一括届出とは

書類のやり取りをしている人達の画像

36協定の本社一括届出とは、複数の事業所を有する会社でも、本社管轄の労働基準監督署に一括して届出ができる制度です。

これにより、事業所が多い企業は36協定届を各事業所から提出する必要がなくなりました。

 1-1. そもそも36協定とは

そもそも36協定とは、労働基準法第3条に基づく時間外労働や休日労働に関する協定のことです。
36協定を締結するには、

1. 労働者の過半数で組織する労働組合
2. 1.の労働組合がない場合は労働者の過半数を代表するもの

いずれかと、書面による締結が必要です。また、2. 労働者の過半数を代表するものの選出に関しては、
正社員・非正規社員すべての労働者の過半数を代表していること

・代表者の選出は投票や選挙によること
・労働基準法第41条第2号に規定する管理監督者でないこと

 上記要件を満たしている必要があります。これらを満たしていない36協定は無効となるため注意しましょう。

関連記事:36協定における残業時間の上限を基本からわかりやすく解説!

1-2. 本社一括届出は労働者代表が事業所ごとに異なる場合でも提出可能

36協定の本社一括届出とは、複数の事業所を有する会社でも、本社管轄の労働基準監督署に一括して届出ができる制度です。36協定の本社一括届出制度自体は以前からありましたが、各事業所の過半数代表者が同一でなければいけませんでした。

上記要件を満たす会社は、企業で労働組合を組織している大企業に限られ、多くの中小企業では要件を満たせずにいました。

 2021年4月から要件が緩和されたことで、事業所ごとに代表者が異なる場合であっても、電子申請に限り、36協定の本社一括届出が可能となりました。

関連記事:36協定の届出とは?作成の方法や変更点など基本ポイントを解説

2. 36協定の本社一括届出を電子申請する方法

パソコンで仕事をしながらメモを取っている様子

36協定の本社一括届出をするためには、電子申請・届出などの窓口サービス「e-Gov」への登録が必要です。登録後、36協定の本社一括届出ができるようになりますので、詳しい方法を解説します*。

*参考:厚生労働省「「36協定届」や「就業規則(変更)届」など労働基準法などの電子申請がさらに便利になりました!

2-1. 「e-Gov」にアクセスする

ブラウザで「e-Gov」と検索し、ホームページにアクセスします。

初めて利用する場合は、アカウント登録、ブラウザ設定、アプリケーションのインストールなどを行った後、マイページにログインします。

2-2. 「時間外労働・休日労働に関する協定届(本社一括届)」を検索する

登録後、【手続検索】に「時間外労働・休日労働に関する協定届」や「本社一括」と入力し、「時間外労働・休日労働に関する協定届(本社一括届)」を選択します。

また、(本社一括届)の中にも、(一般条項のみ)や(特別条項付き)など、複数の種類がありますので、適切なものを選びましょう。選択すると、手続きの概要や、必要な添付書類を確認できます。

「36協定」などの通称で検索しても、正式名称以外では申請書がでてきませんので注意しましょう。

関連記事:36協定の提出方法3つと変更内容・注意点を分かりやすく解説

2-3. 「一括届出事業場一覧作成ツール」でシートを作成する

【根拠法令】の項目に「【時間外・休日労働協定(本社一括・適用猶予)】一括届出事業場一覧作成ツール」があります。

この「一括届出事業場一覧作成ツール」を利用することで、本社一括届出の事業場一覧を作成することができます。

まずは申請ファイルに対応するExcelを開き、36協定の提出が必要な事業所分、必要事項を入力し申請データを作成します。

その後、入力チェックをおこない、エラーメッセージがでなければ申請ファイルの作成が完了となります。

参考:電子申請事前準備リーフレット

2-4. 【申請書入力へ】をクリックし、3.を添付する

3.の作成が終わったら、「時間外労働・休日労働に関する協定届(本社一括届)」の【申請書入力へ】をクリックします。

申請書の画面に遷移したら、基本情報など必要事項を入力します。【添付書類】には、3.で作成した「事業場一覧(CSV形式)」を必ず添付しましょう。

2-5. 提出先を本社管轄の労働基準監督署に設定し完了

最後に、提出先を本社管轄の労働基準監督署に設定し、【提出】ボタンをクリックすれば、36協定の本社一括届出の完了です。

提出先で労働基準監督署を選択した後、指定の電子署名を添付する必要がありましたが、令和3年4月1日からこの電子署名・電子証明書が不要となりました。

参考:労働基準法などの電子申請がさらに便利になりました!

なお、手続きが完了しているかは、e-Govの【申請案件一覧】から確認できます。

もし、不明点がある場合は、下記を検索し、所定の窓口に連絡しましょう。

e-Govの使い方が分からない場合:e-Gov利用者サポートデスク
・36協定届の内容が分からない場合:各都道府県の労働基準監督署

3. 36協定の本社一括届出のメリット・デメリット

電卓を触っている女性の画像

36協定を本社一括届出にすれば、事務手続きが軽減できるでしょう。ただし、本社一括届出は電子申請しか対応していない点がデメリットです。36協定の本社一括届出のメリットとデメリットを解説します。

3-1. メリット:事務手続きが容易になりコストも削減できる

多数の支店を抱える企業では、各支店に36協定を届出したか確認する必要がなくなります。本社で取りまとめをしている場合でも、申請書が滞りなく本社に到着しているか、一つひとつ確かめるなどの煩雑な手続きが不要となります。店舗や事業所を多く抱える企業では、本社の事務手続きが今まで以上に容易になるでしょう。

また、36協定の本社一括届出は電子申請で行うため、申請書の印刷代や郵送にかかる通信費など、複数のコストを節約できます。特に支店が数百にも及ぶ場合、これらの費用が節約できるだけでも、大きなメリットと言えるでしょう。

3-2. デメリット:36協定の本社一括届出は電子申請しか対応していない

36協定の本社一括届出のデメリットは、電子申請しか対応していない点です。

e-Govの初回利用時には、アカウント登録やアプリケーションのインストールなど複数の手続きが発生するため、パソコンに不慣れな担当者は困難に感じるかもしれません。

支店数が少ない場合は、申請書を利用した方が簡単に済む場合もあります。

4. 36協定の本社一括届出の注意点

小銭を積んでいる画像

36協定の本社一括届出は、「届出の要件」が緩和されただけであり、労使協定書を本社一括で作成できるものではありません。36協定の本社一括届出の注意点を解説します。

4-1. 36協定の締結は従来どおり事業所ごとに行う

36協定の締結と届出は下記の流れで行います。

1. 協定書の作成:使用者と労働者の過半数代表との間で労使協定書を締結する。
2. 届出書の提出:労使協定書の内容を管轄の労働基準監督署に提出する。

本社一括届出は、届出の要件が緩和されただけで、36協定の締結を本社一括で行えるわけではありません。そのため、締結自体は従来どおり、各事業所で行う必要があります。事業所単位で見ると、36協定に関する事務手続きに大きな変化はないと言えるでしょう。

4-2. 36協定届の条件と就業規則届の条件

36協定届の本社一括届を提出する際には、下記の条件を満たしていなけれ労働基準監督署に提出することができないため、注意が必要です。

①36協定届の条件

まず、36協定届の条件として、「労働保険番号」「事業の種類」「事業の名称」「事業の所在地(電話番号)」「労働者数(満18歳以上の者)」「協定成立年月日」以外の協定内容が同一であることが条件となります。

令和3年3月29日から、電子申請するときのみ、36協定届の労働者代表が事業所ごとに異なっていても本社一括届出が可能となります。

②就業規則(変更)届の条件

次に、①本社で作成された就業規則と各事業場の就業規則の内容が同一であることかつ、②各事業場分の労働者代表の意見書が添付されていることが条件となります。

以上の2つの条件を満たした場合に、本社において各事業場の届出を一括して本社の所轄署に届け出ることができます。

5. 協定書と届出書を兼ねている場合も各事業所で作成が必要

ビックリマークの看板を持っている画像

各事業所で、協定書と届出書を兼ねて労働基準監督署に提出していた場合も、従来と同様に、協定書の作成が必要です。

また、届出書は原則押印が廃止となったものの、届出書と協定書を兼ねている場合は、押印または署名が必要となる点にも注意しましょう。

関連記事:36協定の協定書とは?協定届との違いや書くべき項目を解説

関連記事:36協定届の押印・署名が廃止に!その背景や企業の対応を紹介

6. 36協定の本社一括届出を使って事務負担を軽減しよう

コールセンターで働いている女性たち

2021年の条件緩和により、事業所ごとに代表者が異なる場合でも、電子申請に限り、36協定の本社一括届出が可能となりました。事業所数の多い企業では、電子申請を活用することで、事務負担が軽減できるでしょう。

しかし、36協定の締結自体は、今までどおり各事業所で行う必要がある点に注意が必要です。e-Govを上手に活用し、事務処理にかかる負担を軽減しましょう。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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